ПОЛОЖЕНИЕ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ В ООО &quotКрендель&quot. 1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров, а также

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ В ООО "Крендель"

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров, а также обеспечения контроля за их исполнением в обществе с ограниченной ответственностью "Крендель".
1.2. Настоящее Положение распространяется на гражданско-правовые договоры, контракты, соглашения, дополнительные соглашения, протоколы согласований, меморандумы и протоколы о намерениях, а также любые иные сделки, заключаемые ООО "Крендель" (далее - договоры).
Внутренними документами ООО "Крендель" могут быть установлены особенности договорной работы в отношении отдельных видов договоров.
1.3. Работа в отношении договоров, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с настоящим Положением с учетом особенностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и внутренними документами ООО "Крендель".
1.4. Договорная работа в ООО "Крендель" осуществляется на основании:
программ и планов, утвержденных должностными лицами ООО "Крендель" (ген. Директор, начальники отделов);
распоряжений и поручений должностных лиц ООО "Крендель";

2. Подготовка проекта договора

2.1. Подготовку проекта договора (составление проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента проекта договора) осуществляет структурное подразделение, инициирующее заключение договора в соответствии со своей компетенцией (далее - подразделение-исполнитель). Подготовка проекта договора включает в себя составление в письменной форме текста проекта договора и приложений к нему.
2.2. Проект договора разрабатывается с учетом требований законодательства Российской Федерации, а также внутренних документов ООО "Крендель". При разработке проекта договора подразделение-исполнитель может использовать примерные формы соответствующих договоров, утвержденные ООО "Крендель".
2.3. Ответственность за целесообразность заключения договора и выбор контрагента, а также за содержание и условия проекта договора в части сроков, номенклатуры товаров (работ, услуг), других существенных и необходимых условий договора несет подразделение-исполнитель. Подразделение-исполнитель также несет ответственность за определение цены договора и подготовку материалов, необходимых для ее определения.
2.4. При необходимости подготовки проекта договора, связанного с реализацией сложной задачи, по решению генерального директора ООО "Крендель", начальников отделов могут создаваться рабочие группы по подготовке проекта договора.
2.5. Проект договора должен содержать, как правило, следующие положения: преамбула, предмет договора, права и обязанности сторон, сроки действия договора и исполнения обязательств, порядок расчетов (при наличии расчетов), ответственность, порядок урегулирования споров, другие условия, которые являются необходимыми по данному договору, юридические адреса и реквизиты сторон. Проект договора должен в обязательном порядке включать в себя условия, являющиеся существенными для такого вида договоров.
2.6. Проект договора составляется в количестве экземпляров, соответствующем, как правило, количеству сторон договора. Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, то он составляется в количестве, необходимом для совершения указанных действий. Экземпляры договора, представляемые в органы, осуществляющие нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию, не должны содержать каких-либо пометок или виз.
2.7. Если при заключении договора с иностранными лицами текст договора составляется не только на русском языке, подразделение-исполнитель до согласования проекта договора обращается в Департамент международных связей для обеспечения перевода его текста на русский или иностранный язык с соблюдением аутентичности текстов.
2.8. Выбор контрагента по договору осуществляется в соответствии с документами, указанными в пункте 1.4 настоящего Положения. В исключительных случаях в интересах ООО "Крендель" выбор контрагента может осуществляться лицами, которые будут подписывать договор.
2.9. На этапе разработки проекта договора подразделение-исполнитель обязано обеспечить предоставление контрагентом следующих документов (оригиналов или надлежащим образом заверенных копий):
2.9.1. учредительные документы с учетом всех изменений и дополнений к ним, свидетельства о государственной регистрации учредительных документов и внесенных в них изменений и дополнений;
2.9.2. свидетельство о государственной регистрации контрагента, свидетельство о внесении в государственный реестр изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
2.9.3. выписка из единого государственного реестра юридических лиц, выданная регистрирующим органом не ранее чем за один месяц до представления проекта договора на согласование;
2.9.4. документы, подтверждающие полномочия лица на подписание договора, оформленные надлежащим образом (протокол (решение) уполномоченного органа управления контрагента о назначении исполнительного органа; оригинал доверенности, если договор со стороны контрагента подписан не единоличным исполнительным органом; согласование соответствующего органа управления контрагента о совершении сделки, предусмотренной договором, в случаях, когда это определено законодательством Российской Федерации и учредительными документами контрагента);
2.9.5. паспорт (для физических лиц);
2.9.6. согласие контролирующих органов на совершение сделки или подтверждение уведомления соответствующих органов о совершении сделки в случаях, когда такое согласие или уведомление предусмотрено законодательством Российской Федерации;
2.9.7. лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит в соответствии с законодательством Российской Федерации лицензированию;
2.9.8. бухгалтерский баланс контрагента на последнюю отчетную дату;
2.9.9. банковская карточка с образцами подписей и оттиском печати контрагента.

3. Согласование проекта договора

3.1. Проект договора до его визирования и подписания уполномоченным лицом должен быть согласован со следующими подразделениями ООО "Крендель" в соответствии с их компетенцией:
3.1.1. Департамент управления дочерними и зависимыми обществами (в случае заключения договора, связанного с участием, прекращением участия, изменением доли участия в других юридических лицах);
3.1.2. Департамент планирования и бюджетирования;
3.1.3. Департамент инвестиционной деятельности (в случае финансирования договора за счет капитальных вложений);
3.1.4. Департамент управления имуществом и организационных структур (в случае заключения договора в отношении недвижимого имущества);
3.1.5. Департамент корпоративных финансов;
3.1.6. Департамент международных связей (в случае заключения договора с иностранными лицами);
3.1.7. Бухгалтерская служба.
3.2. На этапе подготовки проекта договора подразделение-исполнитель готовит обоснование целесообразности заключения договора (в форме пояснительной записки к проекту договора). Пояснительная записка должна содержать описание и цели предполагаемой сделки, мотивировку необходимости ее совершения, информацию об экономическом или ином эффекте от реализации договора, о наличии признаков сделки с заинтересованностью и/или крупной сделки, а также сделки, подпадающей под действие антимонопольного законодательства. Пояснительная записка к проекту договора подписывается руководителем подразделения-исполнителя или его заместителем.
3.3. Подразделение-исполнитель направляет проект договора с приложениями и пояснительной запиской одновременно во все структурные подразделения, участвующие в согласовании проекта договора.
3.4. При необходимости подразделение, получившее проект договора на согласование, вправе запросить у подразделения-исполнителя копии документов, указанные в пункте 2.9 настоящего Положения, а также другие документы, которые могут потребоваться для надлежащего рассмотрения вопроса о согласовании проекта договора.
3.5. Замечания и предложения к проекту договора излагаются в письменной форме за подписью руководителя согласующего подразделения или его заместителя и направляются в подразделение-исполнитель, которое учитывает в проекте договора замечания и предложения согласовывающих подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию. При возникновении разногласий по замечаниям и предложениям подразделение-исполнитель разрешает их в рабочем порядке.
3.6. Срок согласования (предоставления замечаний) проекта договора каждым структурным подразделением не должен превышать 3 (трех) рабочих дней. В случае необходимости увеличения указанного срока согласующее подразделение направляет в подразделение-исполнитель мотивированное уведомление с указанием срока, в течение которого будут представлены замечания к проекту договора.
3.7. В отдельных случаях на основании разрешения генерального директора, в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов, при наличии согласования Бухгалтерской службы перечень согласующих структурных подразделений может быть сокращен.
3.8. Типовые договоры, заключение которых носит постоянный характер и сумма которых не превышает 300000 (трехсот тысяч) рублей (договоры на участие в семинарах, конференциях, на предоставление образовательных услуг и т.д.), по решению руководителя подразделения-исполнителя могут быть представлены на согласование только Бухгалтерскую службу.
3.9. Согласованный структурными подразделениями проект договора до направления на визирование должен быть в рабочем порядке согласован с контрагентом.

4. Визирование договора

4.1. Доработанный с учетом поступивших замечаний проект договора (визовой экземпляр) с приложениями и сопроводительной запиской подразделение-исполнитель последовательно направляет на визирование в структурные подразделения, принимавшие участие в его согласовании.
В сопроводительной записке указывается, что проект договора прошел предварительное согласование со всеми необходимыми структурными подразделениями. При наличии не устраненных в рабочем порядке замечаний по проекту договора в сопроводительной записке также делается ссылка на наличие таких замечаний с указанием структурного подразделения, представившего замечания.
4.2. Проект договора направляется на визирование в структурные подразделения, принимавшие участие в согласовании проекта договора, в соответствии с их компетенцией.
4.3. В случае если договор подписывается генеральным директором ООО "Крендель",проект договора направляется на визирование, начальнику отдела, курирующему вопросы, связанные с предметом договора.
4.4. Визирование проекта договора осуществляется путем проставления на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра подписи визирующего лица с расшифровкой (указанием его фамилии и инициалов, должности, сокращенного наименования подразделения) и даты визирования. Визирует проект договора руководитель соответствующего структурного подразделения или его заместитель.
4.5. Подразделение-исполнитель визирует на оборотной стороне все листы визового экземпляра проекта договора и приложений к нему.
4.6. В том случае, если договор, проект которого представлен для визирования, содержит признаки сделки с заинтересованностью, и/или крупной сделки, и/или сделки, которая требует согласования или уведомления контролирующих органов, проект договора визируется подразделением-исполнителем с оговоркой о том, что подписание договора возможно после одобрения сделки в установленном порядке.
4.7. Визирование проекта договора при отсутствии существенных замечаний осуществляется в срок, не превышающий 2 (двух) рабочих дней с даты поступления проекта договора в соответствующее структурное подразделение.
4.8. При наличии существенных замечаний по проекту договора, представленному на визирование, руководитель структурного подразделения не визирует договор и направляет в подразделение - исполнитель служебную записку с перечнем замечаний, детальным обоснованием отказа от визирования и своими предложениями.
В этом случае подразделение-исполнитель инициирует проведение совещания с участием структурных подразделений, осуществляющих визирование проекта договора, которое проводится начальником отдела, курирующим вопросы, связанные с предметом договора, или уполномоченным им лицом. По итогам совещания начальник отдела принимает
·решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора. Результат совещания фиксируется в протоколе, который подписывается начальником отдела и представителями структурных подразделений, визирующих проект договора.
В случае несогласия представителя структурного подразделения с принятым решением к протоколу прилагается обоснование такого несогласия.
Если по результатам совещания принято решение о заключении договора, проект договора визируется соответствующими структурными подразделениями в обязательном порядке. При наличии по проекту договора неустраненных замечаний его визирование осуществляется с отметкой "с замечаниями", текст которых, подписанный руководителем структурного подразделения или его заместителем, прилагается к договору. На оборотной стороне последнего листа визового экземпляра проекта договора делается отметка о наличии протокола совещания.
4.9 Проекты договоров, имеющие подчистки, исправления, а также незаполненные места, не принимаются.
4.10. Если при согласовании проекта договора с иностранными лицами, текст которого составляется не только на русском языке, в его текст вносились изменения, подразделение-исполнитель повторно обеспечивает перевод текста на иностранный язык в соответствии с пунктом 2.7 настоящего Положения.
4.11. После визирования структурными подразделениями и должностными лицами ООО "Крендель" проекта договора, содержащего признаки сделки с заинтересованностью, и/или крупной сделки, и/или сделки, которая требует согласования или уведомления контролирующих органов, подразделение-исполнитель осуществляет в установленном порядке подготовку материалов и инициирует проведение процедур для принятия решения уполномоченными органами о совершении такой сделки.
4.12. Контроль за сроками согласования и визирования проекта договора осуществляется подразделением-исполнителем и начальником отдела, курирующим вопросы, связанные с предметом договора.

5. Подписание договора, его регистрация и хранение

5.1. Подразделение-исполнитель после получения необходимых виз, согласований и разрешений направляет проект договора контрагенту для подписания договора и проставления печати.
Подписание договора от имени ООО "Крендель" до подписания его контрагентом допускается в исключительных случаях по решению генерального директора ООО "Крендель".
После подписания договора контрагентом подразделение-исполнитель представляет договор на подпись лицу, уполномоченному подписывать этот договор от имени ООО "Крендель".
Не допускается подписание договора, по которому имеются неурегулированные вопросы, в том числе договора с протоколом разногласий.
5.2. Подписание договора, на совершение которого требуется одобрение органов управления ООО "Крендель" и/или согласование контролирующих органов, осуществляется после получения соответствующего одобрения и/или согласования. В этом случае подразделение-исполнитель прилагает к договору, представленному на подписание, копию соответствующего решения.
5.3. От имени ООО "Крендель" договоры подписываются генеральным директором ООО "Крендель" или лицом, исполняющим его обязанности, либо по доверенности.
Доверенности на право заключения договоров, а также представительства перед третьими лицами от имени ООО "Крендель" при ведении договорной работы оформляются в соответствии с положением о порядке выдачи, отмены, регистрации и ведения реестра доверенностей в ООО "Крендель".
5.4. Все экземпляры договора направляются подразделением-исполнителем в течение одного рабочего дня со дня подписания договора в Департамент управления делами для регистрации.
На оборотной стороне последнего листа визового экземпляра указываются сокращенное наименование подразделения, фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя.
5.5. Департамент управления делами в течение рабочего дня получения договора регистрирует поступивший договор в базе данных АС "Документооборот" в соответствии с правилами документооборота в ООО "Крендель" и проставляет на всех экземплярах договора печать ООО "Крендель".
После регистрации все экземпляры договора брошюруются и скрепляются печатью ООО "Крендель".
5.6. Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.
5.7. Для контроля за исполнением договора подразделение-исполнитель делает три копии зарегистрированного визового экземпляра и заверяет их в Департаменте управления делами. Одна копия остается в подразделении-исполнителе, остальные передаются в Бухгалтерскую службу.
5.8. Визовой экземпляр договора вместе с прилагаемыми к нему документами хранится в Департаменте управления делами в течение 5 лет с даты окончания действия договора.
5.9. Копии и подлинники договоров выдаются под расписку на основании письменного запроса руководителя структурного подразделения.
5.10. Подразделение-исполнитель обеспечивает передачу экземпляра договора контрагенту.

6. Заключение договоров на торгах

6.1. Договоры, подлежащие заключению путем проведения торгов (конкурса), определяются внутренними документами ООО "РЖД". Порядок формирования конкурсных комиссий, проведения конкурсных процедур и принятия решений о заключении договоров по результатам торгов устанавливается отдельными положениями ООО "Крендель".
6.2. Согласование формы договора, заключаемого по результатам торгов, осуществляется подразделением-исполнителем в порядке, предусмотренном настоящим Положением. Согласование формы договора проводится до утверждения в установленном порядке конкурсной документации.
Внесение изменений в согласованную форму договора, заключаемого по результатам конкурса, после объявления результатов конкурса не допускается.
6.3. После определения победителя конкурса и внесения его реквизитов в текст договора подразделение-исполнитель направляет договор на визирование в порядке, установленном настоящим Положением.

7. Проведение переговоров

7.1. На стадиях подготовки обоснования целесообразности заключения договора, определения контрагента и цены договора, подготовки, согласования и подписания договора с целью снятия разногласий и уточнения позиций могут проводиться переговоры с контрагентами.
7.2. Организацию переговоров осуществляет подразделение-исполнитель.

8. Прием исполненных обязательств по договору

8.1. Исполнение договора или отдельных его обязательств фиксируется, как правило, подписанием сторонами документа (акт, накладная и т.п.) о выполненных работах, поставленных товарах, оказанных услугах, проведенных расчетах и т.д. (далее – акт приема-передачи).
8.2. В случаях, когда исполнение договора или отдельного обязательства по договору фиксируется актом приема-передачи, подразделение-исполнитель проверяет соответствие выполненных обязательств условиям договора и составляет соответствующий акт приема-передачи либо рассматривает акт приема-передачи, представленный контрагентом.
Согласование акта приема-передачи с контрагентом осуществляется подразделением-исполнителем в порядке, установленном договором. При необходимости подразделение-исполнитель может привлекать к согласованию акта приема-передачи заинтересованные структурные подразделения.
Согласованный сторонами и подписанный контрагентом акт приема-передачи подразделение-исполнитель передает на подпись руководителю структурного подразделения или лицу, уполномоченному на подписание соответствующего акта приема-передачи на основании доверенности, выданной генеральным директором ООО "Крендель".
8.3. После подписания акта приема-передачи подразделение-исполнитель оставляет у себя копию акта приема-передачи, а подлинные экземпляры акта приема-передачи передает в Бухгалтерскую службу и контрагенту по договору.
8.4. Непосредственное исполнение договора, заключенного аппаратом управления ООО "Крендель", а также подписание документов о его исполнении может быть передано филиалу, в интересах которого заключен договор.
Передача договора на исполнение филиалу оформляется отдельным поручением.

9. Контроль за исполнением договора

9.1. После регистрации договора подразделение-исполнитель изготавливает необходимое количество копий договора и передает их в структурные подразделения, участвующие в исполнении или контроле исполнения договорных обязательств.
9.2. Подразделение-исполнитель ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением.
Контроль исполнения предусматривает проведение следующих мероприятий:
9.2.1. проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в Бухгалтерскую службу для отражения операций в бухгалтерском учете;
9.2.2. проверка сроков действия договора, при необходимости осуществление процедуры изменения сроков договора;
9.2.3. составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;
9.2.4. осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление актов, выставление и получение счетов и т.д.;
9.2.5. своевременное информирование и передача в случае нарушения контрагентами условий договора необходимых документов в Правовой департамент и другие заинтересованные подразделения с целью принятия необходимых мер.
9.3. Подразделение-исполнитель ежеквартально, до 20 числа месяца, следующего за последним месяцем квартала, направляет в Департамент корпоративных финансов справку о ходе исполнения договоров
9.4. В случае нарушения контрагентом условий договора подразделение-исполнитель направляет в Правовой департамент документы, подтверждающие факт нарушения договора, в том числе расчет суммы задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие документы, необходимые для решения вопроса о применении мер к контрагенту.
9.5. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору несет руководитель подразделения-исполнителя.
9.6. Бухгалтерская служба, Правовой департамент вправе самостоятельно осуществлять выборочную проверку результатов исполнения договоров. При проведении этих проверок подразделение-исполнитель обязано предоставлять все необходимые документы, подтверждающие выполнение работ, иные дополнительные материалы и пояснения.

10. Организация договорной работы в филиалах

10.1. Филиалы и иные структурные подразделения в составе ООО "Крендель" (далее - филиалы) осуществляют договорную работу в соответствии с собственными положениями о договорной работе, составленными по форме настоящего Положения и утвержденными руководителями филиалов.
10.2. Право заключать договоры от имени ООО "Крендель" имеют руководители филиалов на основании доверенности, выданной генеральным директором ООО "Крендель", другие работники филиалов - на основании доверенности, выданной им в порядке передоверия.
10.3. Цена договора или сумма плановых платежей по нему за год не должна превышать утвержденные лимиты финансирования на осуществляемую в рамках договора деятельность, а соответствующие расходы должны быть предусмотрены в бюджете филиала.
При заключении договоров филиалами в договоре указываются реквизиты соответствующего филиала.
10.4. В случае если филиал заинтересован в заключении договора, выходящего за рамки компетенции филиала и полномочий его руководителя, филиал вправе выступить в качестве подразделения-исполнителя, руководствуясь настоящим Положением.
10.5. Подразделения филиала, осуществляющие регистрацию, учет и хранение договоров, ежеквартально, до 20 числа месяца, следующего за последним месяцем квартала, представляют в Правовой департамент, перечень договоров, подписанных за квартал руководителями и другими работниками филиалов.









13PAGE 15


13PAGE 14815





Приложенные файлы

  • doc 7748632
    Размер файла: 101 kB Загрузок: 1

Добавить комментарий