В архивах Тюменской области на хранении находится информационный массив документов объемом более 2 млн. ед. хр Большую роль в этом направлении играет отраслевой портал «Архивы России», на котором размещен официальный сайт Федерального архивно-го агентства.


Чтобы посмотреть этот PDF файл с форматированием и разметкой, скачайте его и откройте на своем компьютере.
1
Научно-методический совет
архивных учреждений Уральского федерального округа
Управление архивами Свердловской области
МАТЕРИАЛЫ
заседания и семинара научно-методического совета
архивных учреждений
Уральского федерального округа
16
-17
июня 201
1
г.
г. Тюмень
Екатеринбург
20
11
2
3
Научно-методический совет
архивных учреждений Уральского федерального округа
Управление архивами Свердловской области
МАТЕРИАЛЫ
заседания и семинара научно-методического совета
архивных учреждений
Уральского федерального округа
16
-17
июня 201
1
г.
г. Тюмень
Екатеринбург
20
11
Редакционная коллегия:
А.А. Капустин,
начальник Управления архивами Свердловской области,
председатель
н
аучно-методического совета архивных
учреждении Уральского федерального округа
,
к.и.н.
Н.В. Стручкова,
главный
специалист Управления архивами Свердловской области,
секретарь
н
аучно-методического совета

архивных учреждении
Уральского федерального округа
Содержание
Протокол заседания научно-методического совета архивных уч-
реждений Уральского федерального округа
Список участников заседания и семинара научно-методическо
го
совета архивных учреждений УрФО
Сообщения участников заседания научно-методического
совета архивных учреждений УрФО
Н.П. Головина
Об организации предоставления государственных и муниципаль-
ных услуг, осуществляемых архивными органами и учреждения-
ми Ямало-Ненецкого автономного округа
И.В. Злобина
Финансирование деятельности муниципальных архивных учреж-
дений г. Нижний Тагил на основе формирования муниципаль-
ных заданий
Л.А. Рыжкова
Об организации предоставления государственных услуг архивны-
ми органами и учреждениями Челябинской области
Е.В. Фролова
Об организации предоставления государственных и муниципаль-
ных услуг, оказываемых учреждениями Тюменской области
И.Л. Киреева
Предоставление государственных услуг в области архивного дела
в электронном виде: организационно-правовой аспект
Л.Д. Сажаева
О создании казенного учреждения «Государственный архив Хан-
ты-Мансийского автономного округа – Югры»
Е.И. Яркова
Проблемы внедрения ПО «Архивный фонд» (4-я версия) в Центре
документации общественных организаций Свердловской области
11
24
30
36
41
45
51
63
67
А.В. В
исящева
О проблемах внедрения в архивных учреждениях Курганской об-
ласти модернизированной версии ПК «Архивный фонд»
Обмен опытом
А.П. Козлова
Обеспечение нормативных условий хранения документов Ар-
хивного
фонда Российской Федерации и других документов на
территории Ямало-Ненецкого автономного округа
И.И. Вишев
К вопросу об обеспечении нормативных условий хранения до-
кументов в ГУ ОГАЧО
Т.Ю. Коклягина
О вопросах обеспечения нормативных условий хранения доку-
ментов Архивного фонда Российской Федерации
О.А. Исакова
Обеспечение нормативных условий хранения архивных докумен-
тов в Государственном архиве Свердловской области
А.В. Висящева
Проблемы пожарной безопасности и охранного режима как со-
ставляющая часть обеспечения сохранности документов в ГУ
«ГАОПДКО»
М.А. Созонова
О мероприятиях по обеспечению нормативных условий хране-
ния архивных документов в ГБУТО ГАСПИТО
Е.В. Грачева
О состоянии, проблемах создания и совершенствования спра-
вочно-поисковых средств (НСА) к архивным документам в Яма-
ло-Ненецком автономном округе
И.Е. Прядеина
Состояние и перспективы развития научно-справочного аппара-
та к документам Архивного фонда Московской области
6
9
72
79
84
88
90
94
99
107
Е.В. Барановская
Использование автоматизированных архивных технологий в ар-
хивном отделе администрации Озерского городского округа Че-
лябинской области в целях предоставления муниципальной ус-
луги «Информационное обеспечение юридических и физичес-
ких лиц в соответствии с их обращениями (запросами)» в сроч-
ном порядке
Обсуждение научно-исследовательских и методических работ:
Н.В. Новикова
Проект Путеводителя по фондам Государственного учреждения
«Государственный архив Курганской области»
Т.В. Любушкина
Рецензия на проект Путеводителя по фондам Государственного
учреждения «Государственный архив Курганской области»
Л.А. Рыжкова
Рецензия на проект Путеводителя по фондам Государственного
учреждения «Государственный архив Курганской области»
Е.И. Яркова
Методические рекомендации по составлению исторических спра-
вок к фондам органов Коммунистической партии Советского
Союза, действовавших на территории Свердловской области
И.И. Вишев
Рецензия на Методические рекомендации по составлению исто-
рических справок к фондам органов Коммунистической партии
Советского Союза, действовавших на территории Свердловской
области
Г.А. Толстикова
Рецензия на Методические рекомендации по составлению исто-
рических справок к фондам органов Коммунистической партии
Советского Союза, действовавших на территории Свердловской
области
113
121
124
126
129
132
134
В.И. Сорокин
Краткий справочник по фондам Государственного архива доку-
ментов по личному составу Свердловской области
И.И. Вишев
Рецензия на Краткий справочник по фондам Государственного
архива документов по личному составу Свердловской области
А.В. Висящева
Рецензия на Краткий справочник по фондам Государственного
архива документов по личному составу Свердловской области
Протокол III межрегионального кинофестиваля архивных филь-
мов «Уральский хронограф»
А.А. Капустин
Об итогах конкурса молодых специалистов органов управления
архивным делом и государственных архивов УрФО
Протокол проведения второго этапа конкурса молодых специа-
листов органов управления архивным делом и государственных
архивов Уральского федерального округа
План мероприятий научно-методического совета архивных уч-
реждений Уральского федерального округа на 2012 год
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных
прав граждан на получение и использование информации, со-
держащейся в документах Архивного фонда Российской Феде-
рации и других архивных документах
Сообщения участников совещания-семинара
А.В. Грошев
Об организации доступа пользователей к документам Архивно-
го фонда Российской Федерации, хранящимся в федеральных
архивах
137
140
142
144
147
149
153
154
156
А.П. Финадеев
Об
обеспечении конституционных прав граждан на получени
е и
использование информации, содержащейся в документах Ар-
хивного фонда Российской Федерации и других архивных доку-
ментах
О.П. Тарасова
Проблемы взаимодействия с организациями, обеспечивающи-
ми конституционные права граждан по вопросам предоставле-
ния информации
Соглашение

об организации обмена документами в системе
электронного документооборота (СЭД) ПФР по телекоммуни-
кационным каналам связи
А.А. Окунев
Обеспечение конституционных прав граждан на получение и
использование информации, содержащейся в документах Го-
сударственного архива Свердловской области
Г.А. Толстикова
Обеспечение конституционных прав граждан на получение и
использование информации, содержащейся в документах Го-
сударственного архива общественно-политической документа-
ции Курганской области
В.И. Сорокин
Обеспечение конституционных прав граждан на получение ин-
формации, содержащейся в документах Государственного ар-
хива документов по личному составу Свердловской области
О.А. Корнева
Взаимодействие Самарского областного госархива документов
по личному составу с региональными отделениями пенсион-
ного фонда Российской Федерации в вопросах информацион-
ного обеспечения граждан
162
167
171
179
182
186
190
11
Научно-методический совет
архивных учреждений
Уральского федерального округа
ПРОТОКОЛ
заседания совета
16 июня 2011 г.
г. Тюмень
Председатель – А.А. Капустин
Секретарь – Н.В. Стручкова
Присутствовали: список прилагается.
Приветствие участников совещания

Соколова Ирина Борисовна
, заместитель Губернатора Ямало-Ненец-
кого автономного округа, руководитель аппарата Губернатора Ямало-Не-
нецкого автономного округа
.
Открытие совещания

Головина Наталья Петровна
, руководитель Службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа;

К
апустин Александр Александрович
, председатель НМС архивны
х
учреждений УрФО, начальник Управления архивами Свердловской области.
1.

Об организации предоставления государственных и муниципаль-
ных услуг, осуществляемых архивными органами и учреждениями
субъектов РФ

Головина Наталья Петровна
, руководитель Службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа;

Злобина Ирина Валерьевна,
заведующий отделом по делам архивов
Администрации города Нижний Тагил (Свердловская область);

Рыжкова Любовь Александровна
, заместитель председателя Госу-
дарственного комитета по делам архивов Челябинской области;

Фролова Елена Владимировна
, заместитель начальника Управления
по делам архивов Тюменской области
;
– Киреева Ирина Леонидовна,
заместитель начальника архивного управ-
ления Министерства государственно-правового развития Омской области.
И.
В. Иванова
Обеспечение конституционных прав граждан на получение и ис-
пользование информации, содержащейся в документах Центра
документации общественных организаций Свердловской области
А.А. Михайлов
Проблемы обеспечения архивами конфиденциальности инфор-
мации, с
одержащейся в документах Архивного фонда Росс
ий-
ской Федерации, при предоставлении государственной услуги по
исполнению запросов граждан, связанных с реализацией их за-
конных прав и свобод
Н.В. Киселева
Эффективность и качество использования архивных документов
в отделе по делам архивов Администрации города Ноябрьска
Г.И. Растягаева
Муниципальные услуги города Омска по обеспечению конститу-
ционных прав граждан на получение и использование информа-
ции, содержащейся в документах казенного учреждения «Муни-
ципальный архив города Омска»
А.Г. Быкова
Оптимизация и совершенствование работы по использованию до-
кументов центрального архива ОАО «Газпромнефть-Ноябрьск-
нефтегаз» в современных условиях
А.В. Рыков
Эволюционное развитие негосударственных архивов в России.
Технология работы негосударственных архивов
Протокол заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
195
198
205
209
214
226
12
13

Б
арановская Елена Владимировна
, заместитель начальника архивного
отдела администрации Озерского городского округа Челябинской области.
6.

Обсуждение научно-исследовательских и методических работ
:
6.1. «Государственное учреждение «Государственный архив Курга
нской
области. Путеводитель» (ГАКО, г. Курган, 2011)

Новикова Надежда Васильевна
, директор Государственного архива
Курганской области;

Любушкина Татьяна Витальевна,
начальник отдела обеспечения со-
хранности, использования документов и ААТ Управления по делам архи-
вов Тюменской области;

Рыжкова Любовь Александровна
, заместитель председателя Госу-
дарственного комитета по делам архивов Челябинской области
.
6.2. «Методические рекомендации по составлению исторических спра-
вок к фондам органов Коммунистической партии Советского Союза, дей
-
ствовавших на территории Свердловской области» (ЦДООСО, г. Екатерин-
бург, 2010)

Яркова Елена Ивановна
, заместитель директора Центра документа-
ции общественных организаций Свердловской области;

Вишев Игорь Игоревич
, директор Объединенного государственного
архива Челябинской области;

Толстикова Галина Александровна
, директор Государственного архи-
ва общественно-политической документации Курганской области
.
6.3.

Краткий справочник по фондам Государственного архива докумен-
тов по личному составу Свердловской области (ГАДЛССО, Екатеринбург,
2010)

Сорокин Владимир Иванович
, директор Государственного архива до-
кументов по личному составу Свердловской области
;

Вишев Игорь Игоревич,
директор Объединенного государственного
архива Челябинской области;
– Висящева Анна Всеволодовна
, за
меститель директо
ра Государственно-
го а
рхива общественно-политической документации Курганско
й области.
7.

Об итогах III межрегионального кинофестиваля архивных фильмов
«Уральский хронограф»

Стручкова Наталья Владиславовна
, главный специалист Управления
архивами Свердловской области, секретарь НМС архивных учреждений
УрФО.
2
.

О создании казенного учреждения «Государственный архив Ханты-
Мансийского автономного округа – Югры»

Сажаева Людмила Дмитриевна
, руководитель Службы по делам ар-
хивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
.
3.

О проблемах внедрения в архивных органах и учреждениях модерни-
зированной версии ПК «Архивный фонд», ПК «Фондовый каталог»

Яркова Елена Ивановна,
заместитель директора Центра документа-
ции общественных организаций Свердловской области;
– Ви
сящева Анна Всев
олодовна
, з
аместитель директ
ора Го
сударстве
нно-
го а
рхива общественно-политич
еской д
окументации Курганско
й области.
ОБМЕН ОПЫТОМ:
4.

О вопросах обеспечения нормативных условий хранения документов
Архивного фонда Российской Федерации

Козлова Анжелика Петровна
, начальник управления автоматизиро-
ванного государственного учета и взаимодействия с муниципальными ар-
хивами Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа;

Вишев Игорь Игоревич,
директор Объединенного государственного
архива Челябинской области;
– Коклягина Татьяна Юрьевна,
директор Государственного архива в
г. Тобольске;

Исакова Ольга Александровна
, заместитель директора

главный хра-
нитель фондов Государственного архива Свердловской области;
– Ви
сящева Анна Всеволодовна
, заместитель
дирек
тора Государс
твен-
ного архива общественно-политической документации Курганской области;

Созонова Маргарита Анатольевна,
начальник отдела Государственно-
го архива социально-политической истории Тюменской области.
5.

О состоянии, проблемах создания и совершенствования справочно-
поисковых средств (НСА) к архивным документам

Грачева Елена Викторовна
, начальник архивного управления (Госу-
дарственного архива ЯНАО) Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого
автономного округа;

Прядеина Ирина Евгеньевна,
заведующий отделом координации и
контроля деятельности архивных учреждений Главного архивного управ-
ления
Московской области;
Протокол заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
14
15
стор
оны, с нашей стороны, и с другой стороны – со стороны противника.
Естественно, в этом же архиве должны быть сосредоточены и все те циф-
ровые ресурсы, которые создаются уже сегодня и будут создаваться даль-
ше в течение четырех лет. В частности, это база данных «Мемориал» – обо
всех погибших наших солдатах, как на территории Советского Союза, так и
на территориях стран Восточной Европы. Это и другие материалы, свя-
занные с войной, с боевыми действиями. А.Н. Артизов отметил значи-
мость создания цифровых образов, он считает, что это было бы огром-
ным вкладом в изучение истории, способствовало бы преодолению всех
тех заблуждений, которые еще сегодня имеют место быть в отношении
войны, всех фальсификаций, поскольку объективный показ документов,
доступ к этим документам – это лучший способ борьбы с такими фальси-
фикациями. А.Н. Артизов доложил В.В. Путину, что архивная служба за
последние 20 лет сделала заметный шаг вперед. В первую очередь это свя-
зано с демократическим доступом к архивам. В публичных архивах, кото-
рые находятся в ведении Федерального архивного агентства, в регионах и
в муниципальных архивах (три уровня архивов), – 98 процентов открытых
документов
и только 2 процента секретных документов. C ведомственны
ми
архивами – архивами МИДа, архивами спецслужб, архивами Миноборо-
ны – конечно, картина сложнее. А.Н. Артизов считает, что там ещ
е
нужно
предпринимать меры по рассекречиванию документов. Руководитель Ро
сар-
хива выразил признательность В.В. Путину в отношении материально-тех-
нической сферы бывших архивов Российской империи, которые были в
Се
нате и Синоде. Информировал, что в новых архивных зданиях испол
ьзу
-
ются современные методы обслуживания, аутсорсинг; построены 2 по-
мещения для архива Военно-морского флота в Петербурге, которые вве-
дены в эксплуатацию и открыты для пользователей в полном объ
е
ме. В
Москве в прошлом году был построен архив научно-технической доку-
ментации. В перспективе стоит задача на базе этого архива создать Центр
при
е
ма
электронных документов в связи с тем, что необходимо готовить
ся
к приему электронных документов, которые образуются в деятельности и
администрации, и Правительства, и федеральных органов власти. В этом
году заканчивается строительство филиала архива экономики в Вороново,
под Москвой. Здесь предполагается собрать все документы из бывших
советских министерств. В.В. Путин поинтересовался о финансировании
архивной отрасли. А.Н. Артизов информировал, что на федеральном уров-
не

в 2009 году финансирование составило 1 млрд. 300 млн., чуть меньше
в 2010 году, в 2011 году – 1 млрд. 500 млн. На региональном уровне финан-
Протокол заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
8. Об итогах конкурса молодых специалистов органов управления
архи
вным делом и государственных архивов УрФО

Капустин Александр Александрович
, председатель НМС архивных уч-
реждений УрФО, начальник Управления архивами Свердловской области.
9. О проекте плана работы НМС архивных учреждений УрФО на 2012 год

Капустин Александр Александрович
, председатель НМС архивных уч-
реждений УрФО, начальник Управления архивами Свердловской области.
1. Об организации предоставления государственных и муниципальных
услуг, осуществляемых архивными органами и учреждениями субъек-
тов Российской Федерации
СЛУШАЛИ:
Н.П. Головину

текст сообщения прилагается.
И.В. Злобину

текст сообщения прилагается.
Л.А. Рыжкову

текст сообщения прилагается.
Е.В. Фролову

текст сообщения прилагается.
И.Л. Кирееву

текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
А.В. Грошев
– информирует участников совета о рабочей встрече Пред-
седателя Правительства Российской Федерации В.В. Путина с руководите-
лем Росархива А.Н. Артизовым, которая состоялась 15 июня 2011 года.
А.Н. Артизов рассказал о работе ведомства по модернизации и развитию
сети российских архивов, о планах по созданию архива Великой Отече-
ственной войны, который предполагается открыть к 70-летию Победы.
Подобный архив на основе документов федеральных архивов и докумен-
тов системы Министерства обороны мог бы дать возможность всем
пользователям (и нашим, и зарубежным) иметь полный доступ к докумен-
там, связанным с войной. Кроме того, А.Н. Артизов обозначил, что наша
страна, как главный победитель во Второй мировой войне, является обла-
дателем материалов Красной армии и нашего правительства и очень боль-
шого массива трофейных материалов противника, которые по законода-
тельству являются собственностью Российской Федерации и не подлежат
возвращению тем, кто создал эти документы. Это документы вермахта,
документы фашистской Германии, нацистской партии. Россия имеет уни-
кальную
возможность собрать в одном месте все материалы войны с од
ной
16
17
2.

О создании казенного учреждения «Государственный архив Ханты-
Мансийского автономного округа – Югры»
СЛУШАЛИ:
Л.Д. Сажаеву

текст сообщения прилагается.
РЕШИЛИ:
1.

Принять во внимание заслушанную информацию.
2. Одобрить деятельность Службы по делам архивов Ханты-Мансийско
го
автономного округа – Югры по созданию казенного учреждения «Госу-
дарственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (в
качестве самостоятельного юридического лица).
3.

Организовать и провести в сентябре-октябре 2012 года в г. Ханты-
Мансийске на базе Службы по делам архивов Ханты-Мансийского авто-
номного округа – Югры совещание руководителей архивных органов и
учреждений Уральского региона по вопросам внедрения отраслевой сис-
темы оплаты труда и проведения мероприятий по изменению организаци-
онно-правовой формы государственных и муниципальных архивов.
3.

О проблемах внедрения в архивных органах и учреждениях модер-
низированной версии ПК «Архивный фонд», ПК «Фондовый каталог»
СЛУШАЛИ:
Е.И. Яркову

текст сообщения прилагается.
А.В. Висящеву

текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
А.В. Грошев
– просит направить те
к
сты сообщений в отношении про-
блем внедрения в архивных органах и учреждениях модернизированной
версии ПК «Архивный фонд», ПК «Фондовый каталог» в адрес Росархива.
Отмечает, что проблемы доработки 4-й версии ПК «Архивный фонд», ПК
«Фондовый каталог» связаны со сменой разработчика данных программ-
ных комплексов.
РЕШИЛИ:
1.

Просить Росархив ускорить разработку усовершенствованной вер-
сии программного комплекса «Архивный фонд» с учетом замечаний ре-
гиональных архивных учреждений по устранению недоработок техничес-
кого характера.
Протокол заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
сирование составило примерно в 4 раза больше

около 6 млрд. рублей,
если
брать консолидированные расходы бюджета на архивы России (реги
о-
нальные архивы подчиняются Росархиву в методическом и правовом пла-
не, а в финансовом зависят от губернаторов).
В.И. Сорокин
– интересуется у А.В. Грошева о финансировании феде-
ральных архивов в отношении повышения заработной платы работникам
федеральных архивов.
А.В. Грошев
– отвечает, что в федеральных архивах повышение заработ-
ной платы сотрудникам предполагается с 1 июля 2011 года на 6 процентов,
с 1
сентября 2011 года – на 7 процентов. По данным вопросам рекомендует
проконсультироваться с начальником отдела финансово-экономической
работы и организации государственных закупок Росархива О.Р. Отводной.
А.А. Капустин
– отмечает, что в условиях активного внедрения инфор-
мационных технологий, автоматизированных архивных технологий, совер-
шенствованием техники, расширением доступа в сети Интернет, актуаль-
ным и необходимым становится создание самостоятельных сайтов регио-
нальных государственных архивов. Обозначает, что это открывает новые
возможности в освещении деятельности архивных учреждений, популя-
ризации архивных документов, историко-культурного наследия регионов.
РЕШИЛИ:
1.

Принять к сведению заслушанную информацию.
2. В целях реализации Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ
«Об организации предоставления государственных и муниципальных ус-
луг» рекомендовать органам управления архивным делом в субъектах РФ,
му
ниципальным архивам привести административные регламенты в сф
ере
архивного дела в соответствие с настоящим законом, информацию о них
включить в реестры государственных и муниципальных услуг.
3.

Рекомендовать органам управления архивным делом:
1) считать приоритетной задачей повышение качества предоставления
государственных услуг в сфере архивного дела;
2)

организовать на основе соглашений эффективное взаимодействие с
многофункциональными центрами по предоставлению государственных
и муниципальных услуг.
4.

Обозначить необходимость использования информационно
-
телеком-
муникационных технологий при организации предоставления государ-
ственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела в современных
условиях.
18
19
для орг
анов управления архивным делом и архивных учреждений увели-
чение площадей для хранения архивных документов, строительство объек-
тов архивной инфраструктуры в субъектах Российской Федерации.
3.

Отметить необходимость укрепления материально-технической базы
архивных учреждений для создания нормативных условий хранения доку-
ментов и соблюдения в архивах основных режимов, установленных Пра-
вилами (М., 2007)
,


противопожарного, охранного, температурно-влаж-
ностного, светового, санитарно-гигиенического.
4.

Обозначить проблему обеспечения сохранности аудиовизуальных
документов и документов на электронных носителях. Рассмотреть опыт
работы архивных учреждений Уральского Федерального округа по созда-
нию нормативных условий хранения аудиовизуальных документов, доку-
ментов на электронных носителях.
5.

С учетом регулярно складывающейся пожароопасной обстановки в
субъектах Российской Федерации Уральского федерального округа счи-
тать целесообразным разработку целевых ведомственных программ по
завершению комплекса мероприятий по обеспечению противопожарной
и антитеррористической защищенности архивов.
5.

О состоянии, проблемах создания и совершенствования справочно-
поисковых средств (НСА) к архивным документам
СЛУШАЛИ:
Е.В. Грачеву

текст сообщения прилагается.
И.Е. Прядеину

текст сообщения прилагается.
Е.В. Барановскую

текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
А.В. Грошев
– спрашивает о функционировании систематического ка-
талога в Государственном архиве Ямало-Ненецкого автономного округа,
интересуется, насколько эффективно ведение систематического каталога
в архиве в традиционной форме, так как этот вид работы поглощает огром-
ное количество рабочего времени сотрудников. Отмечает, что фактически
в федеральных архивах этот вид работы приостановлен, более эффектив-
ным и приоритетным является создание и ведение тематических баз дан-
ных, расширение внедрения автоматизированных архивных технологий.
Е.И. Яркова
– интересуется, как в количественном отношении осущест
-
вляется оцифровка архивных описей в Московской области.
И.Е. Прядеина
– отвечает, что в настоящее время оцифровано 2451 опи-
сей в государственных архивах, 2383 описи в муниципальных архивах Мос
-
Протокол заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
2.

Просить Росархив запланировать переработку Методических реко-
мендаций по работе с программным комплексом «Архивный фонд», сде-
лав их более доступными для сотрудников архивных учреждений.
ОБМЕН ОПЫТОМ
4.

О вопросах обеспечения нормативных условий хранения докумен-
тов Архивного фонда Российской Федерации
СЛУШАЛИ:
А.П. Козлову

текст сообщения прилагается.
И.И. Вишева

текст сообщения прилагается.
Т.Ю. Коклягину

текст сообщения прилагается.
О.А. Исакову

текст сообщения прилагается.
А.В. Висящеву

текст сообщения прилагается.
М.А.

Созонову

текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Л.А. Рыжкова
– интересуется сроками разработки и утверждения «Пра-
вил работы архивов организаций».
А.В. Грошев
– отвечает, что в настоящее время ВНИИДАД разработал
проект «Правил работы архивов организаций». Но этот проект нуждается
в серьезной доработке со стороны Росархива, в то время как сотрудники
Росархива сейчас срочно занимаются вопросами электронного докумен-
тооборота
и подготовкой изменений в отношении данной темы в действу
ю-
щие нормативно-правовые акты. В связи с этим до конца 2011 года «Пра-
вила работы архивов организаций» не будут утверждены.
А.А. Капустин
– обозначает, что в отношении проблемы обеспечения
нормативных условий хранения документов Архивного фонда Российской
Федерации одними из основных являются: строительство специализирован-
ных архивных зданий и организация антитеррористических мероприятий на
базе архивов.
РЕШИЛИ:
1.

Признать работу органов управления архивным делом и архивных
учреждений УрФО по обеспечению нормативных условий хранения доку-
ментов Архивного фонда Российской Федерации
удовлетворительной
.
2. В целях обеспечения нормативных условий хранения документов Ар-
хивного фонда Российской Федерации считать приоритетными задачами
20
21
2.

В целом одобрить путеводитель, авторам рекомендовать доработать
проект с учетом предложений и замечаний рецензентов.
3.

Рекомендовать доработанный проект работы «Государственное уч-
реждение
«Государственный архив Курганской области. Путеводитель»
(г. Курган, 2011) к изданию.
6.2. «Методические рекомендации по составлению исторических спра-
вок к фондам органов Коммунистической партии Советского Союза, дей-
ствовавших на территории Свердловской области» (ЦДООСО, г. Екатерин-
бург, 2010).
СЛУШАЛИ:
Е.И. Яркову
– текст сообщения прилагается.
И.И. Вишева

текст сообщения прилагается.
Г.А. Толстикову – текст сообщения прилагается.
РЕШИЛИ:
1.

Отметить практическую значимость «Методических рекомендации
по составлению исторических справок к фондам органов Коммунисти-
ческой партии Советского Союза, действовавших на территории Сверд-
ловской области» (ЦДООСО, г. Екатеринбург, 2010) в работе архива в сфе-
ре создания научно-справочного аппарата и организации использования
документов Архивного фонда Российской Федерации.
2.

В целом одобрить методические рекомендации.
3. Опубликовать «Методических рекомендации по составлению истори-
ческих справок к фондам органов Коммунистической партии Советского
Сою
за, действовавших на территории Свердловской области» (ЦДООСО,
г. Екатеринбург, 2010) в очередном номере информационного бюллетеня
научно-методического совета архивных учреждений Уральского федераль-
ного округа.
6.3. Краткий справочник по фондам Государственного архива докумен-
тов по личному составу Свердловской области (ГАДЛССО, Екатеринбург,
2010).
СЛУШАЛИ:
В.И. Сорокина
– текст сообщения прилагается.
И.И. Вишева
– текст сообщения прилагается.
А.В. Висящеву

текст сообщения прилагается.
Протокол заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
ковской области. Это составляет 8 процентов от общего количества имею-
щихся описей.
Е.В. Фролова
– интересуется, сколько единиц хранения по личному со-
ставу находится в архивном отделе администрации Озерского городского
округа Челябинской области.
Е.В. Барановская
– отвечает, что на хранении в архивном отделе адми-
нистрации Озерского городского округа Челябинской области находится
около 40 тысяч единиц хранения по личному составу.
РЕШИЛИ:
1.

Принять к сведению информацию об опыте работы в сфере создания
и совершенствования справочно-поисковых средств (НСА) к архивным
документам.
2.

В целях обеспечения доступности научно-справочного аппарата к
документам архивов для пользователей считать приоритетным направле-
нием в деятельности архивов создание автоматизированного научно-спра-
вочного аппарата (НСА) с применением современных информационных
технологий.
3.

Рекомендовать архивным учреждениям в целях сокращения сроков
поиска архивной информации обеспечить оцифровку описей и организо-
вать для пользователей в читальных залах доступ к описям в электронном
формате.
4.

Отметить значимость развития онлайновых справочно-поисковых
средств к архивным документам в системе Интернет.
6. Обсуждение научно-исследовательских и методических работ
6.1. «Государственное учреждение «Государственный архив Курган
ской
области. Путеводитель» (ГАКО, г. Курган, 2011)
СЛУШАЛИ:
Н.В. Новикову

– текст сообщения прилагается.
Т.В. Любушкину

текст сообщения прилагается.
Л.А. Рыжкову

– текст сообщения прилагается.
РЕШИЛИ:
1.

Отметить актуальность подготовки путеводителя по фондам государ-
ственного учреждения «Государственный архив Курганской области»;
информационную и практическую значимость работы.
22
23
РЕШИЛИ:
1
.
Принять в целом за основу.
2. Поручить Управлению архивами Свердловской области доработать
план работы научно-методического совета архивных учреждений УрФО
на 2012 год в срок до 01.11.2011.
Председатель НМС
архивных учреждений УрФО

А.А. Капустин
Секретарь
Н.В. Стручкова
Протокол заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
РЕШИЛИ:
1.

Отметить востребованность для пользователей Краткого справочни-
ка по фондам Государственного архива документов по личному составу
Свердловской области (ГАДЛССО, Екатеринбург, 2010).
2.

В целом одобрить работу и рекомендовать проект краткого справоч-
ника, доработанный с учетом замечаний рецензентов, к изданию.
7.

Об итогах III межрегионального кинофестиваля архивных фильмов
«Уральский хронограф»
СЛУШАЛИ:
Н.В. Стручкову – протокол заседания жюри кинофестиваля прилагается.
РЕШИЛИ:
1.

Принять к сведению заслушанную информацию.
2. Наградить архивные органы и учреждения – призеров кинофести-
валя –
почетными дипломами НМС архивных учреждений УрФО.
8.

Об итогах конкурса молодых специалистов органов управления ар-
хивным делом и государственных архивов УрФО
СЛУШАЛИ:
А.А. Капустина – протокол заседания жюри второго этапа конкурса
молодых специалистов органов управления архивным делом и государ-
ственных архивов УрФО прилагается.
РЕШИЛИ:
1.

Принять к сведению заслушанную информацию.
2.

Наградить участников первого и второго тура конкурса почетными
грамотами Управления архивами Свердловской области; победителей кон-
курса наградить почетными грамотами научно-методического совета ар-
хивных учреждений УрФО.
9. О проекте плана работы НМС архивных учреждений УрФО на 2012 год
СЛУШАЛИ:
А.А. Капустина – доводит до сведения участников совещания проект
плана работы научно-методического совета архивных учреждений УрФО
на 2012 год. Проект плана прилагается.
24
25
Список участников заседания и семинара НМС
архивных учреждений Уральского федерального округа
Список участников
заседания и семинара НМС архивных учреждений УрФО
16-17 июня 201
1
г.

г.
Тюмень
Федеральное архивное агентство
А.В. Грошев
А.А. Капустин
Н.В. Стручкова
Е.В. Демакова
А.А. Окунев
И.В. Злобина
В.И. Сорокин
О.А. Исакова
Е.И. Яркова


начальник управления организации и обеспече-
ния деятельности федеральных архивов Федераль-
ного архивного агентства

председатель НМС архивных учреждений УрФО,
начальник Управления архивами Свердловской об-
ласти

главный специалист Управления архивами Сверд-
ловской области, секретарь НМС архивных учреж-
дений УрФО

сотрудник подразделения РАФ УФСБ России по
Свердловской области

директор Государственного архива Свердловской
области

заведующий отделом по делам архивов Админис
т-
рации города Нижний Тагил

директор Государственного архива документов по
личному составу Свердловской области

главный хранитель фондов – заместитель директо-
ра Государственного архива Свердловской области

заместитель директора Центра документации об-
щественных организаций Свердловской области
Свердловская область

главный хранитель фондов

заместитель дирек-
тора Центра документации общественных орга-
низаций Свердловской области

председатель Государственного Комитета по де-
лам архивов Челябинской области

заместитель председателя Государственного ко-
митета по делам архивов Челябинской области

директор Объединенного государственного ар-
хива Челябинской области

заместитель начальника архивного отдела адми-
нистрации Озерского городского округа Челябин-
ской области

председатель Комитета по управлению архива-
ми Курганской области

директор Государственного архива Курганской
области

директор Государственного архива обществен-
но-политической документации Курганской об-
ласти

заместитель директора Государственного архи-
ва общественно-политической документации
Курганской области

начальник отдела использования и публикации
документов Государственного архива Курганской
области

начальник Управления по делам архивов Тюмен-
ской области
И.В. Иванова
А.П. Финадеев
Л.А. Рыжкова
И.И. Вишев
Е.В. Барановская
В.М. Ломакин
Н.В. Новикова
Г.А. Толстикова
А.В. Висящева
А.А. Михайлов
А.А. Нестеров
Челябинская область
Курганская область
Тюменская область
26
27
Список участников заседания и семинара НМС
архивных учреждений Уральского федерального округа
В.Л. Реусова
А.П. Козлова
Е.В. Грачева
Н.А. Ильина
Л.В. Соломина
И.А. Любимова
М.А. Русакова
С.Н. Минько
Н.В. Боярских
Н.И. Головина
Н.В. Киселева

первый заместитель руководителя службы по де-
лам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа

начальник управления автоматизированного госу-
дарственного учета и взаимодействия с муниципаль-
ными архивами Службы по делам архивов Ямало-
Ненецкого автономного округа

начальник архивного управления (ГА ЯНАО) Служ-
бы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономно
го
округа

начальник отдела комплектования и экспертизы
ценности документов архивного управления

специалист I категории отдела хранения и исполь-
зования архивных документов архивного управле-
ния

главный специалист отдела контроля и организа-
ции формирования архивных фондов управления а
в-
томатизированного государственного учета и вза
и-
модействия с муниципальными архивами

начальник архивного отдела Администрации г. Ла-
бытнанги
директор муниципального архивного учреждения
г. Надым и Надымского района

заместитель директора муниципального архивн
ого
учреждения г. Надым и Надымского района

начальник отдела по делам архивов Администра-
ции города Новый Уренгой

начальник отдела по делам архивов Администра-
ции города Ноябрьска
Е.В. Фролова
Л.И. Староверова
О.П. Тарасова
Е.И. Долгушина
Т.Ю. Коклягина
М.А. Созонова
Л.Д. Сажаева
Н.В. Павленко
И.Б. Соколова
М.В. Акатьева
В.В. Аленин
Н.П. Головина

заместитель начальника Управления по делам ар-
хивов Тюменской области

начальник отдела комплектования и ведомствен-
ных архивов Управления по делам архивов Тюмен-
ской области

директор Государственного архива Тюменской
области

директор Государственного архива социально-по-
литической истории Тюменской области

директор Государственного архива в г. Тобольске

начальник отдела Государственного архива соци-
ально-политической истории Тюменской области

руководитель Службы по делам архивов Ханты-
Мансийского автономного округа

Югры

начальник архивного отдела комитета по органи-
зации деятельности Администрации г. Нягань

заместитель Губернатора, руководитель аппара-
та Губернатора Ямало-Ненецкого автономного ок-
руга

главный специалист департамента международ-
ных и внешнеэкономических связей Ямало-Ненец-
кого автономного округа

руководитель Представительства Ямало-Ненецко
го
автономного округа в Тюменской области

руководитель Службы по делам архивов Ямало-
Ненецкого автономного округа
Ямало-Ненецкий автономный округ
Ханты-Мансийский автономный округ

Югра
28
29
О.И. Маркова
Л.Н. Рузанова
Н.П. Шульгина
Ю.М. Шадрина
Л.Ю. Денисова
М.А. Ямкина
А.Л. Панова
Е.В. Ганжерли
М.В. Кугаевская
И.Е. Прядеина
В.Н. Горшков

начальник отдела по делам архивов
А
дминистра-
ции города Муравленко

начальник архивного отдела Администрации г. Губ-
кинский

начальник отдела по делам архивов Администра-
ции муниципального образования Шурышкарский
район

начальник отдела по делам архивов Администра-
ции Пуровского района

начальник архивного отдела Администрации муни-
ципального образования Красноселькупский район

начальник отдела по делам архивов Администра-
ции муниципального образования Приуральский
район

главный специалист

архивного отдела Админист-
рации Тазовского района

заведующая организационным отделом ГУ Яма-
ло-Ненецкий окружной музейно-выставочный
комплекс имени И.С. Шемановского

дизайнер экспозиционного отдела ГУ Ямало-Не-
нецкий окружной музейно-выставочный комплекс
имени И.С. Шемановского

заведующий отделом координации и контроля де
я-
тельности архивных учреждений Главного архивно-
го управления Московской области

директор Центрального государственного архива
Московской области
Московская область
Список участников заседания и семинара НМС
архивных учреждений Уральского федерального округа
ОСГ
«
Рекордз Менеджмент
»
г
.
Москва
Омская область
Самарская область
Д.А. Трезина
О.А. Корнева
И.Л. Киреева
Г.И. Растягаева
Н.В. Сабиров
А.В. Рыков
Т.Е. Мерсадыкова
А.А. Андреева

консультант Управления государственной архи
вной
службы Самарской области

директор Самарского областного государствен-
ного архива документов по личному составу

заместитель начальника архивного управления
Министерства государственно-правового развития
Омской области

директор КУ
«
Муниципальный архив города
Омска
»

генеральный директор ОСГ
«
Рекордз Менедж-
мент
»

операционный директор ОСГ
«
Рекордз Менедж-
мент
»

заместитель генеральн
ого
директора ЗАО
«
Альт-
Софт
»

менеджер по продажам
ЗАО
«
Электорнный архив
»
ЗАО
«
Альт-Софт
»
Информационные и коммуникационные технологии
г. Санкт-Петербург
30
31
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
О
б организации предоставления государственных и муниципальных
услуг, осуществляемых архивными органами и учреждениями
Ямало-Ненецкого автономного округа
В настоящее время архивная служба Ямало-Ненецкого автономного ок-
руга представлена Службой по делам архивов автономного округа, Госу-
дарственным архивом ЯНАО и тринадцатью муниципальными архивами
районов и городских округов.
Одним из основных направлений деятельности архивов автономного
округа по оказанию государственных и муниципальных услуг является
предоставление ретроспективной информации по документам Государ-
ственного и муниципальных архивов автономного округа.
На 1 января 2011 года информационный ресурс Архивного фонда Рос-
сийской Федерации на территории Ямало-Ненецкого автономного округа
составляет более 270 тысяч единиц хранения, сформированных в 1538 фон-
дов.
Следует отметить, что количество документов по личному составу от
ликвидированных организаций за последние пять лет увеличилось в 2 раза
и составляет на 01 января текущего года 98552

единицы хранения (на
01.01.2005 – 55997 ед. хр.).
В работе архивных органов и учреждений отмечается тенденция ста-
бильного роста поступающих запросов от физических и юридических лиц.
В прошлом году архивными учреждениями было исполнено 35975 запро-
сов, что вдвое превысило показатель 2005 года.
В структуре запросов

социально-правовые составляют 79 процентов,

тематические запросы – 13,4 процента,

непрофильные запросы – 9 процентов.
За последнее десятилетие количество запросов возросло почти в 8,5 раз.
Каждый третий житель автономного округа воспользовался архивной
информацией.
Востребованность архивов в последнее десятилетие явилась следствием
происходящих в стране и обществе преобразований, изменений фе
дераль-
ного законодательства. Тот факт, что архивы, являясь составной частью
общества, не могут быть вне его, а значит, стоять в стороне от происходя-
щих в
стране общественно-политических и социально-экономических про-
цессов, отметил в одном из докладов руководитель Федерального архивного
агентства А
.
Н
.
Артизов. В числе факторов, напрямую влия
ющих на деятель-
ность архивов, Андрей Николаевич выделил:
– административные преобразования,
– законодательные новации в части организации услуг населению и до
с-
тупа населения к информации.
Все названные преобразовательные процессы охватывают архивы Ямала.
В ходе реализации окружной целевой программы «Административная
реформа в Ямало-Ненецком автономном округе на 2006–2008 годы» (ут-
в
ерждена Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 20.12.200
7

137-ЗАО) Службой по делам архивов проведена инвентаризация предо
с-
тавляемых государственных услуг в области архивного дела.
По результатам работы были составлены паспорта услуг, разработаны
и утверждены пять административных регламентов по предоставлению
го
сударственных услуг (постановление Администрации Ямало-Ненецко
го
автономного округа от 02.07.2009 № 380-А):

по исполнению запросов государственного органа или органа мест-
ного самоуправления, связанного с исполнением ими своих полномочий;

по исполнению тематического запроса организации или гражданина;

по исполнению генеалогического запроса;

по исполнению запросов социально-правового характера;

по исполнению запросов иностранных граждан.
Тексты регламентов размещены в сети Интернет в информационной
системе «Портал государственных услуг Ямало-Ненецкого автономного
округа» www.pgu-yamal.ru.
В
2010 году во исполнение федерального законодательства в «Реестр
государственных услуг Ямало-Ненецкого автономного округа» вне
сены
4 государственные услуги.
Следующий этап административной реформы на территории автоном-
ного
округа был определен в окружной целевой программе «Администра-
тивная реформа в Ямало-Ненецком автономном округе на 2009–2011 годы»
(утвержденной постановлением Администрации ЯНАО от 16.04.2009
№ 184-А).
Разработка и внедрение стандартов государственных услуг –
важнейшая задача на этом этапе.
Определение стандартов стало возможным после принятия Федераль-
ного закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставле-
ния
государственных и муниципальных услуг», где установлены права за
я-
вителей, обязанности органов, а также стандарты предоставления услуг.
Одновременно были внесены изменения в Федеральный закон от 22 ок-
тября
2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в
32
33
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
части о
беспечения доступа к архивным документам путем предоставле-
ния пользователю справочно-поисковых средств и информации о них,
подлинников и (или) копий документов, а также приема запросов пользо-
вателей в форме электронного документа (Федеральный закон от 27 июля
2010 года № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные
акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона
«Об организации предоставления государственных и муниципальных ус-
луг»).
В настоящее время совместно со специалистами департамента инфор-
мационных технологий и связи автономного округа ведется работа по раз-
мещению на Портале государственных услуг Ямало-Ненецкого автоном-
ного округа форм электронных запросов для оформления архивной справ-
ки, архивной выписки, архивной копии по документам Государственного
архива Ямало-Ненецкого автономного округа.
Ранее
,
по поручению заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого авто-
номного округа, руководителя аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого
автономного округа Ирины Борисовны Соколовой, с целью расширения
форм работы с населением на Интернет-представительстве службы с
оздан
форум.
Данная форма взаимодействия с заявителями особенно эффективна на
н
ачальном этапе организации предоставления услуг, поскольку позволя
ет
снизить процент непрофильных запросов в архивы и сократить срок ожи-
дания заявителем запрашиваемой информации.
Сегодня муниципальные архивы автономного округа тоже имеют воз-
можность принимать запросы в электронной форме через сеть Интернет.
В настоящее время в соответствии с постановлением Правительства
Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 января 2011 года № 51-П «Об
утверждении Порядка разработки и утверждения административных рег-
ламентов предоставления государственных услуг Ямало-Ненецкого авто-
номного округа» административные регламенты по предоставлению го-
сударственных услуг пересматриваются. Регламенты прописывают про-
цедуру приема заявлений в электронной форме по информационно-теле-
коммуникационным сетям общего доступа, в том числе сети Интернет,
включая электронную почту.
В настоящее время службой по делам архивов ведется работа по обес-
печению возможности предоставления архивной справки заявителю в элек-
тронной форме с использованием электронной цифровой подписи.
Опыт службы по разработке административных регламентов использо-
вался при разработке административных регламентов предоставления
муниципальных услуг.
В архивах автономного округа действует 35 административных регла-
ментов предоставления муниципальных услуг, утвержденных норматив-
ными правовыми актами органов местного самоуправления. Среди них
административные регламенты по исполнению социально-правовых, те-
матических,
генеалогических запросов, запросов от иностранных граждан,
предоставление архивных документов пользователям в читальных залах
.
Разработка модельного административного регламента предоставления
муниципальных услуг на основе анализа действующих регламентов и с
учетом изменений в законодательстве будет способствовать унификации
административных процедур по предоставлению услуг.
Следует отметить, что качество исполнения административных регла-
ментов зависит от профессионализма архивистов и методического обес-
печения. В 2010 году Всероссийским научно-исследовательским институ-
том документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) готовился проект
методических рекомендаций по исполнению запросов социально-право-
вого характера. Государственный архив автономного округа, муниципаль-
ные архивы городов Муравленко, Надыма и Надымского района приняли
активное участие в работе по подготовке проекта.
Составители методических рекомендаций использовали опыт архивис-
тов автономного округа по специфическим для северных территорий зап-
росам, а именно о подтверждении льготного трудового стажа в районе
Крайнего Севера, о сведениях по выплате процентных (полярных) надба-
вок к заработной плате
,
о работе вахтовым методом, о работе в полевых
условиях и другие темы.
Несомненно, единые методические рекомендации по исполнению зап-
росов социально-правового характера в современных условиях исключи-
тельно востребованы. Методические рекомендации определяют типовые
алгоритмы поиска запрашиваемых сведений, освещают правовые, орга-
низационные, методические вопросы, содержат специальные разъясне-
ния действующих нормативных требований, обеспечивают согласован-
ность действий по исполнению запросов.
Важнейшим звеном при организации исполнения запросов является
определение места нахождения документов. В связи с этим,
С
лужба по
делам архивов в течение пяти лет ведет в электронном формате справоч-
ник ликвидированных организаций, документы которых поступили на хра-
нение
в архивные учреждения автономного округа. Сведения справочни
ка
востребованы не только архивистами автономного округа, но и нашими
коллегами, тюменскими архивистами. Учитывая особенности админист-
ративно-территориальных изменений Тюменской области, интенсивного
34
35
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
пром
ышленного освоения в середине ХХ века, создание единой инфор-
мационно-поисковой базы о местонахождении документов ликвидирован-
ных организаций на территории Тюменской области становится необхо-
димым условием для качественного исполнения запросов.
Среди факторов, напрямую влияющих на качество организации предо
с-
тавления услуг, нужно отметить соответствующую материально-техничес-
кую базу архивных учреждений: наличие современной компьютерной тех-
ники, программного обеспечения, возможности доступа к информацион-
ным ресурсам.
В «Стратегии социально-экономического развития Ямало-Ненецкого
автономного округа до 2020 года», разработанной в соответствии с Ука-
зом Президента РФ от 12 мая 2009 года № 536 «Об основах стратегического
планирования в Российской Федерации», отмечено, что «под развитием
информационного общества … понимается новая форма организации
деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет
широкого применения информационно-коммуникационных технологий,
качественно новый уровень оперативности и удобства получения гражда-
нами и организациями государственных услуг и информации о результа-
тах деятельности государственных органов».
Поэтому в интересах граждан и организаций, с целью повышения каче-
ства предоставления государственных и муниципальных услуг в области
архивного дела на территории Ямало-Ненецкого автономного округа, служ-
бой по делам архивов разработана ведомственная целевая программа
«Документальное наследие Ямало-Ненецкого автономного округа (2011–
2013 годы)» (
утверждена постановлением Правительства Ямало-Ненецко
го
автономного округа от 01 ноября 2010 года № 351-П), которая будет реа-
лизована в 2011–2013 год
ах
.
Программа предполагает создание условий для свободного доступа к
открытой части архивных документов архивных фондов автономного ок-
руга через комплекс мероприятий по:

созданию и информационной поддержке веб-сайтов архивов в авто-
номном округе в сети Интернет;

созданию в архивах центров общественного доступа к электронным
фондам, создани
ю
и поддержк
е
функционирования информационно-тех-
нологического центра (лаборатории электронного архива) на базе Госу-
дарственного архива автономного округа;

созданию единой информационно-поисковой системы электронного
архива;
– организации работ по переводу архивных документов в электрон-
ный
вид.
Еще один фактор, влияющий на качество организации предоставления
услуг,

это создание эффективной, продуманной схемы взаимодействия
органов и организаций, предоставляющих услуги.
В целях определения стратегии и принятия комплексного решения по
развитию информационного взаимодействия между Службой по делам
а
рхивов Ямало-Ненецкого автономного округа и Отделением Пенсионно
го
фонда Российской Федерации (государственное учреждение) по Ямало-
Ненецкому автономному округу в рамках реализации Федерального зако-
на от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления госу-
дарственных и муниципальных услуг» 30 мая 2011 года подписано согла-
шения между Службой и территориальным Отделением Пенсионного
фонда Российской Федерации в автономном округе.
Соглашением предусмотрен обмен информацией (документами) соци-
ально-правового характера, необходимой для реализации гражданами своих
пенсионных прав, в электронной форме с использованием средств крип-
тографической защиты информации (СКЗИ) программного комплекса
VipNet с функциями шифрования и электронной цифровой подписью.
Данная форма организации предоставления государственных услуг
упростит процедуру подтверждения необходимых данных для начисления
пенсий, других выплат и сделает обслуживание населения более качествен-
ным и доступным, сократит сроки исполнения запросов.
Таким образом, эффективная организация предоставления государ-
ственных и муниципальных услуг напрямую зависит:
во-первых, от создания нормативной правовой и методической базы
(административных регламентов, методических рекомендаций и др.);
во-вторых, от укрепления материально-технической базы архивных уч-
реждений;
в-третьих, от уровня внедрения инновационных информационных тех-
нологий;
в-четвертых, от обеспечения квалифицированными кадрами;
и в-пятых, от формирования эффективной схемы взаимодействия орга-
нов и организаций, предоставляющих услуги (соглашений о сотрудниче-
стве, административных регламентов взаимодействия).
Н.П. Головина,
руководитель Службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
36
37
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
Ф
инансирование деятельности муниципальных архивных
учреждений г. Нижний Тагил на основе формирования
муниципальных заданий
В 2009 году в Нижнем Тагиле с приходом в Администрацию города
новой команды управленцев был взят курс на активизацию работы по пе-
реходу на финансирование деятельности всех муниципальных учрежде-
ний Нижнего Тагила на основе формирования муниципальных заданий.
Постановлением Администрации города от 08.05.2009 был утвержден
Порядок формирования муниципального задания, составления, ведения
реестров и паспортов муниципальных услуг, формирования и примене-
ния стандартов муниципальных услуг г. Нижний Тагил.
В соответствии с этим документом до конца 2009 года архивная служба
города должна была подготовить не только перечень услуг, оказываемых
муниципальными архивами, но и разработать стандарты и паспорта на
каждую услугу.
В Нижнем Тагиле имеются 2 крупнейших в Свердловской области му-
ниципальных архива, которые по объему и составу документов сопоста-
вимы с областными госархивами. Нижнетагильский городской историчес-
кий архив (далее – НТГИА) создан на базе бывшего филиала Государ-
ственного архива Свердловской области. В нем хранится 580 фондов, по
чти
140 тыс. дел, третья часть которых отнесена к государственной собствен-
ности
Свердловской области. В Муниципальном архиве социально-правовых
доку
ментов и трех его районных филиалах сосредоточено около 270 тыс.
ед.
хр., большая часть которых

это документы по личному составу ликвиди-
рованных организаций города.
На выполнение государственных полномочий по хранению, комплекто-
ванию, учету и использованию архивных документов госсобственности
Свердловской области архивы третий год (начиная с 2009 года) получают
средства из областного бюджета.
Услуги и работы, выполняемые государственными и муниципальными
архивами, аналогичны. Соответственно документы, регламентирующие фор-
мирование как государственного, так и муниципального задания, должны
сохранять преемственность.
На уровне Свердловской области в 2009 году такие нормативные доку-
менты, к сожалению, тогда не были разработаны. И все наши доводы о
необходимости подождать, руководством города услышаны не были. И
,
с
ледовательно
, пришлось выполнять поставленные Главой города задачи.
Все необходимые документы были разработаны.
В утвержденный постановлением Администрации города реестр муни-
ципальных услуг, предоставляемых физическим и юридическим лицам му-
ниципальными архивными учрежденими города
,
было включено 10 ус-
луг, выполняемых НТГИА и 5 услуг МАСПД.
Общими стали 5 услуг:

осуществление государственного учета архивных документов;

информационное обеспечение пользователей в соотвествии с их об-
ращениями (запросами);

хранение архивных документов;

прием архивных документов
;

создание и ведение справочно-поисковых средств.
Наименования и содержание трех последних услуг для каждого учреж-
дения имели уточняющую информацию в соответсвии с уставами архи-
вов. Так
,
если НТГИА осуществляет хранение и прием документов посто-
янного срока хранения, находящихся в государственной и муниципальной
собственности и относящихся к АФ РФ, то МАСПД – документы долговре-
менного и временного хранения. Услуга по созданию и ведению справоч-
но-поисковых средств в НТГИА дополняется и работами по переводу ар-
хивных документов в электронный вид, внесение сведений о них в базы
данных.
В перечень муниципальных услуг, окузываемых НТГИА
,
были включе
-
ны также:

предоставление архивных документов пользователям в читальном
зале архива;
– предоставление пользователям справочно-поисковых средств к ар-
хи
вны
м документам, фонда пользования архивных документов (в то
м
числ
е в электронном виде)
;

экспонирование архивных документов на выставках;

предоставление архивных документов для публикации;

подготовка информационных материалов с использованием архивных
документов для СМИ.
Основную трудность при разработке стандартов, паспортов услуг выз-
вали формулировки требований к качеству предоставления муниципаль-
ных услуг, определения показателей качества.
В итоге было решено в паспортах дать ссылки на положения норматив-
ных правовых актов, устанавливающих требования к услугам и видам ра-
бот, а также информацию о квалификационных требованиях к персоналу,
непосредственно занятому в предоставлении услуги.
38
39
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
В
паспорте услуги НТГИА «Информационное обеспечение пользова-
телей в соответствии с их обращениями (запросами)»

дана ссылка, что
требования к качеству предоставления услуги по использованию архи
вных
документов установлены соответствующими статьями 24, 26 Федераль-
ного
закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Россий-
ской Федерации», ст. 19 Закона Свердловской области от 25 марта 2005 года
№ 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области», разделом V «Правил
организации хранения, комплектования, учета и использования докумен-
тов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государствен-
ных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Рос-
сийской академии наук» (М., 2007).
В качестве показателей, характеризующих качество оказываемой муни-
ципальной услуги, были определены следующие:
1.

Наличие документов, в соответствии с которыми функционирует по-
ставщик муниципальной услуги.
2.

Регулярная аттестация специалистов.
3.

Наличие в публичном доступе сведений о муниципальной услуге.
4.

Соблюдение нормативных и договорных сроков выдачи архивных спра-
вок, выписок, копий.
5.

Соблюдение требований к оформлению архивных справок, выписок,
копий.
Муниципальные задания архивам были сформированы на 2010 год и
плановый период 2011

2012 гг.
В информации о нормативах расходов по финансированию услуги да-
ется ссылка на Методику расчета нормативов расходов, утвержденной За-
коном Свердловской области от 19.11.2008 № 104-ОЗ «О наделении орга-
нов местного самоуправления муниципальных образований, расположен-
ных
на территории Свердловской области, государственными полномочи
я-
ми Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и исполь-
зованию архивных документов, относящихся к государственной собствен-
ности Свердловской области».
Годовые объемы предоставления муниципальных услуг муниципальны-
ми архивными учреждениями утверждаются постановлением Админист-
рации города. В них указываются объемные показатели по каждой услуге, а
также объемы доходов учреждений, в том числе из местного бюджета,
меж-
бюджетных трансфертов, средств, полученных от оказания платных услуг,
субвенций областного бюджета. Учитывая сложность вычленения затрат
учреждений на каждую услугу
,
распределение доходов по услугам не да-
ется, а указываются общие доходы по учреждению в целом.
Изменения в годовых сметах расходов учреждений (сокращение или
увеличение доходов) влечет за собой и изменения в объемных показателях
муниципального задания.
Новый Порядок формирования муниципального задания в отношениии
муниципальных учреждений города Нижний Тагил и финансового обес-
печения выполнения муниципального задания, утвержденный постанов-
лением Администрации города от 01.04.2011 № 572, разработан уже с уче-
том
имеющихся федеральных и областных документов.
П
редусмотре
но
формирование муниципального задания одновременно и на оказание
муниципальных услуг
,
и
на
выполнение работ. И главное, наконец-то пре-
дусмотрена вертикальная преемственность в регламентации оказания го-
сударственных и муниципальных услуг и работ.
Д
ано обязательное указа-
ние
при утверждении базовых и ведомственных перечней руководство-
ваться аналогичными документами, утвержденными отраслевыми ми-
нистерствами
Свердловской области.
Постановлением Правительства Свердловской области от 26.04.201
1
№ 480-ПП одобрен примерный базовый (отраслевой) перечень муници-
пальных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) муниципальными
уч
реждениями муниципальных образований в Свердловской области в
сфе
ре архивного дела. Он идентичен базовому (отраслевому) перечню
государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) государствен-
ными учреждениями Свердловской области в сфере архивного дела. В этот
перечень включена 1 услуга

Предоставление архивных документов, ко-
пий
архивных документов и архивной информации пользователям архи
вны-
ми документами и 3 вида муниципальных работ, осуществляемых в инте-
ресах общества в целом:
– к
омплектование архивов архивными документами;
– о
беспечение сохранности и учета архивных документов;
– н
аучное описание, экспонирование и публикация архивных докумен-
тов, создание и публикация справочно-поисковых средств к ним.
В Перечне указаны единицы измерения показателей объема муници-
пальной услуги (работы) и показатели, характеризующие качество муни-
ципальной услуги, в том числе формулы расчета.
Приказом Управления архивами Свердловской области от 03.05.2011
№ 01-07-64 утвержден
«
Ведомственный перечень государственных услуг
(работ), оказываемых (выполняемых) государственными учреждениями
Свердловской области в сфере архивного дела в качестве основных видов
деятельности, и одобрении примерного ведомственного перечня муни-
ципальных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) муниципальными
40
41
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
учреждениями муниципальных образований в Свердловской области в
сфере архивного дела в качестве основных видов деятельности
»
.
В этом перечне дана расшифровка базовой муниципальной услуги,
вычленено ее пять составляющих:
1.
О
беспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-
поисковым средствам к ним;
2.
П
роведение информационных и научно-практических мероприятий
;
3.
И
нформационное обеспечение граждан, органов государственной
власти, местного самоуправления, организаций и общественных объеди-
нений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов
;
4.
У
слуга по предоставлению оформленных в установленном порядке
архивных справок или копий архивных документов, связанных с социаль-
ной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение,
а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодатель-
ством Российской Федерации
;
5.
В
ыдача копий архивных документов, подтверждающих право на вла-
дение землей
.
Расширен до 6 наименований перечень работ, увеличено количество
показателей

качества по научному описанию, экспонированию и публи-
кации архивных документов, созданию и публикации справочно-поиско-
вых средств к ним.
Указанные документы позволяют архивной службе Нижнего Тагила
подготовить аналогичные документы на муниципальном уровне и утвер-
дить уставы вновь созданных муниципальных казенных учреждений. Все
это обеспечит формирование муниципальных заданий, смет расходов уч-
реждений на 2012 год.
И.В. Злобина,
начальник отдела по делам архивов
Администрации города Нижний Тагил
Об организации предоставления государственных услуг
архивными органами и учреждениями Челябинской области
Ежегодно государственными и муниципальными услугами архивных ор-
ганов и учреждений Челябинской области пользуются порядка 140-150 ты-
сяч
человек. В связи с этим организация предоставления государственных
и муниципальных услуг является приоритетным направлением деятель-
ности Государственного комитета по делам архивов Челябинской области.
Перечень государственных услуг, предоставляемых архивными учреж-
дениями Челябинской области, впервые был утвержден постановлением
Губернатора Челябинской области от 30.10.2006 № 311 «Об утверждении
Реестра (перечня) государственных услуг, предоставляемых органами
ис-
полнительной власти Челябинской области». В указанный перечень вошло
3 государственных услуги – «Информационное обеспечение юридичес-
ких и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)»,
«Обеспечение доступа к архивным фондам», «Прием документов на го-
сударственное хранение от юридических и физических лиц». В 2007 г
оду
были разработаны и утверждены административные регламенты по пре-
доставлению государственных услуг, организовано их внедрение.
Базовая роль в сфере оказания государственных услуг возложена на
формирование государственных заданий на оказание государственных
услуг. Постановлением Правительства Челябинской области от 09.10.2008
№ 315-П утвержден порядок формирования и финансового обеспечения
выполнения государственных заданий. С 2009 года Государственный ко-
митет по делам архивов Челябинской области формирует государствен-
ные задания на оказание государственных услуг ГУ «Объединенный госу-
дарственный архив Челябинский области». Государственные задания про-
ходят процедуру согласования с Министерством экономического разви-
тия Челябинской области и после этого доводятся до сведения Министер-
ства финансов Челябинской области. Следует отметить, что государствен-
ные задания муниципальным архивам, также оказывающим государствен-
ные услуги в связи с наделением их государственными полномочиями по
комплектованию, учету, использованию и хранению архивных докумен-
тов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области,
не формируются.
В связи с принятием Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об
организации предоставления государственных и муниципальных услуг» в
2011 году перед Государственным комитетом были поставлены следую-
щие задачи:
42
43
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
1)

сф
ормировать базовый (отраслевой) и ведомственный перечни госу-
дарственных услуг (работ), оказываемых государственным архивом;
2)

разработать порядок расчета нормативных затрат на оказание госу-
дарственных услуг (выполнение работ) и содержани
е
имущества;
3)

переработать административные регламенты предоставления госу-
дарственных услуг в соответствии с новыми требованиями.
Формирование базового (отраслевого) и ведомственного перечней го-
сударственных услуг (работ) было проведено в мае 2011 г
ода
в соответ-
ствии с «Методическими рекомендациями по формированию государ-
ственных заданий в отношении областных бюджетных, казенных и авто-
номных учреждений и контролю за их выполнением»
1
.
Баз
овый (о
т
расле-
вой) п
еречень полностью соответствует Реестру (перечню) государствен-
ных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти Челябинской
области, и состоит из трех указанных выше государственных услуг. А ве-
д
омственный перечень насчитывает 7 государственных услуг (работ): «Эк
с-
пертиза ценности документов юридических и физических лиц», «Комп-
лектование государственного архива документами Архивного фонда Рос-
сийской Федерации и другими архивными документами», «Обеспечение
сохранности и государственный учет документов, принятых на хранение»,
«Создание справочно-поисковых средств к архивным документам и пре-
доставление их пользователям», «Подготовка и проведение информаци-
онных мероприятий»
,
«Обслуживание пользователей архивной информа-
цией в читальном зале», «Исполнение обращений (запросов) юридичес-
ких и физических лиц».
Несмотря на то, что методические рекомендации предполагали, что та-
кие показатели базового и ведомственного перечней как «Перечень и еди-
ницы измерения показателей объема государственной услуги (работы)» и
«Показатели, характеризующие качество государственной услуги» долж-
ны заполняться по усмотрению главного распорядителя бюджетных средств
(ГРБС), фактически они стали обязательными. Для каждой государствен-
ной услуги (работы) необходимо было установить от двух до восьми пока-
зателей качества двух условно выделяемых типов:
1)

показатели, характеризующие основные результаты работы област-
ного государственного учреждения (ОГУ);
2)

показатели, характеризующие эффективность работу ОГУ, то есть
процесс оказания государственной услуги и условия ее оказания, на кото-
рые может повлиять ОГУ.
Определение показателей, характеризующи
х
качество государственной
услуги, и разработка формул их расчета потребовали значительного объе-
ма времени и стали самой сложной частью работы по подготовке указан-
ных перечней. Базовый и ведомственный перечни государственных услуг
(работ) были утверждены приказом Государственного комитета от
04.05.2011 № 35, согласованы с Министерством экономического развития
Челябинской области и размещены на официальном сайте Государствен-
ного комитета.
До настоящего времени планирование бюджетных ассигнований осу-
ществлялось по большей части методом индексации существующих рас-
ходов, сохраняя их структуру в неизменном виде. В соответствии с «Про-
граммой по повышению эффективности бюджетных расходов в Челябин-
ской области на период до 2012 года»
1
пре
дусм
а
т
рив
аю
т
ся, в
о-первых, меры
по повышению качества государственных услуг и только после этого, во-
вторых, меры по оптимизации бюджетных расходов на их обеспечение. В
хорде выполнения данной программы планируется решить ряд взаимо-
связанных задач, в том числе разработать и утвердить расчетно-норматив-
ные затраты на оказание государственных услуг и повысить открытость
деятельности учреждений, оказывающих государственные услуги, для по-
требителей этих услуг. При этом первоначальные нормативы затрат на
оказание услуг областным бюджетным учреждением (ОБУ) и нормативы
затрат на содержание закрепленного за ним имущества в 2011 году опре-
деляются Государственным комитетом исходя из размера бюджетных ас-
сигнований, предоставленных ОБУ по смете в 2010 году. Мероприятия
программы нацелены на повышение эффективности предоставления го-
сударственных услуг в условиях сохранения (либо снижения темпов ро
ста)
расходов бюджета на их оказание.
Порядок расчета нормативных затрат на оказание государственных ус-
луг (выполнение работ) и содержани
е
имущества по каждой государствен-
ной услуге утвержден приказом Государственного комитета от 27.05.2011
№ 45.
Завершить переработку административных регламентов предоставле-
ния государственных услуг планируется к концу 2011 года. Основное тре-
бование – предусмотреть возможность предоставления государственной
услуги в электронном формате. Однако это не всегда возможно (напри-
мер, государственная услуга «Прием документов на государственное хра-
1

Распоряжение Правительства Челябинской области от 22.03.2011 № 33-рп «О методи-
ческих рекомендациях по формированию государственных заданий в отношении област-
ных бюджетных, казенных и автономных учреждений и контролю за их выполнением
».
1
Распоряжение Правительства Челябинской области от 23.12.2010 № 412-рп «О Про-
грамме по повышению эффективности бюджетных расходов в Челябинской области на
период до 2012 года»
44
45
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
нение от юридических и физических лиц» предоставляется только в тради-
ционном виде).
Предоставление в электронном формате государственной услуги «Ин-
формационное обеспечение юридических и физических лиц в соответ-
ствии с их обращениями (запросами)» уже осуществляется ГУ ОГАЧО и
всеми муниципальными архивами области посредством:
1)

приема обращений (заявлений) юридических и физических лиц, по-
ступивших электронной почтой;
2)

организации системы электронного документооборота с органами
Пенсионного Фонда Российской Федерации в Челябинской области, пре-
дусматривающего обмен юридически значимыми документами.
Предоставление в электронном формате государственной услуги «Обес-
печение доступа к архивным фондам» осуществляется посредством:
1)
размещения на официальном сайте Государственного комитета еже-
годно обновляемой информации обо всех архивных фондах, хранящихся в
ГУ ОГАЧО и муниципальных архивах; Книги памяти участников Великой
Отечественной войны 1941

1945 гг., Книги Памяти жертв политических
репрессий, а также поддержки сайтов ряда муниципальных архивов;
2) оцифровки архивных документов, хранящихся в ГУ ОГАЧО, и предос-
тавления их пользователям в электронном формате в читальном зале архива.
В ближайших планах – создание собственных сайтов (или страниц на
официальных сайтах администраций городских округов и муниципальных
районов) ГУ ОГАЧО и ряда муниципальных архивов; продолжение оциф-
ровки архивных документов в ГУ ОГАЧО; микрофильмирование особо
ценных документов с одновременной их оцифровкой.
Л.А. Рыжкова,
заместитель председателя
Государственного комитета
по делам архивов Челябинской области
Об организации предоставления государственных и муниципальных
услуг, оказываемых архивными учреждениями Тюменской области
Полномочия в сфере архивного дела по формированию и содержанию
архивных фондов субъекта Российской Федерации переданы Российской
Федерацией субъектам РФ в соответствии со статьей 26.3, п. 2, ч. 3 Феде-
рального закона от 06.10.1999 № 184-ФЗ «Об общих принципах организа-
ции законодательных (представительных) и исполнительных органов госу-
дарственной власти субъектов Российской Федерации».
В архивах Тюменской области на хранении находится информационный
м
ассив документов объемом более 2 млн. ед. хр., из них только 230 тыс
.
ед. хр. – муниципальная собственность, все остальные архивные фонды
являются областной собственностью и их содержание, использование осу-
ществляется за счет средств областного бюджета. Информационные ре-
сурсы являются источником для предоставления государственных (муни-
ципальных) услуг.
Государственные полномочия Тюменской области по формированию
и содержанию архивных фондов Тюменской области в части хранения,
комплектования, учета и использования находящихся на территории му-
ниципального образования архивных фондов и архивных документов, яв-
ляющихся государственной собственностью Тюменской области, ежегод-
но законом Тюменской области передаются 23 из 26 муниципальных об-
разований. Субвенции на исполнение заявленных полномочий ежеквар-
тально перечисляются в муниципальные бюджеты.
Вся деятельность архивных учреждений направлена на создание усло-
вий для удовлетворения потребностей населения, органов власти, органи-
заций Тюменской области в ретроспективной информации и сохранение
для общества и государства их исторического наследия.
Достижение поставленной цели возможно решением 3 задач:
1. Оптимальным формированием архивных фондов Тюменской области
и эффективным использованием имеющихся материальных средств и ре-
сурсов;
2. Обеспечением сохранности архивных фондов Тюменской области в
соответствии с нормативами и ГОСТами;
3. Повышением качества оказания информационных услуг.
Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации
предоставления государственных и муниципальных услуг» закрепил юри-
дическое определение государственной и муниципальной услуги.
46
47
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
Понятие «государственная услуга» определено как деятельность по ре
а-
лизации функций соответственно федерального органа исполнительной
власти, государственного внебюджетного фонда, исполнительного органа
государственной власти субъекта РФ, а также органа местного самоуп-
равления при осуществлении отдельных государственных полномочий,
переданных федеральными законами и законами субъектов РФ, которая
осуществляется по запросам заявителей в пределах установленных нор-
мативными правовыми актами РФ и нормативными правовыми актами
субъектов РФ полномочий органов, предоставляющих государственные
услуги.
Аналогичным образом понятие «муниципальная услуга» определено
как деятельность по реализации функций органа местного самоуправле-
ния, которая осуществляется по запросам заявителей в пределах полномо-
чий органа, предоставляющего муниципальные услуги, по решению воп-
росов местного значения, установленных в соответствии с Федеральным
законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в
Российской Федерации» и уставами муниципальных образований.
В Бюджетном кодексе трактовалось понятие «государственные (муни-
ципальные) услуги (работы)», которое определено в ст. 6 БК РФ (в ред.
Федерального закона от 30 декабря 2008 г. № 310-ФЗ): услуги (работы),
оказываемые (выполняемые) в соответствии с государственным (муници-
пальным)
заданием органами государственной власти (органами местно
го
самоуправления), бюджетными учреждениями, иными юридическими
лицами. Это определение шире понятия государственных и муниципаль-
ных услуг.
Услуги, предоставляемые государственными и муниципальными учреж-
дениями и другими организациями, в которых размещается государствен-
ное задание или муниципальное задание, подлежат включению в реестр
го
сударственных или муниципальных услуг и предоставляются в эле
ктрон-
ной форме в соответствии с Законом № 210-ФЗ в том случае, если указан-
ные услуги включены в перечень, установленный Правительством РФ (при
этом предусмотрено право высшего исполнительного органа государствен-
ной власти субъекта РФ утвердить дополнительный перечень соответству
ю-
щих услуг, оказываемых в субъекте РФ).
В перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ от
17.12.2009 № 1993-р «Об утверждении сводного перечня первоочередных
государственных и муниципальных услуг, предоставляемых органами ис-
полнительной власти субъектов Российской Федерации и органами мест-
ного самоуправления в электронном виде», включена услуга «54.
В
ыдача
копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей».
Заключительный этап перехода на предоставление этой услуги в элек
трон-
ном виде

4 (обеспечение возможности для заявителей осуществлять с
использованием Единого портала государственных и муниципальных ус-
луг
(функций) мониторинг хода предоставления услуги (исполнения фун
к-
ции) – до 1 января 2013 г.).
Первые два этапа:

размещение информации об услуге (функции) в Сводном реестре
государственных и муниципальных услуг (функций) и на Едином портале
государственных и муниципальных услуг (функций) (до 01 декабря 2010);

размещение на Едином портале государственных и муниципальных
услуг (функций) форм заявлений и иных документов, необходимых для
получения соответствующих услуг, и обеспечение доступа к ним для ко-
пирования и заполнения в электронном виде (до 01 января 2011 г.)

реали-
зованы, в настоящее время выполняются мероприятия по 3 этапу:

обеспечение возможности для заявителей в целях получения услуги
представлять документы в электронном виде с использованием Единого пор-
тала государственных и муниципальных услуг (функций) (до июля 2012 г.),
пока эта возможность реализована через почтовые ящики учреждений.
Сведения об услуге размещены на официальных порталах государствен-
ных и муниципальных услуг Тюменской области и РФ, там же имеются
образцы и бланки заявлений на предоставление услуги.
Хотя эта услуга является составной частью государственной услуги
«Организация информационного обеспечения граждан органов государ-
ственной власти, органов местного самоуправления, организаций и об-
щественных объединений на основе документов архивных фондов Тюмен-
ской области и других архивных документов», необходимо было регла-
ментировать процесс предоставления услуги. Управлением был разрабо-
тан проект административного регламента по этой услуге. В настоящее
время проект проходит независимую и правовую экспертизу.
Лично у меня много вопросов возникло из-за включения услуги в пере-
чень: почему именно так она сформулирована; почему имущественное
право на землю важнее другого права; почему она включена в перечень
предоставления первоочередных услуг и нет 5 этапа ее реализации – пре-
доставления самой копии в электронном виде. Для архивов этот этап по-
зволил бы экономить

бумагу, избавив от процедуры подшивки и завере-
ния копии, а информирование заявителя о ходе исполнения услуги вызы-
вает сомнение. Если заявителю сообщат, что в государственном архиве
и
меется запрашиваемая информация
,

а
предоставить заверенную
копию
48
49
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
можно только после оплаты счета за ее предоставление, то заявителю от
информирования о ходе услуги сама услуга не станет ближе. При хране-
нии документа в департаменте имущественных отношений или муници-
пальном органе власти заявитель получит копию бесплатно, хотя и здесь
возникает вопрос: зачем нужна копия документа

лично заявителю, навер-
няка эту копию необходимо представить в какой-то государственный орган
для регистрации имущественных прав. И не заявитель – физическое (юри-
дическое) лицо

долж
е
н обращаться за услугой, а орган, регистрирую-
щий это право. До настоящего времени от регистрирующих органов ника-
ких предложений по организации межведомственного документного об-
мена не поступало, а именно такой обмен позволил бы избавить заявите-
лей от хождений в архив за документами. Самим архивным учреждениям
нет резона выходить на эти органы, т. к. доходная база уменьшится.
Архивные учреждения предоставляют государственные (муниципаль-
ные) услуги и исполняют государственные (муниципальные) функции.
Приказом Управления по делам архивов Тюменской области от
30.12.2010
№ 24 был утвержден перечень государственных услуг, выполняемых госу-
дарственными архивами. В него вошло 16 работ (услуг)
,
выполняемых (ока-
зываемых) государственными архивами в качестве основных видов дея-
тельности. Все эти услуги отражены в новых редакциях уставов государ-
ственных архивов.
В начале 2011 года приказами Управления до каждого государственного
архива были доведены государственные задания, которыми утверждены
р
еестры бюджетных обязательств, объемы и показатели качества оказыва
е-
мых услуг каждого учреждения на очередной финансовый год и плано-
вый период.
Безусловно, наиболее востребованная государственная и муниципаль-
ная услуга – исполнение запросов граждан и организаций. Большая часть
исполненных архивами запросов – социально-правовые, в государствен-
ных архивах они составляют около 70% запросов, в муниципальных – бо-
лее 80%. В государственных архивах документы по личному составу со-
ставляют 18% от общего объема хранимых документов, в муниципальных
архивах – более 40%. Все запросы исполняются традиционно
:
заявителю
направляются архивные справки или ответы о
б
отсутствии информации.
Предоставление электронных государственных услуг – это вопрос времени.
В 2011 году
У
правлением совместно с государственными архивами под-
писано соглашение с Пенсионным фондом об организации обмена доку-
ментами в системе электронного документооборота по телекоммуника-
ционным каналам связи. В архивах приобретены программные средства,
проведены мероприятия по аттестации АРМ, содержащих персональные
данные.
В Тюмени государственные архивы включены в систему межве-
домственного электронного взаимодействия. Обмен с ПФР организован,
поток заявителей все равно не прекратился, количество запросов в 2011 году
уменьшилось на 18% по сравнению с аналогичным периодом 2010 года
и
это никак не связано с подписанным соглашением. По каналам связи по-
ступает лишь 5% запросов, остальные – личные или письменные обраще-
ния граждан.
В июне государственными архивами заключены соглашения об элек
трон-
ном
взаимодействии при оказании муниципальных услуг с админист
рацией
г. Тюмень
.
Оцифровка документов является необходимым условием перехода на
предоставление государственных и муниципальных услуг в электронном
виде (это не относится к документам по личному составу). В Тюменской
области с 2005 г
ода
ведется работа по созданию Электронного архива ре-
гиона. За этот период очень много проделано работ. Поисковые системы
«АИС-Архив» установлены в каждом государственном архиве, в них
вклю
чены полностью списки фондов, описи всех дел с электронными обра-
зами,
100 тыс. особо ценных и наиболее использованных дел (это более
32 млн.
листов документов) отсканированы. На сайте организован доступ
к спискам всех фондов государственных архивов и ко всем описям. В на-
стоящее время решается технический вопрос об организации удаленного
доступа к отсканированным делам.
Стратегия развития информационного общества предусматривает кон
т-
рольное значение показателя развития информационного общества «доля
архивных фондов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в
электронную форму» не менее 20%. В области в настоящее время 6,9%
фондов госархивов Тюменской области (по области

5,1%) переведены в
электронный вид, начато сотрудничество с Президентской библиотекой
по использованию данного ресурса. Заключены в мае договоры пожерт-
вования, в которых оговорены условия использования предоставленного
информационного ресурса.
В 2010 году государственными архивами впервые были подготовлены
виртуальные выставки архивных документов, которые используются для
проведения школьных уроков, дней истории края, а также предлагаются
пользователям на сайте в режиме online.
В конце своего доклада еще раз
остановлюсь на
возможности предос-
тавления архивами

электронных услуг заявителям:
50
51
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа

предоставление сведений о составе архивных фондов, хранящихся в
архиве
,
через сайт архивного учреждения;

организация работы виртуального читального зала с возможностью
просмотра отсканированных документов;

организация виртуальных выставок архивных документов;

организация обмена документами в системе электронного докумен-
тооборота по телекоммуникационным каналам связи с ПФР, другими уч-
реждениями.
Предоставление других услуг в электронном виде заявителям архивы
организовать не могут.
Е.В. Фролова,
заместитель начальника
У
правления по делам
архивов Тюменской области
Предоставление государственных услуг в области архивного дела
в электронном виде: организационно-правовой аспект
Тема предоставления государственных услуг в электронном виде ак-
туализировалась с принятием Федерального закона от 27 июля 2010 года
№ 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муници-
пальных услуг» (далее – закон № 210).
Под государственной услугой, предоставляемой исполнительным орга-
ном государственной власти субъекта Российской Федерации, закон № 210
понимает деятельность по реализации функций указанного органа, кото-
рая осуществляется по запросам заявителей (физических или юридичес-
ких лиц,
либо их уполномоченных представителей) в пределах полномочий
указанного органа, установленных законодательством РФ, субъекта РФ.
Кроме того, закон № 210-ФЗ регулирует также деятельность организа-
ций,
участвующих в предоставлении государственных услуг соответству
ю-
щим государственным органом.
Что касается оказания государственных услуг государственными уч-
реждениями, то эти правоотношения урегулированы законом № 210 лишь
в
части оказания государственных услуг государственными учреждения
ми
в электронной форме в определенных случаях (ч. 3 ст. 1).
Правоотношения по оказанию государственными учреждениями госу-
дарственных услуг по запросам заявителей, поступившим непосредствен-
но в эти учреждения, законом № 210 не регулируются. В данном случае
применяется федеральное законодательство и законодательство субъек-
тов РФ.
Этот вывод принципиально влияет на рассмотрение заявленной темы
применительно к государственным услугам в области архивного дела, по-
скольку на основе него и с учетом норм закона № 210 представляется воз-
можным различать 4 направления оказания государственных услуг:
1) предоставление государственных услуг непосредственно государствен-
ным органом, оказывающим государственные услуги (в том числе в элек-
тронной форме, если это не запрещено законом (ст. 4, 5, 6 закона № 210));
2)
предоставление государственных услуг государственными учрежде-
ниями, в которых размещается государственное задание, в электронной
форме при условии включения соответствующих услуг в перечень, уста-
новленный Правительством РФ, либо дополнительный перечень, утвер
ж-
даемый высшим исполнительным органом государственной власти
субъекта РФ;
52
53
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
3)
участие государственных учреждений в оказании государственных
услуг уполномоченными государственными органами, органами мест-
ного самоуправления, государственными внебюджетными фондами;
4)
предоставление государственных услуг государственными
у
чрежде-
ниями по запросам заявителей, поступившим непосредственно в эти уч-
реждения (
з
аконом № 210-ФЗ не регулируется, соответствующие нормы
содержатся в законодательстве об архивном деле в РФ).
1.
Предоставление государственных услуг непосредственно государ-
ственным органом (органом местного самоуправления), оказывающим
государственные (муниципальные) услуги (в том числе в электронной
форме, если это не запрещено законом)
Применительно к полномочиям Министерства государственно-право-
вого развития Омской области как органа исполнительной власти Омской
области в сфере архивного дела государственными услугами являются:

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и
архивных копиях, подготовленных по запросам граждан Российской Феде-
рации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанным с
реализацией их законных прав и свобод, и направляемых в иностранные
государства;

согласование инструкций по делопроизводству, примерных и индиви-
дуальных номенклатур дел, положений об архивах и об экспертных комис-
сиях организаций – источников комплектования государственных и муни-
ципальных архивов (далее – документы в области архивного дела).
Проставление апостиля
производится в соответствии с Администра-
тивным регламентом, утвержденным приказом Министерства государ-
ственно-правового развития Омской области от 17 мая 2011 года № 17п/1.
Исходя из норм международного права и требований законодательства
об архивном деле в Российской Федерации предоставление указанной го-
сударственной услуги в электронной форме затруднительно исходя из сле-
дующих обстоятельств:

апостиль проставляется в виде специального штампа на оборотной
стороне или на отдельном листе архивной справки, архивной копии или
архивной выписки (Конвенция, отменяющая требование легализации ино-
странных официальных документов, от 5 октября 1961 г.);
– в архивной справке, объем которой превышает один лист, листы долж-
ны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью (п. 5.9.1 Правил);

на обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные
шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все лис
ты
архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью
архива
и подписью его руководителя или уполномоченного должностно
го
лица (п. 5.9.3 Правил).
Во исполнение ст. 7 закона № 210, запрещающей органам, оказываю-
щим государственные услуги, с 1 июля 2011 года требовать от заявителя
предоставления документов и информации, которые находятся в распоря-
жении иных органов и организаций, в вышеназванном Административ-
ном регламенте предусмотрена норма, согласно которой с указанной даты
сведения, подтверждающие информацию об уплате государственной по-
шлины, содержащие информацию о платежном документе, Министерство
государственно-правового развития Омской области будет получать в рам-
ках межведомственного электронного взаимодействия с Управлением
Федерального казначейства по Омской области.
Соответствующая информация направлена в Министерство экономики
Омской области для включения в план организации системы межведом-
ственного электронного взаимодействия при предоставлении государ-
ственных и муниципальных услуг в Омской области.
В настоящее время информация об оказании Министерством государ-
ственно-правового развития Омской области рассматриваемой услуги
размещается на Едином портале государственных и муниципальных услуг
(функций).
Согласование Министерством государственно-правового развития
Омской области документов в области архивного дела
оформляется в
виде распоряжения (п. 4.8 Правил). Процедура оказания данной государ-
ственной услуги будет урегулирована в соответствующем административ-
ном
регламенте, проект которого разрабатывается архивным управлени
ем
Министерства государственно-правового развития Омской области.
На наш взгляд, оказание данной услуги можно производить в электрон-
ной форме, поскольку для этого требуется рассмотрение только текста
согласуемого документа. Обращение за оказанием рассматриваемой го-
сударственной услуги может осуществляться с использованием электрон-
ных документов, подписанных электронной подписью в соответствии с
требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об
электронной подписи» и Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 65-ФЗ
«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской
Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной
подписи» (далее – закон № 65).
Хочется подчеркнуть, что в соответствии с
з
аконом № 65 запрос и иные
документы, необходимые для предоставления государственной услуги,
54
55
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
подпи
санные простой электронной подписью и поданные заявителем в
соответствии с требованиями законодательства, признаются равнознач-
ными запросу и иным документам, подписанным собственноручной под-
писью и представленным на бумажном носителе, за исключение случаев,
когда законодательством установлен запрет на обращение за получением
государственной услуги в электронной форме.
Поскольку в отношении рассматриваемой государственной услуги та-
кой запрет не установлен, то не имеется юридических препятствий подачи
в электронном виде заявления и документа в области архивного дела для
согласования последнего в Министерство государственно-правового раз-
вития Омской области.
Представляется, что распоряжение Министерства государственно-пра-
вового развития Омской области о согласовании документов в области
архивного дела будет при этом изготавливаться, исходя из требований де-
лопроизводства в органах государственной власти, на бумажном носите-
ле и в виде электронного документа, подписанного электронной подпи-
сью Министра государственно-правового развития Омской области. Имен-
но этот электронный документ будет направляться в организацию, пред-
ставившую документ в области архивного дела на согласование.
Исходя из анализа норм федерального законодательства, для появления
достаточных правовых оснований реализации вышеуказанного механиз-
ма оказания государственной услуги требуется принятие нормативных
правовых актов Российской Федерации, в том числе:

установление Правительством Российской Федерации в соответствии
со ст. 5 закона № 65:
видов электронных подписей, использование которых допускается при
обращении за получением государственных и муниципальных услуг, и
порядка их использования
,
правил использования простых электронных подписей при оказании
государственных и муниципальных услуг, в том числе правил создания и
выдачи ключей простых электронных подписей
,
перечня органов и организаций, имеющих право на создание и выдачу
ключей простых электронных подписей в целях оказания государственных
и муниципальных услуг;


установление Правительством Российской Федерации видов элект
рон-
ных подписей, используемых органами исполнительной власти и органа-
ми местного самоуправления, порядка их использования, требований об
обеспечении совместимости средств электронных подписей при органи-
зации электронного взаимодействия указанных органов между собой (ч
.
2
ст
.
3 Федерального закона «Об электронной подписи» (далее – ФЗ об ЭП));

принятия нормативных правовых актов в рамках полномочий феде-
ральных органов исполнительной власти в сфере использования электрон-
ной подписи, предусмотренных статьей 8 ФЗ об ЭП;

принятия нормативных правовых актов и (или) соглашений между уча-
стниками электронного взаимодействия, устанавливающих случаи при-
знания электронных документов, подписанных простой электронной под-
писью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписан-
ным собственноручной подписью (ч. 2 ст. 9 ФЗ об ЭП).
С учетом изложенного оказание рассматриваемой услуги в электрон-
ной форме юридически возможно после принятия вышеназванных нор-
мативных правовых актов в развитие ФЗ об ЭП и появления практической
возможности апробации оказания соответствующей государственной ус-
луги в Министерстве государственно-правового развития Омской области.
Таким образом, в настоящее время согласование Министерством госу-
дарственно-правового развития Омской области документов в области
архивного дела производится по результатам рассмотрения необходимых
документов на традиционных (бумажных) носителях.
Остановимся на оказании муниципальных услуг в области архивного
дела.
На основании рекомендаций Министерства государственно-правового
развития Омской области муниципальным архивам было предложено раз-
работать 2 вида административных регламентов:
«Организация информационного обеспечения граждан, органов госу-
дарственной власти, местного самоуправления, организаций и обществен-
ных объединений на основе документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов»;
«Организация исполнения запросов российских и иностранных граж-
дан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных
прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок,
направляемых в иностранные государства».
При этом Министерством государственно-правового развития Омской
области разработаны модельные административные регламенты предос-
тавления вышеназванных услуг, примерные формы заявлений граждан и
организаций в муниципальные архивы.
II.

Предоставление государственных услуг государственными учреж-
дениями, в которых размещается государственное задание, в электрон-
ной форме
при условии включения соответствующих услуг в перечень,
установленный Правительством РФ, либо дополнительный перечень, ут-
56
57
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
верждаемый высшим исполнительным органом государственной власти
субъекта РФ.
В соответствии с распоряжением Правительства РФ от 26 апреля 2011 года
№ 729-р утвержден перечень услуг, оказываемых государственными и
муниципальными учреждениями и другими организациями, в которых
размеща
ю
тся государственные задания (заказ) или муниципальные зада-
ния (заказ), подлежащих включению в реестры государственных или му-
ниципальных услуг и предоставляемых в электронной форме (далее – Пе-
речень).
В пункте 43 раздела II «Услуги, оказываемые государственными учреж-
дениями субъекта Российской Федерации и другими организациями» в
подразделе «Архивный фонд» предусмотрен прием заявок (запросов) го-
сударственными архивами субъектов РФ на предоставление архивных до-
кументов (архивных справок, выписок и копий).
Эта норма согласуется с частью 3 статьи 26 Федерального закона «Об
архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от
27 июля 2010 года № 227-ФЗ), согласно которой запросы и обращения
пользователей могут быть направлены в архив в форме электронных доку-
ментов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей
общего пользования, в том числе сети Интернет.
Указанная возможность предоставлена гражданам и организациям че-
рез электронный адрес казенного учреждения Омской области «Истори-
ческий архив Омской области» (далее

КУ ИсА): [email protected], а так-
же электронные адреса муниципальных архивов и администраций муни-
ципальных районов Омской области.
На сайте КУ ИсА в сети Интернет www.iaoo.ru в разделах «Для граждан»
и «Как оформить запрос?» размещены:

формы бланков заявлений о выдаче архивных справок, архивных вы-
писок и архивных копий по документам, хранящимся в КУ ИсА, и образцы
заполнения указанных заявлений;

блок-схема работы с обращениями граждан;

актуальная информация о поступивших и исполненных запросах со-
циально-правового характера, позволяющая заявителю в режиме on-line
получить информацию о готовности его архивной справки, архивной вы-
писки, архивной копии;

перечень организаций, документы по личному составу которых хра-
нятся в КУ ИсА;

изложен порядок получения гражданами архивных справок, архивных
выписок и архивных копий.
В рамках разработки в Правительстве Омской области дополнительного
Перечня (ч. 3 ст. 1 закона № 210) архивному управлению Министерства
государственно-правового развития Омской области предлагалось внести
свои предложения в проект дополнительного Перечня. Но мы воздержа-
лись от этого, поскольку планируемые к включению в данный перечень
две услуги (организация информационного обслуживания пользователей
в читальных залах КУ ИсА и согласование документов, регламентирую-
щих деятельность архивных и делопроизводственных служб источников
комплектования КУ ИсА, не являющихся государственными органами) в
настоящее время не могут быть оказаны в полном объеме в электронном
виде.
Работа над этим продолжается: во втором полугодии 2011 года начнется
реализация мероприятия «Создание и развитие государственной инфор-
мационной системы «Электронный архив Омской области» (далее

ГИС)
долгосрочной целевой программы Омской области «Электронное Прави-
тельство Омской области (2010–2015 гг.), утвержденной постановлением
Правительства Омской области от 7 октября 2009 года № 181-п, а также
Концепции создания и развития ГИС до 2013 года, утвержденной распо-
ряж
ением Министерства государственно-правового развития Омской об-
ла
сти от 15 апреля 2011 года № 232р/1.
В целях введения КУ ИсА в систему предоставления государственных
услуг в электронной форме принято распоряжение Министерства госу-
дарственно-правового развития Омской области «Об определении казен-
ного учреждения Омской области, в отношении которого Министерством
государственно-правового развития Омской области формируется госу-
дарственное задание».
На официальных сайтах Министерства государственно-правового раз-
вития Омской области, КУ ИсА размещены формы заявлений о выдаче
архивных документов (архивных справок, выписок и копий).
Соответствующая информация заявлена к размещению на Едином пор-
тале
государственных и муниципальных услуг. Разрабатываются админис
т-
ративные регламенты КУ ИсА:

организация информационного обеспечения граждан, органов госу-
дарственной власти, местного самоуправления, организаций и обществен-
ных объединений на основе документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов;

организация исполнения запросов российских и иностранных граж-
дан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных
прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок,
58
59
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
архивных выписок и архивных копий, направляемых в иностранные госу-
дарства;

организация информационного обслуживания пользователей в чи-
тальных залах;

согласование документов, регламентирующих деятельность архивных
и делопроизводственных служб источников комплектования КУ ИсА, не
являющихся государственными органами (полномочия переданы КУ ИсА
от Министерства государственно-правового развития Омской области в
силу пункта 4.8. Правил организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов в государственных и муниципальных архи-
вах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук).
В рамках рассматриваемой темы необходимо прокомментировать тре-
бования к результатам оказываемых архивами услуг или способам обес-
печения доступа пользователей к архивным документам (ч
.
1.1 ст
.
24 Фе-
дерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»), поскольку
это связано с электронной формой предоставления этих услуг.
1.
В пункте 2 части 1.1 статьи 24 Федерального закона «Об архивном
деле в Российской Федерации» говорится, что одним из способов обеспе-
чения доступа пользователей к архивным документам является предос-
тавление их копий, в том числе в форме электронного документа.
Согласно пунктам 5.9.1, 5.9.3 Правил
1
(да
лее – Правила)
многостранич-
ные
архивные справки и архивные копии должны скрепляться (сшиваться)
и заверяться в месте скрепления печатью архива. Кроме того, на обороте
каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера
листов единиц хранения архивного документа. Соблюсти указанное тре-
бование в электронной форме невозможно.
В этой связи требуется приведение Правил в соответствие с Федераль-
ным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».
Из вышеизложенного следует, что

одностраничные архивные справки,
а также архивные копии и архивные выписки формально могут быть пре-
доставлены архивом в электронном виде. Правила в настоящее время не
регулируют этих вопросов.
2
.
Предоставление пользователю архивными документами справочно-
поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме
электронного документа (п. 1 ч. 1.1 ст. 24 Федерального закона «Об архивном
деле в Российской Федерации»).
В КУ ИсА на 1 июня 2011 года используется 36 баз данных, в том числе:
5 – Архивный фонд РФ и базы данных по личному составу, 2 вспомога-
тельных (
по контролю исполнения запросов и работе читального зала),
29 тематических баз данных. Ведется работа по переводу имеющихся баз
данных на единую программную платформу в рамках создания государ-
ственной информационной системы «Электронный архив Омской облас-
ти», что позволит сделать большую часть архивной информации откры-
той и доступной для граждан, в том числе через сеть Интернет и читаль-
ный зал КУ ИсА.
3
.
Предоставление пользователям доступа к архивным документам пу-
тем использования информационно-телекоммуникационных сетей обще-
го пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью копирования
у
казанных документов (п. 3 ч. 1.1 ст. 24 Федерального закона «Об архи
вном
деле в Российской Федерации»). В рамках этого направления КУ ИсА орга-
низует виртуальные выставки фотодокументов, особо ценные и востре-
бованные архивные документы переводятся в электронный вид в соответ-
ствии с Планом реализации стратегии информационного общества в Рос-
сийской Федерации до 2011 года.
С 2010 года КУ ИсА оказывает следующие виды государственных услуг
в электронном виде:
1)
электронное обслуживание посетителей читального зала путем обес-
печени
я доступа к электронному НСА и электронным копиям запрашива
е-
мых архивных документов
.
Проводится работа по расширению доступности как для исследовате-
лей читального зала КУ ИсА, так и для удаленного пользователя web–сайта
информации, хранящейся в КУ ИсА, путем совершенствования информа-
ционно
-
поисковых систем архива: формируются электронные описи ар-
хивных документов в формате отраслевого программного комплекса «Ар-
хивный фонд», автоматизированный научно-справочный аппарат к доку-
ментам архива, фотокаталог и справочно-информационный фонд архива
в формате автоматизированной информационной системы «Электронный
архив Омской области»
;
2) электронное консультирование и информирование граждан и орга-
низаций на сайте КУ ИсА, о чем было сказано ранее. Сайт КУ ИсА отме-
чен в конкурсе проектов «Золотая Паутина России 2010»
;
3) прием заявлений и переписка с гражданами и организациями по-
средством электронной почты.
1

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Ар-
хивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук,
утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 18 января 2007 г. № 19.
60
61
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
III.

Участие государственных учреждений в оказании государственных
услуг уполномоченными государственными органами, органами местно-
го самоуправления, государственными внебюджетными фондами (ст
.
2,
7, 15
-
19
з
акона № 210)
В рамках данного направления КУ ИсА выступает в качестве стороны,
взаимодействующей с органом, организацией, оказывающими государ-
ственные услуги, путем предоставления им имеющихся у КУ ИсА доку-
ментов, информации.
Распоряжением Правительства Российской Федерации от 17 марта
20
11 года
№ 442-р утвержден перечень документов (сведений), обмен ко-
торыми
между органами и организациями при оказании государствен-
ных услуги и исполнении государственных функций осуществляется в
электронном
виде (далее – федеральный перечень).
Согласно федеральному перечню при оказании государственной услу-
ги по предоставлению информации о документах об образовании и ре-
зультатах проверки подлинности бланков документов об образовании
Минобрнауки России и Рособрнадзор запрашивает у органов в области
архивного дела в субъектах РФ:

сведения о наличии в архивных фондах РФ архивов личных дел окон-
чивших образовательные учреждения ликвидированных образовательных
учреждений с указанием архивного фонда хранения;


сведения, подтверждающие факт выдачи документов об образовании
на основе личных дел окончивших образовательные учреждения ликвиди-
рованных образовательных учреждений, хранящихся в архивных фондах РФ.
На территории Омской области, например, указанные документы хра-
нятся в КУ ИсА, объединенном ведомственном архиве Министерства об-
разования Омской области и объединенном архиве департамента образо-
вания Администрации города Омска. На наш взгляд, целесообразно оце-
нить соответствующую информацию по другим регионам РФ и напра-
вить
в Минобрануки России и Рособрнадзор письмо с предложением
вне
сти уточнения в пункты 98, 99 федерального перечня, который будет
дорабатываться до 17 декабря 2011 года. Второй вариант – организовать
передачу этой информации через систему межведомственного электрон-
ного взаимодействия с участием Министерства государственно-правово-
го развития Омской области.
Для организации информационного обмена между КУ ИсА, федераль-
ными и областными органами и организациями, оказывающими государ-
ственные услуги, потребуется слаженная работа информационных сис-
тем, защита от несанкционированного вмешательства в их работу, защи-
щен
ные каналы связи между КУ ИсА и указанными органами и организа-
циями и т.

п.
До организации системы межведомственного электронного взаимодей-
ствия в рамках предоставления государственных услуг в электронном виде
единственно возможным вариантом поведения для КУ ИсА является пре-
доставление соответствующ
ей
информации, документов на традицион-
ных (бумажных) носителях во избежание утраты конфиденциальности со-
держащихся в них персональных данных.
В настоящее время ведется работа по налаживанию межведомствен-
ного
электронного взаимодействия КУ ИсА с ГУ – Отделением Пенсион-
ного фонда Российской Федерации по Омской области, с которым 31 мая
2011 года
з
аключено соглашение об информационном взаимодействии.
Вместе с тем в соответствии с федеральным законодательством о трудо-
вых пенсиях обмен указанной информацией может производиться и на
традиционных (бумажных) носителях.
Предоставление информации в электронном виде по коммуникативным
каналам связи с использованием средств криптографической защиты ин-
формации начнется после проведения опытной эксплуатации программы.
Полноценная реализация соглашения возможна при условии приобре-
тения дополнительного сервера и коммутационного оборудования для
локальной сети корпусов КУ ИсА.
Необходимые средства областного бюджета включены в долгосрочную
ц
елевую программу Омской области «Электронное Правительство Ом
ской
области (2010–2015 г
г.
)», предусматривающую создание и развитие госу-
дарственной информационной системы «Электронный архив Омской об-
ласти».
Аналогичные соглашения Министерства государственно-правового
развития Омской области рекомендовало заключить с муниципальными
архивами с учетом примерной формы, разработанной архивным управ-
лением и
Отделением Пенсионного фонда по Омской области. Вместе с тем
анализ
технической оснащенности муниципальных архивов показывает
, ч
то
многие из них не в полной мере готовы к внедрению современных про-
граммных средств, таких как, например, Архивный фонд (4-я версия).
В целях решения указанной проблемы Министерством государствен-
но-правового развития Омской области разрабатывается проект ведом-
ственной целевой программы «Совершенствование материально-техни-
ческого обеспечения и пожарной безопасности муниципальных архивов
Омской области на 2012–2015 годы», предусматривающей выделение
средств областного бюджета на оснащение муниципальных архивов со-
временной компьютерной техникой.
62
63
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
Архивная информация, хранящаяся в КУ ИсА, востребована также
Министерством государственно-правового развития Омской области, Уп-
равлением Федеральной службы государственной регистрации, кадастра
и картографии по Омской области, Управлением МВД России по Омской
области,
прокуратурой Омской области, Администрацией г. Омска, а так
же
муниципальными архивами районов Омской области.
Для реализации соглашения об информационном взаимодействии КУ
ИсА и Отделения ПФР по Омской области, а также организации межве-
домственного электронного взаимодействия с иными государственными
органами в Министерство промышленной политики, транспорта и связи
Омской области сделана заявка на бесплатную поставку программы и ее
обслуживание.
IV.

Предоставление государственных услуг государственными учреж-
дениями по запросам заявителей, поступившим непосредственно в эти
учреждения (далее – услуги)
Как отмечалось выше, законом № 210 предоставление услуг не регули-
руется.
Согласно бюджетному законодательству услуги рассматриваются как
государственные услуги, поскольку в отношении бюджетных и
,
в опреде-
ленных случаях – казенных
,
учреждений их финансирование производит-
ся в соответствии с государственным заданием на оказание государствен-
ных услуг.
Непоследовательность федерального законодательства, оставившего
«пробел» в правовом регулировании предоставления услуг, порождает
вопросы, связанные с их оказанием, например, кто будет являться субъек-
том утверждения административных регламентов оказания услуг.
Подведем итог вышеизложенному: безусловно, остается много вопро-
сов, которые еще предстоит прорабатывать в целях оказания государствен-
ных услуг в области архивного дела в электронном виде. Но бесспорным
ос
тается одно – это делается для граждан, поэтому архивная служба Ом
ской
области готова мобилизовать свои силы для их решения.
И.Л. Киреева,
заместитель начальника

архивного управления
Министерства

государственно-правового

развития
Омской области
О
создании казенного учреждения «Государственный архив
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»
23 апреля 2011 года Правительством Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры было принято распоряжение № 166-рп «О создании казен-
ного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Го-
сударственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».
Инициатором принятия этого документа была Служба по делам архивов
автономного округа.
Окружной архив существует в округе с 1 октября 1934 года, тогда при
Остяко-Вогульском окрисполкоме было образовано архивное бюро, за годы
его существования в связи с проведением административных реформ госар-
хив
функционировал как отдел в составе исполнительного органа вла
сти
автономного округа в сфере архивного дела, при этом всегда выполнял
функции государственного учреждения по хранению, комплектованию,
учету и использованию архивных документов.
Такое положение архива было обусловлено небольшим количеством
дел, хранящихся в архивохранилищах, т. к. он являлся сравнительно моло-
дым по отношению к другим государственным архивам
с
убъектов Рос-
сийской Федерации.
Ежегодно с ростом количества дел, поступавших в архив, увеличива
ют-
ся
и объемы работ, что
требует
создания оптимальной структуры архи
ва с
достаточной штатной численностью, которая обеспечит полноценное и
качественное выполнение всех видов работ архивной деятельности, пред-
писанных архивным законодательством.
Последние изменения в структуре Архивной службы произошли в июне
2010
года. В связи со сменой руководства автономного округа, в результа
те
организационно-штатных мероприятий Управление по делам архивов ав-
тономного округа было реорганизовано в Службу по делам архивов с
наделением функций юридического лица, т. е. нам не просто удалось со-
хранить самостоятельность, но и повысить статус органа управления ар-
хивным делом в автономном округе, окружной архив остался в структуре
С
лужбы.
Отдел по работе с ведомственными архивами Службы (Государствен-
ный архив автономного округа) продолжает функционировать под двой-
ным
н
азванием, которое закреплено в положении об отделе. Всем понят-
но, что такое положение государственного архива, прежде всего
,
противо-
64
65
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
речит федеральному архивному законодательству. В соответствии со ст. 3
Федерального Закона от 22.10.2004 № 125
-
ФЗ «Об архивном деле в Россий-
ской Федерации» государственный архив – государственное учреждение
субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъек
та РФ,
которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование
документов Архивного Фонда Российской Федерации, а также других ар-
хивных документов.
Во-вторых, не дает возможности госархиву развиваться и полноценно
исполнять свои функции и задачи.
В настоящее время у нас есть все основания для изменения существую-
щего положения государственного архива – создания государственного
учреждения путем реорганизации.
Главное основание – Федеральное архивное законодательство, есть и ос-
нова – хорошая материально-техническая база, что немало важно. 5-этаж-
но
е
здание, где размещаются архивохранилища, отреконструировано
в
2007 году по типовому проекту государственного архива, архивохранили-
ща имеют современное оснащение, мобильные стеллажи, необходимую
оргтехнику и т.

д.
Архивные фонды окргосархива насчитывают более 100 тысяч дел исто-
рической и социальной значимости (которые постоянно востребованы)
,
отражающих историю Югры с 30-х годов
,
в т. ч. особо ценных документо
в –
856 дел, фондов личного происхождения

3019, фотодокументов

5013,
документов по личному составу

5625 ед. хр.
В настоящее время госархив осуществляет комплектование документов
постоянного хранения 115 учреждений, предприятий, организаций

ис-
точников комплектования архива (список № 1), возможных источников ком-
плектования, вновь образованных организаций – более 100 в списке № 2.
В вопросе о выборе типа учреждения сомнений у нас не было – это
государственное казенное учреждение. Создание такого учреждения на
базе отдела по работе с ведомственными архивами позволит оптимизиро-
вать структуру Службы по делам архивов
,
передать учреждению функ-
ции, которые не относятся к полномочиям исполнительного органа госу-
дарственной власти, а также сохранить непрерывность 76-летней истории
государственного архива, который никуда никогда не исчезал, не ликвиди-
ровался, всегда выполнял свои функции, сберегая документальное насле-
дие Югры, находясь под двойным названием. Сегодня государственному
архиву уже невозможно находиться в структуре государственной службы,
которая постоянно подвергается оптимизации – сокращению,
что
чаще
всего
касалось
сотрудников государственного архива.
В настоящее время на госархив в статусе учреждения мы возлагаем
большие надежды и планы – это первое и единственное государственное
архивное учреждение в автономном округе. Наряду с традиционными
формами архивной работы, назрела необходимость заниматься реставра-
ционными работами, которыми мы не занимались раньше. Документы
30–40-х годов имеют ветхое физическое состояние. Приоритетное направ-
ление в архивной деятельности сегодня – внедрение информационных тех-
нологий.
В 2010 году завершен первый этап реализации проекта «Электронный ар-
хив», в результате которого: приобретено и установлено в здании Архивной
службы Югры компьютерное, серверное, сканирующее оборудование и
программное обеспечение на сумму 9560 тыс. руб.; специализированное
оборудование для реставрационной лаборатории на сумму 2345 тыс. руб.
Необходимо заниматься информатизацией архивного дела в широком
смысле.
С этой целью создан первичный информационный ресурс Системы
«Электронный архив»: оцифрованы все описи ГАХМАО, что составило
17 тыс. электронных образов.
Следующий этап – создание фонда пользования на особо ценные, наи-
более востребованные документы государственного и муниципальных
архивов.
Продолжается работа по созданию единого информационного про-
странства в архивной сфере, которая осуществляется совместно с органа-
ми местного самоуправления муниципальных образований автономного
округа, в т. ч. путем модернизации компьютерного оборудования в рам-
ках программы «Документальное наследие Югры».
В
III
квартале 2011 года будут закуплены и установлены компьютеры,
с
канеры во все архивные отделы муниципальных образований, програм
ма
«
Архивный фонд
»
(4-я версия) и совместная с Пенсионным фондом про-
грамма Vipnetclient для электронного взаимодействия по исполнению зап-
росов социально-правового характера.
Несколько этапов по созданию государственного казенного учрежде-
ния
,
подведомственного Службе по делам архивов автономного округа
,

мы успешно прошли. Для того чтобы Государственный архив начал функ-
ционировать с 1 января 2012 года как самостоятельное учреждение потре-
буется финансирование, по нашим подсчетам в объеме 27 млн. руб. – это
на оплату труда сотрудникам учреждения, основные средства, прочие рас-
ходы, связанные с функционированием учреждения.
66
67
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
Сейчас мы отрабатываем вопросы, связанные с финансированием уч-
реждения, организационно-кадровые вопросы, которые мы должны ре-
шить до конца этого года. И здесь нам, конечно, необходим опыт коллег,
ру
ководителей государственных архивов субъектов РФ. Надеемся, что де
я-
тельность Государственного архива как самостоятельного учреждения
будет плодотворной и успешной – ведь основа для этого уже есть.
Л.Д. Сажаева,
руководитель Службы по делам архивов
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
Проблемы внедрения ПК
«
Архивный фонд
»
(4-я версия)
в Центре документации общественных организаций
Свердловской области
В Центре документации общественных организаций Свердловской облас-
ти в
вод информации в ПК «Архивный фонд» (4-я версия) осуществляетс
я с
октя
бря 2009 года. В 2010 году была установлена обновленная вер
сия 4.1.
В ЦДООСО установлен сетевой вариант программного комплекса. Это
позволяет вести работу по вводу и корректировке информации несколь-
ким сотрудникам.
При работе по внедрению ПК возникли следующие проблемы:
Сложность интерфейса программы, значительное его расхождение с
интерфейсом 3-й версии, большой объем сопроводительной документа-
ции (инструкции по установке и работе с программным комплексом вклю-
чены в несколько томов общим объемом более 350 страниц) затрудняют
работу по массовому внедрению ПК и требуют от сотрудников специаль-
ных знаний и значительных затрат рабочего времени на освоение данного
программного комплекса.
Долгое время при работе с ПК не удавалось использовать функцию фор-
мирования отчетов. Невозможен был просмотр и распечатка отчетов из
предложенного списка. При попытке сформировать отчет ПК открывал эк-
ранную запись Microsoft Visual Basic следующего содержания: «Run-time
error «5» Invalid procedure call or argument». Проблема формирования отче-
тов (в том числе и паспорта архива) была решена только после обращения
специалистов ЦДООСО в службу технической поддержки разработчика ПК.
Оказалось, что отчеты не формируются из-за конфликта антивирусного
программного обеспечения (Касперский) и ПК «Архивный фонд».
4-я версия ПК
«
Архивный фонд
»
соответствует современному уровню
развития информационных технологий, значительно расширяет возмож-
ности описания, учета архивных документов, а также поиска необходи-
мой информации. В качестве достоинств данного программного комплек-
са можно отметить:


более детальное содержание информации по обеспечению сохранно
с-
ти документов на уровне дела;

формирование топографических карточек и паспорта архивохрани-
лища;

улучшение системы поиска информации по различным реквизитам;

возможность поиска и редактирования орфографических ошибок;
– возможность формирования отчета о составе документов любого фонда;
68
69
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа

в
озможность формирования описи на документы постоянного хране-
ния;

возможность протоколирования действий пользователей, работающих
с ПК
;

возможность прикрепления к БД файлов различных форматов.
Между тем наличие ряда технических недоработок значительно снижа-
ют ценность программного комплекса:
1. Потеря информации о фондах, описях и делах машиночитаемых до-
кументов при конвертации из 3-й версии в 4-ю.
2. Невозможность ввода в БД информации о видеодокументах на элек-
тронном носителе.
3. Некорректный подсчет и неправильно
е
отражение в паспорте архива
количества описей в полном комплекте.
4. Обязательные для заполнения поля
«
Начальная дата
»
,
«
Конечная да-
та
»
в разделе
«
Дело
»
.
5. Отсутствие поиска (например, по заголовкам дел) по двум и более
словам с логическим условием
«
И
»
. Реализованный поиск производится
через условие
«
ИЛИ
»
6. Отсутствие поиска по переименованиям фондов. То есть практиче
ски
невозможно найти фонд по его старому названию.
Все вышеперечисленные недостатки 4-й версии ПК
«
Архивный фонд
»
не позволяют, к сожалению, использовать ее как единственную базу дан-
ных централизованного государственного учета. Многие архивные учреж-
дения, в том числе и ЦДООСО, вынуждены вести параллельно две одина-
ковые базы данных в 3-й и 4-й версиях, что является нарушением осново-
полагающего принципа автоматизированных информационных систем

однократности ввода информации и многократности ее использования.
Хотелось бы высказать пожелание Росархиву, как можно скорее испра-
вить
имеющиеся недостатки программного комплекса, выявленные в ар-
хи
вных учреждениях в процессе внедрения, перейти на единую версию про-
граммного комплекса и прекратить параллельное ведение двух баз данных.
Кроме того, необходимо разработать упрощенную инструкцию пользо-
вателя программным комплексом, доступную не только специалистам с
техническим образованием, но и архивистам
,
и не требующую для ее изу-
чения значительных затрат рабочего времени.
Е.И. Яркова,
заместитель директора Центра документации общественных
организаций Свердловской области
по научно-методической работе
О проблемах внедрения в архивных учреждениях Курганской области
модернизированной версии ПК «Архивный фонд»
Внедрение программного комплекса «Архивный фонд» версия 4.1 про-
водится в архивных учреждениях Курганской области в соответствии с пла-
нами работы.
После получения модуля обновления в государственных архивах были
произведены очередные конвертации данных из 3

версии в версию 4.1.
П
осле проверки и корректировки сконвертированной информации в боль-
шинстве архивов в основном сошлись количественные показатели пас-
портов архивов: количество фондов, описей и ед. хр./ед. уч. Для этого нуж-
но было пойти на определенные изменения в поле «название описи», т. к.
несмотря на высланные нами ранее замечания, подсчет количества опи-
сей производился через название описи. А там, где они были одинаковы-
ми, не производилось суммирование.
Единственный пока в ГУ «ГАОПДКО» фонд Коллекция электронных фо-
тодокументов не сконвертировался, его придется набивать вручную. Так-
же не сконвертировались из 3-й версии и две другие описи, где был про-
ставлен тип «МЧД» в других фондах. Такие же проблемы по документам
на электронных носителях возникли и в других архивных учреждениях. В
ГУ «ГАОПДКО» не сконвертировались также около 20 тыс. уже внесен-
ных в 3-ю версию заголовков в разделе «Дело». Почему это произошло
пока непонятно, уровень заполнения всех полей одинаков, а терять такое
количество уже внесенных заголовков дел и набивать их снова вручную
будет достаточно трудозатратно.
Специалисты архива продолжили изучение возможностей ПК «Архи
вный
фонд» версия 4.1 для применения ЕКДИ. Были предварительно опробова-
ны возможности данной программы для прикрепления рубрик ЕКДИ в
карточке документа и поиска определенных документов. Система внесе-
ния данных по рубрикам ЕКДИ в закладке НСА карточек «Фонд», «Опись»,
«Дело», «Документ» работает неплохо. Но, чтобы заданный объект по-
явился в выбранной рубрике классификатора в окне функции «АНСА»,
его нужно прикрепить к ней не только в карточке, но и скопировать, и
вставить непосредственно в окне функции «АНСА». Все это недостаточно
четко прописано в Руководстве пользователя ПК «Архивный фонд» вер-
сия 4.1.
В 2011 году была продолжена работа по уточнению и корректировке
топографических данных в 3-й версии. После проведения конвертации дан-
70
71
Сообщения участников заседания НМС архивных учреждений
Уральского федерального округа
ных в 4.1 версию будет осуществлена очередная проверка топографичес-
кой информации.
Было продолжено изучение возможности прикрепления файлов отска-
нированных
фотодокументов. В перспективе при более корректной рабо
те
ПК «Архивный фонд» версия 4.1 можно отказаться от использования про-
граммы по каталогизации фотодокументов.
Справочники по учреждениям-фондообразователям также формиру-
ются по непонятному принципу – включаются только те учреждения, где
заполнен раздел «Фондовые включения» в 3

версии. Первоначальное
наполнение данных справочников должно формироваться, по крайней
мере, с раздела «Фонд», а раздел «Фондовые включения» содержит сведе-
ния о документах других фондов, включенных в состав данного фонда.
Имеются и другие замечания по работе ПК «Архивный фонд» версия 4.1.
Так, по-прежнему неправильно формируется отчет «Опись», при форми-
ровании описи не учитываются литерные и пропущенные номера, а ну-
мерация ставится подряд в валовом порядке.
В архивных учреждениях Курганской области имеется значительное ко-
личество фондов и описей ограниченного доступа из-за тайны личной
жизни и др. Фонды с полем «Доступ» в 3

версии «огр.» не конвертиро-
вались в 4

версию. После проведения дополнительного конвертирова-
ния все фонды и описи сконвертировались в версию 4.1 только после того,
как в поле «Доступ» в 3

версии мы везде поставили значение «Откр.».
Это потребует дополнительного повторного редактирования данных по-
лей уже в 4

версии.
Специалисты ГУ «ГАКО» проделали большую работу по выверке дан-
ных
.
Получены сбалансированные показатели в паспорте архива по коли-
чественным характеристикам, но пока не удается привести в соответствие
объемные показатели на документы на электронных носителях, а также
при
заполнении поля «Закартонировано» в разделе «Дело», при пересче
те
Паспорта объемные показатели меняются, но не в соответствии с внесен-
ными данными.
Муниципальные архивы Курганской области активно занимаются воп-
росами внедрения 4

версии «Архивного фонда». В большинстве из них
после проведения мониторинга компьютерной техники было приобрете-
но новое современное оборудование, позволяющее полноценно работать
с версией 4.1 ПК «Архивный фонд». При содействии Комитета по управ-
лению архивами Курганской области было произведено конвертирование
информации примерно у 50 процентов муниципальных архивов. Ведется
работа по заполнению разделов «Фонд», «Опись», «Дело». Вопросы воз-
никают, но все специалисты органов управления архивным делом в райо-
нах получают своевременную консультацию, а также по графику они про-
ходят обучение у специалистов Комитета по управлению архивами Кур-
ганской области.
Очень х
очется
иметь возможность функции автоматического переноса
данных из текстового редактора Microsoft Word непосредственно в кар-
точку описания единицы хранения, что весьма способствовало бы акти-
визации заполнения базы данных. Было бы полезно приобрести програм-
му «Авто АФ» для переноса информации в версию 4.1. Коммерческие
предложения к нам поступали, но какое из них будет работать эффектив-
нее
,
пока не определено.
Ввиду отсутствия подробного описания структуры БД, невозможно за-
дать прямой запрос по определенным параметрам для промежуточных
подсчетов, необходимость в которых возникает в практической работе.
Хотелось бы более активного сотрудничества с архивами со стороны раз-
работчиков программы, особенно дальнейшей доработки системы под-
счета реквизитов и улучшения конвертации данных
В планах работы архивных учреждений Курганской области выделен
необходимый бюджет времени для работы с ПК «Архивный фонд» версия
4.1, в т. ч. по выверке данных, заполнению новых и редактированию уже
заполненных полей, созданию дополнительных рабочих мест с установ-
кой
ПК версии 4.1, оказанию консультативной помощи сотрудникам архи
ва
по работе с версией 4.1 и ее очередным обновлением. Все сотрудники
архивов изучают методические пособия по данной версии, продолжают
работу по практическому изучению возможностей программы и особен-
ностей ее функционирования, выверке и корректировке данных в про-
граммном комплексе «Архивный фонд» версия 4.1.
А.В. Висящева,
заместитель директора Государственного архива
общественно-политической документации
Курганской области
72
73
Обеспечение нормативных условий хранения документов
Архивного фонда Российской Федерации и других документов
на территории Ямало-Ненецкого автономного округа
Обеспечение нормативных условий хранения документов Архивного
фонда Российской Федерации и других документов

одно из значимых и
ювелирных направлений деятельности архивных органов и учреждений.
Ежегодный акцент Росархив
а
на реализацию нормативных требований по
организации хранения и учета документов, в период планирования де
ятель-
ности, лишь подчеркивает актуальность существующей угрозы докумен-
там при ненадлежащем содержании архивов и недооценке их роли в госу-
дарственном масштабе.
За последнее десятилетие сеть архивов в автономном округе не измени-
лась и представлена 14-ю архивами, в том числе:

Государственный архив автономного округа;

13 муниципальных архивов, из них 12

структурные подразделения
администраций муниципальных районов и городских округов автоном-
ного округа и муниципальный архив в г. Надыме функционирует как уч-
реждение.
В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Рос-
сийской Федерации на территории автономного округа Правительством
автономного округа на ближайшую перспективу определен комплекс мер
и
мероприятий. В частности в рамках Адресной инвестиционной про-
граммы
Ямало-Ненецкого автономного округа завершаются работы по
подготовке проектно-сметной документации на объект «Здание Государ-
ственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа, г. Салехард» (на-
чало с
троительства объекта

март 2012 г.). Общая площадь здания Государ-
ственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа составит 3,5 тыс.
м. кв.
Сегодня решается вопрос о включении в перечень объектов строек
Адресной инвестиционной программы строительства муниципального ар-
хива города Губкинский. В целях оптимизации бюджетных расходов и ра-
ционального подхода к объектам строительства на территории округа пла-
нируется разместить муниципальный архив Ямальского района в строя-
щемся здании
Ц
ентра национальных культур с музейно-библиотечным
комплексом в селе Яр-Сале на 3 этаже (общая площадь помещений соста-
вит 378 м. кв.). Ввод в эксплуатацию предполагается в 2013 году. Также
решается вопрос о доработке проектно-сметной документации на объект
«Дворец бракосочетаний г. Новый Уренгой» для принятия решения по
размещению отдела по делам архивов Администрации города Новый Урен-
гой на 1 этаже проектируемого здания с учетом требований, предъявляе-
мых к зданиям архивов (общая площадь планируемых помещений муни-
ципального архива составит 1 тыс. м. кв.)
.
В течение последних лет сохраняется тенденция увеличения площади ар-
хивохранилищ. Выделены дополнительные помещения отделу по делам ар-
хивов администрации Пуровского района в жилом двухэтажном здании,
архивному
отделу администрации муниципального образования Ямальс
кий
район в здании администрации муниципального образования, муниципаль-
ному архиву г. Надыма и Надымского района. Также следует отметить, что
в новые помещения и здания капитального исполнения переехали:
в 2008 году архивный отдел администрации города Лабытнанги и ар-
хивный
отдел администрации муниципального образования Красносель-
купский район;
в 2009 году архивный отдел аппарата администрации города Салехарда;
в 2010 году отдел по делам архивов администрации Тазовского района.
Определенную положительную роль в создании нормативных условий
хранения документов Архивного фонда Российской Федерации играет
фактор наличия целевых программ как источника дополнительного фи-
нансирования архивов.
В 2010 году Правительством Ямало-Ненецкого автономного округа ут-
верждена ведомственная целевая программа «Документальное наследие
Ямало-Ненецкого автономного округа (2011

2013 годы)» (постановление
Правительства автономного округа от 01.11.2010 № 351-П), в рамках кото-
рой планируется приобрести специальное оборудование для создания
реставрационной лаборатории, а также оборудование для создания стра-
хового
фонда и фонда пользования в Государственном архиве автономно
го
округа.
С 2009 года реализуется ведомственная целевая программа «Основные
направления развития архивного дела в муниципальном образовании На-
дымский район на 2009

2011 годы». Программой также предусмотрены
мероприятия по обеспечению сохранности документов Архивного фонда
Российской Федерации на территории Надымского района.
Существенной поддержкой муниципальных архивов в части приобре-
тения необходимого оборудования для обеспечения нормативных усло-
вий хранения архивных документов являются субвенции, выделяемые из
окружного (регионального) фонда компенсаций в рамках реализации
З
а-
кона автономного округа от 06 декабря 2005 года № 88-ЗАО «О наделении
органов местного самоуправления муниципальных образований Ямало-
Обмен опытом
74
75
Ненецкого автономного округа отдельными государственными полномо-
чиями в области архивного дела».
В целях реализации архивного законодательства ежегодно с 2009 года
С
лужбой по согласованию с органами местного самоуправления утверж
да-
ется график проведения плановой проверки наличия и состояния архивных
документов, хранящихся в архивах на территории автономного округа. Для
рассмотрения итогов проверки наличия и состояния архивных докумен-
тов в
С
лужбе создана комиссия. В целях повышения качества организации
и проведения проверки наличия и состояния архивных документов разра-
ботана и утверждена инструкция о порядке проведения проверки наличия
и состояния архивных документов, хранящихся в архивах на территории
автономного округа. За данный период
С
лужбой рассмотрены и утверж-
дены итоги 6 проверок, проведенных в архивах г. Лабытнанги и районов
Красноселькупский, Надымский, Приуральский, Шурышкарский, Ямаль-
ский.
Проверено более 25% дел, хранящихся в архивах на территории Ямало-
Ненецкого автономного округа, от их общего объема, из них около 7% еди-
ниц хранения –

полистно, в том числе в целях реализации резолюции Сов
ета
по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (2006, г. Нижний
Новгород).
Итоги проверки показали, что неисправимо поврежденных
и необнаруженных дел в архивах не выявлено, физическое состояние
архи
вных документов удовлетворительное. В архивах Шурышкарского,
Приу
ральского, Красносекульпского районов выявлены технические ошиб
ки
в учетных документах.
Положительную роль в определении комплекса мер и мероприятий по
обеспечению сохранности архивных документов на территории автоном-
ного округа сыграли итоги проведенной в 2009 году паспортизации. На
основе проведенного анализа данных в адрес органов местного самоуп-
равления были направлены соответствующие рекомендации. Необходимо
отметить, что по итогам паспортизации по-прежнему остается актуаль-
ной проблема отсутствия помещений для хранения документов в органи-
зациях

источниках комплектования архивов.
С 01 января 2011 года службой проводятся контрольные мероприятия в
соответствии с
г
рафико
м
плановых проверок юридических лиц Службой
по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа по вопросу со-
блюдения федерального законодательства и законодательства автономно-
го округа в области архивного дела на 2011 год. По итогам проведенных
проверок больше всего нарушений выявляется в части обеспечения со-
хранности архивных документов. Считаем, что это связано в первую оче-
редь с отсутствием на федеральном уровне нормативного правового акта,
устанавливающего
правила работы архивов организаций. А также с не-
значительными размерами административных штрафов, установленных
статьей 13.20
Кодекса об административных правонарушениях за наруше-
ние правил хранения, комплектования, учета или использования архивных
документов. Данная правовая норма не позволяет в полной мере осознать
ответственность за утрату или допущение неисправимых повреждений
архивных документов.
В целях осуществления текущего контроля за обеспечением сохраннос
ти
документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Яма-
ло-Ненецкого автономного округа
С
лужбой было принято решение о не-
обходимости проведения мониторинга состояния сохранности архивных
документов в архивах 1 раз в три года. Для этого была составлена анкета и
разработан порядок проведения мониторинга. Первая оперативная интег-
рированная
информация об итогах мониторинга была подготовлена
С
луж-
бой на основании анкетных данных, заполненных архивами по состоянию
на 01 января 2010 года, и заслушана на заседании
к
оллегии
С
лужбы по делам
архивов Ямало-Ненецкого автономного округа 26 ноября 2010 года.
Так как о мониторинге уже неоднократно говорилось в докладах
С
луж-
бы п
о делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа на мероп
рия-
тиях н
аучно-методического совета архивных учреждений УрФО, то поста-
раюсь кратко изложить основные характеристики первичных данны
х мо-
ниторинга.
За последние годы решены вопросы по оборудованию всех архивов
средствами охранной и пожарной сигнализации.
Все архивы обеспечены необходимым количеством огнетушителей. Все-
го в архивах находится 96 огнетушителей, из них 42 порошковых, 54 углекис-
лотных.
Системами автоматического пожаротушения обеспечены семь архивов,
из них шесть систем порошкового тушения (Государственный архив ЯНАО,
г.г. Губкинский, Ноябрьск, Салехард, районов Пуровский, Ямальский), одна
водяная (Красноселькупский район).
В десяти архивах установлены двери с повышенной технической укреп-
ленностью.
В шести архивах, размещенных на нижних этажах зданий, установлены
решетки, в пяти из них – распашные (г.г.

Губкинский, Муравленко, Сале-
хард, районов Пуровский и Тазовский).
Все архивы обеспечены полным комплектом ключей от помещений
архива, в шести из них ведется журнал регистрации ключей к замкам по-
мещений архива.
Обмен опытом
76
77
В ар
хивах г.г. Губкинский, Лабытнанги, районов Приуральский, Тазов-
ский,
Шурышкарский, Ямальский

и в Государственном архи
ве установле-
ны средства опечатывания помещений.
В 12 архивах охрана осуществляется охранными структурами на усло-
виях договора.
Посты охраны имеются в 6 архивах (г.г. Лабытнанги, Новый Уренгой,
районов Надымский, Приуральский, Тазовский, Шурышкарский).
Все архивы имеют инструкции о порядке осуществления охраны архива,
по пожарной безопасности, а также нормативные документы (планы, ин-
струкции, положения), определяющие работу архива при чрезвычайных
ситуациях.
На сегодня еще 3 архива размещены в зданиях III степени огнестойкости
(Государственный архив автономного округа, архивы города Губкинский
и Шурышкарского района).
В зданиях с наличием деревянных чердачных конструкций в плановом
режиме регулярно проводится их огнезащитная обработка.
Состояние электросетей в архивах удовлетворительное. В системном
режиме обеспечивается проведение проверок состояния стационарного
оборудования и электропроводки аварийного и рабочего освещения, ис-
пытание и измерение сопротивления изоляции проводов, кабелей и за-
земляющих устройств.
Замеры уровня освещенности проведены в 6 архивах (г.г. Губкинский,
Муравленко, Новый Уренгой, районов Красноселькупский, Надымский,
Шу
рышкарский), из них только в мун
иципальном архиве Красноселькуп-
ского района уровень освещенности соответствует нормам. В 7 архива
х
применяется искусственное освещение, в остальных смешанный тип ос-
вещенности. Все архивы с естественным освещением оборудованы сред-
ствами рассеивания света.
В 9 архивах функционирует естественная вентиляция, в 3 архивах

ис-
кусственная и в 1-м

смешанного типа. Данные по кратности воздухооб-
мена в помещениях архивов по данным мониторинга не замерялись.
В целях контроля за температурно-влажностным режимом в восьми
архивах установлены приборы контроля за температурно-влажностным
режимом во всех архивохранилищах.
Нормативные параметры температуры и влажности воздуха соблюда-
ются только в архиве Красноселькупского района. Основной причиной
несоблюдения температурно-влажностного режима является отсутствие
систем кондиционирования воздуха.
Во всех архивохранилищах архивов проводится систематическая влаж-
ная уборка с обработкой цокольных частей стеллажей, полов, плинтусов,
подоконников водными растворами антисептиков. Не реже одного раза в
год проводится обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств
хранения. Не менее двух раз в год архивные документы и помещения архи-
вохранилищ подвергаются обязательному энтомологическому и миколо-
гическому осмотру.
В архивохранилищах преобладают стационарные металлические стел-
лажи, их доля составляет 62,8%, 31% составляют мобильные стеллажи и
6,2%

стационарные смешанные стеллажи. Нормы по установке стелла-
жей соблюдаются не во всех архивах.
В целях обеспечения сохранности архивных документов от воздействия
светового излучения, колебаний температуры и влажности воздуха, био-
логических вредителей и пыли архивы ежегодно проводят картонирова-
ние документов. В среднем по округу закартонировано 85% архивных до-
кументов.
В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов во
всех архивохранилищах составлены пофондовые и постеллажные топ
огра-
фические указатели.
Особенное внимание архивами уделяется мероприятиям по выдаче ар-
хивных документов из архивохранилища и приема их обратно, в том числе
проведению полистной проверке наличия и состояния архивных докумен-
тов перед выдачей и при их возврате.
На основании данных мониторинга по состоянию на 01.01.2010 можно
констатировать, что самым проблемным на территории автономного ок-
руга остается вопрос размещения архивов. В условиях валового приема
документов по личному составу от ликвидированных организаций, еже-
годного увеличения документов постоянного хранения в организациях

источниках комплектования в результате проводимых реформ обостри-
лась проблема с дополнительными площадями в Государственном архиве
автономного округа, а также в муниципальных архивах города Муравлен-
ко, Шурышкарского и Ямальского районов, где на сегодня загруженность
составляет 100%. В среднем по округу загруженность архивохранилищ
архивов составляет 71%.
Все архивы, за исключением архива муниципального образования Крас-
носелькупский район, размещены в приспособленных зданиях. В основ-
ном это здания администраций муниципальных районов и городских ок-
ругов автономного округа, что выявляет ряд проблем в части выделения
ограниченного количества площади для размещения архивов и, соответ-
Обмен опытом
78
79
ственно, невозможности иметь весь спектр помещений основного назна-
чения.
Итоги мониторинга помогли не только выявить проблемы, обобщить и
систематизировать данные об обеспечении сохранности документов Ар-
хивного фонда Российской Федерации на территории Ямало-Ненецкого
автономного округа, но и определить стратегию развития архивного дела
в автономном округе на среднесрочную перспективу. Данные монито-
ринга явились основанием для включения в Доклад о результатах деятель-
ности
службы такого целевого показателя как доля единиц хранения
ар-
хивных документов, находящихся в нормативных условиях, обеспечиваю-
щих их постоянное хранение, от общего числа документов, хранящихся в
архивах на территории Ямало-Ненецкого автономного округа.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что за после
дние
годы в автономном округе в части обеспечения нормативных условий
хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других
документов сделано немало, но предстоит сделать еще больше
.
А.П. Козлова,
начальник управления автоматизированного государственного учета
и взаимодействия с муниципальными архивами
С
лужбы по делам
архивов Ямало-Ненецкого автономного округа
Обмен опытом
К вопросу об обеспечении нормативных условий

хранения
документов в ГУ ОГАЧО
Во все времена, невзирая на частые изменения социально-экономичес-
кой ситуации в стране и в мире (одно из которых, отмеченное кризисными
явлениями, мы переживаем на настоящем этапе), руководство любого ар-
хивного учреждения обязано уделять свое самое пристальное внимание
обеспечению сохранности документов. Это направление работы включ
ает
в себя множество нормативных условий и режимов, главными из которых
являются охранный, противопожарный, температурно-влажностный и све-
товой. Краткому анализу их нынешнего состояния в ГУ ОГАЧО и будет
посвящено настоящее выступление.
Если театры начинаются с вешалки, то архивы начинаются с поста охра-
ны. До конца прошлого года одно здание ГУ ОГАЧО охранялось вневе-
домственной охраной, а два других частным охранным предприятием. С
этого года наши здания перешли на вооруженную охрану сотрудниками
ФГУП «Охрана» МВД России. Данный переход был вызван многочислен-
ными недостатками в работе частного охранного предприятия, а ввиду
того, что расценки ФГУП «Охрана» существенно ниже, чем во вневедом-
ственной охране, то предпочтение было отдано первой из названных струк-
тур. За первое полугодие 2011 года никаких нареканий на соблюдение ох-
ранного режима в здании ГУ ОГАЧО не поступало, охранники ведут себя
корректно с посетителями и сотрудниками госархива, четко и ответственно
выполняя свои функции.
Все три здания ГУ ОГАЧО оборудованы системами видеонаблюдения, а
также тревожными кнопками вызова полицейских, что существенно об-
легчает ведение контроля за ситуацией в учреждении. Некоторые помеще-
ния оборудованы охранной сигнализацией, но, к сожалению, пока далеко
не все. Согласно предписанию ФГУП «Охрана» в смету следующего года
нами планируется внести стоимость работ по монтажу охранной сигнали-
зации по периметру всех зданий ГУ ОГАЧО (на уровне первого этажа).
Одним из важнейших аспектов в работе по обеспечению сохранности
документов является противопожарная безопасность, которая одновре-
менно обеспечивает защиту жизни и здоровья людей. Среди значительных
достижений в этой области за последнее время следует, прежде всего, на-
звать то, что в начале 2008 года был подписан Акт государственной при-
емки автоматической системы пожаротушения в архивохранилище № 1
(Свердловский пр., 30-а). С этого момента все три здания ГУ ОГАЧО
80
81
полу
чили такого рода защиту. Два из них оборудованы жидкостными мел-
ко-дисперсионными системами – архивохранилище № 1 и № 3 (пр. Лени-
на, 3), а одно – архивохранилище № 2 (ул. Васенко, 45) – порошковой.
Кроме того, все три здания госархива оснащены системами пожарной сиг-
нализации и звуковыми системами оповещения. Еще одним существен-
ным фактором, способствующим усилению пожарной безопасности ГУ
ОГАЧО, является ежедневное дежурство (в рабочее время госархива) во
всех
3-х зданиях сотрудников ОГУ «Противопожарная служба Челябинс
кой
области». Главной целью их деятельности, которая финансируется за счет
областного бюджета, является оперативное обнаружение недостатков в
работе по обеспечению режима пожарной безопасности и контроль за их
устранением. Кроме того, в начале каждого года издается пакет приказов,
регламентирующих деятельность по обеспечению режима пожарной бе-
зопасности и закрепляющих ответственность должностных лиц за тот или
иной участок работы. В ГУ ОГАЧО на постоянной основе действуют по-
жарная дружина и пожарно-техническая комиссия. Их состав и планы ра-
боты утверждаются приказом директора.
Нельзя не упомянуть о таком нашем положительном опыте, как про-
ве
дение ежегодных крупномасштабных учений на базе архивохранилища
№ 1
госархива, проводимых под эгидой Управления государственной про-
тивопожарной службы г. Челябинска. Учебные занятия по эвакуации со-
трудников регулярно проводятся и в других зданиях ГУ ОГАЧО, но без
привлечения пожарных расчетов.
Р
абота по укреплению пожарной безо-
пасности в госархиве ведется в рамках ведомственной целевой програм-
мы «Укрепление пожарной безопасности ГУ ОГАЧО на 2010–2013 годы»,
на реализацию которой запланировано выделение 9178000 руб. из област-
ного бюджета. Кроме этих средств нам выделяются и целевые деньги – на
устранение конкретных замечаний пожарных надзорных органов. Только
в 2011 году на эти цели было дополнительно выделено около 1,5 млн. руб.
Благодаря этим усилиям еще не устраненные замечания исчисляются еди-
ницами, тогда как еще несколько лет назад их насчитывалось несколько
десятков. Хочется надеяться, что практика целевого финансирования со-
хранится и на последующие годы.
Относительно соблюдения нормативных условий температурно-влаж-
ностного режима в зданиях госархива с сожалением следует признать, что
здесь ситуация далека от той, которую бы нам хотелось иметь. Если архи-
вохранилище № 3 обеспечено современной системой данного направле-
ния, выполняющей свои основные функции, хотя и она уже требует до-
вольно значительных ремонтных, а также весьма затратных профилакти-
ческих работ, то система здания архивохранилища № 2 является ровесни-
цей самого здания, введенного в строй в 1971 году.
Т
ребуется ее замена на
новую, современную. Тем не менее, пусть не в том виде, в котором бы
нам хотелось, но принудительная вентиляция осуществляется и в этом зда-
нии, чего не скажешь о нашем главном архивохранилище по Свердловско-
му пр., 30а. С момента ввода здания (1998 г.), как это не прискорбно кон-
статировать, существующая система вентиляции и кондиционирования
воздуха
не работала ни одной минуты. Причиной этого являются значитель-
ные недоработки в ее монтаже и недокомплект оборудования, т. к. здание
принималось в эксплуатацию со многими недоделками в лихие 90-е годы.
Наши многочисленные попытки реанимировать данную систему оканчи-
вались безрезультатно в первую очередь в связи с большой стоимостью
необходимых ремонтных работ и недостающего оборудования. В резуль-
тате в 2007 году нами было принято решение демонтировать все оборудо-
вание, а в освободившемся помещении создать лабораторию страхового
фонда документации. Смета 2008 года
,
утвержденная Министерством фи-
нансов Челябинской области, предусматривала выделение 11 млн. руб. на
монтаж новой системы вентиляции и кондиционирования воздуха, но в
результате разразившегося экономического кризиса все эти деньги были с
госархива сняты. За последние годы многое изменилось, в том числе не-
сколько устарели проекты на данные работы, но наше желание оснастить
архивохранилище № 1 современной вентиляционной системой осталось
неизменным. В этом году начата работа (оплачиваемая за счет внебюд-
жетных средств) по корректировке проектов системы вентиляции и конди-
ционирования воздуха в лаборатории страхового фонда и архивохранили-
щах в здании по Свердловскому пр., 30а., которая должна быть закончена в
конце этого года. При условии достаточного финансирования в следую-
щем г
оду мы намерены довести это архиважное дело до своего логическо
го
завершения. На сегодняшний день (как и все предыдущие годы) это наша
главная задача в данном направлении работы.
Что касается светового режима, то здесь следует сказать, что мы посте-
пенно отказываемся от тонировочных пленок на окнах архивохранилищ,
по причине их постепенного рассыхания и отклеивания, в пользу более
дешевого, но эффективного способа

закрашивания окон краской.
Э
тот
способ
достаточно
эффектив
ен
,
а
при условии высокого качества выполне-
ния работ, выглядит достаточно хорош
о
и внешне.
Среди других заслуживающих внимания работ, направленных на обес-
печение сохранности документов, следует выделить оцифровку архивных
дел,
проводящуюся собственными силами на имеющихся трех дорогостоя-
Обмен опытом
82
83
щих ши
рокоформатных сканерах,
и
с помощью услуг корпорации «Элар».
На сегодняшний день отсканировано около полумиллиона листов. В этом
году на продолжение данных работ (вероятнее всего этим займется фирма
«Элар») из областного бюджета нам выделено 15 млн. руб.
Созданная в 2009 году лаборатория страхового фонда документации
возобновила (впервые с 1990 г.) работу по микрофильмированию особо
ценных дел. За 2010 год было снято около 50000 листов. Общий показатель
смикрофильмированных особо ценных дел составил на конец прошлого
года 87,9%. В этом году планируем довести этот показатель до 100%.
Значительный вклад в обеспечение сохранности документов вносит
реализация целевых ведомственных программ «Организация приема и
хранения документов, отнесенных к государственной собственности Че-
лябинской области» и «Развитие информационных архивных технологий».
Проводящиеся в соответствии с ними мероприятия призваны не только
укреплять материально-техническую базу госархива, но и приближать
решение задачи по изъятию из читальных залов подлинников документов
и в первую очередь особо ценных. Этот комплекс работ включает в себя
сканирование, специальную обработку документов и внедрение новых
технологий в процесс реставрации документов. Качество реставрации в
последние годы значительно улучшилось: стала применяться микалентная
бумага, позволяющая значительно снизить потерю четкости цвета, исполь-
зуется специальный состав клея. Освоены новые виды реставрации доку-
ментов: очистка листов методом промывки, а также восполнение утра-
ченных фрагментов листа методом доливки бумажной массой. При этом
в соответствии с индикативными показателями увеличивается доля слож-
ной реставрации документов.
Работа по дезинфекции архивных документов в госархиве ведется в со-
ответствии с «Программой по борьбе с грибковым поражением докумен-
тов», рассчитанной до 2012 года. Продолжается, уже ставшая традицион-
ной, совместная работа с кафедрой микробиологии Челябинского госу-
дарственного университета по контролю за состоянием документов, по-
раженных грибком. При этом с каждым годом увеличивается количество
дел, прошедших специальную обработку. За время действия данной про-
граммы (с 2006 г.) в ГУ ОГАЧО специальную обработку прошли 1102 дела
(145519 листов). Кроме того, следует отметить, что в госархиве оборудова-
ны два специальных помещения – одно для хранения зараженных дел, вто-
рое – для дел
,
прошедших специальную обработку (в нем они находятся в
течение полугода после дезинфекции).
Несколько слов следует сказать о работе по санитарной уборке архи-
вохранилищ. В силу недостаточности кадровой численности уборщиков
служебных помещений и хранителей фондов, мы вынуждены прибегать к
услугам клининговых компаний. Эти работы оплачиваются из внебюдже
та
и надо отметить, что их стоимость вполне доступна. За качество (которое
в подавляющем большинстве случаев нас устраивает) выполнения данных
работ и санитарное состояние хранилищ отвечает специально созданная
комиссия.
Несмотря на большой объем проделанной за последние годы работы
,
мы осознаем, что далеко не все проблемы в этой области решены. Наши
цели и задачи, как первостепенной важности, так и отдаленного будущего
определены. Качество и сроки их решения в первую очередь зависят от
бюджетного финансирования. В этой связи определяющим должен стать
2012 год. Надеемся, что он окажется для нас благоприятным.
И.И.
Вишев
,
директор Объединенного государственного архива
Челябинской области
Обмен опытом
84
85
О вопросах обеспечения нормативных условий хранения документов
Архивного фонда российской Федерации
В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования,
учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,
организациях РАН» к нормативным режимам хранения документов отно-
сятся: противопожарный, охранный, температурно-влажностный, свето-
вой и санитарно-гигиенический. Создание, соблюдение нормативных ре-
жимов хранения

основное направление в работе архива по обеспече-
нию сохранности документов. Вопрос обеспечения нормативных усло-
вий хранения архивных документов рассматривался на коллегии Управле-
ния по делам архивов Тюменской области в декабре 2010 года. В соответ-
ствии с решением коллегии был провед
е
н анализ состояния хранения до-
кументов в архиве. Результаты обсуждены на заседание дирекции, разра-
ботан план по устранению выявленных недостатков. С коллективом про-
ведено занятие по повышению квалификации по теме «Обеспечение нор-
мативных условий хранения документов АФ РФ».
Противопожарный режим в архиве осуществляется с помощью пожар-
ной сигнализации, автоматической системы пожаротушения, первичных
средств пожаротушения и проведения организационно-технических ме-
роприятий. Обслуживание системы пожаротушения осуществляется спе-
циализированной фирмой «Аспель». В каждом хранилище имеются огне-
тушители. В специальных правилах пожарной безопасности архивов РФ
2009 года указано, что «при защите помещений архивохранилищ следует
использовать хладоновые и углекислотные огнетушители», в архиве име-
ются, как углекислотные, так
и
порошковые огнетушители, т. е. это направ-
ление, по которому нам предстоит ещ
е
работать.
За состоянием имеющихся огнетушителей, сроком их действия, учет
ом
количества осуществляется плановый контроль; с этой целью ведутся спе-
циальные журналы и систематически проводится поверка огнетушителей.
Не менее важная задача в обеспечении противопожарной безопасности
решается при оснащении архивохранилищ оборудованием, на сегодняш-
ний день наши хранилища стопроцентно оборудованы металлическими
стеллажами. Разработана инструкция по пожарной безопасности, в кото-
рой изложены правила противопожарной безопасности и порядок дей-
ствия сотрудников при пожаре. Приказами определен именной состав лиц,
ответственных за противопожарную безопасность во всех помещениях ар-
хива, состав членов добровольных пожарных дружин, программы занятий
по пожарно-техническому минимуму. Изменения и дополнения в эти при-
казы вносятся ежегодно. Регулярно осуществляется инструктаж по прави-
лам пожарной безопасности. Ежегодно проводятся пожарно-технические
учения совместно с ОГПС. Имеется план эвакуации документов и сотруд-
ников, согласованный с органами противопожарной безопасности.
Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспече-
нию
инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания архива
с
редствами охранной сигнализации, опечатыванию помещений, соблюде-
нию пропускного режима, хранению ключей от служебных помещений. В
архиве охранный режим обеспечивается в соответствии с требованиями.
Сторожевая охрана осуществляется круглосуточно, имеется тревожная
к
нопка, в местах скопления народа и по периметру предусмотрена система
видеонаблюдения.
В начале 2011 года обновлена инструкция об охранном режиме. Опре-
делены помещения, подлежащие опечатыванию. Ключи от архивохрани-
лищ и рабочих помещений сдаются на пост охраны и помещаются в опе-
чатываемый шкаф. Имеется полный комплект необходимой документа-
ции и журналов: регистрации движения ключей, регистрации 2-х экземп-
ляров ключей, регистрации оттисков печаток, регистрации образцов под-
писей сотрудников для соблюдения пропускного режима т. д.
Доступ в хранилища осуществляется в соответствии с требованиями. В
госархиве действует пропускной режим. Инструкции по пропускному
режиму, должностные инструкции охранников утверждены директор
о
м.
Определен порядок приема-сдачи помещений под охрану, порядок опеча-
тывания, круг лиц, ответственных за выдачу пропусков. В полном объеме
проблема не решена, т. к. в связи с тем, что здание реконструировано под
архив

нет возможности для установки турникетов или специальных две-
рей для ограничения перемещения по зданию архива.
Поддержание нормативного температурно-влажностного режима одно
из основных условий обеспечения сохранности документов.
Температурно-влажностный режим контролируется во всех хранили-
щах, т.

к. даже сезонные колебания температуры (
+
5
0
) и влажности воздуха
(
+
10%) не допускаются, пытаемся проанализировать причины колебаний,
начали оформлять докладные записки о нарушении нормативных режи-
мов с записью о принятых мерах. Были приобретены увлажнители возду-
ха. Система вентиляции и кондиционирования была предусмотрена при
реконструкции здания, но кондиционирование имелось только в двух хра-
нилищах, где размещались уникальные и особо ценные дела по истори-
Обмен опытом
86
87
ческим и постреволюционным документам. Система вентиляции изна-
чально

была устаревшей модели, поэтому было сложно поддерживать
нормативный режим во всех хранилищах, кроме того, она была в конкрет-
ной зависимости от сезонных колебаний температуры и влажности,
пред
принимаемые сотрудник
ами
действия не всегда имели нужный ре-
зультат.
В 2009 году Управление Росохранкультуры по Уральскому федерально-
му округу проводило проверку соблюдения законодательства в сфере ар-
хивного дела в госархиве, нам было выписано предписание «для обес-
печения нормативных условий хранения документов в архивохранилищах
установить систему кондиционирования воздуха». Управление по делам
архивов Тюменской области обратилось в
П
равительство области с
просьбой о выделени
и
средств для устранения замечаний, указанных в
предписании. В 2011 году финансовые средства были выделены, проведен
конкурс и начаты работы по реконструкции системы вентиляции, конди-
ционирования и воздушного отопления помещений архива, а также мон-
тажу системы автоматизации и диспетчеризации систем ОВ.
Каким будет результат, насколько он будет соответствовать требованиям
сможем говорить позднее, так как работы еще не выполнены в полном
объеме.
К сожалению, мы вынуждены констатировать тот факт, что показания
имеющихся приборов не всегда являются точными, результаты измере-
ний разными приборами могут иметь расхождения. В связи с этим необ-
ходимо проведение их регулярной поверки, а это связано с дополнитель-
ными затратами.
Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспе-
чивается хранением архивных документов в папках, коробках, а также
соблюдением установленного светового режима; это соответствует тре-
бованиям, так как предусмотрено при реконструкции здания. Для искус-
ственного освещения используются лампы накаливания в закрытых пла-
фонах.
В последние годы активно ведется картонирование документов, выпол-
нены значительные объемы по укладке дел в коробки, закартонировано
42% от общего количества. Картонирование в госархиве ведется за счет
специальных средств, выделяемых целенаправленно на этот вид работы в
соответствии с Областной целевой программой. Но ситуация в любой
момент может измениться и мы в последние годы ведем работу с источ-
никами комплектования о сдаче документов в коробках, что позволит
быстрее и эффективнее решить эту задачу. Конкретных результатов пока
нет, но имеется неплохая практика решения данной проблемы в муници-
пальных отделах, думаем и у нас это получится.
Обеспечение санитарно-гигиенического режима предполагает содер-
жание
помещений архива в чистоте и порядке, исключающем возможности
появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.
В государственном архиве для осуществления санитарно-гигиеничес-
ких работ проводятся санитарные дни (в
них
участвуют все сотрудники)
каждый месяц по графику, который утверждается заместителем директо-
р
а
на каждый год, два раза в неделю

по плану

проводится влажная уборка.
В целях предупреждения появления в помещениях грызунов, насеко-
мых, плесени весной и осенью проводят микологические и энтомологи-
ческие осмотры. Результаты осмотров фиксируются в специальных жур-
налах. При обнаружении нарушений принимаются немедленные меры к
их устранению. «Сомнительные» дела ставятся на учет или передаются в
отдел реставрации. По отреставрированным делам систематически осу-
ществляется контроль за состоянием дел, прошедших реставрацию, ре-
зультаты также фиксируются в журнале. На сегодняшний день отрица-
тельных изменений не выявлено.
Анализ условий хранения документов в ГБУ ТО «ГА в г. Тобольске»
показал, что в целом нормативные условия сохранности документов обес-
печиваются. Надеемся, что с установкой системы кондиционирования
улучшится температурно-влажностный режим, когда нормативная темпе-
ратура и влажность буд
у
т регулироваться в автоматическом режиме.
Кроме того, будем продолжать решать проблему картонирования.
Т.Ю. Коклягина,
директор Государственного архива
в г. Тобольске
Обмен опытом
88
89
Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
в Государственном архиве Свердловской области
И
звестно,
что
сохранность архивных документов обеспечивается комп-
лексом мероприятий по созданию и соблюдению нормативных режимов,
организации хранения архивных документов. Данные мероприятия вклю-
чают в себя, прежде всего, строительство, реконструкцию и ремонт зда-
ний архива; создание оптимальных режимов в здании и помещениях архи-
ва; применение специальных средств хранения архивных документов.
Государственный архив Свердловской области на сегодняшний день имеет
семь х
ранилищ, пять из которых располагаются в сп
ециально построенном
для а
рхива здании, а три архивохранилища расположены в
приспособлен-
ных для
хранения помещениях в офисных зданиях в разных ко
нцах города.
Здание для государственного архива было построено в начале 70-х годов
прошлого века. На сегодняшний день это здание не отвечает современным
требованиям хранения архивных документов. К тому же архивохранилища
заполнены на 100%, есть проблема с размещением и созданием рабочих
мест для сотрудников архива. В перспективе планируется строительство
нового здания для госархива в одном из новых микрорайонов нашего горо-
да. Приспособленные архивохранилища были введены в эксплуатацию не-
давно, одно из них в 2010 году, остальные

в начале 2000-х годов.
Ремонт офисных помещений архива проводился в 2006 году. Ремонт в
архивохранилищах не проводился с момента постройки здания.
Для обеспечения сохранности документов проводится работа по со-
блюдению нормативных режимов хранения архивных документов.
Противопожарная безопасность в помещениях архива контролируется
с помощью автоматической системы пожаротушения, а также системой
оповещения людей о пожаре. В апреле 2010 года была проведена объекто-
вая тренировка по эвакуации сотрудников и посетителей архива в случае
возникновения пожара в здании.
Охранный режим архива осуществляется на основании договора меж-
ду
архивом и частным охранным предприятием «Джэб». Пост охраны орга-
низован в помещении у главного входа в архив и оборудован системой ви-
деонаблюдения, пультом охранной и пожарной сигнализации. Кроме того,
в соответствии с Правилами (М., 2007) охранный режим архива обеспечива-
ется опечатыванием помещений, хранением ключей от служебных поме-
щений, соблюдением внутриобъектового и пропускного режимов
.
Температурно-влажностный режим в архивохранилищах поддержива-
ется системой приточной вентиляции воздуха. Вентиляционная установка
устарела, поскольку была введена в действие в 1972 году. В связи с этим
возникают сложности по поддержанию нормативных температурно-влаж-
ностных параметров воздуха в архивохранилищах.
Кроме комплекса мероприятий по соблюдению санитарно-гигиеничес-
кого режима в архивохранилищах, предусмотренных Правилами (М., 2007),
в нашем архиве проводится работа по определению наличия спор плесне-
вых грибов в помещениях. Для этого был заключен договор с биологичес-
ким факультетом Уральского государственного университета. Сотрудник
биофака два раза в месяц проводит замеры воздуха, стен архивохранилищ,
рабочих поверхностей и самих документов на предмет зараженности плес-
невыми грибами. В результате мы имеем представление о качестве дезин-
фекционной обработки архивных документов, рабочих поверхностей, а
также об уровне содержания спор грибов в воздухе в архивохранилищах и
рабочих кабинетах.
Для хранения архивных документов в нашем архиве используются ста-
ционарные

и мобильные стеллажи. Мобильные стеллажи установлены в
новых архивохранилищах, которые размещаются в приспособленных по-
мещениях.
В основном же в здании архива архивохранилища оборудованы
стационарными стеллажами, установленны
ми
еще в 70-х годах прошлого
столетия.
На сегодняшний день лишь 50% архивных документов, находящихся на
хранении в ГАСО, закартонированы. Значительно улучшить данный пока-
затель не позволяет отсутствие в архиве свободных площадей. Также су-
ществует проблема картонирования неформатных дел.
Размещение в соответствии с Правилами (М., 2007) архивных докумен-
тов на различных носителях, имеющих различные нормативные режимы
хранения для носителей, тоже является для нас проблематичным. Так, стра-
ховой фонд на рулонной пленке, документы на кинопленке и фотодоку-
менты хранятся в том же архивохранилище, что и документы на бумажных
носителях.
Обеспечение сохранности архивных документов и создание норматив-
ных условий для их хранения является одной из задач, стоящих перед лю-
бым государственным архивом. Государственный архив Свердловской
области, как сегодня, так и в будущем будет изыскивать возможности для
решения этой задачи.
О.А. Исакова,
заместитель директора – главный хранитель
Государственного архива Свердловской области
Обмен опытом
90
91
Проблемы пожарной безопасности и охранного режима как составляющая
часть обеспечения сохранности документов в ГУ «ГАОПДКО»
Задачи укрепления пожарной безопасности и охранного режима в ар-
хивной деятельности соответствуют стратегическим целям Курганской об-
ласти в сфере сохранения и развития культурного и исторического насле-
дия нашего региона.
В государственном учреждении «Государственный архив обществен-
но-политической документации Курганской области» осознают особую
значимость этих направлений работы и ведут постоянную и целенаправ-
ленную работу по их укреплению.
Архивы относятся к числу наиболее пожароопасных объектов, посколь-
ку в них хранятся тысячи документов на горючих носителях.
В феврале 2009 года наш архив попал в график плановых мероприятий
по надзору за соблюдением обязательных требований пожарной безопас-
ности Отдела ГПН по г. Кургану. Проверка проводилась очень тщательно,
вместе с инспектором присутствовал стажер, поэтому все нарушения, даже
самые незначительные, были отражены в акте проверки. В предписание
вошли 68 пунктов, срок исправления которых был определен октябрем
2009 года и июнем 2010 года. В архиве был составлен и рассмотрен на
дирекции план мероприятий по устранению нарушений, проведена прак-
тическая работа в пределах планового бюджетного финансирования.
В результате был ужесточен контроль за состоянием систем жизнеобес-
печения здания, электроустановок; в помещениях вывешены планы эва-
куации, соответствующие планировке зданий, знаки пожарной безопас-
ности; определены категории пожарной опасности и класс зоны по «Пра-
вилам устройства электроустановок» для архивохранилищ; ведется ежед-
невный контроль за противопожарным состоянием помещений и эвакуа-
ционных выходов; регулярно проводятся вводные, повторные, внеплано-
вые
противопожарные инструктажи со специалистами архива; проводится
обучение
сотрудников по специальной программе пожарной безопаснос
ти,
согласованной с ОГПН по г. Кургану и состоящей из 17 тем; осуществляется
контроль за работоспособностью и исправностью первичных средств по-
жаротушения; проведены испытания системы внутреннего противопожар-
ного водоснабжения; выполнен монтаж освещения (в темное время су-
ток) эвакуационных выходов из здания архива; проведены практические
занятия с применением углекислотных огнетушителей ОУ-2 и приобре-
тенными в 2010 году порошковыми огнетушителями ОП-4; разработан и
утвержден план-график выполнения регламентов обслуживания пожар-
ной сигнализации филиалом ФГУП «Охрана» МВД РФ и пр.
В плановом порядке проводятся практические занятия по проверке по-
жарной сигнализации и учебно-тренировочные занятия по эвакуации до-
кументов и персонала при возникновении чрезвычайной ситуации. Со-
ставлен Список фондов ГУ «ГАОПДКО», подлежащих первоочередной
эвакуации в случае возникновения чрезвычайных ситуаций. Имеется Спи-
сок
материалов, необходимых для эвакуации документов, сами материалы
(мешки, скотч, шпагат и пленка) находятся непосредственно в архивохра-
нилищах.
В архиве имеется Схема проведения упаковочных и погрузочно-разгру-
зочных работ при эвакуации документов в случае возникновения чрезвы-
чайных ситуаций.
По результатам второй проверки в октябре 2009 года количество пунк-
тов предписания уменьшилось до 23-х, срок на их исправление был уста-
новлен до июня 2010 года. Но в связи с тем, что исправление нарушений,
включенных в предписание, требу
е
т значительных денежных средств, на
сегодняшний день был исполнен один пункт полностью и один пункт час-
тично.
Важным моментом, способствующим пожарной безопасности, является
то, что архив полностью оснащен металлическими стеллажами.
Все окна на первом и часть на втором этаж
ах
здания архива обществен-
но-политической документации имеют металлические решетки, некото-
рые из них в соответствии с требованиями противопожарной безопаснос-
ти – распашные, закрытые на замки. Ключи от них хранятся в установлен-
ном месте. Все двери в хранилищах укреплены металлическими листами и
имеют замки повышенной секретности. В конце 2010 года в хранилищах № 1
и № 6 были установлены специализированные металлические противопо-
жарные
двери с пределом огнестойкости не менее 1 часа, предусматрива
ю-
щие предотвращение распространения пожара в примыкающие помеще-
ния. При соответствующем финансировании надеемся установить такие
двери во всех оставшихся хранилищах.
Специалисты архива регулярно повышают уровень знаний по противо-
пожарной безопасности. В 2010 году инструктор пожарной безопасности
архива принимала участие в учебно-методическом сборе Управления ре
а-
билитации территорий и защиты населения Курганской области, директор
архива, его заместитель и инструктор пожарной безопасности прошли
обучение по пожарно-техническому минимуму в ВДПО г. Кургана.
В апреле 2010 года в архиве была разработана и зарегистрирована в
ОГПН по г. Кургану Декларация пожарной безопасности, в которой при
-
Обмен опытом
92
93
веден
подробный анализ соответствия здания архива требованиям пожар-
ной безопасности, а в качестве приложения приведен Перечень необходи-
мых мероприятий из 7 пунктов для полного соответствия здания требова-
ниям нормативных документов.
Причиной неполного устранения предписания является ограниченность
финансовых ассигнований. При формировании бюджета нашего архива
ежегодно предусматриваются определенные финансовые средства на ук-
репление пожарной безопасности. Однако в рамках действующего меха-
низма текущего бюджетного финансирования решить данную проблему в
предписанные сроки не представляется возможным.
В 2010 году на заседании НМС архивных органов и учреждений в г. Хан-
ты-Мансийске
в выступлении А.Н. Артизова было отмечено, что в практи-
ческой архивной работе, как правило, достаточно регулярного контроля за
исправностью состояния систем жизнеобеспечения здания и соблюдения
архивистами правил пожарной безопасности. Прозвучала также его реко-
мендация судиться с пожаронадзорными органами. Но на практике лю-
бой суд рассматривает дело на соответствие его закону, а в законе пропи-
саны нормы, которые, учитывая величину материальных вложений для их
исполнения, практически невозможно выполнить в течение даже 1-2 лет.
В связи с этим весьма значимым моментом является разработка в
2011 году
ведомственной целевой программы Комитета по управлению
архивами Курганской области «Укрепление пожарной безопасности госу-
дарственных архивов Курганской области на 2012

2016 годы». Данная
Про
грамма будет финансироваться за счет областного бюджета в размере
19 млн
. руб. Целевыми индикаторами программы являются доля зданий
государственных архивов Курганской области, защищенных современны-
ми системами пожарной сигнализации, системами оповещения и управ-
ления
эвакуации людей при пожаре, необходимым комплектом первичных
средств пожаротушения, соответствующих требованиям нормативных пра-
вовых актов в области пожарной безопасности
,
и доля зданий, прошедших
лабораторную
проверку замеров состояния электропроводки и заземле-
ния. К 2016 году значения всех индикаторов должно быть 100%. 14 июня
2011 г
ода данная Программа была принята на заседании Правительства
Курганской области
.
Вопросы соблюдения охранного режима также являются важными и
актуальными. В архиве имеется утвержденная директором Инструкция об
охранном режиме ГУ «ГАОПДКО» с пятью приложениями (Перечень
п
омещений и сейфов, подлежащих опечатыванию, с указанием должнос
т-
ных лиц, осуществляющих опечатывание и сдачу их под охрану, Перечень
кабинетов, оснащенных средствами охранной сигнализации и пр.)
.
Ежедневно заведующим архивохранилищем производится опечатыва-
ние архивохранилищ, запасных выходов, рабочих помещений и сейфов.
При входе в служебные помещения архива на второй этаж установлен
кодовый замок, исключающий доступ посторонних в архивохранилища и
рабочие комнаты.
В архиве имеется круглосуточная сторожевая охрана. На вахте установ-
лен прямой телефон для связи с дежурным УВД города. У сторожа ведется
журнал учета посещений архива гражданами, в который вносятся сведе-
ния по всем обращающимся в архив пользователям.
В здании государственного учреждения «Государственный архив об-
щественно-политической документации Курганской области» установле-
ны пожарная и охранная сигнализации, в которых используются датчики
объемного извещения, реагирующие на изменения потока теплового из-
лучения, возникающего при пересечении человеком чувствительных зон,
пульты сигнализации выведены на пост охраны.
По-прежнему важной проблемой является организация в архиве охраны
силами специалистов органов внутренних дел. В апреле 2011 года в соот-
ветствии с Предписанием Росохранкультуры по УрФО было написано пись-
мо о необходимости выделения финансовых средств для круглосуточной
вневедомственной охраны в сумме 1067406 руб. или при полицейской ох-
ране здания с 8-00 до 17-00 и сдаче на пульт централизованного наблюде-
ния с 17-00 до 8-00 359885 руб. ежегодно. Проблема находится в стадии
рассмотрения, т.

к. решение данного вопроса требует значительного уве-
личения финансирования.
Вопросы технической укрепленности здания, повышения пожарной
безопасности, усиления охранного режима доступа в здание в целом, и в
архивохранилища в частности, неоднократно выносились на заседания
д
ирекции архива и коллегии Комитета по управлению архивами Курганской
области.
Будем надеяться, что финансирование программ противопожарной
безопасности и мероприятий по соблюдению охранного режима будет
достойным, данные проблемы буд
у
т решаться более динамично. Все же,
что зависит от архивистов, будет выполняться своевременно на должном
уровне.
А.В.

Висящева,
заместитель директора Государственного архива
социально-политической истории
Тюменской области
Обмен опытом
94
95
Обмен опытом
О мероприятиях по обеспечению нормативных условий хранения
архивных документов в ГБУТО ГАСПИТО
Государственное бюджетное учреждение Тюменской области «Государ-
ственный архив социально-политической истории Тюменской области»
(далее – госархив) сосредоточил в своих хранилищах фонды областных,
окружных, городских, районных комитетов и первичных организаций
КПСС и ВЛКСМ, которые действовали на территории области в период с
1919 года по 1991 год, документы по личному составу ликвидированных
федеральных и областных структур, организаций и предприятий различ-
ных направлений народнохозяйственной деятельности.
В госархиве на 01.01.2011 находятся на хранении порядка 550 тысяч еди-
ниц хранения документов на бумажной основе, из них около половины –
документы по личному составу, 37 фондов документов личного проис-
хождения от 259 лиц, свыше 3 тысяч фотодокументов, 124 единицы хране-
ния аудиовизуальных документов.
Госархив располагается в типовом здании (ул. Хохрякова, д. 59), постро-
енном в 1976 году, и занимает часть помещений в административном зда-
нии по ул. Червишевский тракт, д. 64а.
Общая площадь здания и помещений архива порядка 2,5 тыс. кв. м.,
площадь архивохранилищ около 2 тыс. кв. м; протяженность архивных по-
лок 7469,16 п. м; количество архивных полок 7902. Степень загруженности
архивохранилищ по данным паспорта архива составляет 73%.
В госархиве 7 архивохранилищ, 22 рабочих помещения, в том числе:
1 читальный
зал, 1 реставрационный кабинет, 1 кабинет для копирования
архивных документов.
Задача обеспечения сохранности архивных документов реализуется пу-
тем перспективного планирования и выполнения комплекса мероприятий
по созданию нормативных условий, соблюдения нормативных режимов и
надлежащей организации хранения, исключающих хищение и утрату до-
кументов и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом
состоянии.
В 2006 году был разработан перспективный план на 2006

2009 гг. по
усилению безопасности. Все мероприятия
,
предусмотренные данным пла-
ном
,
успешно реализованы: проведен капитальный ремонт и реконструк-
ция кровли, ремонт рабочих помещений и архивохранилищ, заменены
ото
пительная система, оконные блоки, электропроводка, электрощиты. В
на
стоящее время госархив осуществляет мероприятия по усилению безо-
пасности согласно принятому перспективному плану на 2010

2012 годы.
Согласно план
у
ежегодно проводится освидетельствование лифтового
хозяйства, приборов учета потребления энергии, проводится замер со-
противления изоляции электропроводки, по срокам – поверка и аттеста-
ция приборов учета, своевременное обучение и аттестация работников,
ответственных за техническое состояние и эксплуатацию средств и систем
жизнеобеспечения
,
в соответствующих учебных центрах. Аварийных си-
туаций по причине неудовлетворительного состояния зданий и коммуни-
каций не было.
В текущем году госархивом разработана и утверждена Програм
ма
«Энергосбережение и повышение энергетической эффективности ГБУТО
ГАСПИТО на 2011–2020 гг.», в которую включены работы по текущему и
капитальному ремонту здания и помещений, конструкций, систем жизне-
обеспечения и приборов учета потребления энергии, замене системы вен-
тиляции и монтажу системы видеонаблюдения внутри здания и помещений.
На сегодняшний день условия обеспечения сохранности документов в
архивохранилищах соответствуют предъявленным нормативным требова-
ниям, установленным «Правилами организации хранения, комплектова-
ния, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в государственных и муници-
пальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской акаде-
мии наук», утвержденными приказом Министерства культуры и массо-
вых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19
(зарегистрирован
о
Минюстом России. Регистрационный № 9059 от 6 мар-
та 2007 г.).
В целях обеспечения сохранности документов здание госархива на Хох-
рякова, 59 и помещения госархива оснащены охранной и тревожной сиг-
нализацией с выводом на пульты охраны РОВД г. Тюмени, круглосуточно
охраняются стрелками ВОХР ФГУП «Охрана МВД» (здание Хохрякова, 59),
ЧОП (помещения архивохранилища № 7)
.
В административном здании
госархива установлена система контроля доступа, видеонаблюдение по
периметру здания, подъезд к зданию огражден автоматическими шлагба
у-
мами.
Со службами охранных предприятий согласованы инструкции по про-
пускному режиму, о порядке действий при ЧС, порядок применения ору-
жия, порядок действий при несанкционированном проникновении. Служ-
бы охраны снабжены необходимыми нормативными документами, вклю-
чая списочный состав работников, схемы оповещения.
Два
раза в год ко-
миссией, включающей работников ФГУП «Охрана МВД», Центрального
и Калининского РОВД г. Тюмени и администрацию архива, проводятся
проверки антитеррористической защищенности здания с составлением
актов.
96
97
Обмен опытом
Приказами установлен пропускной и внутриобъектовый режимы, оп-
ределен порядок опечатывания и сдачи под охрану помещений архива,
разработаны соответствующие инструкции (списочный состав приложе-
ний к инструкциям обновляется 2 раза в год, в связи с текучестью кадров),
на ответственное хранение переданы архивохранилища.
По предупреждению ЧС разработаны и утверждены приказами инст-
рукции по предупреждению ЧС, ликвидации ЧС, действиям при ЧС. При-
казом утверждены положения об эвакуационной комиссии, об охране до-
кументов при эвакуации, транспортировке и размещению эвакуируемых
документов, определен списочный состав ответственных лиц, схема опо-
вещения. Изменения и дополнения в списочный состав, схему оповеще-
ния в связи с текучестью кадров вносятся с периодичностью 2 раза в год.
Ежегодно в связи с выявлением ОЦД, новыми поступлениями, переме-
щением фондов и учетной документации, утверждаются списки фондов
(описей, ед. хр., учетной документации), подлежащих эвакуации в случае
возникновения ЧС. Тара для эвакуации размещена по месту хранения эва-
куируемых документов и материальных ценностей.
По противопожарной безопасности разработаны и утверждены прика-
зами: инструкция по противопожарной безопасности, определен порядок
действий при пожаре. При приеме на работу и 2 раза в год проводится
техучеба по ознакомлению с нормативными документами, практические
занятия по использованию средств пожаротушения с привлечением спе-
циалистов.
В апреле 2010 года в ходе проверки Росохранкультуры было указано на
отсутствии в госархиве автоматической системы пожаротушения. На ос-
новании акта проверки Правительством Тюменской области были выделе-
ны финансовые средства в размере 12 млн. рублей на реализацию проекта
автоматической установки пожаротушения тонкораспыленной водой
спринклерного типа. В настоящее время система введена в эксплуатацию.
Помещения архивохранилища документов по личному составу оснащены
пожарной сигнализацией.
Имеются планы эвакуации при пожаре, расчет времени эвакуации с
рабочего места каждого работника. Все нормативные документы согла-
сованы с органами государственного пожарного надзора. Средства пожа-
ротушения и табличные указатели размещены в соответствии с планом,
своевременно, с заполнением журналов, проводится их поверка и заправ-
ка, заполняются паспорта.
В этом году заканчивается установка во всех архивохранилищах проти-
вопожарных дверей. Ежегодно проводится огнезащитная обработка дере-
вянных конструкций кровли, соскобы с деревянных конструкций проходят
экспертизу на предмет соответствия состава нормативным требованиям.
В целях контроля за температурно-влажностным режимом

в каждом
архивохранилище установлены приборы контроля – гигрометры (психро-
метрический гигрометр ВИТ-1). Нормативные параметры температуры и
влажности воздуха соблюдаются в архивохранилищах административного
здания
,
т. к. типовое здание имеет компрессорную с системой кондицио-
нирования воздуха. В помещениях архивохранилища документов по лич-
ному составу с нерегулируемым климатом режим поддерживают путем
проветривания, применения различных средств для увлажнения и осуше-
ния воздуха.
Один раз в неделю осуществляется контроль за температурно-влажнос
т-
ным режимом в архивохранилищах. Показания контрольно-измеритель-
ных приборов фиксируются в журналах соответствующего образца.
С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов документы выбо-
рочно 2 раза в год подвергаются обязательному энтомологическому и
микологическому осмотру.
Санитарные дни в архивохранилищах проводятся 1 раз в месяц.
Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Для искус-
ственного освещения в архивохранилищах применяются лампы накалива-
ния в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.
В целях обеспечения сохранности архивных документов от воздействия
светового излучения, колебаний температуры и влажности воздуха, био-
логических вредителей и пыли проводится картонирование документов в
соответствии с ВЦЦ «Основные направления развития архивного дела в
Тюменской области». В 2008, 2010 годах было приобретено 6 тыс. коро-
бов, в том числе нестандартные короба для фотоальбомов, аудиовизуаль-
ных документов. К концу 2011 года картонирование достигнет показателя
в 100% (кроме дел по личному составу
,
поступивши
х
от ликвидированных
предприятий).
Постоянный контроль за режимом и условиями хранения дополняется
комплексом мероприятий по контролю и улучшению физического состо
я-
ния документов. В плановом порядке осуществляются реставрационные
работы, мелкий ремонт, подшивка документов, замена обложек дел, вос-
станавливаются затухающие тексты, выявляются и описываются особо
ценные документы, отражающие важнейшие вопросы, факты, события в
истории Тюменской области
,
для перевода на обособленный режим хра-
нения. Страховой фонд на особо ценные документы передан в Центр хра-
нения страхового фонда.
98
99
Обмен опытом
Проблемным для госархива в настоящее время остается:

отсутствие отдельных помещений для приема и временного хранения,
акклиматизации документов по личному составу и нерегулируемый тем-
пературно-влажностный режим в архивохранилище
,
расположенном в
приспособленном помещении (Червишевский тракт, 64а).
Указанные проблемы могут быть решены за счет выделения и техни-
ческого оснащения площадей для размещения архивохранилища докумен-
тов по личному составу.
М.А. Созонова,
начальник ООС и УД

Государственного архива
социально-политической истории
Тюменской области

О состоянии, проблемах создания и совершенствования
справочно-поисковых средств (НСА) к архивным документам
в Ямало-Ненецком автономном округе
Необходимым условием успешного развития научно-информационной
деятельности архивных учреждений является качественная система науч-
но-
справочного аппарата. Совершенствование системы НСА, направленное
на
обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией
,
входит в число приоритетных задач, которые ставит перед архивными уч-
реждениями автономного округа Служба по делам архивов ЯНАО.
На 1 января 2011 года на хранении в Государственном архиве и архи
вных
учреждениях Ямало-Ненецкого автономного округа находится более 1,5 тыс.
фондов, из них более тысячи фондов, содержащих управленческую до-
кум
ентацию, 121 фонд документов личного происхождения, 339 – по лич-
ному
составу. Общее количество дел составляет 259 тыс. единиц хранения.
Коллекция фотодокументов насчитывает около 11

тыс. цветных и черно-
белых позитивов.
Фонды архивных учреждений автономного округа содержат документы,
по которым можно проследить исторические преобразования на Ямале в
ХХ в
.


начале ХХI в
.
, изменения в административном, экономическом,
культурном и социальном положении автономного округа, располагают
информацией о становлении и деятельности советской власти на Обском
Севере, отражают историю развития районов, городов, пос
е
лков, исто-
рию развития агропромышленного комплекса на Ямале и геологического
изучения региона.
В составе фондов Государственного архива ЯНАО содержатся докумен-
ты, отнесенные к особо ценным, такие как: итоги первой переписи на Се-
вере 1926 года, отчет экспедиции В.П. Евладова 1928

1929 гг., протоколы
заседаний Оргбюро Ямальского округа, списки граждан села Обдорск,
протоколы общих собраний граждан с. Хэ. Много интересной информа-
ции содержит фонд «Управление строительства № 501», документы кото-
рого легли в основу выставки «Дорога на Ямал – дорога в будущее»
.
Обеспечить быстрый и эффективный поиск архивных документов и
ар-
хивной и
нформации по интересующим темам призвана имеющая
ся в Го-
сударственном архиве и в архивных учреждениях Ямало-Ненецкого автоном-
ного округа система НСА, основными элементами которой являются: описи
дел, каталоги, картотеки, базы данных, краткие справочники по фон
дам.
100
101
Обмен опытом
Общ
еизвестно, что основным базовым элементом системы НСА явля-
ется опись. От качественного составления описи зависит успех дальней-
шей работы по созданию полноценной системы научно-справочного ап-
парата.
В 1997 году в Государственном архиве автономного округа был прове-
ден анализ справочного аппарата к описям фондов, который выявил не-
удовлетворительное состояние целого рада описей, в том числе прошед-
ших переработку в 70–80-е годы. Многие описи представляли собой пере-
чень «глухих» заголовков, не отражающих реальное содержание докумен-
тов, полностью отсутствовали такие элементы справочного аппарата опи-
сей как предисловие и исторические справки.
По результатам проведенного анализа был составлен «Перспективный
план работы с научно-справочным аппаратом в окргосархиве на 1998

2000 годы». В качестве первоочередных и неотложных мер предусматри-
валось
провести плановые работы по усовершенствованию и переработ
ке
наиболее информативных и востребованных пользователями фондов пер-
вой к
атегории, приступить к подготовке предисловий к описям де
л и ис-
торических справок, начать работу по восстановлению экземплярности
описей, не требующих редактирования заголовков, путем их ксерокопи-
рования.
В 2002 году аналогичные анализы НСА были проведены во всех архи
вных
учреждениях автономного округа. На 1 января 2003 года количество опи-
сей составило 1273, из них в полном комплекте – 1018 (79%), требующих
переработки

303 (24%), составления предисловия – 423 (33%), составле-
ния (пересоставления) титульного листа – 351 (28%).
За период с 2003 по 2011 год количество описей в архивных учреждения
автономного округа увеличилось почти в 2 раза и составило 2221 опись,
из них в полном комплекте 2086 (94%).
В настоящее время, учитывая большое внимание пользователей ко всем
архивным документам, независимо от категории фонда, встал вопрос о
создании справочного аппарата к описям фондов, содержащих многосто-
роннюю информацию. Работа с архивными описями заключается, как
правило, в проведении их переработки или усовершенствования. Причем
весь комплекс работ (редактирование заголовков дел, составление недо-
стающих и необходимых элементов справочного аппарата, в том числе
предисловий, указателей, списков сокращенных слов) проводится с ис-
пользованием персональных электронно-вычислительных машин, что по-
зволяет иметь электронные версии описей. Все переработанные и усовер-
шенствованные описи рассматриваются и утверждаются экспертно-про-
верочной комиссией Службы по делам архивов ЯНАО.
По состоянию на 1 января 2011 года за период с 2003 по 2010 годы архивны-
ми
учреждениями автономного округа было переработано 12670 ед. хр.
в
64 фондах.
Это не так много как хотелось бы. Но необходимо отметить, что
в п
оследние годы в связи с изменениями в законодательстве и реализаци
ей
законов, связанных с процессом приватизации, пенсионной реформой,
про
в
едением земельной реформы, произошло резкое увеличение количе-
ства поступающих в архивы запросов. На их исполнение уходит значитель-
ный объем
рабочего времени, а явно недостаточное количество штатных
еди
ниц в архивных отделах ограничивает возможность сотрудников в пол-
ную меру заниматься совершенствованием НСА.
В настоящее время все документы, хранящиеся в архивах автономного
округа, описаны и учтены. Проводится описание только документов лич-
ного происхождения текущих поступлений.
Особым направлением в совершенствовании НСА по-прежнему оста-
ется повышение качества описей на дела, поступающ
и
е на государствен-
ное хранение из ведомственных архивов.
На 1 января 2011 года в сводном списке организаций

источников
комп
л
ектования архивных учреждений Ямало-Ненецкого автоно
много ок-
руга –
624 организации. Из них органов государственной власти автоном-
ного округа и местного самоуправления – 301, федеральных территори-
альных органов государственной власти

87, государственных и муници-
пальных учреждений – 183, негосударственных учреждений – 53. В целях
создания справочного аппарата к описям на стадии ведомственного хра-
нения
на рассмотрение ЭПК службы по делам архивов ЯНАО принимают
ся
описи только при наличии исторической справки или дополнения к ней,
титульного листа и сведений о переименовании организации, особенно
если опись предоставляется впервые. Но, так как архивы в организациях –
источниках комплектования, к сожалению, создаются не как самостоятель-
ные структурные подразделения, а в основном в составе службы доку-
ментационного обеспечения
,
и происходит частая смена ответственных
лиц за ведение архива, справочный аппарат к описям дел составляется не
на должном уровне. Специалистами архивов ежегодно оказывается мето-
дическая и практическая помощь организациям в подготовке описей. Но
бывает и так, что приходится самостоятельно дополнять, пересоставлять
представленные исторические справки.
Несомненно
, работа по повышению информационного уровня описей
продолжает оставаться основным направлением развития традиционного
НСА архивов.
Другим основным элементом научно-справочного аппарата
,
наряду с
описями дел
,
являются систематический каталог, фотокаталог и кар
тотеки.
102
103
Обмен опытом
П
ополнение систематического каталога проводилось как в ходе темати-
ческой разработки фондов (преимущественно фондов окрисполкома, ис-
полкомов городских, районных Советов депутатов трудящихся, учрежде-
ний народного хозяйства, народного образования, здравоохранения и др.),
так и в процессе других видов работ, связанных с выявлением и описанием
документов. Количество карточек определялось необходимостью отразить
в каталоге наиболее важные вопросы, содержащиеся в документе. За ос-
нову при описании брались ключевые слова заголовка документа, учиты-
вались варианты поиска в случае поступления запроса. Систематический
каталог
архивных учреждений автономного округа насчитывает 62974 кар-
точки, закаталогизированно 10396 ед. хр. в 134 фондах. Но, несмотря на то,
что по сравнению с 2004 годом количество карточек увеличилось в 2,5 раза,
хочется отметить малую эффективность систематического каталога. Мно-
гие архивные учреждения автономного округа не проводят работу по его
пополнению. При изучении состава, состояния и использования НСА в
Государственном архиве автономного округа было отмечено, что обра-
щаются к систематическому каталогу в основном сотрудники архива, по-
исковые данные на фонды, прошедшие усовершенствование уже после
каталогизации, не соответствуют действительности. Низкая результатив-
ность систематического каталога как информационной системы, его не-
достаточное использование не соответствует тому большому объему тру-
довых затрат, которые необходимы в настоящее время для проведения его
усовершенствования и пополнения.
Всеми архивными учреждениями автономного округа ведется и еже-
годно пополняется каталог фотодокументов. На 1 января 2011 года в фото-
каталог включено 12728 карточек, что в 3 раза больше, чем в 2004 году. В
Государственном архиве созданы сканобразы всех цветных и черно-белых
позитивов, принятых на хранение.
Состав тематических картотек в архивных учреждениях автономного
округа достаточно разнообразный: по административно-территориально-
му делению, по образованию и реорганизации учреждений и организа-
ций, о вводе в эксплуатацию зданий и сооружений, по награждению граж-
дан орденами и медалями, присвоению им почетных званий. Наметилась
тенденция создания, наряду с традиционными картотеками, картотек в
электронном виде.
Справочно-информационные издания – важная часть научно-справоч-
ного аппарата, дающ
ая
представление о составе и содержании докумен-
тальных фондов архивных учреждений автономного округа.
В 1981 году архивным отделом Тюменского облисполкома был подго-
товлен и издан «Краткий справочник по архивным фондам государствен-
ных архивов Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных окру-
гов Тюменской области». Интенсивность использования документов при
изучении истории автономного округа, поступление большого объема
документов послужило поводом к проведению переработки и дополне-
ния данного издания. В 2005 году был издан «Краткий справочник по фон-
дам Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа»,
который послужил своеобразным толчком для создания кратких спра-
воч
ников по фондам муниципальных архивов. На сегодняшний день издано
7 кратких с
правочников по фондам архивных отделов муниципальных
образований и один путеводитель по фондам отдела по делам архивов
администрации города Муравленко. Планируют переиздать справочники
в
2011–2012 годах архивные учреждения г. Лабытнанги, г. Надыма и Надым-
ского района, Шурышкарского района и впервые издать краткие справоч-
ники архивные отделы Красноселькупского, Приуральского, Тазовского,
Ямальского районов и города Салехарда.
Следует отметить, что самой большой проблемой в подготовке спра-
вочно-информационных изданий на сегодняшний день являются истори-
ческие справки, их низкое качество или даже отсутствие препятствуют со-
зданию полноценных путеводителей и справочников.
Перечнем мероприятий ведомственной целевой программы «Докумен-
тальное
наследие ЯНАО (2011–2013 годы)», утвержденной постановлени
ем
Правительства ЯНАО 01.11.2010 № 351-П, уже в этом году предусмотрена
подготовка к изданию кратких справочников, справочников, путеводите-
лей, сборников архивных документов
,
в том числе переиздания краткого
справочника по фондам Государственного архива автономного округа.
Задача трудная, так как в течение короткого времени необходимо будет
решить проблемы подготовки качественных исторических справок и ан-
нотаций к фондам.
Кроме кратких справочников по фондам архивными учреждениями ав-
тономного
округа были изданы: «Путеводитель по фондам личного проис-
хождения» (отдел по делам архивов г. Ноябрьска), «Краткий справочник по
фондам
документов по личному составу» (архивное учреждение г. На-
дыма и
Надымского района). По документам Государственного архива
ЯНАО подготовлены справочники «Улицы города Салехарда», «Школы го-
рода Салехарда», «Архивы Ямала», по документам архивного отдела г. Са-
лехард
а – справочник «Исполнительная власть г. Салехарда. История в
лицах».
104
105
Обмен опытом
За последние годы резко увеличился прием документов от ликвидиро-
ванных
организаций и предприятий. Для слаженной и оперативной рабо
ты
архивных учреждений Ямало-Ненецкого автономного округа по исполне-
нию социально-правовых запросов граждан возникла необходимость со-
здания справочника ликвидированных организаций. Справочник ведется
в электронном виде и ежегодно дополняется. В основу систематизации
справочника положен отраслевой принцип, внутри отраслей ликвидиро-
ванные предприятия расположены по алфавиту. В справочник входят дан-
ные о ликвидированных организациях от 13 муниципальных архивов авто-
номного округа по состоянию на 1 января 2010 года.
В рамках ведомственной целевой программы «Документальное насле-
дие ЯНАО (2011

2013 годы)» для учета местонахождения документов лик-
видированных организаций, находящихся в архивных учреждениях авто-
номного округа
,
и их быстрого поиска, в том числе и через Интернет,
предусмотрено создание информационно-поисковой системы «Справоч-
ник ликвидированных
организаций (предприятий) на территории Ямало-
Ненецкого автономного округа», которую предполагается разместить на
сайте
С
лужбы по делам архивов ЯНАО.
Важнейшим условием реализации принципа публичности архивов яв-
ляется обеспечение доступности научно-справочного аппарата для всех
категорий пользователей архивной информации.
Перспективы развития и совершенствования НСА связаны с активным
и разнообразным использованием автоматизированных архивных техно-
логий. Их последовательное применение позволяет улучшить состояние
НСА, сделать его более гибким, точным и удобным в использовании, а
также многократно увеличить скорость поиска нужной информации. Орга-
ничной частью системы НСА стали компьютерные базы данных.
Следует отметить, что использование архивных технологий требуют ка-
чественного программного обеспечения и это еще одна из проблем раз-
вития НСА в данном направлении: необходимо либо разрабатывать соб-
ственные тематические базы данных, либо покупать разработки других
архивов.
В Государственном архиве ЯНАО проведена работа по внесению ин-
формации в базу данных «Картотека решений Ямало-Ненецкого окрис-
полкома» и «Картотека решений Салехардского горисполкома». Разработ-
чик
баз данных –
У
правление по делам архивов администрации Тюм
енской
области.
На сегодняшний день в БД «Картотека решений Ямало-Ненецкого
окрисполкома» внесено 272 ед. хр., 5497 карточек (3 Мб) за 1931–1993 годы,
БД «Картотека Салехардского горисполкома» внесено 211 ед. хр., 5481 кар-
точк
а
(3,1 Мб) за 1938

1993 годы. С помощью этих баз данных ежегодно
готовится «Календарь памятных дат Ямало-Ненецкого автономного окру-
га», выявляется материал для подготовки предисловий к описям дел, ис-
полняются тематические запросы.
В муниципальных архивах внесение информации в БД проводилось пре-
имущественно по фондам местных Советов (районных, городских) и их ис-
полнительных комитетов, а также администраций. Если в 2001 году объем
внесенной информации по муниципальным архивам составил 2,24 Мб, то
на 1 января 2011 года он увеличился в 13 раз

28 Мб.
С 2000 года в архивных учреждениях автономного округа началась ра-
бота по внедрению в практику программного комплекса «Архивный фонд»,
который можно рассматривать как основу формирования автоматизиро-
ванного научно-справочного аппарата. Сотрудниками архивов заполне-
ны основные поля разделов «Фонд», «Опись» для всех фондов. Поля «Ис-
торическая справка»
,
«Аннотация», раздел «Переименования фонда» на
первом этапе не заполнялись, так как в процессе ввода информации были
выявлены некоторые недостатки в учетных документах: отсутствие запи-
сей о переименованиях организаций, несвоевременное внесение измене-
ний
и дополнений в имеющиеся исторические справки. В настоящее вре
мя
ведется работа по внесению в программный комплекс полных историчес-
ких справок, аннотаций и
,
кроме этого, регулярно вносятся все измене-
ния, произошедшие в составе и структуре фондов. По итогам года с годо-
вым
отчетом все архивные учреждения автономного округа представл
яют
в
Службу по делам архивов информацию о проделанной работе. Объем вне-
сенной
информации в программный комплекс «Архивный фонд»
на 1 янва-
ря
2
011 года составил 70,1 Мб.
Подводя итог сказанному, следует отметить, что создание научно-спра-
вочного аппарата это важный, трудоемкий и кропотливый процесс, а со-
четание качественного традиционного и автоматизированного НСА – за-
лог успешного функционирования системы НСА архива в целом.
В
результате значительного объема работ, проделанного архивными уч-
реждениями автономного округа по созданию и совершенствованию сис-
темы научно-справочного аппарата, качество описания архивных докумен-
тов, уровень разработки фондов значительно улучшились, хотя и нуждают-
ся в постоянном совершенствовании. Таким образом, основными задача-
ми
развития и совершенствования научно-справочного аппарата для
ар-
хивных учреждений Ямало-Ненецкого автономного округа следует считать:
1. Продолжение работы по повышению информационного уровня опи-
сей, как в традиционном, так и в автоматизированном вариантах: повышение
106
107
Обмен опытом
качества описательных статей, составление и улучшение справочного ап-
парата к описям, в частности составление предисловий к описям;
2.

Создание полного комплекта описей;
3. Создание новых и планомерное пополнение уже имеющихся баз
данных;
4.

Подготовку к изданию кратких справочников по фондам во всех архи-
вах автономного округа, справочника ликвидированных организаций
ЯНАО;
5. Внедрение автоматизированных технологий при создании отдель-
ных видов справочников. Использование возможностей Интернет для ши-
рокого ознакомления пользователей с научно-справочным аппаратом ар-
хивов.
Е.В. Грачева,
начальник архивного управления
(Государственного архива ЯНАО)
С
лужбы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
Состояние и перспективы развития научно-справочного аппарата
к документам Архивного фонда Московской области
Архивный фонд Московской области является составной частью
Ар-
хивного
фонда Российской Федерации, относится к информацио
нным ре
-
сурсам Московской области и насчитывает свыше 17 тыс. фондов и более
4 млн. дел.
В структуру архивной службы Московской области входят: Главное архи-
вное управление Московской области, два государственных учреждения
Московской области (Центральный государственный архив Московской
области, Московский областной архивный центр) и их филиалы в городах
Москва и Орехово-Зуево, 3 архивных управления, 66 архивных отделов ад-
министраций муниципальных образований Московской области, 2 муни-
ципальных архивных учреждения. На осуществление работ и услуг в сфере
архивного дела аккредитовано 5 негосударственных организаций
.
В последние годы на развитие научно-справочного аппарата в Москов-
ской области решающее влияние оказывает фактор возрастающего коли-
чества поступающих запросов от граждан и организаций. По числу ис
пол-
ненных социально-правовых запросов Московская область уверен
но зани-
мает одно из ведущих мест в Российской Федерации. В год их исполняется
около 300 тыс.
Исполнение такого количества обращений к документам невозможно
без полноценной системы научно-справочного аппарата.
В развитии НСА к документам Архивного фонда Московской области
можно выделить два главных направления:

повышение качества подготовки традиционных архивных справочни-
ков (описи дел, путеводители по фондам, указатели, каталоги, электрон-
ные описи);

создание и расширение сферы применения автоматизированных ар-
хивных технологий (поисковых баз данных и архивных справочников в элек-
тронном виде).
Сотрудниками архивных учреждений Московской области проводится
работа по усовершенствованию и переработке описей фондов.
Усовершенствование и переработка в государственных архивах прово-
дится преимущественно по фондам, переведенным на открытое хране-
ние.
В муниципальных архивах совершенствуются в первую очередь опи
си
фондов местных органов власти и самоуправления, а также отдельных от-
раслевых учреждений.
108
109
Обмен опытом
Систематический и тематические каталоги ведутся в Центральном го-
сударственном архиве Московской области и ряде муниципальных архи-
в
ов
области, таких как Бронницкий, Воскресенский, Долгопрудненский,
Солнечногорский и др.
Тематические каталоги в ЦГАМО представлены именным каталогом,
именной картотекой к фонду Московского губернского отдела ЗАГС, кар-
тотекой по истории административно-территориального деления Москов-
ской области, личного состава истребительных батальонов УНКВД Мос-
ковской области, Ветеран труда и др.
Возросшее внимание к документам социальной направленности дало
новый импульс развитию указателей. Так
,
в Центральном государствен-
ном архиве Московской области был подготовлен указатель по фондам
Мособлисполкома и Администрации Московской области о закрытии цер-
ковных учреждений Московской области и возвращении их Патриархии в
1990-е гг., готовится указатель по документам органов власти Московской
области «Развитие коллективного садоводства и огородничества в Мос-
ковской области в 1917–1998 гг.».
Все большее значение в последние годы приобретает подготовка спра-
вочников по фондам.
В 2004 году был издан новый «Справочник по фондам ЦГАМО». Под-
готовлен, но, к сожалению, пока не издан справочник по фондам лично-
го происхождения ЦГАМО. Сотрудниками архива составлен справочник
по фондам филиала ЦГАМО, который будут представлен на рецензию в
2011 году.
В 2010 году была завершена работа над «Кратким справочником по
фондам государственного учреждения Московской области «Московский
областной архивный центр».
Ряд муниципальных архивов Московской области в 2000-х гг. подгото-
вили машинописные варианты справочников по фондам, а некоторые из-
дали их. В течение 2009–2010 г
г.
Главным архивным управлением Москов-
ской области проводилась работа по подготовке «Краткого справочника
по фондам муниципальных архивов Московской области, относящихся к
собственности Московской области». В настоящее время справочник про-
ходит редакторскую обработку. Началась работа по подготовке второй
части справочника по муниципальным архивам, в которую войдет инфор-
мация по фондам, отнесенным к муниципальной собственности.
В 2011 году был издан «Справочник по административно-территориаль-
ному делению Московской области 1929–2004 гг.». Справочник получил
положительные рецензии Института российской истории РАН, Архи
вного
отдела Тверской области, Государственного архива Ярославской области.
25 февраля в рамках расширенного заседания
к
оллегии Главного архивно-
го управления Московской области была проведена презентация справоч-
ника.
Второе основное направление развития НСА Московской области – это
создание и расширение сферы применения автоматизированных архивных
технологий.
Проблемы компьютеризации в государственных и муниципальных ар-
хивах на сегодняшний день не имеется. Созданы все технические условия
для развития информационных технологий в муниципальных архивах.
В рамках выполнения Плана мероприятий по реализации Стратегии
развития информационного общества в Российской Федерации на терри-
тории Московской области до 2011 года Главным архивным управлением
Московской области был организован прием архивных документов на хра-
нение в государственные и муниципальные архивы Московской области
на основании описей, составленных на бумажном носителе и в электрон-
ной
виде. В результате создается база данных электронных описей архи
вных
документов, что обеспечивает их сохранность и способствует расшире-
нию
доступа пользователей к архивной информации. В архивах Московс
кой
области по состоянию на 1 апреля 2011 года количество описей дел, со
здан-
ных в электронном виде или переведенных в электронный вид
,
составило
2451 опись (332717 описательных статьей), из них в муниципальных архи-
вах – 2383 описи (286705 описательных статей). Например, в Пущинском
муниципальном архиве все описи дел, находящиеся на хранении в архиве,
полностью переведены в электронный вид, в Ленинском муниципальном
архиве 37,6% описей дел полностью переведены в электронный вид, 22,7%


частично (отдельные годовые разделы) и 39,6% существуют только на бу-
мажном носителе.
По состоянию на 01.04.2011 доля архивных документов, включенных в
электронные описи, к общему количеству архивных документов, находя-
щихся на хранении
,
составляет 8,02%.
Большее развитие получили тематические базы данных. В Централь-
ном государственном архиве Московской области база данных ведется с
1991 года.
Информационный объем базы данных «Справочно-информа-
ционная электронная картотека» по состоянию на январь 2011 года со-
ставлял около 100 Мб.
Первоначально база данных была разработана в формате MS-DOS и пред-
назначалась для накопления информации по одному фонду – Мособлис-
полком. В 2008 году в рамках долгосрочной Целевой программо
й Москов-
110
111
Обмен опытом
ской области «Электронное Подмосковье» она была переведена на новую
платформу Microsoft. Информационный массив, накопленный почти за
16 лет работы, был конвертирован в новое программное обеспечение.
База данных «Справочно-информационная электронная картотека» по-
зволяет осуществлять многоаспектный поиск информации по всему ин-
формационному массиву, прикреплять цифровые образы документов к
карточке решения.
В муниципальных архивах Московской области ведется 185 баз данных,
информационный массив – 23539,2 Мб. В основном это базы данных по
решениям органов местного самоуправления («Постановления и реше-
ния
администраций») со сведениями имущественного характера: об отво
де
земельных участков, приватизации жилищного фонда, нотариальных дей-
ствий и др. Так, в Можайском муниципальном архиве создана база данных
с прикреплением электронных образов постановлений и распоряжений
Главы района с 2001 по 2008 гг. на основе программного продукта «1С
Предприятие». В этой же программе регистрируются исполненные зап-
росы, и из нее распечатывается журнал регистрации запросов социально-
правового характера, а также отчеты об исполнении запросов по фондам.
Таким образом, основное место занимают базы данных, связанные с
обслуживанием практических нужд граждан, органов государственной
власти.
Во всех архивных учреждениях Московской области с 2009 года уста-
новлена программа «Архивный фонд» 4-я версия, данные третьей версии
конвертированы в новую версию. Следует отметить, что установка новой
версии ПК «Архивный фонд» требовала грамотного технического персо-
нала, который не всегда имеется в архивных учреждениях. Сотрудники
муниципальных архивов были вынуждены прибегнуть к помощи специа-
листов из администраций муниципальных образований или заключать до-
говора на установку программы и обучение персонала. Стоимость по-
добного договора составляла в 2009 году 23600 руб.
Однако 4-я версия ПК «Архивного фонда» оказалась не совместимой с
базой данных «Фондовый каталог» (2-я версия). В течение двух лет мы
вынуждены просто собирать массивы информации, накопленные в ПК
«Архивный фонд» в государственных и муниципальных архивах Мос-
ковс
кой области
,
и передавать его в Росархив в заархивированном виде.
Надеемся, что модернизированные версии ПК «Фондовый каталог» и ПК
«Архивный фонд» (5-я версия) решат эту проблему.
Московская область выступила одной из первых по вопросу о юриди-
ческом оформлении передачи права пользования программным комплек-
сом «Архивный фонд» архивным учреждениям субъектов Российской
Федерации. В марте 2010 года мы обратил
и
сь в Федеральное архивное
агентство с просьбой о заключении лицензионного договора между Ро-
сархивом и Главным управлением, предусмотрев в нем возможность зак-
лючения в свою очередь Главархивом Московской области сублицензи-
онных договоров с администрациями муниципальных образований Мос-
ковской области. Наше обращение получило поддержку, Росархив иници-
ировал заключение лицензионных договоров о предоставлении неисклю-
чительных имущественных прав на использование программного комп-
лекса «Архивный фонд» (4-я версия).
По состоянию на апрель 2011 года в учетную базу данных «Архивный
фонд» в государственных архивах Московской области введена информа-
ция по всем фондам (100% от общего числа фондов), в муниципальных
архивах области – по 10364 фондам (83,4% от общего числа фондов). В
ряде муниципальных архивов Московской области (Истринский, Любе-
рецкий, Пущинский, Шаховской и др.) в базу данных «Архивный фонд»
внесена не только информация по всем фондам, но и по описям, истори-
ческим справкам, аннотация документов, проводится работа по внесе-
нию топографии.
Современным инструментом оперативного информирования органов
власти, местного самоуправления, организаций и граждан в сфере архи
вно-
го дела стал Интернет.
Электронные справочники по фондам государственных архивов Мос-
ковской области размещены на официальном сайте Главного архивного
управления Московской области (www.gau.mosreg.ru).
Интенсивно используют возможности сети Интернет муниципальные
архивисты. На сайтах администраций муниципальных образований раз-
мещены
списки фондов, на сайте администрации Наро-Фоминского рай
о-
на – справочник по фондам муниципального архива. Прошлый 2010 год
подтвердил стабильно высокое число обращений пользователей к сайту
Главархива. Согласно данным опроса, размещенного на сайте управле-
ния, 95,7% участников опроса оказались удовлетворены деятельностью
Главного архивного управления и государственных архивов Московской
области, в том числе их информационной открытостью.
Перспективы развития научно-справочного аппарата к документам
Архивного фонда Московской области видятся нам в двух направлениях:
1.

Постепенное снижение доли работы с традиционными архивными
справочниками при планировании работы архивов Московской области
(дифференцированный подход при переработке описей дел только в слу-
112
113
Обмен опытом
чаях определения целесообразности переработки описи) и увеличение доли
работы с автоматизированным НСА.
2.

Увеличение объемов оцифровки традиционного НСА и архивных до-
кументов, включая ретроконверсию сканируемого материала. Для этого в
2011 году будет проведена закупка сканирующей техники, включая книж-
ные сканеры.
В заключение хочу отметить, что, безусловно, роль информационных
технологий в развитии НСА стремительно возрастает, но вместе с тем со-
храняет свою значимость традиционный (бумажный) НСА. Поэтому на-
шей важной задачей является гармоничное сочетание этих двух направле-
ний в деятельности архивов Московской области.
И.Е. Прядеина,
заведующая отделом координации и контроля деятельности
архивных учреждений Главного архивного управления
Московской области
Использование автоматизированных архивных технологий в архивном
отделе администрации Озерского городского округа
Челябинской области в целях предоставления муниципальной услуги
«Информационное обеспечение юридических и физических лиц
в соответствии с их обращениями (запросами)»

в срочном порядке
Сегодня в архивном отделе администрации Озерского городского округа
Челябинской области благодаря успешно внедренным и активно исполь-
зуемым автоматизированным архивным технологиям созданы оптималь-
ные условия для удовлетворения информационных потребностей и реали-
зации прав граждан и организаций.
В архиве, кроме федерального программного комплекса (ПК) «Архи
вный
фонд», используются две программы справочно-поискового характера:
«Правовые акты администрации» и программный комплекс «Архив»,
включающие 21 базу данных, в т. ч. 9 баз данных (БД) содержат информа-
цию, необходимую для поиска дел и документов постоянного хранения и
по личному составу. На 1 января 2011 года на муниципальном хранении
находилось 104 фонда, 49900 ед. хр., в т. ч. 43791 ед. хр. с документами по
личному составу. Общий объем баз данных составил 2720,6 Мб, общее
количество созданных электронных карточек на дела и документы, находя-
щиеся на муниципальном хранении,

658790, из них на дела и документы
постоянного хранения – 169565, на дела и документы по личному соста
ву –
489225.
1. Полнотекстовая база данных «Правовые акты администрации»
В администрации г. Озерска Челябинской области в конце 1990-х годов
был создан информационный ресурс, включающий все тексты локальных
правовых актов. Cпециалисты отдела информационного и программного
обеспечения администрации (ИПО) ежегодно переносят на жесткий диск
с
ервера архивного отдела все тексты постановлений и распоряжений главы
округа.
Сегодня полнотекстовая БД в архивном отделе содержит тексты
более 70000 постановлений и распоряжений главы администрации Озер-
ска за 1993

2010 годы (объем БД по состоянию на 01.01.2011 составлял
2599,3 Мб).
Программа предусматривает поиск текста по номеру, дате, ключевым
словам в названии и (или) тексте документа, а также определение статуса
документа (действующий или отменен с указанием выходных данных пра-
вового акта об отмене), сведений о публикации в СМИ.
114
115
Обмен опытом
Если в документ внесены изменения, но он еще не поступил из админи
ст-
рации на муниципальное хранение, архивист может незамедлительно про-
информировать обратившихся в архив гражданина или организацию о вне-
сенных изменениях и направить их в администрацию округа за получени-
ем заверенной копии необходимого документа.
Функции администратора программы выполняет ИПО. Сотрудники ар-
хивного отдела работают только в режиме «пользователя». Пароль досту-
па нижнего уровня («пользователь») разрешает поиск и просмотр инфор-
мации, получение отдельных выходных форм – распечаток информации
(текстов правовых актов).
2. Программный комплекс «Архив»: создание и общая характеристика
В первой половине 1990-х годов многочисленные реорганизации ми-
ни
стерств, ведомств, приватизация государственных предприятий, изме-
нение правового статуса некоторых государственных структур, не четкое
определение правопреемника в случае ликвидации или реорганизации
привели к значительной утрате документов. В г. Челябинске-65 (с 1 апреля
1994 года – Оз
е
рске) резко возросло количество документов бывших госу-
дарственных структур, а также негосударственных, но уже ликвидирован-
ных. При отсутствии правопреемника часть документов поступала на му-
ниципальное хранение в необработанном виде, без соответствующего
научно-справочного аппарата. Нагрузка на коллектив архивного отдела
(4 человека), учитывая, что Озерск

четвертый по численности город Че-
лябинской
области, увеличивалась с каждым днем. Вместе с тем резко воз-
росло количество обращений граждан по вопросам социально-правового
характера и тематических запросов различных организаций. В 1989 году в
архиве
горисполкома города насчитывалось всего 6340 дел, через 12 лет

в
четыре раза больше. При таком массиве архивных дел и непрерывном
увеличении числа обращений к ним без создания соответствующих ин-
формационно-поисковых программ своевременное и качественное испол-
нение запросов граждан и организаций становилось проблематичным.
Увеличение объемов архивных фондов и интенсивности их использова-
ния поставили на повестку дня вопрос о внедрении в работу архива авто-
матизированных технологий.
Разработка и внедрение программ для создания информационного
рес
урса начались в 1995 году под руководством начальника архивного от-
дела
С.С. Багиной при активном участии специалистов отдела автомати-
зир
ованных систем управления администрации города. В течение года
был разработан программный комплекс «Архив», состоящий из несколь-
ких подпрограмм – баз данных.
Для эффективного заполнения и использования БД в архиве была уста-
новлена
ЛВС. Поддержку работоспособности ПО ЛВС, ведение парольно
го
доступа осуществляет администратор сети – сотрудник отдела ИПО. Про-
грамма AdmArch написана на VisualFoxPro, структура базы данных типа
DBF. В программе могут работать лишь зарегистрированные админист-
ратором пользователи. Пользователю назначается логин и пароль для ав-
торизации в программе. Парольная защита ПК «Архив» обеспечивает до-
ст
уп на трех уровнях: в режимах «пользователя» (для сотрудников архи
вно-
го отдела и пользователей в читальном зале), «редактора» (для сотрудни-
ков архивного отдела) и «администратора» (для сотрудника отдела ИПО).
Пароль уровня «редактора» допускает при работе с БД ввод и редактиро-
вание информации, а также поиск, просмотр и вывод отчетов (выкопиро-
вок).
При запуске программы автоматически происходит создание резер
в-
ной копии БД. У каждой записи в БД существует дата создания и дата
последнего изменения.
Программа предусматривает возможность поиска информации, как в
хронологическом диапазоне, так и по году или точно указанной дате, а
также по слову (части слова). Кроме того, данная программа позволяет
осуществить сквозной поиск информации по всем фондам и получать
информацию как в виде описания единиц хранения, так и в виде списка
найденных документов.
2.1. БД «Постановления, распоряжения, решения, приказы»
Заголовки всех правовых актов горисполкома за 1954

1991 годы, адми-
нистрации Озерского городского округа (города Озерска), Собрания де-
путатов, Комитета по управлению муниципальным имуществом, админи-
страций поселков Метлино и Новогорный, находящихся на территории
З
АТО г. Озерск, внесены в одноименную базу данных с указанием: номера
документа, даты его утверждения, а также с указанием топографии и ар-
хивных шифров: номеров фонда, описи, дела, листа дела. Поиск осуществ-
ляется по названию документа (отдельному слову или части базового сло-
ва), году, номеру документа, дате, группе, фонду, единице хранения. При
этом заголовки правовых актов администрации и Собрания депутатов
появляются в БД за несколько лет до поступления самих дел на муници-
п
альное хранение. После завершения делопроизводством дел постоянно
го
хр
анения в отделе документационного обеспечения и контроля админис
т
-
116
117
Обмен опытом
рации и организационном отделе Собрания депутатов содержание их внут-
ренних описей конвертируется в БД архивного отдела.
С приемом этих документов на постоянное хранение остается лишь вне
сти
в БД архивный шифр и сведения по топографии. Добавим, что при по-
ступлении управленческой документации на муниципальное хранение
специалист архива все-таки вручную вынужден корректировать заголов-
ки правовых актов, так как подчас они слишком скупо и обобщенно отра-
жают содержание документов, например, допечатывать фамилии, адре-
са, названия предприятий и др. При этом архивист разносит каждый пра-
вовой акт по 132 группам, отражающим все направления деятельности
органов местного самоуправления. Это позволяет при необходимости
получить распечатку любой группы заголовков управленческих докумен-
тов в соответствии с их тематикой с указанием номера документа, крайних
да
т дела, хранилища, номеров стеллажа, дела и описи, а также номера ли
ста
дела.
2.2. БД «Материалы долговременного хранения», «Внутренняя опись
лицевых счетов по начислению заработной платы»
БД содержит: заголовки дел по личному составу, поступивших на муни-
ципальное хранение (в т. ч. личных дел); внутренние описи дел, содержа-
щих личные карточки (ф. Т-2) уволенных работников; информацию о граж-
данах, награжденных медалью «За доблестный труд в Великой Отечествен-
ной войне 1941

1945 гг.», другими государственными наградами.
Запрос можно осуществить по номеру фонда, фамилии, имени, отч
еству,
году. При запросе выдается информация с указанием архивного адреса:
номера фонда, номера описи, номера дела, листа, дат дела
.
Личная карточка позволяет быстро находить необходимые приказы по
личному составу, так как заголовки дел с приказами также внесены в элек-
тронную базу данных и легко находятся при вводе номера группы дел
дол-
говременного хранения «Приказы по личному составу», номера фонда
и
года.
Посетителям, приходящим в архив с целью получения архивных спра-
вок, специалисты отдела сразу готовы дать ответ о наличии нужных доку-
ментов, тем самым сокращается срок составления архивной справки, а
сама справка предоставляется уже через три дня после получения запро-
са. Если документы в архиве отсутствуют, заявителю при личном обраще-
нии или по телефону дается устный ответ, который не регистрируется в БД
«Регистрация обращений граждан и организаций».
Аналогично в отдельную БД разнесены внутренние описи дел лицевых
счетов по начислению заработной платы. При запросе программа выдает
полные
сведения о запрашиваемом с указанием всех фондов, номеров
описи и дел, номера карточки в порядке хронологии.
2.3. Тематические БД
В самостоятельную БД внесены сведения о ветеранах труда (18556 запи-
сей) за период, когда данное звание присваивалось постановлением главы
города. Организация поиска практически аналогична поиску в вышеназ-
ванных БД. Записи размещены в алфавитном порядке, содержат сведения
о
Ф.И.О., адресе (на дату присвоения звания), выходные данные документа,
а также о номере фонда, описи, ед.хр., листе. Тематическая база данных
«Ветеран труда» установлена также в Управлении социальной защиты
населения и в отделе документационного обеспечения и контроля адми-
нистрации округа. В большинстве случаев гражданин, например, поте-
рявший
удостоверение, обращается в Управление соцзащиты, а специали
с-
ты архивного отдела готовят по запросу Управления архивную справку в
течение дня.
В ПК «Архив» также имеются другие тематические информационно-
поисковые БД

о документах, предназначенных для установления льгот-
ного стажа лиц, занятых на работах с вредными условиями труда, тарифи-
кационные списки работников учреждений образования и культуры, вос-
требованные для определения педагогического стажа.
2.4. БД «Запросы граждан и организаций»
Запросы граждан и организаций регистрируются в соответствующей
БД, которая действует в архиве с 2003 года. Поиск осуществляется по дате,
номеру запроса, фамилии. БД позволяет определять дату обращения, тему,
фамилию, имя и отчество заявителя, дату его рождения, место прожива-
ния, результат рассмотрения запроса, вид запроса, повторность, номера
единиц хранения и листов, использованных для ответа.
Данная подпрограмма сохраняет в памяти компьютера текст архивной
справки по каждому заявителю, с которой специалисты, исполняющие
запросы, а также начальник отдела могут работать в режиме «редактора»,
остальные сотрудники отдела – только в режиме «пользователя».
Автоматически устанавливается общее количество поступивших зап-
росов (социально-правовых, тематических, генеалогических), положитель-
ных и отрицательных ответов, выданных копий, использованных дел (в т.

ч.
государственной собственности), повторность обращения.
Д
анная подпрограмма ПК «Архив» позволяет:
1) получить наглядную и полную картину по всем обращениям за лю-
бой период времени;
118
119
Обмен опытом
2) обеспечить своевременный контроль за исполнением запросов;
3) в
ыявить повторы обращений;
4) автоматически получить табличный отчет на любую дату за любой
период по всем видам и количеству запросов;
5) создать архивную справку на основе шаблона и автоматически со-
хранить ее в памяти программы;
6) быстро ответить на звонок с вопросом о состоянии исполнения зап-
роса.
3. Развитие ПК «Архив»
В течение 16-ти лет своего существования ПК «Архив» не оставался
неизменным, практически ежегодно в него вносились дополнения, свя-
занные:

с введением в действие Правил организации хранения, комплектова-
ния, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в государственных и муници-
пальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской акаде-
мии наук (М., 2007);
– с усовершенствованием, детализацией планово-отчетных форм, запол-
няемых по запросам Госкомитета по делам архивов Челябинской области;

с появлением новых видов документов в связи с изменением законо-
дательства РФ;

с потребностью в ускорении поиска необходимой информации в свя-
зи с увеличением количества обращений граждан и организаций;

с приемом на муниципальное хранение больших массивов новых ви-
дов архивных документов.
Так, в 2010 году на муниципальное хранение поступили архивные доку-
менты Южноуральского управления строительства – организации перво-
строителей города и комбината, на котором был получен первый в нашей
стра
не оружейный плутоний, за 1945–2009 годы. Совместно со специали
с-
тами Госкомитета по делам архивов Челябинской области проведено фон-
дирование, на документы ЮУС за 1945

1990 годы открыт объединенный
архивный фонд № 111 – Южноуральское управление строительства и его
подведомственные организации. В связи с многочисленными обращения-
ми граждан, служивших в военно-строительных частях на территории зак-
рытого административно-территориального образования г. Челябинск-65
(г. Челябинск-40)
,
для оперативного поиска информации специалистами
а
рхивного отдела и отдела ИПО были разработаны поисковые подпрог
рам-
мы ПК «Архив»
«Учетно-послужные карточки военных строителей»
и
«Алфавитные книги военных строителей»
. Сегодня вручную произво-
дится ввод данных в БД «Учетно-послужные карточки военных строите-
лей»
по полям: фамилия, имя, отчество, дата рождения, номер воинской
части (в которую призвали), дата призыва, дата увольнения, номер фонда,
описи, дела, листа. БД будет содержать более 75 тысяч электронных карто-
чек. Уже заполнено более 17-ти тысяч электронных карточек.
Сегодня в связи с большой востребованностью документов по личному
составу Южноуральского управления строительства работа по совершен-
ствованию э
лектронного научно-справочного аппарата, обеспечивающего
рациональный поиск документов ЮУС для предоставления муниципаль-
ной услуги «Информационное обеспечение юридических и физических
лиц в соответствии с их обращениями (запросами)», продолжается по двум
направлениям.
Во-первых, в архивном отделе установлены базы данных, разработан-
ные непосредственно в ЮУС и содержащие важные сведения по личному
составу организации за 1945

2009 годы. Программы «Личные карточки
работающих в ЮУС», «Личные карточки уволенных из ЮУС», «Сведения
о ликвидаторах ЮУС», «Сведения о пенсионерах ЮУС» позволяют осу-
ществлять по фамилии быстрый поиск сведений о работниках (Ф.И.О. пол-
ностью, даты приема и увольнения с работы, подразделения, в которых
работал человек). С учетом полученной в БД информации поиск личной
карточки или лицевых счетов не составляет труда. К сожалению, конверта-
ция сведений в ПК «Архив» оказалась невозможной, так как автор про-
грамм ЮУС уже умер, исходники программ утеряны.
Во-вторых, ПК «Архив» будет дополнен базами данных, аналогичными
БД «Дела долговременного хранения» и «Внутренние описи лицевых сче-
тов» ПК «Архив»: «Личные дела работников ЮУС», «Невостребованные
личные документы работников ЮУС», «Внутренние описи лицевых сче-
тов работников ЮУС». Эти БД в последующем придется заполнять вруч-
ную специалистам архивного отдела.
Таким образом, автоматизированные технологии, внедряемые в дея-
тельность архивного отдела администрации г. Озерска еще с 1995 года,
создали и создают возможности для обеспечения оптимального использо-
вания архивных документов. На примере нашего архива видно, что в сфе-
ре НСА автоматизированные архивные технологии не только оказывают
120
121
Обмен опытом
серьезное влияние на способы создания и ведения научно-поисковых
средств, но и принципиально меняют характер доступа к ним пользовате
-
ля и способы поиска информации. Наша главная задача – предоставить
всем людям, которые к нам обращаются, муниципальную услугу по ин-
формационному обеспечению граждан и организаций не просто своев-
ременно, но срочно. За каждым заявлением стоит человек, право которо-
го на получение информации гарантировано Конституцией.
Е.В. Барановская,
заместителя начальника архивного отдела
администрации Озерского городского округа
Челябинской области
Обсуждение научно-исследовательских
и методических работ:
Проект Путеводителя по фондам Государственного учреждения
«Государственный архив Курганской области»
(ГАКО, г. Курга, 2011)
На рассмотрение членов НМС архивных учреждений УрФО представ-
лен проект Путеводителя по фондам ГУ «Государственный архив Курган-
ской области». Данный справочник является дополненным и перерабо-
танным изданием имеющегося путеводителя «Государственный архив
Курганской области и его филиал в г. Шадринске», вышедшего в свет в
1988 году. Необходимость подготовки нового издания путеводителя выз-
вана тем, что более чем за два десятилетия в составе и объеме фондов
архива произошли значительные изменения, связанные с поступлением
документов от учреждений

источников комплектования и владельцев лич-
ных архивов.
Путеводитель подготовлен в соответствии с «Правилами организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов в государ-
ственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях
Российской академии наук» (М., 2007) (далее

Правила), рекомендациями
методического пособия «Создание современных архивных справочников
на основании дифференцированного подхода» (М., 2002).
В Путеводитель включены сведения обо всех открытых фондах архива,
прошедших научное описание, по состоянию на 01 января 2011 года. Это
2419 архивных фондов общим объемом 540 242 ед. хр. за 1727

2009 гг.
Справочник составляют основная часть (характеристики фондов) и спра-
вочный аппарат.
Основная часть Путеводителя состоит из четырех разделов: к первому
отнесены характеристики фондов учреждений периода до 1917 года, ко
второму – учреждений периода после 1917 года, к третьему – характерис-
тики фондов личного происхождения и коллекций, к четвертому – харак-
теристики фондов фотодокументов. Фонды учреждений периода Времен-
ного Сибирского правительства включены подразделом в раздел «Фонды
учреждений периода после 1917 года».
122
123
Обмен опытом
Периодизация документов «до 1917 года, после 1917 года» указана в
соответствии с Правилами (М., 2007).
Самостоятельным разделом представлен справочно-информационный
фонд архива.
Справочный аппарат путеводителя состоит из титульного листа, содер-
жания, предисловия, списка сокращений, указателя учреждений, органи-
заций
,
предприятий; именного и географического указателей, указателя
фондов, включенных в путеводитель. В качестве приложений даны список
фондов, содержащих аудиовизуальные документы; список фондов обще-
ственных организаций, переданных на хранение в ГУ «Государственный
архив общественно-политической документации».
Проект Путеводителя по фондам ГУ «Государственный архив Кур-
ганс
кой области» был представлен для рецензирования архивистам Тю-
менской и Челябинской областей. Хочется сказать, что в процессе работы
над
справочником его авторский коллектив поменялся на 100%. Завер-
ш
ающий этап подготовки достался вновь пришедшим неопытным сотруд-
никам. Поэтому все замечания и предложения рецензентов были воспри-
няты с большой благодарностью и расценены как консультативно-методи-
ческая помощь.
На основании рецензий проект Путеводителя был доработан, а именно:
1. Предисловие к справочнику переработано в соответствии с методи-
кой и включает в себя информацию по истории архива, обобщенные све-
дения об объеме и составе документов архива, принципах построения
Путеводителя.
2. Фонды областной и городской дум, областной избирательной комис-
сии аннотированы и помещены в соответствующий раздел Путеводителя.
Проаннотирован также фонд Государственного арбитража Курганской
области.
3. Приняты к сведению замечания в отношении непроаннотированных
фондов учреждений и организаций районного и городского звена. В дан-
ный момент проводится их групповое описание.
4. Переработан раздел «Фотодокументы», в предисловие включена ин-
формация об особенностях его формирования.
5. Учтены замечания рецензентов в отношении местонахождения неко-
торых фондов. Так, фонд Уполномоченного Совета по делам религий при
Совете Министров СССР по Курганской области перенесен из раздела
«Фонды учреждений религиозного культа» в раздел «Фонды государствен-
ных органов, местных органов государственной власти и государственно-
го управления», фонды Курганской сельскохозяйственной опытной стан-
ции и Курганского филиала Центрального института научной организа-
ции труда, управления и рационализации (ЦИНОТУР) перенесены в раз-
дел «Фонды учреждений науки».
6. Кроме того, проводится работа по выверке текста справочника, уст-
раняются расхождения названий фонда с последними названиями фондо-
образователей, дорабатываются аннотации (в частности
,
аннотация к до-
кументам фонда Департамента экономического развития и инвестиций
Курганской области (Ф.Р-1607)
)
, приводятся к единообразию групповые
характеристики, исправляются неточности и опечатки.
7. Рецензентами было обращено внимание на отсутствие общих спра-
вочных данных в групповых характеристиках фондов, как это предусмот-
рено Методическими рекомендациями 1999 года «Подготовка путеводи-
телей по фондам бывших партийных архивов и государственных архивов,
хранящих документы советского периода». Дело в том, что при подготов-
ке справочника составители использовали методическое пособие «Созда-
ние современных архивных справочников на основе дифференцирован-
ного подхода», изданное в 2002 году, которое рекомендует групповым спо-
собом составлять лишь аннотацию документов фонда, а справочные дан-
ные о каждом фонде приводить полностью.
В заключение хочется выразить благодарность научно-методическому
совету, рецензентам за внимание к нашему Путеводителю, за методичес-
кую помощь и консультирование.
Н.В. Новикова,
директор Государственного архива
Курганской области
124
125
Обмен опытом
Рецензия
на проект Путеводителя по фондам Государственного учреждения
«Государственный архив Курганской области»
Государственным архивом Курганской области проделана большая ра-
бота, подготовлен к изданию один из наиболее сложных, но в то же время
и крайне необходимых видов справочников о составе и содержании фон-
дов архива

путеводитель.
Путеводитель снабжен необходимым научно-справочным аппаратом:
титульный лист, содержание, предисловие, список сокращений, именной
и географический указатели, указатель учреждений, организаций и пред-
приятий, указатель фондов.
Схема путеводителя выстроена в соответствии с «Единым классифика-
тором документной информации АФ РФ» (М., 2007). К фондам составлены
индивидуальные и групповые характеристики.
Но
,
на наш взгляд
,
разработчикам необходимо обратить внимание, преж-
де всего на то, что в неаннотируемых оказалась половина фондов архива,
с
реди них Курганская областная Дума, Курганская городская Дума, го
рис-
полкомы, практически вне путеводителя остались учреждения и органи-
зации районного и городского звена (статистика, планирование, финансы,
культура, здравоохранение и т. д.). Причины этого не совсем ясны, так как
на эти фонды можно было составить групповые характеристики. В списке
неаннотируемых

фонды с объемом более 1 тыс. ед. хр., при этом в путе-
водитель включены фонды объемом до 10 ед. хр. Проаннотированы доку-
менты, носящие служебный характер (ф. 264).
В исторических справках имеются ссылки на Указ Президиума Верхов-
ного Совета СССР «Об образовании Курганской области» при указании
даты образования отделов облисполкома, учреждений (ф. Р-1138, Р-1607,
Р-1596), хотя это были, видимо, решения облсовета, облисполкома.
Не всегда точно даются названия фондов, имеются расхождения с пос-
ледним названием фондообразователя, приведенным в исторической
справке (ф. Р-182, Р-1593, Р-1549).
На наш взгляд
,
аннотация на ф.1607 перегружена данными о переиме-
новании отделов, никакой дополнительной информации не несут указа-
ния на одни и те же описи, с одинаковыми крайними датами и количе-
ством дел, после названия отдела.
Нет единообразия в написании групповых характеристик. При наличии
общего названия фондов оно может повторяться в названии каждого фон
да
(лесничества), может не повторяться (волостные суды).
Историческая справка, аннотация на фонды волисполкомов приводится
после фондов станисполкомов, о последних в путеводителе ничего не на-
писано.
Ни в одной групповой характеристике нет общих справочных данных,
как предусмотрено методическими рекомендациями 1999 года «Подго-
товка путеводителей по фондам бывших партийных архивов и государ-
ственных архивов, хранящих документы советского периода».
В них же при большом количестве фондов, включенных в групповую
характеристику, рекомендуется для удобства пользования общую истори-
ческую справку и аннотацию помещать после общих справочных данных,
что не сделано в рассматриваемом путеводителе.
Нет четкости в изложении информации о составе и содержании фото-
документов. В разделе «Коллекции» есть заголовок «Коллекция фотодоку-
ментов по истории Зауралья». В аннотации же говорится о двух фондах,
двух коллекциях фотодокументов, причем объем хранящихся в них единиц
хранения дан только по одной коллекции. Крайняя дата последней коллек-
ции – 1986 год, вызывает вопрос о том, где же остальные фотодокументы.
Требует доработки предисловие. В нем нечетко отражены цели и задачи
подготовки издания (это первый подобный справочник или уже имеется),
изложение сведений о составе и содержании документов заканчивается
периодом Временного правительства и первых лет Советской власти. Но
при этом в нескольких абзацах дана информация об использовании доку-
ментов, может ее следует объединить. Стиль изложения информации (ко-
нец первой страницы «наш архив», начало второй страницы «совершенно
справедливо») в предисловии не соответствует уровню справочника. Не-
понятно, зачем в начале второй страницы дана фраза «сведения…», когда
абзацем ниже приводится полная информация по этому вопросу.
Рекомендуем провести доработку путеводителя.
Т.В. Любушкина
начальник отдела обеспечения сохранности,
использования документов и ААТ
Управления по делам архивов
Тюменской области
126
127
Обмен опытом
Рецензия
на проект Путеводителя по фондам Государственного учреждения
«Государственный архив Курганской области»
С момента предыдущего издания путеводителя по Курганскому Госу-
дарственному архиву прошло более двадцати лет. За этот период состав
фондов значительно изменился: принято на хранение много новых доку-
ментов, переработана часть старых фондов, например
,
ф. 254, ф. Р-1607.
Эти изменения обесценивают предыдущее издание. Новый путеводитель
необходим историкам-профессионалам, краеведам-любителям, поскольку
позволяет выполнять более планомерную и исчерпывающе полную ис-
следовательскую работу. Работники других архивов также нуждаются в
подобных изданиях для обеспечения исследователей справочной инфор-
мацией и правильной научно-справочной обработки документов как уже
принятых, так и только принимаемых на хранение. Это обстоятельство
объясняется общностью исторических судеб Челябинской и Курганской
областей, наличием учреждений, действовавших по всему Южному Зау-
ралью, исторически обусловленной административно-территориальной
чересполосицей.
Содержание путеводителя полно отражает информационный потенци-
ал документов Государственного архива Курганской области. Объем пу-
теводителя,
п
о сравнению

с предшественником, изданным в 1988 году, воз-
рос
почти
в два раза, что полностью оправданно его более глубокой систе-
матизацией и подробностью. В путеводитель включены все фонды. Важ-
нейшие из них аннотированы, снабжены историческими справками и све-
дениями о содержании документов, в кое-где аннотированы и отдельные
описи. Группировка фондов по отраслям подробная и соответствует клас-
сификатору 2007 года. Она позволяет исследователям самостоятельно без
помощи специалистов архива избрать нужные для изучения фонды. Фон-
ды 3
-й и частично 2-й категории приведены только в списке не аннотир
уе-
мых фондов, где сведены в тематические группы. Значит, даже самый ма-
лый архивный фонд не затеряется и будет использован. Аннотации круп-
нейших фондов включают в себя характеристику документов по видам.
Исторические справки отражают основные направления деятельности фон-
дообразователей.
В
предисловии составители отметили, что их архив является сокровищ-
ницей по истории Зауралья, и сведения, представленные в путеводителе,
полностью подтверждают этот тезис.
Путеводитель по фондам Курганского государственного архива содер-
жит тематический указатель, который облегчает поиск. Путеводитель яв-
ляется индикатором того, как работал коллектив на протяжении многих
лет: порукой этому наименование фондов, качество исторических спра-
вок и подробность аннотаций. Курганские архивисты ведут масштабную
работу по научной систематизации принятых на хранение документов.
Одним из важных результатов этой работы стало создание путеводителя
по фондам. Следует пожелать составителям дальнейших успехов в науч-
ной систематизации документов и популяризации информационного по-
тенциала Курганского государственного архива.
Вместе с тем имеются некоторые недостатки, устранение которых пред-
ставляется желательным.
1. Доработать историческую систематизацию. Группировка учрежде-
ний «… до 1917 года» и «… после 1917 года» представляется неоправдан-
ной и вступает в противоречие с классификатором 2007 года. Следует
учесть, что деятельность Временного Сибирского правительства пришлась
на вторую половину 1918 года. Логичнее было бы определить 1919 год как
крайний рубеж между досоветским и советским периодами. Желательно
было бы выверить исторические справки учреждений Временного Си-
бирского правительства, продублированные из старого путеводителя.
2. Некоторые учреждения научного профиля определены по отраслям
неверно. Так
,
фонд Р-1702 «Курганская сельскохозяйственная опытная стан-
ция» п
ричислен к разделу «Сельское хозяйство», фонд Р-2398 «Российс
кий
Центральный институт научной организации труда, управления и рацио-
нализации» отнес
е
н к сфере организации труда и социальной защиты. Хотя
это учреждения науки, которые следует поместить в разделе 25.00.00.00.
«
Наука
»
.
3. Некоторые ценные фонды не были проаннотированы, а оказались
лишь в общем списке (ф. Р-7 «Курганский уездный дом заключения» 964 ед.
хр
.; ф. Р-1543 «Государственный арбитраж при Курганском облисполко-
ме» 1589 ед. хр.).
Жаль, что отсутствует подробная информация о ф
ондах
карточных бюро, военно-оборонных учреждений, обществ инвалидов
(ф. Р-1510, Р-1830).
Причины отказа от хотя бы групповой аннотации этих
фондов не ясны, но составители на это имеют право.
128
129
Обмен опытом
В целом путеводитель соответствует требованиям, предъявляемым к
изданиям такого рода, заслуживает высокой оценки. Он полно отражает
состав хранимых в архиве документов, обладает существенными досто-
инст
вами в сравнении с предшествующим изданием и будет полезен в р
а-
боте архивистов, историков, краеведов.
Л.А. Рыжкова,
заместитель председателя Государственного комитета
по делам архивов Челябинской области
;
С.А. Кусков,
архивист I категории

отдела НСА
Объединенного государственного архива
Челябинской области
Методиче
ские рекомендации по составлению исторических справок
к фондам органов Коммунистической партии Советского Союза,
действовавших на территории Свердловской области
(ЦДООСО, г. Екатеринбург, 2010)
Прежде всего, хочу поблагодарить рецензентов «Методических реко-
мендаций

…» специалистов Государственного комитета по делам архивов
Челябинской области Г.Н. Кибиткину и Государственного архива обще-
ственно-политической документации Курганской области С.А. Акатьеву
за внимание, которое они уделили нашей работе
,
и ценные замечания,
высказанные в ходе рецензирования.
Все неточности оформления методических рекомендаций, выявленные
рецензентами, были устранены.
Что касается неточностей по тексту работы, то устранена неточность в
п. 2.9.1. Второй абзац этого пункта отредактирован и изложен следующим
образом: «Информация о структуре, изложенная в справке
,
должна вклю-
чать сведения о создании, переименовании, ликвидации отделов, секто-
ров,
а также действовавших в 1990–1991 гг. постоянных комиссий городс
ких
и районных комитетов КПСС (например, комиссий по организационно-
партийной работе, идеологических, по социально-экономической полити-
ке и т. п.)».
В связи с остальными замечаниями и предложениями рецензента необ-
ходимо отметить следующее.
Внести в методические рекомендации специальные определения для по-
нятий «дела персонального характера» и «персональные дела коммунис-
тов» не представляется возможным, т. к. в нормативно-методических до-
кументах
,
регламентирующих работу бывших партийных архивов (напри-
мер, «Основных правилах работы партийных архивов обкомов, крайкомов
партии и филиалов ИМЛ при ЦК КПСС» (М., 1970), «Правилах работы
партийных архивов обкомов, крайкомов партии, институтов истории
партии – филиалов ИМЛ при ЦК КПСС» (М., 1980), а также методических
рекомендациях «Составление архивных описей» (М., 2005))
,
подобные де-
финиции отсутствуют.
В п. 3.5.1. представляемых рекомендаций отмечено, что персональные
дела коммунистов, наряду с делами по приему кандидатами в члены партии
и в члены партии, а также делами по учету кадров
,
являются одной из
разновидностей дел персонального характера.
130
131
Обмен опытом
Следует отметить, что рекомендация рецензента ГАОПДКО составите-
лям рассматриваемой работы заменить в них термин «аннотация состава
и содержания документов фонда» на термин «краткая аннотация состава
и содержания документов фонда», по нашему мнению, нецелесообразна.
Причиной нецелесообразности подобной замены является то, что истори-
ческие справки к фондам партийных органов Свердловской области в даль-
нейшем будут использоваться для составления описательных статей путе-
водителя по фондам ЦДООСО, аннотации состава и содержания докумен-
тов фондов в данных справках должны быть не краткими, а достаточно
подробными. Без подробных аннотаций состава и содержания докумен-
тов фондов, содержащихся в исторических справках, невозможны каче-
ственные аннотации состава и содержания документов фондов описатель-
ных статей путеводителя по фондам ЦДООСО.
Что касается замечания рецензента о помещении информации о фон-
довых включениях в схему аннотации состава и содержания документов
фонда, а не в раздел по истории фондообразователя, то необходимо отме-
тить, что сотрудниками ЦДООСО при составлении исторической справки
к фонду партийного органа в раздел по истории фонда вносятся сведения
о значительных по объему фондовых включениях (например, имеющихся
в фонде документах партийного органа

предшественника фондообразо-
вателя, документах первичных партийных организаций, находившихся в
подчинении фондообразователя
,
и т. п.). В свою очередь, отдельные доку-
менты, направленные партийному органу – фондообразователю другими
партийными, государственными органами, учреждениями, организация-
ми, предприятиями для сведения, указываются только в аннотации соста-
ва и содержания документов фонда. Подобная практика подготовки исто-
рических справок к фонду и нашла свое отражение в подразделах 3.3. и
4.2. методических рекомендаций.
Пожелание рецензента о расширении хронологических рамок структу-
ры партийных органов, изложенной в Приложении № 6, хотелось бы осу-
ществить. Однако хронологические рамки Приложения № 6 мы ограничи-
ли 1948–1991 гг., из-за того, что имеющиеся в ЦДООСО документы именно
этого периода содержат достаточно полные сведения о структуре партий-
ных органов. В то же время документы горкомов и райкомов партии, бо-
лее ранних периодов, как правило, не содержат информации, необходи-
мой и достаточной для качественного изложения сведений о структуре
данных партийных органов и ее изменениях, произошедших в 1923 г. –
первой половине 1940-х гг. Вследствие этого, внести в приложение № 6
с
ведения о структуре городских и районных комитетов партии Свердлов-
с
кой
области и ее изменениях в 1920-х – первой половине 1940-х гг. в
насто
ящее время не представляется возможным.
Отсутствие рекомендаций по составлению исторических справок к фон-
дам органов партийного контроля, партийных учебных заведений, изда-
тельств,
редакций, первичных партийных организаций, и т. п. в рецензиру
е-
мой работе объясняется тем, что ее составители изначально ставили перед
собой цель разработки методики составления исторических справок толь-
ко к фондам партийных органов (в первую очередь, городских и районных
комитетов КПСС), что и отмечено в вводной части работы.
Как справедливо указано в рецензии ГАОПДКО
,
выявление сведений по
истории органов партийного контроля, партийных учебных заведений,
издательств, редакций, первичных партийных организаций и др. требуют
подходов отличных о тех, что изложены в методических рекомендациях.
Для поиска данных подходов необходима продолжительная и кропотли-
вая исследовательская работа, конечным результатом которой должна быть
подготовка отдельных специальных методических рекомендаций для каж-
дой из разновидностей фондов, находящихся на государственном хране-
нии в бывших партийных архивах (например, методические рекомендации
по составлению исторических справок к фондам органов партийного кон
т-
роля, методические рекомендации по составлению исторических справок
к фондам первичных партийных организаций, методические рекоменда-
ции по составлению исторических справок к фондам органов партийных
учреждений и т. д.)
В заключение еще раз хочу поблагодарить коллег за положительную
оценку нашей работы, высказанные замечания и ценные рекомендации.
Е.И. Яркова,
заместитель директора
Центра документации общественных организаций
Свердловской области
132
133
Обмен опытом
Рецензия
на Методические рекомендации по составлению исторических справок
к фондам органов Коммунистической партии Советского Союза,
действовавших на территории Свердловской области
Методические рекомендации «Составление исторических справок к
фондам органов Коммунистической партии Советского Союза, действо-
вавших на территории Свердловской области» составлены Центром доку-
ментации общественных организаций Свердловской области с целью раз-
работки методики подготовки исторических справок к фондам партийных
органов в первую очередь горкомов и райкомов КПСС. Учитывая то, что
в бывших партийных архивах исторических справок к такой категории фон-
дов мало, а заголовки описей, как правило, закрытые
,

д
авно возникла не-
обходимость активизировать работу в этом направлении. Разработка дан-
ных рекомендаций позволит ускорить процесс составления исторических
справок, что поможет в работе не только исследователям, но и самим ар-
хивистам при подготовке полноценного Путеводителя по фондам.
Состав архивных документов горкомов и райкомов КПСС, переданных в
бывшие партийные архивы, унифицирован, как и вся работа подобных
архивов в советский период времени. Отбор документов на постоянное
хранение, учет, описание и т. д. – все определялось Правилами работы
партийных архивов обкомов, крайкомов партии, институтов истории
партии – филиалов ИМЛ при ЦК КПСС
(
М., 1980
)
.
Благодаря этому обстоятельству представленные рекомендации могут
быть использованы как методическое пособие в любом бывшем партий-
ном архиве, при этом архивисты могут использовать в работе свои спра-
вочники административно-территориального деления.
Автором Методических рекомендаций выполнена большая и кропотли-
вая работа. Рекомендации состоят из 4-х разделов, в которых подробно, с
примерами излагается процесс составления исторической справки к фон-
дам партийных органов: выявление и изложение сведений по истории
партийного органа и фонда, составление аннотаций состава и содержания
документов фонда и другое. К методическим рекомендациям составлен
обширный научно-справочный аппарат, в виде приложений имеются
:
об-
разец исторической справки к фонду № 58 – Ивдельский городской коми-
тет Коммунистической партии Советского Союза, список переименова-
ний фонда, изменения структуры городских и районных комитетов партии
Свердловской области в 1948–1991 гг.
Считаю, что данные Методические рекомендации являются полноцен-
ным методическим пособием для архивистов, работающих в бывших
партийных архивах и разрабатывающих научно-справочный аппарат к
фондам органов партии советского периода.
И.И. Вишев,
директор Объединенного государственного архива
Челябинской области;
Г.Н. Кибиткина,
первый заместитель председателя
Государственного комитета
134
135
Обмен опытом
Рецензия
на Методические рекомендации по составлению исторических справок
к фондам органов Коммунистической партии Советского Союза,
действовавших на территории Свердловской области
Методические рекомендации «Составление исторических справок к фон-
дам органов Коммунистической партии Советского Союза, действовавших
на территории Свердловской области» подготовлены специалистами отде-
ла научно-справочного аппарата ГБУ
СО
«Центр документации общест-
венных организаций Свердловской области».
Данная методическая разработка содержит рекомендации по выявле-
нию
и изложению сведений об истории партийного органа, истории фон
да
партийного органа, составлению аннотации состава и содержания архивно-
го
фонда партийного органа при подготовке исторической справки. Дос-
тоинством работы являются ясное, детальное и последовательное изложе-
ние всех видов работ по составлению исторической справки. Приложения
к рекомендациям имеют практическое значение и будут востребованы спе-
циалистами, занимающимися составлением исторических справок. В них
даны образцы оформления титульного листа, оглавления, списка сокра-
щений, списка переименований фонда. Сведения об имеющихся програм-
мах и уставах Коммунистической партии, изменениях структуры городских
и районных комитетов партии Свердловской области необходимы при на-
писании истории фондообразователя и истории фонда.
Безусловно, данные методические рекомендации обладают практичес-
кой ценностью. Наличие подробных рекомендаций позволит улучшить ра-
боту по созданию качественного научно-справочного аппарата описи, и,
как следствие, архива в целом.
Однако, несмотря на несомненные достоинства рецензируемого доку-
мента, следует обратить внимание на некоторые недостатки.
Существуют неточности в оформлении работы:

не пронумерован первый раздел «Общие положения», хотя имеется
нумерация пунктов внутри раздела (1.1., 1.2. и т. д.), все последующие раз-
делы тоже пронумерованы, начиная с 2;

точка в конце заголовков разделов не ставится;

для удобства пользования рекомендациями можно ввести определе-
ния понятий: персональные дела коммунистов и дела персонального ха-
рактера.
Кроме того, имеются неточности по тексту документа.
В соответствии с приложением № 16 к методическим рекомендациям
«Составление архивных описей» (М., 2005) справка должна содержать крат-
кую аннотацию состава и содержания документов фонда (к пп. 1.1. и 1.5).
Во втором абзаце п.

2.9.1. ошибочно указано, что информация о струк-
туре партийного органа должна включать сведения о создании, переиме-
новании, ликвидации отделов, секторов, а также постоянных комиссий,
созданных в 1990

1991 гг. Возможно, имелось в виду, что информация о
структуре партийного органа должна включать сведения о создании, пе-
реименовании, ликвидации отделов и постоянных комиссий с момента
его возникновения до момента ликвидации, в т. ч. за 1990

1991 гг.
В схему аннотации состава и содержания документов фонда (в п. 4.2.)
введены документы, которые составляют фондовые включения (например,
протоколы районных съездов исполнительных комитетов районных Сове-
тов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов и др.). В соответ-
ствие
со структурой исторической справки фондовые включения вносят
ся
в раздел по истории фондообразователя и дополнительно в аннотацию
документов могут не вноситься.
В приложении № 6 изложены изменения структуры городских и район-
ных
комитетов партии Свердловской области в 1948

1991 гг. Для специали
с-
тов, занимающихся составлением исторических справок, было бы удоб-
нее иметь структуру партийных органов за весь период существования
области, т. е. с 1934 г
ода
.
Основной акцент в рецензируемых рекомендациях сделан на работе с
фондами комитетов (областных, городских, районных) партии, а также
промышленно-производственных партийных комитетов и партийных ко-
митетов производственных колхозно-совхозных управлений, первичных
партийных организаций, созданных по территориальному принципу. От-
сутствуют рекомендации по работе с иными партийными фондами, име
ю-
щимися на хранении в архиве: партийные фракции, политбюро, политсек-
торы, политчасти, органы партийного контроля, первичные партийные
организации, созданные по производственному и производственно-тер-
риториальному принципу, партийные учебные заведения, издательства и
редакции. Выявление сведений по истории данных партийных органов тре-
бует иных подходов, нежели описаны в рекомендациях. Для специалистов,
работающих над историческими справками к фондам данных партийных
органов, было бы полезным иметь рекомендации по их составлению.
Несмотря на указанные недостатки, рецензируемые методические реко-
мендации заслуживают положительной оценки. Они могут быть рекомен-
дованы для внедрения их в деятельность архива. Составители справились
136
137
Обмен опытом
со своей основной задачей

подготовили ценное пособие для составле-
ния исторических справок партийных органов, используя накопленный
опыт в данной работе. Составление исторических справок для архивных
фондов

трудоемкая и высокобюджетная работа. Она требует не только
времени, а также исторических и архивных знаний. Наличие подобных
рекомендаций даст возможность качественно улучшить содержание науч-
но-справочного аппарата.
Г.А. Толстикова,
Директор Государственного архива
общественно-политической документации
Курганской области;
С.А. Акатьева
начальник отдела использования документов
и информационно-поисковых систем
Государственного архива общественно-политической документации
Курганской области
Краткий справочник по фондам Государственного архива документов
по личному составу Свердловской области
(ГАДЛССО, Екатеринбург, 2010)
Настоящий справочник – первое научно-справочное издание, представ-
ляющее Государственный архив документов по личному составу Сверд-
ловской области (ГАДЛССО). Справочник предназначен для использова-
ния в практической работе сотрудников архивных учреждений, а также
различных категорий пользователей при проведении розыска сведений о
местонахождении документов по личному составу, необходимых для обес-
печения прав и законных интересов граждан. Справочник является крат-
ким неаннотированным, но содержит сведения о переименованиях фон-
дообразователей. В справочнике представлены сведения о 504 фондах, за
1923–2009 годы.
Архивные фонды ГАДЛССО и его филиалов систематизированы вмес
те
по отраслевому признаку в соответствии с «Единым классификатором
документной информации архивного фонда Российской Федерации».
Внутри разделов фонды расположены по степени значимости организа-
ций и по алфавиту. К справочнику составлен научно-справочный аппа-
рат: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов,
приложения

(списки фондов, почтовые адреса ГБУСО «ГАДЛССО» и его
филиалов, указатель учреждений и предприятий).
На Краткий справочник были представлены две рецензии.
Первая рецензия поступила от Государственного архива документов
по личному составу Курганской области, вторая – от Объединенного го-
сударственного архива Челябинской области.
Теперь подробно остановимся на замечаниях, представленных рецен-
зентами.

У Государственного архива документов по личному составу Курганской
области было два замечания:
Первое касается уточнения расшифровки аббревиатур в списке сокра-
щенных слов. Оно принято и выполнено.
По второму замечанию уточнена принадлежность фонда № 134 «Ураль-
ское отделение инспекции по качеству экспертных товаров (материалов)».
Он перенесен из раздела 14.2. «Общественное питание» в раздел 14.1.
«Торговля», так как фондообразователь подчинялся Министерству тор-
говли.
138
139
Обмен опытом
О
становимся на замечаниях и предложениях коллег
из
Объединенного
архива Челябинской области.
Было предложено уточнить схему систематизации фондов внутри раз-
делов и указать год издания «Единого классификатора документной ин-
формации архивного фонда Российской Федерации». Данное замечание
принято. Во всех разделах, кроме раздела 8. «Экономическая деятельность»
и раздела 20. «Прочие отрасли…»
,
фонды будут расположены сначала по
степени значимости – органы управления отраслью (Комитеты, управле-
ния и т.

д.), а потом

в алфавитном порядке (тресты, объединения, акцио-
нерные общества и т. п.). А в разделах 8 и 20, в целях обеспечения быстро-
го поиска необходимой информации, считаем необходимым располо-
жить все фонды строго в алфавитном порядке. В предисловии будет ука-
зан год издания «Единого классификатора документной информации ар-
хивного фонда Российской Федерации»
(
М., ВНИДАД, 2007
)
и уточнена
схема систематизации фондов внутри разделов. Кроме того, перед изда-
нием справочника еще раз будут уточнены и включены в разделы спра-
вочника все архивные фонды организаций, деятельность которых была
связана с несколькими отраслями.
Например, фонд «Комитет по архитектуре и градостроительству Свер
д-
ловской области» включен в раздел справочника 1.
«
Органы государствен-
ной власти и государственного управления», а в разделе 10.
«
Строитель-
ство» записано:
См. Ф. 296, раздел 1. «Органы государственной власти и государствен-
ного управления»
или
фонд «Управление печати и массовой информации Свердловской об-
ласти»будет включен в раздел справочника 1.
«
Органы государственной
власти и государственного управления», а в разделе 5
.
«Средства массо-
вой информации» будет записано:
См. Ф. 197, раздел 1. «Органы государственной власти и государствен-
ного управления».
Одно из замечаний касается названия раздела «Правосудие». Считаем
целесообразным заменить данное название на более информативное

«Правосудие. Надзор за законностью. Безопасность и охрана правопо-
рядка».
Еще одно из замечаний касалось названий двух фондов, хранящихся в
филиале «ГАДЛССО» Восточного управленческого округа г. Ирбит, а
именно, ф. 1
«
ОАО « Ирбитский мотоциклетный завод» и ф. 19
«
ООО «Ир-
битский мотоциклетный завод». Изменить названия этих фондов на дан-
ный момент не представляется возможным. В дальнейшем планируется
объединить эти фонды в объединенный архивный фонд.
И последнее замечание было относительно расположения в справоч-
нике раздела 20
.
«Прочие отрасли, не включенные в
Е
дин
ый
классифика-
тор документной информации
А
рхивного фонда Российской Федерации,
а также предприятия с неустановленной отраслью». Авторский коллектив
считает необходимым оставить раздел 20
.
«Прочие отрасли …» в конце
справочника, так как в него вошли организации, по названию которых слож-
но определить их вид деятельности.
В
заключение хочется выразить благодарность нашим уважаемым ре-
цензентам за проделанную работу, которая позволит сделать наш Крат-
кий справочник на более высоком уровне.

Представленный Государствен-
ным архивом документов по личному составу Свердловской области Крат-
кий справочник, по сути, является первым вариантом и перед изданием
он будет дополнен новыми фондами. В связи с этим будет проведена до-
полнительная работа по устранению некоторых неточностей и опечаток в
названиях фондов, указанны
х
рецензентами
:
Ф. 61

ОАФ Государственный союзный трест по эксплуатации и про-
мышленной разведке редких металлов на Урале «Уралредмет» и его пред-
шественники»,
Ф. 301

«Индивидуальный предприниматель Козинцев Дмитрий Алек-
сеевич»,
Ф. 132 – Свердловский городской Комитет Красного Креста Свердловского
областного Комитет Красного Креста общества Красного Креста РСФСР»,
Ф. 351

Екатеринбургское муниципальное унитарное предприятие
«Горнощитское».
В.И. Сорокин
директор Государственного архива
документов по личному составу
Свердловской области
140
141
Обмен опытом
Рецензия
на Краткий справочник по фондам Государственного архива
документов по личному составу Свердловской области
Настоящий справочник – первое научно-справочное издание, представ-
ляющее Государственный архив документов по личному составу Сверд-
ловской области (ГАДЛССО). Справочник предназначен для использова-
ния в практической работе сотрудников архивных учреждений, а также
различных категорий пользователей при проведении розыска сведений о
местонахождении документов по личному составу, необходимых для обес-
печения прав и законных интересов граждан. Справочник является крат-
ким неаннотированным, но содержит сведения о переименованиях фон-
дообразователей. В справочнике представлены сведения о 504 фондах, за
1923–2009 годы.
Архивные фонды ГАДЛССО и его филиалов систематизированы вмес-
те по отраслевому признаку в соответствии с «Единым классификатором
документной информации архивного фонда Российской Федерации».
Внутри разделов фонды расположены по степени значимости организа-
ций и по алфавиту. К справочнику составлен научно-справочный аппа-
рат: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов,
приложения

(списки фондов, почтовые адреса ГБУСО «ГАДЛССО» и его
филиалов, указатель учреждений и предприятий).
Однако, несмотря на несомненные достоинства, следует отметить ряд
недостатков. Во-первых, необходимо указать какого года издания исполь-
зуется «Единый классификатор документной информации архивного фон-
да Российской Федерации»; уточнить заголовки разделов (например, по-
нятие «правосудие» не включает в себя «арбитраж», «нотариат», «регио-
нальные органы юстиции»).
Во-вторых, необходимо уточнить схему систематизации фондов внут-
ри разделов. Систематизация «по степени значимости организаций и по
алфавиту» вызывает затруднение в поиске нужного фонда. Непонятно,
когда фонды располагаются по алфавиту, а когда по степени значимости, и
каковы ее критерии (например, раздел 8). Кроме того, само расположение
фондов по разделам вызывает вопросы: например, Комитет по архитекту-
ре и градостроительству Свердловской области относится к Органам госу-
дарственной власти и государственного контроля (см. с. 44), а Управление
печати и массовой информации Свердловской области – к Средствам мас-
совой
информации (см. с. 17) (см. также Ф. 121). Раздел 20. «Прочие отрас
ли
промышленности, не включ
е
нные в Единый классификатор документной
информации АФ РФ, а также предприятия с неустановленной отраслью»
следует поместить в раздел «промышленность» как подраздел или после
раздела «промышленность».
Нуждаются в уточнении и названия некоторых фондов. Например, Ф. 1
и Ф. 19 (филиала «ГАДЛССО» Восточного управленческого округа г. Ир-
бит),
Ф. 61 (ОАФ?), Ф.

301 (имя, отчество), Ф. 132 (
общества
Красного Кре
с-
та), Ф. 315 (расшифровать сокращение).
Перед изданием путеводителя необходимо провести редакторско-кор-
ректорскую правку текста, т. к. встречаются опечатки, орфографические
ошибки.
В заключени
е
хочется отметить,
что
несмотря на некоторые недостатки,
краткий справочник является первым архивным справочником по фон-
дам Государственного архива документов по личному составу Свердлов-
ской области. На наш взгляд
,
он будет востребован в повседневной работе
и позволит снизить временные затраты на исполнение запросов социаль-
но-правового характера о подтверждении стажа работы, заработной пла-
ты и реализации прав на получение льгот в соответствии с действующим
законодательством.
И.И. Вишев,
директор Объединенного государственного архива
Челябинской области;
Е.В. Буданова,
главный архивист отдела НСА
Объединенного государственного архива
Челябинской области
142
143
Обмен опытом
Рецензия
на Краткий справочник по фондам Государственного архива
документов по личному составу Свердловской области
Краткий справочник по фондам Государственного архива документов
по личному составу Свердловской области является справочно-информа-
ционным изданием, предназначенным для совершенствования работы с
о
бращениями пользователей и уменьшения бюджета времени на испол-
нение запросов социально-правового характера о подтверждении трудо-
вого стажа, размера заработной платы и реализации прав на получение
льгот в соответствии с действующим законодательством.
Издание такого рода справочника окажет действенную помощь в поиске
информации для решения правовых и социальных вопросов специалис-
там архивов, занимающимся исполнением запросов, учреждениям пен-
сионного фонда, социальной защиты, специалистам кадровых служб орга-
низаций, учреждений и предприятий, гражданам.
Положительным моментом в содержании справочника являются сведе-
ния, содержащиеся в переименовании фондообразователя, что существен-
но облегчает поиск документов по личному составу той или иной органи-
зации.
Список сокращений

важный элемент научно-справочного аппарата
издания, без которого невозможно разобраться в обилии аббревиатур, при-
сутствующих в названиях фондов, без расшифровки.
Для быстрого поиска учреждения, предприятия, организации в условиях
выполнения большого объема работ и услуг по информационному обес-
печению пользователей по их запросам эффективно применен «Единый
классификатор документной информации Архивного фонда Российской
Федерации»; составлены предисловие, указатель предприятий и учрежде-
ний, списки фондов ГБУСО «ГАДЛССО» и филиалов, указаны почтовые
адреса.
Вся эта информация значительно расширяет диапазон применения спра-
вочника, составителями которого, безусловно, проделана большая и по-
лезная работа.
При ознакомлении с содержанием
К
раткого справочника вызвало со-
мнение, что ф. 134.
«
Уральское отделение Государственной инспекции по
качеству экспортных материалов
»
отнесен к разделу 14.2.
«
Общественное
питание
»
.
В списке сокращенных слов необходимо уточнить расшифровку абб-
ревиатур: ГПКТИ, НПО, ООО.
Отмеченные недочеты носят чисто локальный (рекомендательный) ха-
рактер.
Издание
К
раткого справочника на современном этапе имеет важное
значение при проведении розыска сведений о местонахождении доку-
ментов по личному составу, необходимых для обеспечения прав и закон-
ных интересов граждан.
А.В. Висящева,
заместитель директора Государственного архива
общественно-политической документации
Курганской области;
О.В. Короткова,
заведующая архивохранилищем
Государственного архива документов
по личному составу Курганской области
144
145
Протокол III межрегионального кинофестиваля
архивных фильмов «Уральский хронограф»
Научно-методический совет архивных учреждений
Уральского федерального округа
ПРОТОКОЛ
III межрегионального кинофестиваля
архивных фильмов «Уральский хронограф»
18-19 мая 2011 г. г.
Екатеринбург
Присутствовали:
Члены жюри –
Долгушина Е.И., председатель жюри,
Стручкова Н.В.,
Курзина С.Н., секретарь жюри,
Гагарин А.А.,
Сапожников А.Г.,
Яркова Е.И.,
Василенко С.Н.,
Афанасьева Т.А.,
Прыкина Н.А.,
Евстигнеев Е.А.,
Реусова В.Л.,
Грачева Е.В.,
Васенева Т.В.
1.

Просмотрев и обсудив 1 работу, представленную на кинофестиваль
по 1 номинации
,
– «Документальные, игровые фильмы по пропаганде ар-
хивного дела (рассказывающие о деятельности архивов, раскрывающие их
актуальность и значение для общества, показывающие проблемы, кото-
рые стоят перед архивами)»

1 фильм (Самарская область),
Решили присудить:
диплом «Победитель номинации» – документальному фильму «Порт-
рет архивиста» (Самарская область
,
2008) – 226,5 баллов.
2.

Просмотрев и обсудив 8 работ, представленных на кинофестиваль по
2 номинации
,


«Документальные, игровые фильмы, пропагандирующие
историческое наследие региона (посвященные историческим событиям,
выдающимся личностям, созданные на основе архивных документов)»,
Решили присудить:
1 место

документальному фильму «Без единого выстрела» (Челябин-
ская область, 2010) – 273,5 балла;
2 место – циклу телевизионных фильмов «Механик. Цех Победы» (Тю-
менская область, 2010) – 262 балла;
3 место – документальному фильму «Я клянусь: душа моя чиста» (Кур-
ганская область, 2010) – 261 балл.
3.

Просмотрев и обсудив 3 фильма в 3 номинации

«Телепрограммы,
телепередачи по пропаганде архивного дела»,
Решили присудить:
1 место – телесюжету в программе «Вести» ГТРК «Южный Урал»

«Южный Урал пишет живую историю» (Челябинская область, 2010) –
256 баллов;
2 место – телепередаче «У архива женское лицо» (Челябинская об-
ласть, 2010) – 243 балла.
3 место

телесюжету в программе «Вести» ГТРК «Вести-Урал»

«День
о
ткрытых дверей в Центре документации общественных организаций Свер
д-
ловской
области » (Свердловская область, 2009) – 237 баллов;
4.

Просмотрев и обсудив 1 фильм в 4 номинации

«Телепрограммы,
телепередачи, пропагандирующие историческое наследие региона (по ар-
хивным документам)»,
Решили присудить:
диплом «Победитель номинации»

телепередаче «Творческая мастер-
ская» с Еленой Рыжковой (Свердловская область 2008) – 254 балла.
5.

Просмотрев и обсудив 2 фильма в 5 номинации

«Телесюжеты, ос-
нованные на архивных документах»,
Решили присудить:
1 место – телесюжету «Белых пятен в истории региона становится мень-
ше» (Челябинская область, 2010) – 262 балла;
2 место – циклу телесюжетов «Этот день в истории Ямала» (Ямало-
Ненецкий автономный округ, 2010) – 243 балла;
6.

Обсудив все работы, представленные на конкурс,
Решили включить дополнительную 6 номинацию

«Документальные,
игровые фильмы, созданные сотрудниками архива» и, просмотрев 3 филь-
ма в данной номинации, присудить:
146
147
1 место – документальному фильму «Август ’91 года: свердловские хро-
ники» (Свердловская область, 2010) – 257 баллов;
2 место – документальному фильму «Экспедиция в историю» (Челя-
бинская область, 2009) – 245 баллов;
3 место

видеофильму «Дон Кихот науки» (Самарская область, 2010) –
218 баллов.
7.

Обсудив все работы, представленные на конкурс,
Решили дополнительно присудить:
1.
П
риз «Зрительских симпатий»

документальному фильму «Завеща-
ние Текутьева: «По самому щедрому расчету

…» (Тюменская область,
2008) – большинством голосов;
2.
П
риз «Архивный кинодебют»

документальному фильму «Откуда
нефть, когда кругом тайга?» (Ханты-Мансийский автономный округ –
Югра, 2010)

большинством голосов;
3.
П
риз «Лучшая работа архивистов в кадре»

фильму «Творческая
мастерская»

Ольге Алексеевне Бухаркиной, заведующей отделом ис-
пользования и публикации документов Государственного архива Сверд-
ловской области (Свердловская область, 2008)

большинством голосов.
8.

Обсудив условия организации и проведения кинофестиваля,
Решили:
1
.
Провести четвертый кинофестиваль архивных фильмов в 2014 году в
г. Екатеринбурге.
2
.
Учесть при доработке положения о кинофестивале замечания и пред-
ложения, высказанные членами жюри (по критериям оценки). Критерии,
отражающие степень участия архивистов в подготовке фильмов, выделить
в отдельные категории. Исключить критерии – «патриотичность», «акту-
альность», «практичность» и др.
3
.
Привлечь к освещению четвертого кинофестиваля средства массовой
информации.
4
.
Растиражировать фильмы, занявшие первые места в номинациях, в
целях ознакомления архивных учреждений.
Председатель жюри,
директор Государственного
архива социально-политической истории
Тюменской области


Е.И. Долгушина
Секретарь жюри

С.Н. Курзина
Об итогах конкурса молодых специалистов органов управления
архивным делом и государственных архивов УрФО
Конкурс молодых специалистов органов управления архивным делом и
государственных архивов Уральского федерального округа начался с 1 сен-
тября 2010 года. Конкурс проводится с целью выявления и поддержки та-
л
антливой молодежи, поощрения творческой активности молодых специ
а-
листов государственных архивов и органов управления архивным делом,
повышения престижа профессии, а также содействия профессионально-
му росту молодых специалистов.
Конкурс состоял из 2-х этапов: предоставление письменной работы по
заданной тематике и второго тура – защиты конкурсных проектов перед
членами жюри.
Подача работ для участия в первом туре конкурса завершилась 10 декаб-
ря 201
0
года. По плану проведения конкурса работы должны были быть
поданы до 1 декабря 201
0
года, но срок был продлен связи с большим коли-
чеством молодых специалистов, желающих принять участие в конкурсе.
Молодые специалисты из всех регионов УрФО прислали работы для
участия в конкурсе. Всего на конкурс было представлено 22 работы, в том
числе одна – коллективная, в итоге общее количество молодых специалис-
тов, проявивших интерес к участию в конкурсе, составило 23 человека.
Самое большое количество работ поступило из Тюменской области –
6 работ,
Свердловская и Курганская область представили по 5 работ, Челя-
бинская область, Ханты
-
Мансийский автономный округ и Ямало-Ненец-
кий автономный округ – по 2 работы.
Работы были представлены в следующих номинациях:
– «лучший молодой специалист в области использования документов» –
8 работ;

«лучший молодой специалист в области обеспечения сохранности
документов»

5 работ;

«лучший молодой специалист в области комплектования архивными
документами»

3 работы;
– «лучший молодой специалист в области учета документов»

1 работа:

«лучший молодой специалист в области организации информацион-
но-поисковых систем»

5 работ.
Второй тур конкурса состоялся 28 апреля 2011 года в г. Тобольск Тю-
менской области на территории Государственного архива города Тоболь-
ска. Все выступающие подготовили мультимедиа презентации своих ра-
бот, выступления сопровождались раздаточными материалами.
Об итогах конкурса молодых специалистов органов управления
архивным делом и государственных архивов УрФО
148
149
Члены жюри подвели итоги и приняли следующие решения:
1.

В номинации «Лучший молодой специалист в области
и
нформаци-
онно-поисковых систем»

Анастасия Викторовна Даниленко и Дмитрий
Юрьевич Медведев, Тюменская област
ь
;
2. В номинации «Лучший молодой специалист в области учета архивных
документов»

Надежда Васильевна Худякова, Курганская област
ь
;
3.

В номинации «Лучший молодой специалист в области обеспечения
сохранности документов»

Михаил Сергеевич Еремеев, Свердловская
область;
4.

В номинации «Лучший молодой специалист в области комплектова-
ния архивными документами»

Ильнара Варисовна Абайдулина, Тюмен-
ская область;
5.

В номинации «Лучший молодой специалист в области использова-
ния архивных документов»

Ирина Викторовна Иванова, Свердловская
область.
Также членами жюри принято решение отметить дополнительными
наградами следующих конкурсантов:
1.

«Лучший инновационный проект»

Рифнур Нургалиевич Мубарак-
зянов, Ямало-Ненецкий автономный округ;
2.

«Лучший молодой исследователь»

Евгения Ратмировна Расцветае-
ва, Челябинская област
ь
;
3.

«Лучшее публичное выступление»

Наталья Александровна Зарец-
кая, Челябинская област
ь
;
4. Специальный приз за работу в области использования документов –
Ольга Александровна Спиридонова, Ханты-Мансийский автономный округ.
Награждение участников состоится на заседании НМС архивных учреж-
дений УрФО в г. Тюмени 16-17 июня 2011 год.
Также члены жюри приняли решение опубликовать конкурсные работы
участников конкурса в специальном выпуске информационного бюллете-
ня научно-методического совета с разрешения авторов работ. В настоящее
время получены разрешения авторов и окончательные варианты для пуб-
ликации от молодых специалистов Государственного архива в г. Шадринске,
Государственного архива Тюменской области, Государственного архива со-
циально-политической истории Тюменской области.
А.А. Капустин,
председатель НМС архивных учреждений УрФО,
начальник Управления архивами
Свердловской области
Протокол проведения второго этапа конкурса молодых специалистов
органов управления архивным делом и государственных архивов
Уральского федерального округа
Научно-методический совет архивных учреждений
Уральского федерального округа
ПРОТОКОЛ
проведения второго этапа конкурса молодых специалистов
органов управления архивным делом и государственных архивов
Уральского федерального округа
28 апреля 2011 г
.
г. Тобольск
Состав жюри:
Капустин
Александр Александрович
Стручкова
Наталья Владиславовна
Окунев
Анатолий Алексеевич
Дегтярев
Андрей Витальевич
Селюнина
Елена Геннадьевна
Кибиткина
Галина Николаевна
Свердловская область
начальник Управления архивами Свердлов-
ской области, председатель НМС архивных
учреждений УрФО, председатель жюри
главный специалист Управления архивами
Свердловской области, секретарь НМС ар-
хивных учреждений УрФО, секретарь жюри
директор Государственного архива Свердлов-
ской области
директор Центра документации обществен-
ных организаций Свердловской области
директор Государственного архива научно-
технической и специальной документации
Свердловской области
первый заместитель председателя Государ-
ственного комитета по делам архивов Челя-
бинской области
Челябинская область
150
151
Ку
рганской области) с работой «Организация работы с электронными ко-
пиями архивных документов»;

в номинации «Лучший молодой специалист в области обеспечения
сохранности документов»


Еремеев Михаил Сергеевич
(Государствен-
ный архив Свердловской области) с работой «Перспективы применения
радиочастотной идентификации в архивном деле»;
– в номинации «Лучший молодой специалист в области комплектования
архива документами» –
Абайдулина Ильнара Варисовна
(Государствен-
ный архив Тюменской области) с работой «О некоторых видах управлен-
ческой документации постоянного хранения органов исполнительной влас-
ти Тюменской области – источников комплектования ГУТО ГАТО»;

в номинации «Лучший молодой специалист в области использования
архивных документов»

Иванова Ирина Викторовна
(Центр документа-
ции общественных организаций Свердловской области) с работой «Урок
истории как форма использования архивного документа в патриотичес-
ком воспитании молодежи».
2.

Отметить дополнительными наградами следующих конкурсантов:

«Лучший инновационный проект»


Мубаракзянов Рифнур Нурга-
лиевич
(Служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного окру-
га) с работой «Мониторинг состояния сохранности документов архивных
фондов Ямало-Ненецкого автономного округа как средство эффективно
го
исполнения службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного ок-
руга контроля за обеспечением сохранности архивных документов»;

«Лучший молодой исследователь»


Расцветаева Евгения Ратми-
ровна
(Объединенный государственный архив Челябинской области ) с
работой «Комплексное использование документов фонда Р-496 «Челябин-
ское областное управление по делам литературы и издательства»;

«Лучшее публичное выступление»


Зарецкая Наталья Александ-
ровна
(Объединенный государственный архив Челябинской области) с
работой «Использование документов архива во время празднования па-
мятной даты 65 годовщины Победы в Великой Отечественной войне»;
– Специальным призом за работу в области использования докумен-
тов –
Спиридонова Ольга Александровна
(Служба по делам архивов Хан-
ты-Мансийского автономного округа

Югры;) с работой «
И
спользова-
ние архивных документов при подготовке мероприятий, посвященных 80-
летию со дня образования Ханты-Мансийского автономного округа

Югры».
Протокол проведения второго этапа конкурса молодых специалистов
органов управления архивным делом и государственных архивов
Уральского федерального округа
Евстигнеев
Евгений Анатольевич
Любушкина
Татьяна Витальевна
Долгушина
Елена Ивановна
Туркулайнен
Татьяна Викторовна
Реусова
Валентина Леонидовна
архивист 1 категории отдела инициативного до-
кументирования и личных фондов Объединен-
ного государственного архива Челябинской об-
ласти
начальник отдела обеспечения сохранности,
использования документов и ААТ Управления
по делам архивов Тюменской области
директор Государственного архива социально-
политической истории Тюменской области
заместитель начальника Службы по делам архи-
вов Ханты-Мансийского автономного округа –
Югры
первый заместитель руководителя Службы по
делам архивов Ямало-Ненецкого автономного
округа
Тюменская область
Ханты-Мансийский автономный округ – Югра
Ямало-Ненецкий автономный округ
Заслушав конкурсные работы молодых специалистов (повестка прила-
гается) и обсудив результаты конкурса, представленные организационным
комитетом (таблица прилагается), члены жюри
РЕШИЛИ:
1.

Определить победителей:

в номинации «Лучший молодой специалист в области Информацион-
но-поисковые систем» (Государственный архив социально-политической
истории Тюменской области)


Даниленко Анастасия Викторовна
и
Медведев Дмитрий Юрьевич
с работой «База данных «Местонахождение
документов по личному составу ликвидированных организаций (вне ар-
хивной службы)»;

в номинации «Лучший молодой специалист в области уч
е
та архивных
документов»


Худякова Надежда Васильевна
(Государственный архив
152
153
3.

Наградить всех участников конкурса почетными грамотами Управле-
ния архивами Свердловской области; победителей конкурса наградить
почетными грамотами научно-методического совета архивных учрежде-
ний УрФО.
4. Опубликовать конкурсные работы участников в специальном выпус-
ке информационного бюллетеня научно-методического совета архивных
учреждений УрФО с разрешения авторов работ.
5. Просить участников конкурса в срок до 10 июня

2011 г
ода
направить
в адрес Управления архивами Свердловской области письменное согласие
автора на публикацию конкурсной работы.
Председатель жюри А.А. Капусти
н
Секретарь жюри


Н.В. Стручкова
План мероприятий научно-методического совета архивных учреждений
Уральского федерального округа на 2012 год
План
мероприятий научно-методического совета архивных учреждений
Уральского федерального округа на 2012 год

п/п
1
1.
2.
3.
4.
5.
Срок исполнения,
место проведения
3
г. Челябинск
март 2012 г.
г. Екатеринбург,
апрель 2012 г.
г. Уфа,
апрель 2012 г.
г. Курган
май 2012 г.
г. Ханты-Ман-
сийск,
сентябрь-октябрь
2012 г.
Наименование мероприятия
2
Межрегиональная научно-практическая кон-
ференция «Документальное наследие совет
-
ской истории»
V межрегиональный матч по мини-футболу «Ку-
бок Урала» и II турнир по волейболу среди ко-
манд архивных служб Уральского региона
Совещание председателей и секретарей ЭПК
Уральского и Приволжского федеральных ок-
ругов по проблемам деятельности ЭПК орга-
нов управления архивным делом субъектов
Российской Федерации
Заседание НМС архивных учреждений Ураль-
ского федерального округа и семинар по воп-
росам создания, сохранения и использования
страхового фонда на особо ценные докумен-
ты Архивного фонда Российской Федерации
Совещание руководителей архивных органов
и учреждений Уральского региона по вопро-
сам внедрения отраслевой системы оплаты
труда и проведения мероприятий по измене-
нию организационно-правовой формы госу-
дарственных и муниципальных архивов
Начальник Управления архивами
Свердловской области, председатель НМС
архивных учреждений УрФО

А.А. Капустин
154
155
С
овещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав
граждан на получение и использование информации, содержащейся
в документах Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документах
17 июня 2011 г.
г. Тюмень
1. Об организации доступа пользователей к документам Архивного фонда
Российской Федерации, хранящимся в федеральных архивах

Грошев Александр Владимирович
,
начальник управления организа-
ции и обеспечения деятельности федеральных архивов Федерального ар-
хивного агентства.
2.

Об обеспечении конституционных прав граждан на получение и ис-
пользование информации, содержащейся в документах Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документах

Финадеев Александр Павлович
, председатель Государственного Ко-
митета по делам архивов Челябинской области.
3.

Проблемы взаимодействия с организациями, обеспечивающими кон-
ституционные права граждан по вопросам предоставления информации

Тарасова Ольга Петровна
,
директор Государственного архива Тю-
менской области.
4.

Обеспечение конституционных прав граждан на получение и исполь-
зование информации, содержащейся в документах Государственного ар-
хива Свердловской области

Окунев Анатолий Алексееви
ч
, директор Государственного архива
Свердловской области.
5.

Обеспечение конституционных прав граждан на получение и исполь-
зование информации, содержащейся в документах Государственного ар-
хива общественно-политической документации Курганской области

Толстикова Галина Александровна
, директор Государственного архи-
ва общественно-политической документации Курганской области.
6.

О вопросах обеспечения конституционных прав граждан на получе-
ние и использование информации, содержащейся в документах Государ-
ственного архива документов по личному составу Свердловской области

Сорокин Владимир Иванович
, директор Государственного архива до-
кументов по личному составу Свердловской области.
7.

Взаимодействие Самарского областного госархива документов по лич-
ному
составу с региональным Отделением Пенсионного фонда Росс
ий-
ской Федерации в вопросах информационного обеспечения граждан

Корнева Ольга Анатольевна
, директор Самарского областного госу-
дарственного архива документов по личному составу.
8.

Обеспечение конституционных прав граждан на получение и исполь-
зование информации, содержащейся в документах Центра документации
общественных организаций Свердловской области

Иванова Ирина Викторовна
,
главный хранитель фондов – замести-
тель директора Центра документации общественных организаций Сверд-
ловской области
.
9.

Проблемы обеспечения архивами конфиденциальности информации,
содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации, при
предоставлении государственной услуги по исполнению запросов граж-
дан, связанных с реализацией их законных прав и свобод

Михайлов Андрей Александрович
,
начальник отдела использования
и публикации документов Государственного архива Курганской области.
10.

Эффективность и качество использования архивных документов в
отделе по делам архивов Администрации города Ноябрьска

Киселева Наталья Валентиновна
,
начальник отдела по делам архивов
Администрации города Ноябрьска Ямало-Ненецкого автономного округа.
11.

Муниципальные услуги города Омска по обеспечению конституци-
онных прав граждан на получение и использование информации, содер-
жащейся в казенном учреждении «Муниципальный архив города Омска»

Растягаева Галина Ивановна
,
директор казенного учреждения «Му-
ниципальный архив города Омска»
.
12.

Оптимизация и совершенствование работы по использованию доку-
ментов центрального архива ОАО «Газпромнефть Ноябрьскнефтегаз» в
современных условиях

Быкова Алла Геннадьевна
,
начальник центрального архива ОАО «Газ-
промнефть Ноябрьскнефтегаз».
13.

Эволюционное развитие негосударственных архивов в России. Тех-
нология работы негосударственных архивов

Рыков Алексей Витальевич
, операционный директор ОСГ «Рекордз
Менеджмент», член ЦЭПК Федерального архивного аген
тства.
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
156
157
Об организации доступа пользователей к документам
Архивного фонда Российской Федерации
в федеральных государственных архивах
Свободный доступ к информации, в том числе доступ к архивным доку-
ментам

это одно из важных условий существования гражданского обще-
ства. Вопросы доступа к архивным документам и их использования тради-
ционно находятся в центре внимания общественности.
По итогам последней паспортизации на 01.01.2010 в федеральных архи-
вах России хранится 42,5 млн. ед. хр. Архивного фонда Российской Феде-
рации (8,6% от общего объема). Из них 4,3% дел

это материалы, находя-
щиеся на закрытом хранении или имеющие ограничительный режим дос-
тупа. Рассмотрим вопросы доступа к открытым архивным документам.
Именно с этими документами свободно знакомятся пользователи. И от
того, какие возможности и условия созданы им для поиска нужной ин-
формации, напрямую зависит авторитет архивной отрасли у собственных
граждан, на налоги которых содержатся архивы, а также международный
престиж российских архивов в глазах мировой научной и культурной об-
щественности. В этой связи представляется уместным осветить, что в пос-
леднее время сделано и делается для облегчения доступа к архивным до-
кументам, какие проблемы и планы на будущее у Росархива и федераль-
ных архивов.
Во всем мире традиционный способ работы наиболее квалифициро-
ванных пользователей с архивными документами

через читальные залы
архивов.
Можно с уверенностью прогнозировать, что для серьезных уче-
ных этот способ работы останется главным и на ближайшие десятилетия.
В 2010 году в читальных залах федеральных архивов зарегистрировано
13,8 тыс.
пользователей, 95,8 тыс. посещений; исследователям было выда-
но 664 тыс. ед. хр. За последние пять лет число пользователей и посещений
увеличилось более чем в 1,5 раза, а количество выданных дел

в 2,8 раз.
Росархив поставил под особый контроль работу читальных залов феде-
ральных архивов. За последние пять лет их количество достигло 37 (из них
6 для работы с секретными документами), а число посадочных мест в них
увеличилось до 841, т. е. примерно на 25%, в среднем 56 посадочных мест
на один архив.
Это произошло в результате укрепления материально-техни-
ческой базы федеральных архивов. В последние три года в рамках реализа-
ции федеральной целевой программы «Культура России (2006–2011 годы)»
б
ыли проведены оптовые закупки читальных аппаратов для микрофиль-
мов, сканеров, позволяющих в том числе изготовлять копии с микроформ.
После переезда в новые здания

Российский государственный историчес-
кий архив и Российский государственный архив Военно-Морского Флота

в
г. Санкт-Петербурге получили современные читальные залы, в которых
созданы комфортные условия для работы, в том числе с использованием
электронных поисковых систем. Полностью были модернизированы два
читальных зала Российского государственного архива литературы и ис-
кусства (ранее архив имел один зал, куда пользователи вынуждены были
заблаговременно записываться), а также общий читальный зал Государ-
ственного архива Российской Федерации и Российского государственного
архива экономики. Этот самый большой зал стал лицом архивной отрасли,
поскольку в нем установлено все необходимое техническое оборудова-
ние, на 2-х серверах загружена современная база данных со структуриро-
ванными описаниями более 3 млн. заголовков дел, доступная через уста-
новленные на рабочих столах в зале 40 терминалов и через Интернет (на
сайте ГА РФ и ссылка на сайте Росархива). Ежегодно проводимое
ГА РФ
анкетирование пользователей показало, что большинство не про
сто удов-
летворено, но и считает предложенные в зале современные электронные
средства поиска заметным шагом вперед. В читальном зале организована
электронная регистрация пользователей, позволяющая проводить посто-
янный
мониторинг работы зала. В Российском государственном архиве
ки-
нофотодокументов и Российском государственном архиве литературы и
искусства доступны электронные каталоги, в Российском государствен-
ном военном архиве

база данных «Документы Белой армии», в Россий-
ском государственном архиве социально-политической истории

«Архив
Коминтерна» и др. Читальные залы федеральных архивов отремонтирова-
ны, оснащены системами видеонаблюдения. На страницах архивов на от-
раслевом портале «Архивы России» и на собственных сайтах (9 архивов из
15 имеют свои сайты, 1 из которых на реконструкции) размещена инфор-
мация о читальных залах, об условиях работы исследователей.
Вместе с тем пользователи читальных залов федеральных архивов не
всегда удовлетворены графиками их работы, сроками и количеством вы-
даваемых дел, многих не устраивает высокая стоимость копий архивных
документов и разные расценки на копирование. Руководство архивов ста-
рается идти навстречу исследователям, однако, в связи с увеличением их
количества при той же численности сотрудников, обслуживающих читаль-
ные залы, сложно решить все проблемы, особенно с режимом работы (в
выходные, по вечерам), со сроками выдачи дел, их количеством. Еще од-
ним серьезным недостатком является то, что нормальный доступ лиц с
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
158
159
ограниченными в
озможностями можно осуществить только в читальном
зале РГИА.
На форуме портала «Архивы России» имеется несколько разделов, где
пользователи обсуждают вопросы, связанные с поиском документов, дос-
тупом к ним, работой в тех или иных архивах; имеются и негативные отзы-
вы, на которые мы стараемся реагировать.
В упорядоченной десятилетиями
и
по-своему консервативной работе
читальных залов архивов что-то кардинально менять, на наш взгляд, неце-
лесообразно. Естественно, продолжится их последовательное техническое
переоснащение в пределах имеющихся бюджетных ассигнований. После
завершения строительства нового комплекса зданий РГАЭ в Вороново
Московской области

и нового корпуса ГА РФ в Москве там также будут
открыты читальные залы.
С учетом реалий сегодняшнего дня с прошлого года ВНИИДАД гото-
вил проект Правил работы пользователей в читальных залах государствен-
ных и муниципальных архивах Российской Федерации. В настоящее время
ведется доработка проекта по замечаниям Росархива, уполномоченных
органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в обл
ас-
ти архивного дела, федеральных и государственных архивов. Доработан-
ный проект в октябре планируется разместить на сайте Федерального ар-
хивного агентства для обсуждения.
Часть пользователей получает доступ к документам Архивного фонда
Российской Федерации путем обращения с запросами в архивы. Как пра-
вило, это граждане старшего поколения, вынужденные обращаться к нам
в поисках подтверждения своих пенсионных прав, других льгот и компен-
саций. В прошлом году федеральные архивы исполнили 27,2 тыс. таких
запросов, которые в соответствии с Федеральным законом «Об архивном
деле в Российской Федерации» исполняются бесплатно, а также 14,6 тыс.
тематических и генеалогических запросов, которые выполняются на плат-
ной основе.
Все архивы принимают запросы, в том числе по электрон-
ной
почте и через сайты; на официальном сайте Федерального архивно
го
аген
тства имеется раздел «Обращения граждан», где можно, запол
нив со-
ответ
ствующую форму, направить запрос в Росархив. Число запросов и
трудозатраты на их исполнение каждый год растут, что создает проблему
их своевременного исполнения (в срок исполняется только 60% запросов
социально-правового характера). Основные причины этого

недостаточ-
ная численность архивных работников и сложность запросов. Так, значи-
тельная часть социально-правовых запросов требует серьезных темати-
ческих исследований с использованием большого массива не только до-
кументов по личному составу, но и управленческой документации. Толь-
ко административными методами (Росархив ввел ежемесячную отчетность
по э
тому показателю, принимал другие меры) проблему не решить. Воз-
можно, выход надо искать за счет внедрения информационных технологий.
Большое внимание в последнее время уделяется вопросам рассекречи-
вания архивных документов. В частности, в 2010

2011 гг. с участием руко-
водства Росархива дважды рассматривались на заседаниях Межведомствен-
ной комиссии (МВК) по защите государственной тайны и специально на
совместном заседании Комиссии при Президенте Российской Федерации
по противодействию попыткам фальсификации истории в ущерб интере-
сам России и МВК. Эти же вопросы остро ставились в ходе встречи Прези-
дента
России Д.А. Медведева с членами Совета по развитию гражданско
го
общества и правам человека, состоявшейся 1 февраля 2011 года в г. Екате-
ринбурге. За последние пять лет рассекречены и переведены на открытое
хранение почти 45 тыс. дел, хранящихся в федеральных архивах, и 17,5 тыс.
документов в качестве тематических подборок, в том числе внепланово по
запросам пользователей. В утвержденном новом 5-летнем плане МВК на
2011

2015 гг
. заложены довольно высокие темпы рассекречивания, одн
ако
такими объемами и темпами мы не вполне удовлетворены.
Доступ к документам федеральных архивов осуществляется и через
массовые мероприятия (выставки, конференции, экскурсии и т. п.), изда-
ния сборников документов. Здесь нам удалось сделать немало. Останов-
люсь только на самых ярких примерах.
Ежегодно федеральные архивы организуют порядка 30-40 выставок на
различных площадках, в том числе 5-6 в Выставочном зале федеральных
архивов. В этом году официально начал работу второй выставочный зал в
Санкт-Петербурге (на базе РГИА), в планах

оборудование и открытие
третьего зала в РГАНТД (г. Москва).
Мы провели ряд знаковых выставок архивных документов, в том числе
международных, имевших широкий общественный резонанс: к 65-летию
Победы в Великой Отечественной войне, «Пять колец под кремлевскими
звездами», к 90-летию Государственного архива Российской Федерации,
«Царь и Президент. Александр II и Авраам Линкольн. Освободитель и эман-
сипатор», к годовщине полета Ю.А. Гагарина в космос и многие другие.
Открывшаяся на днях в Москве выставка «Любимая Русь и мордва»

пример взаимодействия Росархива, федеральных архивов и архивных уч-
реждений субъекта Российской Федерации

Республики Мордовия.
Были подготовлены и изданы сборники документов по самым разным
сюжетам отечественной и всемирной истории. Назову лишь те, которые
готовятся и издаются в рамках деятельности Комиссии при Президенте
Российской Федерации по противодействию попыткам фальсификации
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
160
161
истории в
ущерб интересам России. В этом году проведена презентация
1 тома
(в двух частях) сборника из серии «Голод в СССР». Это уникальное
издание,
включающее документы из более чем 80-ти архивов различных
стран.

Завершается подготовка сборника «Коллаборационизм в украин-
ском
национальном движении. 1939

1945 гг.», в котором впервые будут
опубликовано более 800 документов из российских, украинских, белорус-
ских, польских и немецких архивов.
Начата подготовка сборников документов о Георгиевском трактате и со-
бытиях, связанных с присоединением Грузии к Российской империи; об
экономических связях прибалтийских республик с союзным Центром в 1945–
1991 гг.; о деятельности русских коллаборационистов – так называемой Рос-
сийской освободительной армии (РОА) и ее главы генерала Власова.
Эффективность работы пользователей с документами, исполнения зап-
росов, тематического выявления документов для выставок и сборников во
многом зависит от состояния научно-справочного аппарата, информати-
зации архивов. Совершенствование информационно-поисковых систем
архивов за счет их автоматизации, создание электронного фонда пользо-
вания,
размещение архивных информационных массивов в сети Интер-
нет


безусловно, самое перспективное направление расширения доступа
пользователей к архивным документам. В последнее время в этом направ-
лении произошел определенный прорыв. Переведены в электронный фор-
мат многие описи, путеводители, справочники, разработаны базы данных,
доступные пользователям, как в локальном, так и в удаленном доступе.
Большую роль в этом направлении играет отраслевой портал «Архивы
Р
оссии», на котором размещен официальный сайт Федерального архивно-
го
агентства.

По итогам общественного мониторинга 2010 года на предмет
информативности и прозрачности сайт Росархива занял 5 место среди всех
сайтов федеральных органов исполнительной власти. За год число его
уникальных посетителей и визитов увеличилось в разы.

На портале «Архи-
вы России» в прошлом году зарегистрировано около 2,8 млн. посещений.
Конечно, этому в немалой степени способствовала полномасштабная рек-
лама портала и сайта в связи с размещением цифровых образов докумен-
тов по Катыни. Но статистика последних лет показывает, что это объектив-
ная тенденция из-за роста интереса граждан к архивной информации.
Уже сейчас на портале и сайте Росархива размещены востребованные
пользователями онлайн-проекты «Закаленные Великой Отечественной», кол-
лекции документов по «проблеме Катыни», «Голод в СССР. 1930–1934 гг.»,
«Путь к Нюрнбергу» и др.; на сайтах федеральных архивов

электронные
описи
(ГА РФ), электронные каталоги (РГАКФД, РГАЛИ, РГИ
А), о кото-
рых нам более подробно рассказывала зам. генерального директора ЗАО
«Альт-Софт».
В этом году мы планируем создать на базе программного комплекса
«Архивный фонд (4-я версия)» и разместить на портале «Архивы России»
открытый модуль общероссийской базы данных о фондах, хранящихся в
федеральных, региональных и муниципальных архивах. Надеемся, что это
позволит снять значительную часть нагрузки с архивистов, кардинально
облегчит поиск архивной информации и мест ее хранения.
Для обеспечения удаленного доступа к документам федеральных архи-
вов мы планируем продолжить пополнение электронных каталогов, оциф-
ровку описей и документов.
Также в планах 2012
года
и последующих лет реализация нескольких про-
ектов: это виртуальный выставочный зал и виртуальные экскурсии по ар-
хивам, возможно, с применением ЗD-технологии. Посетители этого зала и
виртуальных экскурсий смогут ознакомиться с оцифрованными экспози-
циями архивных выставок, виртуальными выставками, совершить экскур-
сии по федеральным архивам, в ходе которых увидят уникальные доку-
менты, хранилища, реставрационные лаборатории, читальные залы архи-
вов. Еще один проект под условным названием «Архивы

школе» предпо-
лагает создание виртуальной хрестоматии по школьному курсу «История
России» с подборкой электронных образов текстовых и аудиовизуальных
документов с соответствующими аннотациями и комментариями. Учи-
тель при подготовке урока или внеклассного мероприятия будет иметь
возможность отобрать для использования необходимые ему документы.
В осуществлении проекта предполагается участие архивистов, ученых-
историков, авторов методических пособий, опытных педагогов.
Успех реализации этих проектов будет зависать, главным образом, от
решения кадровых вопросов и финансовой поддержки государства.
А.В. Грошев,
начальник управления организации и обеспечения деятельности
федеральных архивов Федерального архивного агентства
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
162
163
Об обеспечении конституционных прав граждан на получение
и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и другх архивных документ
ах
Конституция Российской Федерации гарантировала право граждан на
поиск и получение информации (п. 2 ст. 24) и установила обязанность
органов государственной власти и местного самоуправления обеспечить
каждому возможность ознакомления с документами и материалами, не-
посредственно затрагивающими его права и свободы (п. 4 ст. 29). Реализа-
ция
данных положений – приоритетное направление деятельности архи
вной
службы области.
3,8 миллиона единиц хранения, сосредоточенных в архивных учрежде-
ниях Челябинской области, содержат разностороннюю информацию по
истории южноуральского региона, начиная с 1736 года по настоящее вре-
мя, в том числе более 1,6 миллиона единиц хранения архивных докумен-
тов отражают трудовые отношения работника с работодателем и имеют
непосредственное практическое применение, связанное с пенсионным
обеспечением и социальной защитой граждан.
Обеспечение прав граждан на информацию осуществляется по двум
основным направлениям:
1) исполнение обращений (запросов);
2) организация доступа к архивным документам как непосредственно –
в читальных залах архивов, так и опосредованно – через подготовку сбор-
ников документов, публикацию статей, подготовку выставок документов,
радио и телепередач, проведение экскурсий, лекций, школьных уроков.
Самыми востребованными архивными документами в настоящее время
являются документы по личному составу. Правильно оценив потребности
общества и государства в сохранении и использовании социально значи-
мой информации, архивная служба области начала активно комплектовать-
ся данной категорией документов еще в 1992 году. За последнее десятилетие
ХХ века было принято 112,8 тысяч дел по личному составу ликвидирую-
щихся организаций и предприятий, а в первое десятилетие ХХI века –

более
1,2 миллиона дел. Продолжалось и плановое комплектование документа-
ми постоянного хранения.
В результате значительного увеличения информационного потенциала
архивных учреждений, количество обращений граждан в архивы увеличи-
лось с 23,8 тысяч в 2001 году до 128,7 тысяч в 2010 году (для сравнения: за
все
последнее десятилетие ХХ века было исполнено 195,4 тысяч запро
сов),
д
оля положительных ответов увеличилась с 49,3% до 89,1%. Всего за пер-
вое десятилетие ХХI века исполнено более 768,0 тысяч запросов, связан-
ных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное
обеспечение, получение льгот и компенсаций в соответствии с законода-
тельством Российской Федерации и международными обязательствами
Российской Федерации, а также предоставлением информации по опре-
деленной проблеме, теме, событию, факту (в том числе о землеотводе под
строительство и садово-огородные участки, нотариальных действиях, ус-
тановлении родства и т. д.). Статистически услугами архивной службы в
части исполнения обращений (запросов) воспользовался каждый пятый
житель Челябинской области.
Информационный потенциал архивной службы активно используется
учеными, краеведами, студентами, другими категориями населения облас-
ти, изучающими историю родного края, семьи, рода: ежегодно в читальных
залах архивных органов и учреждений области работает порядка 2,0 тысяч
исследователей, которым выдается 80-90 тысяч единиц хранения архивных
документов.
Разнообразные информационные мероприятия, подготовленные архи-
вистами – выставки, экскурсии, лекции, школьные уроки, посвящены, как
п
равило, знаменательным и памятным датам в жизни страны и Челя-
бин
ской области, привлекают самые разные категории населения. Можно
отметить положительную динамику количества их участников.
Уже в первом десятилетии ХХI века архивные документы были исполь-
зованы более чем в 100 книгах и сборниках, при подготовке энциклопедий
«Челябинская область», «Челябинская область в фотографиях», а также
посвященных городам Златоусту, Карабашу, Магнитогорску, Челябинску.
Статистика свидетельствует, что число пользователей архивной инфор-
мацией неуклонно возрастает: если за 2007 год информационными услу-
гами архивной службы области воспользовалось 97,0 тысяч человек, то за
2010 год

более 159,7 тысяч человек (140%).
В целях реализации Стратегии информационного общества в Росси
й-
ской Федерации до 2011 года и для удовлетворения имеющегося спроса
населения на архивную информацию, уменьшения сроков поиска и пре-
доставления архивной информации Государственный комитет по делам
архивов Челябинской области активно внедряет автоматизированные ар-
хивные технологии с применением информационно-телекоммуникацион-
ных сетей общего пользования.
Можно выделить 3 основных направления данной работы:
1.

Создание Единой информационно-поисковой системы архивов Челя-
бинской области («Электронный архив»);
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
164
165
2.

Поддержка и регулярная актуализация архивной информации на о
фи-
циальном сайте Государственного комитета по делам архивов Челябинской
области;
3.

Внедрение механизмов дистанционного предоставления архивной
информации.
За время создания Единой информационно-поисковой системы архи-
вов Челябинской области («Электронный архив»), начатой в 2007 году, было
приобретено необходимое оборудование и проведено сканирование до-
кументов фондов Р-274 «Челябинский облисполком», Р-700 «Админист-
рация Челябинской области», Р-825 «Правительство Челябинской облас-
ти» за 1987

2001 гг. (716 дел, 145216 листов), в ЕИПС интегрирована полно-
текстовая база данных на нормативные правовые документы Правитель-
ства Челябинской области за 2001

2005 гг., разработан специализирован-
ный интернет-портал.
Система установлена и настроена в составе базового набора автомати-
зированных рабочих мест (АРМ) пользователей – сотрудников ГУ ОГАЧО,
посетителей читальных залов. В дальнейшем система предусматривает
возможность неограниченного расширения количества объектов инфор-
матизации.
Работа по оцифровке архивных документов будет продолжена в ходе
реализации ОЦП «Развитие информационного общества и формирова-
ние электронного правительства в Челябинской области на 2011

2012 годы»
(«Электронный архив»), предусмотревшей более 30,0 млн. рублей на эти
цели.
Кроме этого, в целях оперативной актуализации архивной информации
в ГУ ОГАЧО планируется довести до 45% долю документов, принятых на
государственное хранение за 2011 год, информация о которых введена в
учетные и (или) тематические БД.
В 2010 году официальный сайт Государственного комитета был перера-
ботан и приведен в соответствие с требованиями Федерального закона от
0
9.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности
государственных органов и органов местного самоуправления» и поста-
новления Губернатора Челябинской области от 01.10.2010 № 292.
В целях поддержки и регулярной актуализации архивной информации
на официальном сайте Государственного комитета по делам архивов Че-
лябинской области:
размещены и ежегодно пополняются Книга Памяти участников Великой
Отечественной войны – жителей Челябинской области (более 253,0 тысяч
фамилий)
и Книга памяти жертв политических репрессий (более 49,0 ты-
сяч фамилий);
размещены и ежегодно пополняются списки архивных фондов органи-
заций, передавших документы на хранение в государственный и все муни-
ципальные архивы;
обеспечивается деятельность гостевой книги.
Осуществляется поддержка сайта архивного отдела администрации
г
. Челябинска, созданы страницы архивных отделов администраций г. Ко-
пейска и Магнитогорска, Катав-Ивановского муниципального района на
официальных сайтах соответствующих администраций.
В целях внедрения механизмов дистанционного предоставления госу-
дарственной услуги по информационному обеспечению юридических и
физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами) в 2009 году
было заключено соглашение между Государственным комитетом по де-
лам
архивов и государственным учреждением – Отделением Пенсионно
го
фонда Российской Федерации по Челябинской области об обмене доку-
ментами в электронном виде.
Таким образом, использование информационно-телекоммуникацион-
ных
сетей общего пользования открывают прямой, непосредственный до
с-
туп
граждан к информации, содержащейся в архивных документах, и имеет
непосредственное практическое применение, связанное с пенсионным
обеспечением и социальной защитой граждан.
Все это стало возможно благодаря труду архивистов, которых в Челя-
бинской области 263 человека. Однако рост штатной численности сотруд-
ников архивов происходит значительно медленнее, чем объемов выполня-
емой работы: за 2001

2010 годы количество архивистов увеличилось ме-
нее чем в 2 раза, а только один показатель – исполнение обращений (зап-
росов) юридических и физических лиц – в 5,4 раза. Как следствие – ограни-
чение объема архивных документов, выдаваемых исследователям (в ГУ
ОГАЧО – 5 дел за одно посещение читального зала), нарушение рядом
архивных учреждений установленных сроков исполнения обращений (зап-
росов) граждан (в среднем по области с нарушением установленных сро-
ков за 2010 г. исполнено 2,8% запросов).
Ощущается нехватка мест в читальных залах и компьютерного оборудо-
вания для пользователей.
В целях обеспечения прав граждан на доступ к информации, содержа-
щейся в архивных документах, архивная служба области планирует уде-
лить особое внимание развитию информационных технологий:
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
166
167
р
азвитию сайта Государственного комитета,
разработке и поддержке сайта ГУ ОГАЧО, включая обеспечение дея-
тельности интернет-приемной и виртуального читального зала,
разработке и поддержке сайтов (или страниц на сайтах администраций)
муниципальных архивов,
переводу архивных документов в электронный формат.
А.П. Финадеев,
председатель Государственного комитета
по делам архивов Челябинской области
Проблемы взаимодействия с организациями,
обеспечивающими конституционные права граждан
по вопросам предоставления информации
Одной из основных форм использования архивных документов, находя-
щихся на хранении в ГБУТО «Государственный архив Тюменской облас-
ти» (далее – госархив), является исполнение запросов заявителей в целях
обеспечения их прав и законных интересов. Исполнение запросов в госар-
хиве производится в соответствии с порядком использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и Тюменской области, уста-
новленным Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября
2004 года
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Зако-
ном Тюменской области от 28 декабря 2004 года № 313 «О формировании
и содержании архивных фондов Тюменской области», «Правилами орга-
низации хранения, комплектования, уч
е
та и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, орга-
низациях Российской академии наук» (М., 2007), Административными рег-
ламентами предоставления
У
правлением по делам архивов Тюменской
области государственной услуги по организации информационного обес-
печения граждан, органов государственной власти, местного самоуправ-
ления, организаций и общественных объединений на основе документов
архивных фондов Тюменской области (утвержденным приказом
У
правле-
ния по делам архивов Тюменской области от 17.12.2007 № 27), исполнения
У
правлением по делам архивов Тюменской области государственной фун
к-
ции «Рассмотрение обращений граждан» (утвержденным приказом
У
п-
равления по делам архивов Тюменской области от 04.02.2009 № 3).
Рост количества документов, связанный, прежде всего, с ликвидацией
организаций, поступающих на хранение в государственные и муниципаль-
ные архивы Тюменской области, принятие на федеральном и региональ-
ном уровнях законодательных и нормативных актов, посвященных соци-
ально-правовым вопросам, пенсионному обеспечению и социальной за-
щите граждан, неизбежно увеличивают объем и разнообразие запросов,
поступающих в госархив. Как правило, получение различных льгот и ком-
пенсаций требует дополнительного подтверждения соответствующих фак-
тов архивными справками.
Так, с 2004 по 2008 гг. был принят ряд нормативных актов по вопросам
пенсионного обеспечения и социальной защиты граждан: это, прежде всего,
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
168
169
Федеральный закон от 22 августа 2004 года № 122, предусматривающий
внесение изменений в порядок и условия присвоения звания «Ветеран тру-
да»;
Указ Президента Российской Федерации от 30 марта 2005 года № 363
«О мерах по улучшению материального положения некоторых категорий
граждан Российской Федерации в связи с 60-летием Победы в Великой Оте-
чественной войне 1941

1945 гг.». Федеральные законы от 22 июля 2008 года

156-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Рос-
сийской Федерации по вопросам пенсионного обеспечения», от 24 июля
2009 года № 213-ФЗ, предусматривающий валоризацию расчетного пен-
сионного к
апитала, также вызвали увеличение обращений граждан в
госархив.
Следует отметить, что с принятием новых нормативных актов, в част-
ности
постановления Губернатора Ямало-Ненецкого автономного о
круга
о
т 9 октября 2009 года № 122-ПГ «Об утверждении описания медали «Ма-
теринская слава Ямала», Закона Ямало-Ненецкого автономного округа от
8 октября 2010 года № 99-ЗАО «О наградах и почетных званиях в Ямало-
Ненецком автономном округе» (с изменениями и дополнениями) и по-
становления Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 22 но-
ября
2010 года № 235-ПГ «Об утверждении Положения о медали «Мате-
ринская слава Ямала», из округа стали поступать запросы о предоставле-
нии информации об отсутствии награды за рождение первого ребенка в
1990 году, тогда как в утвержденном Положении четко прописано, что ар-
хивная
справка об отсутствии государственных наград за рождение и вос-
питание детей необходима, если пятому ребенку исполнился год в 1990 году
1
.
Подобные запросы, конечно, отнимают немало времени, т. к. подготовка
ответа заявителю в этом случае связана не столько с поиском архивных
документов, сколько со знанием нормативно-правовой базы. С целью под-
готовки корректных ответов гражданам на подобные запросы сотрудники
госархива внимательно изучили окружные нормативные документы, про-
консультировались со специалистами отдела по государственным и обла-
стным наградам аппарата Губернатора Тюменской области. Хотелось бы,
чтобы на местах специалисты внимательно изучали принятые документы
и не направляли граждан попусту в разные инстанции.
Неуменьшающееся количество запросов из отделов (управлений) Пен-
сионного Фонда Российской Федерации объясняется, перестраховкой не-
которых работников Пенсионного Фонда, которые требуют подтверж-
дения трудового стажа при наличии правильно оформленных записей в
трудовых книжках. Госархив (да, наверно, и не только наш архив) с
талкива-
ется с
тем, что граждане, обращающиеся в архив, зачастую не могут кон-
кретно с
формулировать суть запроса: какие сведения им нужны, по како-
му предприятию и за какие годы (иногда хронологические рамки поиска
доходят до 10-15 лет), а от того, насколько точно поставлен вопрос перед
гражданином специалистами Пенсионного Фонда, зависит и быстрота
поиска необходимой архивной информации.
И совсем становится досадно, когда от специалистов архивных отделов
поступают запросы без информации, необходимой для поиска: не указа-
но правильное название награды, организации в период награждения, что
можно уточнить на приеме запроса у гражданина.
К сожалению, многие организации подходят формально к оформлению
запросов в архив: так, из информационных центров ГУВД иногда поступа-
ют
запросы о подтверждении факта раскулачивании гражданина без ука-
зания его места проживания, из отделов ЗАГС периодически приходят
запросы о выявлении актовой записи о рождении без указания населенно-
го пункта, из межрайонных ОВД области поступают запросы о предостав-
лении сведений о членах семей погибших работников без указания фами-
лий, имен, отчеств, мест и дат их рождения и проживания. Зачастую фор-
мально подходят к оформлению запросов и представители судов, в обра-
щениях которых указывается минимум информации, необходимой для
поиска архивных документов. Все это, конечно, затрудняет поиск необхо-
димых данных, исполнение запроса нередко превращается в переписку с
организацией-заявителем.
Следует также отметить, что усложняет поиск архивных документов по
запросам с большим количеством объектов поиска (копий документов
или биографий граждан), указанным в одном запросе. В основном это
тематические запросы: органы власти и управления в одном запросе иногда
заявляют поиск от 18 до 39 объектов, прочие организации в одном запросе
иногда прописывают до 442 объектов поиска. В среднем по тематическим
запросам, исполненным в январе-мае 2011 года, на один запрос приходится
4 объекта поиска.
Следует отметить, что большая часть времени архивистов уходит на уточ-
нение сведений о местонахождении документов организаций, не являю-
щихся источником комплектования. Из общего количества социально-
правовых запросов, поступивших в госархив в 2010 году, 30% ответов при-
шлось на пересылку по местонахождению документов, на 14,5% запросов
заявителю был направлен ответ об отсутствии документов. Практически
такая же ситуация с запросами в 2011 году: за январь-май пересылки по
местонахождению документов составили 37%, ответы об отсутствии доку-
ментов – 13%.
1
http://adm.yanao.ru/605/1/12329/
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
170
171
Сотрудники госархива надеются на то, что с внедрением электронного
документооборота, который планируется организовать уже в текущем году
с Отделением Пенсионного Фонда Российской Федерации по Тюменской
области, Администрацией города Тюмени, количество корректно оформ-
ленных запросов увеличится, количество объектов поиска до одного доку-
мента в одном запросе, а поступление непрофильных запросов значитель-
но уменьшится.
О.П. Тарасова,
директор Государственного архива
Тюменской области
СОГЛАШЕНИЕ №______
об организации обмена документами в системе электронного
документооборота (СЭД) ПФР по телекоммуникационным каналам связи
г. Тюмень


______ ___________ 2010 г.
Государственное учреждение – Отделение Пенсионного фонда Россий-
ской Федерации по Тюменской области, именуемое в дальнейшем «Отде-
ление ПФР», в лице управляющего Чалковой Алефтины Сергеевны, дей-
ствующего на основании Положения, с одной стороны
,
Управление по делам архивов Тюменской области, в лице начальника Не-
стерова Алексея Анатольевича, действующего на основании Положения,
ГУТО «Государственный архив Тюменской области», в лице директора
Тарасовой Ольги Петровны, действующего на основании Устава – «Або-
нент системы»
,
с другой стороны,
именуемые в дальнейшем «Стороны»
,
заключили настоящее Соглаше-
ние о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ
1.1. Отделение ПФР и Абонент системы осуществляют обмен докумен-
тами, необходимыми Отделению ПФР для назначения трудовых пенсий и в
целях
заблаговременной работы с лицами, уходящими на пенсию в ближай-
шие годы (справки о стаже и заработке застрахованных лиц), в электронном
виде с ЭЦП в рамках СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи
(далее по тексту – Система).
1.2. Стороны признают, что полученные ими электронные документы,
заверенные электронной цифровой подписью должностных лиц или их
уполномоченных представителей, юридически эквивалентны полученным
документам на бумажных носителях, заверенных соответствующими под-
писями и оттиском печатей сторон на основании Федерального Закона
«Об электронно-цифровой подписи» №

1-ФЗ от 10.01.2002
.
1.3. Стороны признают, что использование в Системе средств крипто
гра-
фической защиты информации (далее

СКЗИ), которые реализуют шиф-
рование и электронную цифровую подпись, достаточно для обеспечения
конфиденциальности информационного взаимодействия сторон по защи-
те от несанкционированного доступа (далее – НСД) и безопасности обра-
ботки информации, а также для подтверждения того, что:
электронный документ исходит от Стороны, его передавшей (подтверж-
дение авторства документа);
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
172
173
электронный документ не претерпел изменений при информационном
взаимодействии Сторон (подтверждение целостности и подлинности до-
кумента) при положительном результате проверки электронно-цифровой
подписи (далее

ЭЦП);
электронный документ юридически эквивалентен документу на бумаж-
ном носителе;
фактом доставки электронного документа является формирование при-
нимающей Стороной квитанции о доставке электронного документа.
1.4. При электронном взаимодействии Стороны руководствуются дей-
ствующим законодательством Российской Федерации, регламентами сво-
их удостоверяющих центров.
1.5.

Настоящее Соглашение является безвозмездным.
2. ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ СОГЛАШЕНИЯ
(ИСПОЛНИТЕЛИ СОГЛАШЕНИЯ)
2.1. Обязанности, права, порядок осуществления обмена электронными
документами, предусмотренные в подпунктах 3.1-8.4 настоящего со
глаше-
ния, исполняются Отделением ПФР и территориальным органом ПФР,
именуемым в дальнейшем Управление (Отдел), осуществляющим элект
рон-
ный
документооборот с Управлением по делам архивов Тюменской обла
с-
ти, ГУТО «Государственный архив Тюменской области», ГУТО «Государ-
ственный архив социально-политической истории Тюменской области,
ГУТО «Государственный архив в г. Ишиме», ГУТО «Государственный
архив в г. Тобольске» в рамках СЭД ПФР по телекоммуникационным кана-
лам связи на уровне района, города по югу Тюменской области, действу
ю-
щим на основании Положения об этом территориальном органе (Прило-
жение № 1).
3.

ТЕХНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ
3.1.

Абонент системы за свой счет приобретает, устанавливает и обес-
печивает работоспособность средств защиты информации, совместимые
со средствами защиты Пенсионного фонда и обеспечивающие его под-
ключение к сегменту системы электронного документооборота Пенсион-
ного фонда.
3
.2.

Стороны оплачивают средства связи и каналы связи, необходимые
для работы в системе электронного документооборота.
3.3.

Выдача сертификатов ключей подписи для уполномоченных лиц
Пенсионного фонда осуществляется в центральном или региональных Удо
с-
товеряющих ключевых центрах ViPNet (УЦ) Пенсионного фонда Российс-
кой Федерации в соответствии с регламентом УЦ Пенсионного фонда.
3.4.

Выдача сертификатов ключей подписи для уполномоченных лиц
Абонента системы осуществляется в одном из внешних УЦ организаций,
имеющих Соглашение с Пенсионным фондом об обеспечении взаимного
признания сертификатов ключей подписи между их УЦ.
3.5.

Список организаций, УЦ которых обеспечивают взаимное призна-
ние сертификатов ключей подписи с УЦ Пенсионного фонда, Абоненту
системы предоставляет Отделение ПФР в течение 3 календарных дней с
момента заключения настоящего Соглашения.
4. ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ
4.1.

Каждая Сторона имеет право в электронной форме передавать дру-
гой Стороне и получать от другой Стороны электронные документы, не-
обходимые для назначения трудовых пенсий в соответствии с Федераль-
ным законом от 17 декабря 2001г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ», а
также другие документы, обеспечивающие функционирование Системы.
4.2.

Отделение ПФР, Управления (Отделы) ПФР направляет Абоненту
системы запросы о подтверждении стажа и заработка с приложением ко-
пий трудовых книжек, по мере необходимости на застрахованных лиц
,
об-
ратившихся за назначением трудовой пенсии, а так же в целях заблаговре-
менной работы с лицами, уходящими на пенсию в ближайшие годы.
4.3.

Абонент системы в срок не позднее 30 дней со дня поступления
запроса направляет справки о стаже и заработке застрахованных лиц или
справки об отсутствии сведений (документов) в электронном виде Отделе-
нию ПФР, бумажный вариант Отделением ПФР забирается у Абонента
системы самостоятельно, не реже 2 раз в месяц по месту нахождения орга-
на Абонента системы.
4.4.

Обмен электронными документами, их подпись и проверка досто-
верности осуществляется в соответствии с руководствами пользователей
на технические средства и средства защиты, обеспечивающие такой об-
мен.
4.5
.

Отправленные и полученные электронные документы сохраняются
и могут быть перенесены на любые носители.
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
174
175
4.
6.

Стороны должны обеспечить защиту от несанкционированного до-
ступа и непреднамеренного уничтожения и/или искажения учетных дан-
ных, содержащихся в электронных журналах регистрации электронных
документов.
5.

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
5.1.

Стороны принимают на себя следующие права и обязанности:

обеспечить функционирование всего необходимого оборудования со
своих сторон, необходимого для обмена электронными документами с
электронной цифровой подписью;

немедленно информировать другую сторону и Администратора бе-
зопасности о компрометации ключей шифрования и электронной цифро-
вой подписи.

немедленно приостанавливать обмен электронными документами при
получении от другой стороны или Администратора безопасности Удосто-
веряющего центра сообщения о компрометации ключей шифрования и
электронной цифровой подписи;

соблюдать правила работы и требования эксплуатационной докумен-
тации на средства защиты информации;

содержать в исправном состоянии компьютеры, участвующие в элек-
тронном взаимодействии, принимать организационные меры для предот-
вращения несанкционированного доступа к данным компьютерам, уста-
новленному на них программному обеспечению и средствам защиты ин-
формации, а также в помещения, в которых они установлены;
– не допускать появления на взаимодействующих компьютерах компь
ю-
терных вирусов;

в связи с тем, что эксплуатируемые по настоящему Соглашению про-
граммы и технологии, а также данные, образующиеся в результате работы
программного обеспечения, содержат конфиденциальную информацию,
Стороны обязуются всеми доступными им способами предотвращать ее
разглашение;

не уничтожать и (или) не модифицировать архивы открытых ключей
электронной цифровой подписи, электронных документов (в том числе
электронные квитанции и журналы регистрации); стороны несут ответ-
ственность за целостность и достоверность своих электронных архивов.
5.2.

Стороны обязуются при обмене электронными документами руко-
водствоваться правилами и техническими требованиями, установленны-
ми действующим законодательством Российской Федерации и другими
нормативными актами.
5.3.

Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обяза-
тел
ьств по настоящему Соглашению, должна о наступлении и прекраще-
нии обстоятельств, препятствующих исполнению обязательств, немедлен-
но извещать другую сторону, обмен электронными документами на вре-
мя действия этих обстоятельств приостанавливается.
5.4. При возникновении споров, связанных с принятием или неприня-
тием
и (или) с исполнением или неисполнением электронного документа,
стороны обязаны соблюдать порядок разрешения конфликтных ситуаций
и споров, предусмотренный настоящим Соглашением.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
6.1.

Стороны несут ответственность за использование информации в
соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.2.

Стороны несут ответственность за сохранность программного обес-
печения системы, архивов сертификатов открытых ключей электронной
цифровой подписи и электронных документов, размещенных на своих ком-
пьютерах.
6.3.

Если одна из Сторон предъявляет другой Стороне претензии по элек-
тронному документу, при наличии подтверждения другой Стороной фак-
та получения такого документа, а другая Сторона не может представить
спорный электронный документ, виновной признается Сторона, не пред-
ставившая спорный документ.
6.4.

Отделение ПФР выполняет в соответствии со ст. 9 «Инструкции об
организации и обеспечении безопасности информации с ограниченным
доступом», утвержденной приказом ФАПСИ от 13.06.2001 № 152, функ-
ции координирующего органа криптографической защиты по организа-
ции в рамках данного Соглашения взаимодействия сторон – обладателей
конфиденциальной информации, безопасность обработки и передачи ко-
торой обеспечивается с использованием СКЗИ.
6.5.

Абонент системы в соответствии с Инструкцией, указанной в п. 5.4.
,
выполняет в рамках данного Соглашения указания координирующего орга-
на криптографической защиты – Отделения ПФР по обеспечению безо-
пасности информационного взаимодействия с использованием СКЗИ.
7. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ КОНФЛИКТНЫХ СИТУАЦИЙ И СПОРОВ
7.1.

Возникновение конфликтных ситуаций может быть связано с фор-
мированием, доставкой, получением, подтверждением получения эле
к-
тронных документов (ЭД), а также использованием в данных документах
ЭЦП.
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
176
177
7.
2.

Разбор конфликтных ситуаций осуществляется в два этапа. На пер-
вом этапе пользователь Стороны, у которой возникли претензии, взаимо-
действует с Администратором безопасности своего Удостоверяющего
центра. На втором этапе, в случае если пользователь не удовлетворен по-
лученной информацией, для разрешения конфликтной ситуации прово-
дится техническая экспертиза путем созыва экспертной комиссии.
7.3. Экспертная комиссия созывается организацией, выполняющей фун
к-
ции Удостоверяющего центра, на основании письменного заявления (пре-
тензии) Стороны пользователя, оспаривающего ЭД. В указанном заявле-
нии, помимо реквизитов оспариваемого документа, должно быть указано
лицо (лица), уполномоченн
о
е представлять интересы Стороны в составе
экспертной комиссии.
7.4.

Не позднее 10 рабочих дней с момента получения претензии назна-
чается дата место и время начала работы комиссии, о чем письменно уве-
домляются обе Стороны.
7.5.

Состав экспертной комиссии формируется в равных пропорциях из
представителей Сторон. В состав комиссии, также могут включаться экс-
перты – представители организаций

разработчиков средств СКЗИ и Удо-
стоверяющих центров, выдавших сертификаты обеим сторонам.
7.6.

Экспертиза оспариваемого электронного документа осуществляет-
ся
на предоставленном Удостоверяющим центром персональном компь
ю-
тере с установленным ПО ViPNet [Клиент] (абонентском пункте), обеспе-
чивающим проверку подписи и подпись ЭД.
7.7.

В случае если представители одной из Сторон по оспариваемому
электронному документу не явились для участия в экспертной комиссии,
экспертиза проводится без их участия, а об отсутствии представителей по
оспариваемому электронному документу составляется акт, подписывае-
мый всеми присутствующими участниками экспертной комиссии.
7.8.

Акты, составленные экспертной комиссией, с приложенными рас-
печатками материалов, предоставленных на экспертизу, являются надле-
жащим доказательством при дальнейшем разбирательстве споров в суде
(арбитражном суде).
8. СРОК ДЕЙСТВИЯ СОГЛАШЕНИЯ
8.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания
Сторонами и заключается на неопределенный срок.
8.2. В случае прекращения обмена электронными документами между
Сторонами в течение 36 месяцев, Соглашение прекращает свое действие
автоматически.
8.3. В случае нарушения одной из Сторон обязательств, предусмотрен-
ных настоящим Соглашением, другая Сторона вправе в одностороннем
порядке расторгнуть настоящее Соглашение, уведомив об этом в пись-
менном виде другую Сторону в течение 30 (тридцати) календарных дней.
8.4. В случае намерения одной из Сторон расторгнуть Соглашение в
одностороннем порядке, необходимо уведомить об этом другую Сторону
не менее чем за 30 календарных дней.
9. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ
9.1. Настоящее Соглашение составлено на
6
листах, подписано в
трех
экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу
,
по одному для
каждой из сторон.
10.

ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
Отделение ПФР:
ГУ – Отделение Пенсионного фонда РФ
по Тюменской области
Юридический и почтовый адреса
625048, г. Тюмень, ул. Республики, 83 А
Банковские реквизиты:
Р/с 40401810000000030001
ГРКЦ ГУ Банка России по
Тюменской области
г. Тюмень
БИК 047102001
ИНН 7202105344/КПП 720201001
ГУ – Отделение Пенсионного
фонда РФ
по Тюменской области
Управляющий:
____________________ А.С. Чалкова
Абонент системы:
Управление по делам архивов
Тюменской области
Юридический адрес: 625004,
г. Тюмень, ул. Хохрякова, 59,
Фактический адрес: г. Тюмень,
ул. 8 Марта, д.1
Телефон: 46-35-92, ф
акс: 46-35-92
ИНН 7202144368;
КПП 720201001
ОГРН 1067203006067
ОКПО 03494020
УФК по Тюменской области
(Департамент финансов Тюменской
области ЛС001220086УАРХ,
управление по делам архивов
Тюменской области)
р/сч. 40201810200000100009
БИК 047102001
Управление по делам архивов
Тюменской области
Начальник:
__________________А.А. Нестеров
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
178
179
Абонент системы:
ГУТО «Государственный архив
Тюменской области»
Юридический адрес: 625035,
г. Тюмень, пр. Геологоразведчиков, 21/1,
Фактический адрес:
г. Тюмень, пр. Геологоразведчиков, 21/1
Телефон: 32-15-40
Факс: 32-16-66
ИНН 7203126851
КПП 720301001
ОГРН 1027200786909
ОКПО 59205223
УФК по Тюменской области
(Департамент финансов
Тюменской области ПС 001220487АРТО,
ГУ Государственный архив
Тюменской области)
р/сч. 40603810000003000001
БИК 047102001
ГРКЦ ГУ Банка России
по Тюменской области г. Тюмень
ГУТО «Государственный архив
Тюменской области»
Директор:
__________________О.П. Тарасова
Обеспечение конституционных прав граждан на получение
и использование информации, содержащейся в документах
Государственного архива Свердловской области
Обеспечение конституционных прав граждан на получение и использо-
вание информации, содержащейся в документах Архивного фонда РФ и
других документах, является одним из важнейших направлений работы
ГБУСО
«
ГАСО
»
.
С учетом практически постоянного высокого числа запросов социаль-
но-правового характера, в архиве уже длительное время работает специ-
альное
подразделение – отдел по работе с обращениями граждан, в сост
аве
которого 5 сотрудников: зав. отделом, 3 главных архивиста и документо-
вед. В помощь отделу образована группа по исполнению запросов соци-
ально-правового характера, в которой бывают заняты от 5 до 10 наиболее
квалифицированных сотрудников архива.
В период с 2007 по 2010 годы в архив поступало ежегодно от 4520 до
5230 запросов
социально-правового характера, из которых на документах
архива исполнялось от 3970 до 4420 запросов. Ответы с положительным
результатом поиска информации в этот же период составляли от 44 до
53%.
Сухие цифры, но за ними стоят десятки тысяч людей с их неотложными
нуждами, проблемами. Половине из них архив смог представить положи-
тельный ответ на запрос. Но в этой аудитории нет необходимости говорить
о том, что 50% положительных ответов на запросы социально-правового
характера

это хороший результат.
Необходимо отметить, что совершенствованию работы по обеспече-
нию конституционных прав граждан в нашем учреждении способствовал
ряд факторов:
1. Прием и срочное упорядочение документов государственных нота-
риальных контор г. Екатеринбурга, которые в известное время прекратили
свое существование согласно законодательству о нотариате и уступили
место частным нотариальным конторам. Сосредоточение в архиве нота-
риальных документов советского и части постсоветского времени значи-
тельно облегчило для граждан поиск необходимых актов, т.к. теперь все
нуждающиеся в них обращаются только в наш архив.
2. Такой же прием и упорядочение документов был произведен с Ре-
гистр
ационной палатой Свердловской области, что в свою очередь упрос-
ти
ло получение гражданами, в большей части

предпринимателями

Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
180
181
докум
ентов, касающихся недвижимого имущества, естественно в хроно-
логических рамках имеющихся в данном фонде документов.
3. Информационные технологии, применяемые в архиве, также способ-
ствовали
совершенствованию работы с обращениями граждан. Програм
ма
«
Регистрация социально-правовых и тематических запросов
»
позволила
вести регулярный контроль за исполнением запросов, ускорить работу с
повторными запросами.
Активно в работе с обращениями граждан используется электронный
почтовый ящик архива и сайт архива, где пользователи могут получить
информацию о возможностях архива по предоставлению информации.
Электронное общение с обратившимися в архив пользователями значи-
тельно ускоряет работу по обмену информацией, позволяет быстро снять
возникающие вопросы, уточнить существо запроса, что в обычной по-
чтовой переписке затягивается весьма надолго.
Организация работы архива с обращениями граждан и ее результаты
позволяют сделать вывод о том, что в учреждении практически выполня-
ются требования Административного регламента предоставления Управ-
лением архивами Свердловской области государственной услуги по орга-
низации исполнения запросов российских граждан, связанных с их соци-
альной защитой, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а так-
же получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством
Российской Федерации (утвержден приказом Управления архивами Свер
д-
ловской области от 24.12.2009 № 01-07-190).
На основе Административного регламента в архиве разработана и ут-
верждена директором 29 декабря 2010 года Инструкция о порядке предос-
тавления ГБУСО
«
ГАСО
»
государственной услуги, указанной в регламен-
те, которая, безусловно, исполняется.
В течение ряда лет на работу с обращениями граждан, по исполнению
социально-правовых запросов архив нет рекламаций, нареканий и жалоб
пользователей. Жестко соблюдаются и сроки исполнения запросов.
В заключение должен сказать еще об одной стороне обеспечения кон-
ституционных прав граждан на получение информации из документов
Архивного фонда РФ.
Речь пойдет о читальном зале архива. Работая в читальном зале, пользо-
ватели также реализуют свое конституционное право на получение ин-
формации. Но, в читальном зале только 17 рабочих мест.
Поэтому
принять
всех пользователей архив не может, т. к. в дни работы читального зала
приход
и
т 30-40 посетителей.
Нет возможности осуществить должную компьютеризацию читального
зала по причине той же тесноты.
Из года в год количество посетителей читального зала растет, и его ра-
бота все больше становится самым
«
узким
»
местом архива. Причем не
просто от тесноты, но и от того, что читальный зал

лицо архива

все
больше отстает от жизни, от технического и технологического прогресса,
оставаясь
«
комнатой со столами и стульями
»
.
И этот сегмент обеспечения конституционных прав граждан на получе-
ние информации необходимо модернизировать в самом срочном порядке.
А.А. Окунев,
директор Государственного архива
Свердловской области
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
182
183
Обеспечение конституционных прав граждан на получение
и использование информации, содержащейся в документах
Государственного архива общественно-политической документации
Курганской области
Последние годы в жизни нашего общества характеризуются увеличе-
нием роли информации и знаний, созданием глобальной информацион-
но
й инфраструктуры, обеспечивающей доступ населения к информации
,
и удовлетворение социальных и личностных потребностей каждого граж-
данина.
Одним из приоритетных направлений в области использования архивных
документов является обеспечение социальной защищенности граждан по-
средством исполнения социально-правовых запросов, связанных с реали-
зацией их конституционных прав.
18 августа 2009 года приказом Комитета по управлению архивами Кур-
ганской области был утвержден Административный регламент Комитета
по управлению архивами Курганской области, подведомственных ему го-
сударственных архивов Курганской области по организации информаци-
онного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов
местного самоуправления, организаций и общественных объединений на
основе архивных документов, в том числе по исполнению запросов граж-
дан, связанных с реализацией их законных прав и свобод.
В работе по подготовке Регламента принимали участие и специалисты
нашего архива, в настоящее время он активно внедряется в практику, про-
водится анкетирование получателей данной государственной услуги в чи-
тальном зале и столе справок в целях изучения мнений и оценок его поло-
жений.
В соответствии с требованиями Административного регламента в архи-
ве имеется информационный стенд и демонстрационная папка с образца-
ми анкет-заявлений и справочной информацией для пользователей, обо-
рудовано изолированное место для приема граждан, обращающихся в ар-
хив за подтверждением необходимой информации, оснащенное компью-
тером и принтером. Учет запросов, как тематических, так и социально-
правовых ведется в электронном виде. Заполняется журнал регистрации
обращений, в котором граждане расписываются при получении архивных
справок.
Количество поступивших и исполненных социально-правовых запросов с
ка
ждым годом увеличивается. Так, если в 2005 году поступило 244 запроса,
в
2010 году количество поступивших запросов – 416, на 01.06.2011 – около 250
.
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
Количество поступивших и исполненных социально-правовых запросов
за 2005

2010 гг.
2005 г.
2006 г.
2007 г.
2008 г.
2009 г.
2010 г.

Всего

244

296

345

396

397

416

Из них

положительных

201

248

295

311

336

333
Рост количества поступающих и исполняемых запросов обусловлен
принятием на федеральном и региональном уровне законодательных и
иных нормативных правовых актов, связанных с социально-правовыми
вопросами, пенсионным обеспечением и социальной гарантией граждан:
Федеральный закон от 22 августа 2004 года № 122-ФЗ, предусматриваю-
щий внесение изменений в порядок и условия присвоения звания «Вете-
ран труда», Федеральный закон от 22 июля 2008 года № 156-ФЗ «О внесе-
нии изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации
по вопросам пенсионного обеспечения», Федеральный закон от 24 июля
2009 года № 213-ФЗ, предусматривающий валоризацию расчетного пенс
и-
онного капитала. Кроме того, в Курганской области было принято поста-
новление Правительства Курганской области от 09 октября 2007 года № 424
«
О внесении изменений и дополнений в постановление Администрации
(Правительства) Курганской области от 27 марта 2006 года № 73 «Об ут-
верждении положения о порядке и условиях присвоения звания «Вете-
ран труда».
Кроме того, в 2011 году начата передача из ГУ «ГАКО» документов
Федерации профсоюзов Курганской области и ее членских организаций.
Это послужило катализатором к созданию новой БД со сведениями по
награждению граждан ведомственными грамотами, знаками, званиями
«Победитель социалистического соревнования» и «Ударник коммунисти-
ческого труда». Большую помощь при исполнении запросов оказывают
также другие БД: «Перечни вопросов, рассмотренных на заседаниях бюро,
пленумах, секретариатах Курганских обкома и горкома КПСС, «Лицевые
счета», «Алфавитно-персональная картотека», «Книга памяти жертв по-
литических репрессий» и др. Свою положительную роль играет справоч-
ник по фондам «Путеводитель. Государственное учреждение «Государ-
ственный архив общественно-политической документации Курганской
области», изданный в 2009 году.
184
185
Необходимо отметить, что в последнее время повысилась сложность
запросов, расширилось их тематическое разнообразие. Граждане запра-
шивают положения о различных званиях и наградах, должностные инст-
рукции, штатные расписания при подтверждении стажа просят указать,
что должность была выборной, в запросах о применении политических
репрессий интересуются дополнительными сведениями о своих родствен-
никах и т. д.
Сроки исполнения запросов выдерживаются в соответствии с законода-
тельством, хотя дальнейший прогноз непредсказуем, т. к. в отделе исполь-
зования документов и ИПС работают всего 3 человека.
Для более эффективной и правильной работы в сфере обеспечения кон-
ституционных прав граждан на получение и использование информации
специалисты архива участвуют в работе тематических семинаров, кото-
рые проводятся в Правительстве Курганской области, Комитете по управ-
лению архивами Курганской области, непосредственно в архиве.
Для информационного обслуживания пользователей в архиве функц
ио-
нирует читальный зал. Здесь оформлен информационный стенд, где по-
мещен график работы читального зала, контактная информация, выписки
из правил работы госархивов, Правил работы пользователей в читальных
залах
госархивов Российской Федерации, Административного регламен
та,
сведения об имеющихся в читальном зале экземплярах описей фондов; на
стенде размещаются текущие материалы: приказы, касающиеся работы
читального зала (например, о проводимых санитарных днях в архивохра-
нилищах), сведения о новых поступлениях документов и материалов науч-
но-справочной библиотеки и др.
В свободном доступе пользователям представляются картотека фондов,
каталог газет и журналов, Путеводитель, т. к. они расположены в читаль-
ном зале. Другие картотеки (сведения о них имеются на информационных
стендах) пользователи могут запросить у специалистов архива.
7 февраля 2008 года Президент РФ утвердил Стратегию развития ин-
фор
мационного общества в РФ, в рамках которой региональным органам
вла
сти было поручено разработать собственные планы.
В архиве представлены плановые значения целевых индикаторов и по-
казателей выполнения регионального мероприятия по 5 направлениям. В
целях обеспечения конституционных прав граждан на получение и исполь-
зование информации в архиве предполагается наличие центра обществен-
ного доступа к электронным каталогам и фондам. Сегодня в читальном
зале оборудовано 3 компьютерных места для пользователей, где они могут
работать с установленными БД, знакомиться с ПК «Архивный фонд» и
оцифрованными документами в режиме пользования «Только для чтения».
В ПК «Архивный фонд» у нас введено 100% архивных фондов и описей.
(Для сравнения: базовый показатель в соответствии с планом Стратегии –
61,3%). Доля ед.хр., включенных в электронные описи, в общем объеме
документов архива у нас составляет 20,5% (
б
азовый показатель в соответ-
ствии с планом Стратегии – 3%). А вот доля документов, переведенных в
электронную форму
,
от общего числа ед.хр., подлежащих оцифрованию
,
у
нас невелика

всего 1,75%. Это объясняется тем, что работу по оцифро-
ванию архивных документов ведет один специалист на сканере, имеющ
е
м
небольшую скорость.
В рамках обеспечения доступа к электронным фондам к концу 2011 года
в архиве планируется завершить работы по созданию своего официально-
го сайта. Приказом директора архива утверждены требования к техноло-
гическим, программным и лингвистическим средствам обеспечения
пользования сайтом и перечень информации о деятельности архива, раз-
мещаемой на сайте.
Во исполнение Федерального закона РФ от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ
«Об организации предоставления государственных и муниципальных ус-
луг», Распоряжения Правительства РФ от 15 апреля 2011 года № 729-р «О
базовых государственных информационных ресурсах» на сайте планиру-
ется организовать прием запросов на предоставление архивных справок,
выписок и копий.
К сожалению, на сегодняшний день наш архив к предоставлению услуг
в электронном виде готов не в полной мере. Это связано с отсутствием
Административного регламента, регулирующего данный вопрос, полно-
ценного электронного документооборота в архиве и за его пределами. Не
отрегулировано взаимодействие государственных органов и организаций,
ответственных за предоставление услуг в электронном виде. Не прорабо-
тан вопрос о защите персональных данных, о приеме запросов по конфи-
денциальной информации и т. д.
И все-таки, понимая, что информационные технологии становятся при-
вычной частью архивной деятельности, наши специалисты делают все воз-
можное, чтобы идти в ногу со временем, учитывая при этом и кадровые,
и финансовые возможности.
Г.А. Толстикова,
директор Государственного архива
общественно-политической документации
Курганской области
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
186
187
Обеспечение конституционных прав граждан
на получение информации, содержащейся в архивных документах
Государственного архива документов по личному составу
Свердловской

области
Регулирование прав граждан на информацию представляет собой одну
из самых важных для российского законодательства проблем. Только на
конституционном уровне это право рассматривается более чем в двадца-
ти конституционно-правовых актах, а на более широком законодательном
уровне, по оценкам специалистов, в этот институт входят нормы свыше
трех десятков актов законотворческой деятельности.
В России право человека и гражданина на информацию впервые было
закреплено в Декларации прав и свобод человека и гражданина от 22 но-
ября 1991 года в виде права на охрану личной, персональной информации
и права на получение общедоступной информации (ст. 9 и 13). Право на
информацию закреплено в ныне действующей Конституции РФ 1993 года
.
Конституция Российской Федерации гарантировала право граждан на по-
иск и получение информации (п. 2 ст. 24) и установила обязанность орга-
нов государственной власти и местного самоуправления обеспечить каж-
дому возможность ознакомления с документами и материалами, непос-
редственно затрагивающими его права и свободы (п. 4 ст. 29).
Реализация данных положений, объявленных Конституцией
,
– приори-
тетное направление деятельности архивной службы области.
Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, произво-
дить и распространять информацию любым законным способом.
Кроме Конституции Российской Федерации предоставление государ-
ственной услуги по организации информационного обеспечения пользо-
вателей на основе документов Архивного Фонда Российской Федерации и
других архивных документов осуществляется в соответствии со следую-
щими нормативными актами:
Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485 «О государственной
тайне»;
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Рос-
сийской Федерации»;
Закон Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рас-
смотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информа-
ционных технологиях и о защите информации»;
Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 «О допол-
нительных гарантиях прав граждан на информацию».
Потребители информации, действуя в данной области, реализуют свое
конституционное право на поиск и получение информации любого вида и
формы представления, за исключением информации ограниченного дос-
тупа, порядок получения которой регламентируется особо.
Следует отметить, что провозглашенные Конституцией Российской Фе-
дерации и иными законодательными актами права граждан на получение
информации, в том числе из органов государственной власти, в существу
ю-
щем законодательстве не имеют пока четко прописанного механизма реа-
лизации, а также механизма ответственности за непредставление инфор-
мации.
В начале апреля Президент России Д.А. Медведев внес в Государствен-
ную Думу проект закона с поправками в Кодекс РФ об административных
правонарушениях, предусматривающими ответственность должностных
лиц
за нарушение порядка рассмотрений обращений граждан. Необходи-
мость принятия этого документа в настоящее время достаточно актуальна
.
Когда речь идет о правах граждан, юридических лиц и государства на
свободное получение, распространение и использование информации,
государство должно исходить из принципа безусловного правового ра-
венства всех участников процесса информационного взаимодействия, вне
зависимости от их политического, социального и экономического статуса.
Информация должна быть открыта для всех и предоставляться постоянно
с гарантией достоверности и полноты.
В настоящее время решается вопрос с отделением Пенсионного фонда
Российской Федерации по Свердловской области об обмене документами
в электронном виде. Это позволит реализовать принцип «одного окна».
Сейчас для установления пенсии (назначения, перерасчета, перевода) граж-
данину необходимо обратиться в учреждение Пенсионного фонда, затем,
в случае необходимости подтверждения стажа или заработной платы, – в
архивное учреждение с обращением (запросом) и за получением резуль-
тата государственной услуги, после чего еще раз в учреждение Пенсион-
ного фонда. В случае реализации принципа «одного окна» гражданину
достаточно будет обратиться в учреждение Пенсионного фонда, которое,
само сделает запрос в архивное учреждение. При этом документы могут
быть представлены как на бумажном носителе, так и в электронной фор-
ме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей об-
щего пользования, включая единый портал государственных и му
ници-
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
188
189
пальных услуг. Это существенно упростит и ускорит процедуру установ-
ления пенсии.
Внедрение электронного документооборота с подразделениями Пен-
сионного фонда Российской Федерации в архивных учреждениях Сверд-
ловской области требует обновления и увеличения парка компьютерной
и о
фисной техники, расширения пользования услугами электронной связи
посредством электронной почты, наличием необходимого оборудования.
Внедрение электронного документооборота связано также с необходимос-
тью приобретения программного комплекса, обеспечивающего конфиден-
циальность информации, в том числе электронно-цифровой подписи.
Федеральный закон об электронной подписи был принят еще в 2002 году,
но до сих пор это новшество было востребовано только среди юридичес-
ких лиц.
Новая редакция закона, утвержденная в апреле этого года, ориен-
тирована уже на граждан, которые с развитием проекта «Электронное пра-
вительство» могут получать определенные услуги через Интернет.
Свободный доступ граждан к информации (по сути – в информацион-
ные системы) формально неограничен. Но в своем желании получить ак-
туальную информацию, например правовую, гражданин сталкивается с
проблемами неразвитости инфраструктуры, обеспечивающей возмож-
ность доступа, и необходимостью дополнительных затрат на получение
информации. В результате

малообеспеченные, нетрудоустроенные, про-
живающие в сельской местности граждане лишены возможности восполь-
зоваться своими гражданскими правами при получении информации со-
временными способами
.
Огромную роль в налаживании широкого рас-
пространения информации могла бы сыграть архивная служба. Государ-
ственные и муниципальные архивы России являются наиболее доступны-
ми всем гражданам учреждениями.
А теперь конкретно о деятельности нашего архива.
Государственный архив документов по личному составу Свердловской
области был образован в январе 2000 года.
В связи с ростом количества ликвидирующихся предприятий во всех
управленческих округах Свердловской области были созданы 6 филиалов
архива
:
в городах Артемовский, Дегтярск, Ирбит, Каменск-Уральский, Кар-
пинск и Кушва. Всего в архив и филиалы в настоящее время на хранение
поступило 545 фондов, более 250 тысяч дел.
Документы по личному составу содержат информацию, представляю-
щую интерес для социологических, социально-экономических, биографи-
ческих исследований, изучения истории отдельных учреждений и органи-
заций.
Ежегодно архивом и филиалами исполняется 16-17 тысяч социально-
пра
вовых запросов, поступающих от граждан России, ближнего и дальн
его
зарубежья.
С целью сокращения сроков исполнения запросов в архиве создана элек-
тронная база данных о месте хранения документов по личному составу по
всей Свердловской области, которая ежегодно пополняется, разработаны
и внедрены унифицированные формы архивных справок, используют-
ся шаблонные формы ответов для оперативного исполнения запросов.
Увеличивается количество запросов, поступающих по электронной почте.
Е
сли за 2010 год их поступило всего 42, то на текущее время уже зарегис
три-
ровано более 30 запросов. Для более активного информационного взаи-
модействия с гражданами в архиве начата разработка собственного сайта,
где будет располагаться информация, доступная для граждан, в том числе
краткий справочник по фондам архива.
Сотрудники архива и филиалов в сфере использования документов за-
нимаются не только исполнением социально-правовых запросов, но так-
же публикуют статьи в средствах массовой информации о своих учрежде-
ниях, о составе хранящихся фондов.
В целом можно сказать, что поставленные задачи по исполнению соци-
ально
-
правовых запросов решены. Проблемы, стоящие перед работника-
ми архива, при успешном взаимодействии Государственного архива до-
кументов по личному составу Свердловской области и Управления ар-
хивами Свердловской области приобретут свои решения и архив, и его
филиалы внесут определенный вклад в дальнейшее развитие архивной
отрасли.
В.И. Сорокин,
директор Государственного архива документов
по личному составу Свердловской области
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
190
191
Взаимодействие Самарского областного госархива документов
по личному составу с региональными отделениями пенсионного фонда
Российской Федерации в вопросах
информационного обеспечения граждан
В Самарской области процесс ликвидации предприятий активно начал
ся
в конце 90-х годов. Уже в начале 2000 года стало понятно, что обеспечение
сохранности документов по личному составу – одно из главных направле-
ний работы
У
правления государственной архивной службы Самарской об-
ласти.
В целях гарантированного обеспечения сохранности документов по лич-
ному составу ликвидируемых организаций всех форм собственности и
исполнения запросов социально
-
правового характера в соответствии с
п
о-
становлением Губернатора Самарской области от 15 мая 2000 года № 139
создан Самарский областной государственный архив документов по лич-
ному составу.
В 2007 году на основании
п
остановления Губернатора Самарской обла-
сти от 25 декабря 2007 года № 242 госархив получил статус государствен-
ного учреждения Самарской области.
Архиву было выделено отдельное 2-х этажное здание (бывшее здание
детского сада от завода «Прогресс»). За 2001–2010 гг. были проведены ра-
боты по реконструкции и ремонту здания, в т. ч. и работы по увеличению
площадей.
Проектная вместимость госархива составляет примерно 600 тыс. ед. хра-
нения.
За эти 10 лет, в плане реконструкции и ремонта
,
сделано очень много.
В процессе ремонта, практически в полевых условиях, беспрерывно про-
исходил прием, научно-техническая обработка документов по личному
составу от ликвидированных организаций и исполнение запросов соци-
ально-правового характера. За 11 лет существования архива принято доку-
ментов более чем от 350 организаций всех форм собственности. В том
чи
сле: строительно-монтажных трестов №№ 11, 24, «Металлургстрой», «Про-
мстрой», завода имени Масленникова, Серного завода, завода КИНАП, Сред-
неволжского транспортного управления и других крупных предприятий.
По состоянию на 01 мая 2011 года в архиве хранится 342 фонда, что
составляет 140 тыс. 442 ед. хр. Все документы описаны, описи согласованы
с Э
ПК Управления государственной архивной службы Самарской облас
ти.
Документы хранятся в архивохранилище площадью 941 кв.м., которое обо-
рудовано металлическими передвижными стеллажами и средствами по-
жаротушения, созданы оптимальные температурно-влажностный и све-
товой режимы.
Госархив, в соответствии с Регламентом государственного учета доку-
ментов АФ РФ, осуществляет государственный учет документов по лич-
ному составу, располагает необходимой нормативной и методической
литературой по всем направлениям деятельности архивной службы.
В 2007 году выпущен краткий справочник по фондам архива. Разрабо-
таны методики по исполнению запросов о трудовом стаже и заработной
плате.
Также необходимо отметить, что архивисты проводят большую и кро-
потливую работу по разъяснению важности документов по личному со-
ставу, от сохранности которых во многом зависят судьбы и социальная
защита граждан. В связи с этим были опубликованы статьи в местных газе-
тах, организовывались выступления по радио и телевидению. Так же про-
водится работа с конкурсными управляющими по вопросам передачи до-
кументов по личному составу ликвидируемых организаций на хранение в
госархив на договорной основе.
Ежедневно десятки тысяч обращений поступают в госархив из различ-
ных
регионов как Российской Федерации и стран бывшего СССР, так и из
-за
рубежа.
За последни
е
4 года количество поступивших социально-правовых зап-
росов в госархив увеличилось с 5 тысяч до 10 тысяч в год, ежегодно в
госархив лично обращается порядка 6 тысяч граждан. Число положитель-
но исполненных запросов по материалам архива составляет от 80% до 90%
от общего числа поступивших на исполнение.
С первых дней создания архив документов по личному составу взаимо-
действует в тесном контакте с Пенсионным фондом РФ по Самарской об-
ласти и его территориальными управлениями.
В рамках этого сотрудничества, например, при возникновении вопро-
сов в достоверности представленных ликвидированными организациями
сведений персонифицированного учета в части льготного стажа, работ-
ники территориальных отделений своими силами проводят документаль-
ные проверки с учетом правовой оценки первичных документов, находя-
щихся в архиве.
С
овместно с Отделением пенсионного фонда РФ по Са-
марской области работники госархива и управления проводят ежегодные
встречи.
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
192
193
0
2 июня 2009 года состоялась встреча на тему «Работа госархива по ис-
полнению запросов социально-правового характера. Опыт и пробле
мы».
09 июня 2010 года директор госархива и главный консультант
У
правле-
ния государственной архивной службы Самарской области приняли учас-
тие в видеоконференции, проводимой Отделением Пенсионного фонда
Российской Федерации по Самарской области с территориальными уч-
реждениями.
Итогом встреч стало решение о дальнейшем сотрудничестве архивис-
тов и специалистов Пенсионного фонда в целях качественного и оператив-
ного обеспечения законных прав и интересов жителей нашей области.
02 марта 2011 года в отделении Пенсионного фонда Российской Феде-
рации по Самарской области состоялось совещание по вопросу исполне-
ния Федерального Закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предо-
ставления государственных и муниципальных услуг» и реализации совме-
стного письма Пенсионного фонда РФ и Федерального архивного агент-
ства от 18.01.2011/14.01.2011 № АД-25-25/286 /7/41-А.
На совещании рассматривалась работа по организации информацион-
ного взаимодействия в целях обмена юридически значимыми документа-
ми социально-правового характера в электронной форме с использовани-
ем электронно-цифровой подписи для реализации гражданами своих пен-
сионных прав.
Итог встречи – Соглашение об информационном взаимодействии меж-
ду отделением Пенсионного фонда Самарской области и Управлением
государственной архивной службы Самарской области. На настоящее вре-
мя уже организовано автоматизированное рабочее место специалиста в
Управлении государственной архивной службы Самарской области.
Организо
вываются и клиентские места в госархиве. В перспективе такие
клиен
тские места будут в каждом архивном отделе муниципального обра-
зования Самарской области.
В 2010 году
п
остановлением Правительства Самарской области № 522
от 27.10.2010 «Об утверждении Перечня мероприятий на 2011 год по реа-
лизации плана мероприятий по развитию информационного общества и
формированию электронного правительства в Самарской области на 2010

2012 годы» утвержден Перечень мероприятий на 2011 год, в котором ука-
заны мероприятия по созданию электронного фонда и единой информа-
ционно-поисковой системы для пользования документами по личному
составу архивного фонда Самарской области, объем финансирования чуть
меньше 50 миллионов
,
и по созданию электронного фонда пользования
документами архивного фонда Самарской области и единой информаци-
онно-поисковой системы о составе и содержании документов архивного
фонда Самарской области, объем финансирования 240 миллионов. Эти
мероприятия включают в себя перевод архивных документов, в том числе
и документов по личному составу, в электронный вид. Создание инфор-
мационно-поисковой системы, автоматизирующей работу с документа-
ми по личному составу архивного фонда Самарской области и создание
информационной системы управления архивным делом в Самарской об-
ласти.
В рамках этих мероприятий уже оцифрованы все описи госархива доку-
ментов по личному составу, НСА к ним, начата работа по оцифровке наи-
более востребованных документов. Планируемый объем оцифрованных
документов по личному составу в 2011 году составит примерно 8% от
общего числа хранящихся в госархиве документов.
Вышеуказанными работами занимается ЗАО корпорация «Элар».
По окончани
и
работ по оцифровке описей, НСА к ним и документов
будет создан электронный массив образов документов и единая поиско-
вая система, благодаря которой поиск информации для исполнения зап-
росов будет более оперативным. Так же эти мероприятия дадут возмож-
ность эффективно и оперативно реализовывать Соглашение об информа-
ционном взаимодействии между отделением Пенсионного фонда Самар-
ской
области и Управлением государственной архивной службы Са
мар-
ской области.
Так же для информационного обеспечения граждан на сайте
У
правле-
ния государственной архивной службы Самарской области в подразделе
ГАЛС размещены бланки и образцы заявлений для подачи запроса в го-
сархив, списки фондов госархива документов по личному составу, сведе-
ния о местах хранения документов по личному составу, необходимых для
исполн
ения запросов социально-правового характера. Зайдя на странич
ку
госархива, каждый гражданин будет знать, в каком госархиве хранятся ин-
тересующие его сведения и куда необходимо обратится за той или иной
справкой. В перспективе будет размещена гиперактивная версия краткого
справочника по фондам госархива.
В заключение хотелось бы отметить следующее: создание специализи-
рованного государственного архива явилось кардинальной мерой сохра-
нения социально

значимых документов для подтверждения конституцион-
ных прав граждан на пенсионное обеспечение и получение различных
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
194
195
соц
иальных льгот. Сегодня наш госархив важнейшая информационная база
для отделения ПФ РФ по Самарской области и его территориальных отде-
лений. Поэтому мы сохраняем уже сложившиеся формы нашего сотруд-
ничества и развиваем новый уровень наших отношений в соответствии с
современными требованиями.
О.А. Корнева,
директор Самарского областного
государственного архива
документов по личному составу
Обеспечение конституционных прав граждан на получение
и использование информации, содержащейся в документах
Центра документации общественных организаций
Свердловской области
Использование документов предполагает применение пользователями
и архивом архивных документов и содержащейся в них информации в це-
лях удовлетворения информационных потребностей и защиты конститу-
ционных прав граждан.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» про-
возгласил публичность архивных учреждений, равенство категорий пользо-
вателей по доступу к открытой информации. Таким образом, реализова-
ны конституционные права граждан свободно искать, получать и переда-
вать информацию, содержащуюся в архивных документах.
Государственное бюджетное учреждение Свердловской области «Центр
документации общественных организаций Свердловской области» обес-
печивает защиту конституционных прав граждан на получение и исполь-
зование информации по следующим направлениям: защита социальных
(в т. ч. пенсионных) прав граждан, защита права на получение информации,
содержащейся в архивных документах, обеспечение доступа к архивным
документам.
В ЦДООСО были разработаны и в октябре 2010 года утверждены два
порядка:
1
.
Порядок предоставления государственным бюджетным учреждением
Свердловской области «Центр документации общественных организаций
Свердловской области» государственной услуги по организации исполне-
ния запросов российских граждан, связанных с их социальной защитой,
предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот
и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федера-
ции.
Данный порядок регламентирует деятельность ЦДООСО по исполне-
нию социально-правового запроса, начиная с его поступления в архив и
заканчивая отправлением ответа заявителю.
В качестве приложений к данному Порядку составлен справочник с ука-
занием адресов и контактной информации (телефон, факс, адрес электрон-
ная
почта) государственных и муниципальных архивов
Свердловской об-
ласти.
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
196
197
2
.

Порядок предоставления государственным бюджетным учреждением
Свердловской области «Центр документации общественных организаций
Свердловской области» государственной услуги по организации инфор-
мационного обеспечения граждан, органов государственной власти, мес
т-
ного
самоуправления, организаций и общественных объединений на осно-
ве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов.
На основе данного Порядка в ЦДООСО регламентирована работа по
исполнению тематических запросов, поступающих от граждан и органи-
заций.
Оба Порядка размещены на сайте ЦДООСО и информационном стенде
в здании архива и доступны для пользователей данных услуг.
Помимо исполнения запросов социально-правового характера и тема-
тических запросов
,
ЦДООСО проводит инициативное информирование
граждан и организаций, отделени
й
пенсионного фонда о характере храня-
щейся в архивах информации. Инициативное информирование осуществ-
ляется через рассылку информационных писем, организацию и проведе-
ние семинаров (в том числе для источников комплектования), ознакоми-
тельных экскурсий по архиву.
Работа с пользователями ведется также в читальном зале ЦДООСО. Ра-
бота читального зала регламентирована Правилами работы в читальном
зале ЦДООСО. Пользователям в установленные сроки предоставляются
для изучения архивные документы, созданные ЦДООСО справочники, из-
дания из справочно-информационного фонда архива. По запросам пользо-
вателей изготавливаются копии архивных документов.
Еще одно направление, в рамках которого ЦДООСО реализует обеспе-
чение прав граждан на получение и использование архивной информа-
ции
,
– это размещение информации в сети Интернет на сайте архива. Сайт
Ц
ДООСО начал работу в июле 2010 года. Для посетителей сайта размещена
следующая информация:

федеральное и региональное законодательство в сфере архивного дела;

Административные регламенты по предоставлению государственных
услуг (с указанием местонахождения и контактной информации государ-
ственных и муниципальных архивов Свердловской области);

Краткий справочник по фондам ЦДООСО с дополнениями;


б
ланки социально-правовых и тематических запросов;

Правила работы в читальном зале ЦДООСО с бланками заявления и
анкеты исследователя.
На современном этапе для удовлетворения потребности пользователей
и реализации их прав необходимо обеспечить единое информационное
пространство через:
1
.
Обеспечение создания и развития системы «Электронный архив»,
формирование базы данных архивных документов и архивных справочни-
ков в электронном виде.
2
.
Совершенствование системы научно-справочного аппарата архива.
3
.
Обеспечение исполнения запросов граждан и организаций в системе
«одного окна».
4
.
Активное использование сети Интернет для информирования пользо-
вателей о составе хранящихся документов, проводимых мероприятиях,
из
дани
и
сборников документов, подготовк
е
публикаций, электронных выс-
тавок и т. д.
И.В. Иванова
заместитель директора – главный хранитель фондов
Центра документации общественных организаций
Свердловской области
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
198
199
Проб
лемы обеспечения архивами конфиденциальности информации,
содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации,
при предоставлении государственной услуги по исполнению запросов
граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод
В
настоящее время деятельность ГУ «Государственный архив Курган-
ск
ой области» по предоставлению государственной услуги по исполне-
нию запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и сво-
бод осуществляется в соответствии с «Административным регламентом
Комитета по управлению архивами Курганской области, подведомствен-
ных ему государственных архивов Курганской области по организации ин-
формационного обеспечения граждан, органов государственной власти,
органов местного самоуправления, организаций и общественных объеди-
нений на основе архивных документов, в том числе по исполнению запро-
сов
граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод», утвер
ж-
денным в 2009 году. В регламенте закреплено положение, согласно кото-
рому данная государственная услуга осуществляется, в том числе в соот-
ветствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов в государственных и муниципальных архи-
вах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», дей-
ствующими с 2007 года. При обсуждении проекта данных Правил, в част-
ности
раздела «Организация использования документов Архивного фон
да
Российской Федерации и других архивных документов в архиве», предста-
вители архивных учреждений ввиду трудностей при обеспечении доступа
пользователей к документам, содержащим конфиденциальную информа-
цию, высказывали пожелания более подробно изложить эти вопросы. Од-
нако сделать это в Правилах оказалось невозможно, да и нецелесообразно.
В Федеральном законе от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации» зафиксировано, что «порядок использова-
ния архивных документов в государственных и муниципальных архивах
определяется специально уполномоченным Правительством Российской
Федерации федеральным органом исполнительной власти». В связи с этим
в Правилах 2007 года были изложены лишь общие нормы по обеспечению
доступа пользователей к архивным документам, в том числе и к докумен-
там конфиденциального характера. В 2009 году ВНИИДАД подготовил
методические рекомендации «Обеспечение доступа пользователей к до-
кументам государственных и муниципальных архивов Российской Феде-
рации и организация пользования ими», которыми архив и руководству-
ется в своей деятельности по обеспечению конфиденциальности инфор-
мации при исполнении запросов граждан.
В соответствии с этими методическими рекомендациями сведения, со-
держащие конфиденциальную информацию, можно условно разделить на
3 группы:

документы, содержащие служебную тайну;

документы, содержащие коммерческую тайну;

документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражда-
нина, его частной жизни, сведения, создающие в случае разглашения уг-
розу для его безопасности.
Практика работы архива показывает, что наиболее часто пользователя-
ми запрашивается информация, относящаяся к категории конфиденци-
альных сведений личного характера. К сожалению, в методических реко-
мендациях нет четко очерченного состава сведений, являющихся конфи-
денциальной информацией такого рода. Это, по сути, персональные дан-
ные гражданина, которые в случае разглашения могут нанести ему мо-
ральный, материальный или физический ущерб (в том числе информация
об имущественном и финансовом положении).
Можно отметить, что методические рекомендации довольно подробно
описывают процедуры доступа пользователей к документам, содержа-
щим конфиденциальную информацию, через читальный зал архива. Ряд
трудностей и противоречий возникает в процессе предоставления госу-
дарственной услуги по исполнению запросов граждан. В этом случае
про-
блемы обеспечения конфиденциальности возникают как на стадии приема
заявлений пользователей, так и в ходе исполнения запросов. Зачастую за-
дача специалиста

в доступной форме объяснить пользователю, по какой
причине архив отказывает ему в предоставлении той или иной информа-
ции, ссылаясь на действующие нормативно-правовые акты, и при необхо-
димости дать мотивированный письменный отказ со ссылкой на соответ-
ствующий документ.
Согласно методическим рекомендациям архив предоставляет дела и
документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне граждани-
на, его частной жизни, сведения, создающие угрозу его безопасности, без
ограничений самому гражданину

субъекту информации, или его дове-
ренному лицу, а также наследникам субъекта, или их доверенным лицам.
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
200
201
Однако в практической деятельности, в частности при предоставлении
информации по имущественным вопросам
,
возникают сложности.
В
настоящее время активно идет процесс оформления недвижимого
имущества и земельных участков в собственность граждан. Зачастую от
архива требуется предоставление сведений о первоначальном выделении
земли под данную недвижимость или разрешении на строительство. Од-
нако в связи с истечением значительного количества времени владельцы
недвижимости не раз менялись. Современные владельцы часто даже не
знают, кому первоначально отводилась земля. Между тем данную инфор-
мацию согласно методическим рекомендациям архив имеет право предо-
ставлять только субъекту информации, т. е. первоначальным собственни-
кам (указанным в документах) или их наследникам, найти которых в боль-
шинстве случаев не представляется возможным. Таким образом, и работ-
ники архива, и пользователи оказываются в тупиковой ситуации.
Зачастую граждане запрашивают копии документов для суда, нотариуса
или для регистрационных организаций, которые необходимы для вступ
ле-
ния в наследство или в право собственности. Чаще всего это отвод земли
или разрешение на строительство первоначальному собственнику недви-
жимости, местонахождение которого в настоящее время неизвестно. Не-
движимость неоднократно переходила в другие руки и последний соб-
ственник уже не является субъектом информации, содержащейся в истре-
буемом документе. Теперь это имущество должно перейти наследникам
последнего собственника. Архив данную информацию предоставить не
может, т. к. наследники или владельцы недвижимости не имеют никакого
отношения к лицу – субъекту информации. По рекомендации юриста Ко-
митета по управлению архивами было установлено, что данная информа-
ция может предоставляться, в том числе и потенциальным наследникам
имущества, даже в том случае, когда они еще не вступили в право наследо-
вания. Однако если наследники – не родственники первоначального соб-
ственника, то и работники архива не могут знать, являются ли они потен-
циальными наследниками. К тому же, как часто бывает, произошла пере-
нумерация домов, первоначальный отвод земельного участка оформлен
по адресу, отличному от современного адреса недвижимости. В этом слу-
чае мы не можем даже идентифицировать указанное в документе имуще-
ство, как принадлежащее потенциальному наследнику.
В таких случаях сотрудники архива советуют гражданам оформить дан-
ное обращение через суд или через организацию, для которой данная ин-
формация требуется. В дальнейшем при исполнении такого запроса по-
являе
тся возможность выявить информацию по всей цепочке собствен-
ников имущества. Однако если дело в суде еще не заведено, то и суд не
может делать (и не делает) официальных запросов. А чтобы завести дело
необходимо исчерпа
ть
все досудебные способы решения проблемы, т. е.
от гражданина требуется предоставление для какой-либо организации той
же информации, которую мы предоставить гражданину не можем. Таким
образом, гражданин оказывается в безвыходной ситуации.
Для архива самым простым решением проблемы была бы такая прак-
тика, когда организация сама запрашива
ет
необходимые для оформления
права собственности документы, а не
п
ерекладывает эту обязанность на
гражданина. Как показывает практика, организации в таких случаях не идут
навстречу гражданам, которые сами
вынуждены
собирать необходимые
документы.
Например, гражданину для оформления собственности необходимо
было представить в Курганский филиал «Ростехинвентаризации» копию
договора о предоставлении в бессрочное пользование земельного участ-
ка под частный жилой дом. Данный договор был оформлен в 1950-е гг. на
первоначального собственника строения, который уже скончался, место-
нахождение его родственников неизвестно. Договор содержится в доку-
ментах Курганской нотариальной конторы, которые поступили на хране-
ние в ГУ «Государственный архив Курганской области». Организация де-
лать официальный запрос отказалась. Было принято решение предоста-
вить
копию договора, предварительно обезличив информацию, позволя
ю-
щую идентифицировать ее с каким-то определенным лицом. Персональ-
ные данные лица, фигурирующего в тексте договора
,
– фамилия, имя,
отчество, дата рождения, адрес проживания

были вымараны. Предос-
тавление информации в таком виде удовлетворило все стороны. В настоя-
щее время сотрудники архива в подобных ситуациях вынуждены действо-
вать именно таким образом.
Все наши попытки обратиться к руководству таких организаций с пред-
ложением урегулировать вопросы предоставления информации через
официальные запросы от самих организаций, минуя граждан, не дали по-
ложительных результатов. Такая процедура устроила бы как сотрудников
архива, так и пользователей. Однако организации не заинтересованы в
проведении такой трудоемкой работы.
Другой пример. В архив поступило заявление от жителей г. Куртамыша,
которые запрашивали решение Куртамышского горисполкома о выделе
-
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
202
203
нии им земельных участков под строительство жилых домов, при этом
пользователи предоставили документы на владение домами в г. Куртамы-
ше. В ходе исполнения запроса необходимый документ был обнаружен, и
выяснилось, что одним решением горисполкома производилось выделе-
ние двух земельных участков по разным адресам двум родным братьям –
современным владельцам. Сложность состояла в том, что участки были
предоставлены не в том порядке, как указывали заявители, а наоборот.
Позже выяснилось, что через месяц после первоначального предоставле-
ния участков под строительство Куртамышский горисполком принял дру-
гое решение, об обмене земельными участками между братьями без ука-
зания конкретных адресов. В данном случае вымарывание конфиденци-
альной информации в копии запрашиваемого решения не смогло бы по-
мочь заявителям в оформлении приватизации участков, поскольку обез-
личивание документа лишило бы возможности пользователей доказать
свое право владения земельными участками в настоящее время.

Было при-
нято решение выдать копии интересующих пользователей документов, при
условии их одновременного получения двумя заявителями и при наличии
нотариально заверенных доверенностей.
Еще один пример. В архив обратился гражданин, являющийся доверен-
ным лицом пайщиков садоводческого товарищества, с просьбой выдать
ему копию постановления администрации города Кургана о выделении
земельного участка под коллективное товарищество с прилагающимся к
нему списком пайщиков, всего более 30 человек. При себе заявитель имел
нотариально оформленные доверенности от нескольких пайщиков данного
товарищества. Ему было предложено выдать копию данного постановле-
ния с выпиской из приложения к нему с указанием фамилий доверителей
(т. е. 8 человек из более чем 30). Такое предложение заявителя не устрои-
ло,
было принято обоюдное решение, что запрос будет оформлен на офи-
циальном бланке организации (в данном случае товарищества) с указанием
юридического адреса и конкретной цели, для которой запрашивается ин-
формация. После чего запрос был исполнен в полном объеме, в архивной
справке было указано, что данная информация предоставляется для
конк-
ретной цели, указанной заявителем, с информированием об ответственности
за ее передачу третьим лицам. Таким образом архив пошел навстречу
заявителю и одновременно попытался снять с себя ответственность за даль-
нейшее использование данной информации. Между тем в соответствии с
ме
тодическими рекомендациями архивы беспрепятственно обеспечи
вают
доступ к такой информации при наличии официального
запроса государ-
ственного учреждения, а в данном случае заявителем выступала обще-
ственная организация. Кроме того, архив не имеет права предупреждать
з
аявителя об ответственности за разглашение полученной информации, т. к.
это прерогатива органов суда и прокуратуры.
Таким образом, основная проблема при обеспечении архивом конфи-
денциальности информации при предоставлении государственной услуги
по исполнению запросов граждан

это отсутствие точного определения
понятия конфиденциальности информации в отношении документов, со-
держащих сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной
жизни, сведени
я
, создающи
е
угрозу для его безопасности. В методических
рекомендациях также нет четко очерченного состава сведений, являющих-
ся конфиденциальными. В широком смысле к ним относятся все сведения
о гражданине (фамилия, имя, отчество, дата, место рождения, сведения о
фактах, событиях и обстоятельствах жизни, имущественное положение и т.
д.), которые в случае обнародования могут нанести субъекту моральный,
материальный, физический ущерб. Но не всегда ясно, какая именно ин-
формация может нанести ущерб, и какой именно. Вторая проблема – не-
желание организаций сотрудничать с архивами в данном вопросе, в ре-
зультате чего заложниками сложившейся ситуации становятся пользова-
тели архивной информацией. В целом можно сказать, что долгожданные
методические рекомендации, к сожалению, не дают ответа на все вопро-
сы. Они по преимуществу касаются процедуры предоставления инфор-
мации исследователям, работающим в читальных залах, и не раскрывают
проблемы, возникающие в ходе исполнения запросов граждан.
Возможно, частично разрешить эти проблемы сможет появление мно-
гофункциональных центров предоставления государственных услуг, со-
зд
ание которых предусмотрено Федеральным законом от 27 июля 2010
года
№ 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муници-
пальных услуг». В г. Кургане такой центр создан и начнет работу в теку-
щем году. Он является государственным бюджетным учреждением и дол-
жен действовать по принципу «одного окна», когда предоставление госу-
дарственной слуги осуществляется после однократного обращения заяви-
теля с соответствующим запросом. Взаимодействие с организациями, пре-
доставляющими услуги, будет осуществляться центром без участия зая-
вителя, в соответствии с соглашениями, заключенными между центром и
о
рганами, предоставляющими госуслуги. Предполагается, что специалис-
ты центра будут осуществлять прием граждан, первичную обработку пр
ед-
ставленных документов и выдачу заявителям результата предоставления
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
204
205
государственной услуги. В список услуг, которые могут предоставляться
через данный центр, планируется включить и государственную услугу по
исполнению запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав
и свобод. Положительным моментом в этом сотрудничестве может бы
ть
снятие с архива ответственности, возникающей при необходимости пре-
доставления пользователю конфиденциальной информации. Ту информа-
цию, которая в соответствии с существующим законодательством не мо-
жет быть предоставлена гражданину, архив, вероятно, будет иметь право
пре
доставить такому государственному учреждению, каким является
многофункциональный центр.
А.А. Михайлов,
начальник отдела использования
и публикации документов
Государственного архива
Курганской области
.
Эффективность и качество использования архивных документов
в отделе по делам архивов Администрации города Ноябрьска
На основании Указа Президиума Верховного Совета РСФСР от 28 апреля
1982 года и решения исполнительного комитета Тюменского областного
Совета народных депутатов от 30 апреля 1982 года № 144 рабочий поселок
Ноябрьск Пуровского района Ямало-Ненецкого автономного округа Тю-
менской области преобразован в город окружного подчинения Ноябрьск.
16 декабря 1982 года был образован городской архив г. Ноябрьска. В
связи с реорганизацией исполнительной власти, формированием струк-
туры
городской администрации архив г. Ноябрьска в марте 1992 г
ода
был
преобразован в архивный отдел администрации города. 15 апреля 1997 года
архивный отдел реорганизован в отдел по делам архивов (муниципальный
архив)
А
дминистрации г. Ноябрьска.
В документах архивных фондов отражена история образования поселка
Ноябрьский, развития и преобразования его в город окружного подчине-
ния, создания первых организаций. С 2000 года отдел комплектуется доку-
ментами
личного происхождения ветеранов Великой Отечественной вой
-
ны, общественных деятелей и
п
очетных граждан, внесших значительный
вклад
в становление и развитие города. Кроме документов, на хранение
стали принимать различные предметы: памятные медали, нагрудные знаки,
почетные ленты и другие предметы, имеющие культурно-историческую цен-
ность. По состоянию на 10 июня 2011 года в архиве образовано 135 фондов,
в которых числится 27512 единиц хранения. Из них: 11837 единиц в 57 фондах
у
правленческой документации; 14014 единиц в 54 фондах документов по
личному составу. Создано 4 фонда документов личного происхождения,
в которых 538 единиц учета. Так же в муниципальном архиве хранится
1067 единиц фотодокументов, отражающих историю города.
В соответствии с Законом ЯНАО от 06.12.2005 № 88-ЗАО «О наделении
органов местного самоуправления муниципальных образований ЯНАО
отдельными полномочиями в области архивного дела» отдел по делам ар-
хивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска наделен
полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию
архивных документов, относящихся к государственной собственности
Ямало-Ненецкого автономного округа и находящихся на территории му-
ниципального образования город Ноябрьск.
Использование документов, хранящихся в архиве, – одна из основных
зада
ч, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организа
цию.
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
206
207
В зав
исимости от целей использования (политические, управленческие,
научные, культурно-просветительские, учебные, экономические, юриди-
ческие и т. д.) состава документов архива, его технической оснащенности
выбирается и форма использования документов.
Порядок использования архивных документов устанавливается Феде-
ральным архивным агентством Российской Федерации в соответствии с
Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Россий-
ской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах,
другими федеральными законами и нормативными правовыми актами
Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федера-
ции, относящимися к информации, информационному обеспечению и
обмену информацией.
Основными формами использования документов в отделе по делам ар-
хивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска являются:

информационное обеспечение пользователей (органов государствен-
ной власти, местного самоуправления, государственных, негосударствен-
ных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии
с их запросами, а также в инициативном порядке;

представление документов пользователям для исследований в читаль-
ном зале;

экспонирование документов на выставках;

использование документов в средствах массовой информации;
– проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью,
экскурсий в архив, презентаций, «дней открытых дверей», лекций, докла-
дов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и
школьников и др.) с использованием документов;

выдача документов во временное пользование;

публикация документов в различных формах.
Наиболее востребованной формой использования документов в муни-
ципальном архиве г. Ноябрьска является исполнение социально-правовых
запросов граждан. С целью повышения качества исполнения социально-
правовых запросов граждан разработан и утвержден постановлением Гла-
вы города от 16.04.2009 № П-658 Административный регламент предостав-
ления муниципальной услуги по исполнению социально-правовых запро-
сов граждан.
Для эффективного и качественного предоставления услуги внедрен про-
граммный продукт «Учет обращения граждан и организаций». Програм-
ма предназначена для автоматизации работы по регистрации и исполне-
нию обращений (запросов) физических и юридических лиц, которые по-
ступают в муниципальный архив.
Основные функции программы позволяют:

вести автоматизированную регистрацию разных видов запросов в од-
ном месте;

автоматизировать работу специалистов, которые ведут прием посети-
телей;

осуществлять своевременный контроль за исполнением запросов;

выявлять повторы обращений и создавать дубль-запросы;

формировать табличные и графические отчеты;

осуществлять быстрый поиск и выборку по заданным условиям;

использовать шаблоны при создании ответов на запросы.
Табличные и графические отчеты позволяют провести анализ наиболее
востребованных запросов. Так, за 6 месяцев 2011 года исполнено 2450 зап-
росов, из них: 37,13%

о стаже; 21,55%

о заработной плате; остальные
проценты составляют запросы об отработанных днях-часах, о северной
надбавке, районном коэффициенте, дислокации предприятия, о заключе-
нии трудовых договоров, награждении, нахождении в декретном отпуске,
а также исторические справки ликвидированных организаций (предприя-
тий).
Количество запросов социально-правового характера возрастает с каж-
дым годом в связи с увеличением количества документов по личному
составу
,
принимаемых на хранении в архив.
Количество документов по личному составу
,
находящихся на хранении
в архиве за 2007

2010 годы
,
представлено в таблице № 1:
Количество документов за указанные годы выросло в среднем на 25%.
Количество запросов социально-правового характера, исполненных
муниципальным архивом г. Ноябрьска в 2007

2010 годы
,
представлено в
таблице № 2:
Количество
дел (документов)
по личному
составу
2007 г.
10330 ед. хр.
2008 г.
10821 ед. хр.
2009 г.
11603 ед. хр.
2010 г.
12874 ед. хр.
Количество
исполненных
запросов
2007 г.
4592
2008 г.
5124
2009 г.
6286
2010 г.
6404
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
208
209
Рост количества исполненных запросов за указанные годы составил в
среднем 18%.
Приоритетом в сфере использования архивных документов является
организация и проведение мероприятий гражданско-патриотической на-
правленности. Так
,
в 2011 году были проведены экспозиции
,
посвящен-
ные развитию казачества в Сибири под названием «Сибирское казачье вой-
ско» и
труженикам тыла во время Великой Отечественной войны под на-
звани
ем «Все для тыла! Все для Победы!». По материалам проведенных
выставок опубликованы две статьи в городской газете «Северная вахта», а
также отсняты два телесюжета НТИА «МИГ» и ГТРК «Ямал-Регион».
С
редствами массовой информации часто используются фотодокумен-
ты, находящиеся на хранении в муниципальном архиве г. Ноябрьска. Бла-
годаря труду архивистов появилось печатное издание «Календарь памят-
ных дат муниципального образования», это издание пользуется большим
спросом среди организаций и предприятий города.
Еще хотелось бы отметить такую форму использования архивных доку-
ментов, как предоставление документов пользователям для исследований
в читальном зале архива. Количество исследователей растет с каждым го-
дом
,
особенную радость у нас вызывает возраст наших исследователей.
Все чаще за помощью к архивным документам обращаются студенты выс-
ших и средних учебных заведений при написании курсовых и дипломных
работ, а также совсем юные ребята

школьники

при написании научных
работ,
которые они потом успешно защищают не только в городе и окру
ге,
но
и за его пределами. Интерес подрастающего поколения нас очень радуе
т
их
заинтересованность историей города и его жителей еще рас доказывает,
что архивы занимают важное место в развитии общества.
Несмотря на то, что наш муниципальный архив относительно молод,
сотрудниками архива сделано уже очень много полезного в сфере сохра-
нения истории города
.

К
онечно, есть и свои трудности, но коллектив про-
фессионалов
-
единомышленников по мере возможности с ними справля-
ется, каждый день по крупицам собирает и бережно хранит историю род-
ного города.
Н.В. Киселева,
начальник отдела по делам архивов (муниципальный архив)
Администрации города Ноябрьска
Ямало-Ненецкого автономного округа
Муниципальные услуги города Омска по обеспечению
конституционных прав граждан на получение и использование
информации, содержащейся в документах казенного учреждения
«Муниципальный архив города Омска»
Осуществление видов работ по использованию архивных документов
КУ г. Омска «Муниципальный архив» (предоставление информации со-
циально-правового характера организациям и гражданами по запросам,
предоставление копий архивных документов, обеспечение пользователям
архивных документов доступа к архивным документам) отнесено к муни-
ципальным услугам города Омска в области архивного дела.
Ввиду высокой социальной значимости данного направления работы,
предоставление каждой из указанной выше услуг регулируется соответ-
ствующим стандартом.
Внедрение стандартов в практику работы внесло существенные коррек-
тивы во все направления деятельности учреждения, связанные с исполь-
зованием архивных документов. В соответствии с требованиями к инфор-
мационному обеспечению получателей услуг стандарты были опублико-
ваны в средствах массовой информации, информация о проверке соблю-
дения стандартов качества предоставления услуг ежеквартально публику-
ется в сети «Интернет» на официальном портале Администрации города
Омска. В помещении архива, в доступном для получателей услуг месте,
размещен информационный стенд, где помимо текстов стандартов, необ-
ходимой справочной информации имеются книги регистрации жалоб на
качество предоставления услуг.
В целях достижения полного соответствия осуществления всех действий,
обеспечивающих результативность предоставления услуг, положениям
стандартов в архиве утверждена система внутреннего контроля качества
предоставления услуг, устанавливающая порядок контроля на всех стади
ях
предоставления услуг, а также меру персональной ответственности не-
посредственных исполнителей и координаторов работ.
Согласно указанной системе подготовленные исполнителем архивные
справки, ответы и копии архивных документов передаются начальнику
отдела хранения и использования документов на проверку, а затем – на
подпись директору. Завершающей процедурой является регистрация ис-
полненных документов и внесение необходимых реквизитов в ИС «Архи-
вариус-контролер». Начальником отдела еженедельно представляются све-
дения о количестве поступивших запросов и их характере, количестве ис-
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
210
211
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
по
лне
нных запросов, количестве и за какой период запросы находятся в
работе.
С 2010 года, для удобства граждан, прием обращений на предоставле-
ние информации социально-правового характера и копий архивных доку-
ментов осуществляется и в службе «Одного окна».
Сведения о документах, хранящихся в КУ г. Омска «Муниципальный
архив», размещены на официальном портале Администрации города Ом-
ска в рубрике «Услуги» в подрубрике «Фонды муниципального архива».
Все эти меры направлены на создание четко отлаженной системы пре-
доставления муниципальных услуг по запросам социально-правового ха-
рактера.
При этом следует отметить, что направление деятельности учреждения
по предоставлению муниципальных услуг остается по-прежнему наибо-
лее напряженным участком работы. Объяснение данной напряженности
кроется в ряде взаимосвязанных факторов.
1.
Постоянное увеличение объема архивных документов.
Происходя-
щая в последние годы ликвидация муниципальных предприятий жилищ-
но-коммунального комплекса, транспорта, а также предприятий негосу-
дарственной формы собственности приводит к потребности в передаче
на архивное хранение документов, необходимых для обеспечения соци-
альных прав и гарантий граждан. Наглядно проследить уровень интенсив-
ности комплектования архива можно по приведенной ниже таблице:
Увеличение
объема
документов
(%)
9,9
51,2
64,9
19,6
27,1
Кол-во
принятых
ед. хр.
1368
7
766
14
884
7400
12213
Кол-во
принятых
фондов
24
154
81
94
93
Кол-во
ед. хр.
15157
22922
37805
45204
57417
Кол-во
фондов
1139
1192
1272
1365
1440
Годы
2006
2007
2008
2009
2010
В целом за последние пять лет объем хранящихся в архиве документов
увеличился в 4 раза.
2.
Рост востребованности информации, содержащейся в документах
архива.
Помимо обращений граждан и организаций за архивными справ-
ками о трудовом стаже и заработной плат
е
, существенно возросла потреб-
ность в предоставлении копий архивных документов и в пользовании ар-
хивными документами. Информация о предоставлении муниципальных
услуг по запросам социально-правового характера за 2006

2010 годы пред-
ставлена в следующей таблице:
Обеспече-
ние
доступа к
архивным
док-ам
-
275
56
293
787
Годы
2006
2007
2008
2009
2010
Кол-во
поступивших
запросов
857
1503
2587
3554
3940
Кол-во
выданных
архивных
копий
-
63
2816
4684
508
Количество исполненных
положительн.
628
849
1516
2627
2967
отрицательн.
229
546
987
927
973
Представленные данные показывают, что в указанный период просле-
живается устойчивая динамика роста поступающих обращений: в 2007

2008 годах количество поступающих запросов превышало показатели пре-
дыдущего года в среднем на 73%, в 2009 году – на 37%, в 2010 году – на
11%.
Негативным показателем архивно-справочной работы является количе-
ство отрицательных ответов на поступившие запросы. Наибольшее коли-
чество отрицательных ответов – в подавляющем большинстве об отсут-
ствии документов запрашиваемых организаций

(36-38% от общего объе-
ма поступивших запросов) приходится на 2007

2009 годы. В это время
происходила передача документов ликвидированных предприятий жилищ-
но-коммунальной сферы и транспорта
,
организации, передающие доку-
менты, уже не выдавали справки, а муниципальный архив их еще не выда-
вал, поскольку фонды были еще не приняты. С 2009 года показатель отри-
цательных ответов снизился до 26% и настоящее время сохраняется на
данном уровне.
3.
Усложнение процедуры подготовки информации на поступающие
обращения.
Основными видами архивных справок являются справки о под-
тверждении трудового стажа и заработной плате. В последнее время на-
блюдается рост востребованности в более расширенной информации: о
фактически отработанном времени, нахождении в отпусках, на больнич-
ных листах, размере отчислений и т.

д.
212
213
Наибол
ьший объем таких запросов «повышенной сложности» посту-
пает от бывших работников транспортных предприятий для подтвержде-
ния льготного стажа, дающего право на назначение досрочной пенсии.
Работа по выборке сведений, необходимых для льготного пенсионного
обеспечения, достаточно трудоемка и требует большого количества рабо-
чего времени. Кроме того, значительная часть информации внесена в до-
кументы в закодированном виде, а документы, содержащие расшифровку
кодов, на хранение не поступили. По этой причине исполнение указанных
запросов практически невозможно без взаимодействия с работниками
пассажирских предприятий, действующих на месте ликвидированных
транспортных предприятий.
Кроме того, в случае рассмотрения вопросов о назначении досрочной
пенсии таким категориям работников, как газоэлектросварщики, медни
ки,
аккумуляторщики, каменщики, бетонщики, маляры и пр. органами пенси-
онного обеспечения
,
помимо традиционных архивных справок
,
запраши-
ваются архивные копии регулирующих трудовой процесс управленческих
документов. Это штатные расписания, инструкции по охране труда, долж-
ностные инструкции, документы по аттестации рабочих мест, техничес-
кие условия, паспорта на оборудование и др. Как правило, в состав пере-
даваемых на архивное хранение документов от ликвидирующихся органи-
заций так называемого «второго списка» указанные документы не попа-
дают: ликвидаторы организаций, во избежание дополнительных расходов
,
на момент передачи на хранение названные группы документов «не нахо-
дят», а архивы, и без того переполненные огромным массивом докумен-
тов по личному составу и загруженные архивно-справочной работой, не
выражают особого огорчения по этому поводу. В результате граждане не
получают в полном объеме необходимую им информацию

тем самым
нарушаются их конституционные права.
4
.
Кадровая проблема.
Штатная численность подразделения, осуществ-
ляющего предоставление муниципальных услуг, составляет 4 человека.
Охватить весь перечисленный объем работ таким составом работников с
каждым днем становится все труднее. Кроме непосредственно архивно-
справочной работы этим же кадровым составом обеспечивается прием,
размещение и учет архивных документов. С октября 2009 года в помощь к
штатным работникам привлекаются лица, направляемые МУ «Центр вре-
менной занятости» по линии общественных работ. Данная мера в опреде-
ленной мере разгружает ситуацию, но не снимает проблемы в целом.
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
В заключени
е
хотелось бы отметить, что, не смотря на обозначенные
трудности и проблемы, состояние дел на наиболее социально востребо-
ванном участке работы архива находится в постоянном поле зрения руко-
водства, все поступающие запросы исполняются в установленные сроки и
в соответствии с утвержденными стандартами качества предоставления
муниципальных услуг.
Г.И. Растягаева,
директор казенного учреждения
«Муниципальный архив города Омска»
214
215
Оптимизация и совершенствование работы
по использованию документов центрального архива
ОАО «Газпромнефть-Ноябрьскнефтегаз» в современных условиях
Производственное объединение «Ноябрьскнефтегаз» (ПО «ННГ») со-
здано в составе Главтюменнефтегаза 18 мая 1981 года в соответствии с
приказами Министерства нефтяной промышленности СССР от 15 апреля
1981 года № 224 и Главтюменнефтегаза от 13 мая 1981 года № 285 в целях
обеспечения ускоренного ввода в разработку Муравленковского, Вынга-
пуровского, Суторминского, Тарасовского и прилегающих к ним нефтя-
ных месторождений Тюменской области. ПО «ННГ» было создано со
спе
циальным аппаратом управления с местонахождением в пос
е
лке го-
родс
кого типа Ноябрьский Пуровского района Тюменской области. В его
состав вошли нефтегазодобывающие управления «Холмогорнефть», «За-
полярнефть», Холмогорское УБР и другие предприятия, осуществлявшие
ранее свою деятельность в составе производственных объединений «Сур-
гутнефтегаз» и «Нижневартовскнефтегаз». Всего было передано
16
орга-
низаций. Одновременно были созданы 8 самостоятельных предприятий в
подчинении ПО «ННГ». Возглавил вновь созданное объединение Виктор
Городилов – генеральный директор, ныне почетный гражданин города
Ноябрьска и Ямало-Ненецкого автономного округа, академик.
В период с 1982 года шло интенсивное освоение и обустройство место-
рождений.
Основные виды деятельности объединения: разведка, разработ
ка
нефтяных месторождений, добыча, транспортировка нефти, сбор и ис-
п
ользование нефтяного газа. ПО «ННГ» являлось основным градообразу
ю-
щим предприятием города и большая часть транспортных, дорожных, ком-
мунальных, торговых, медицинских учреждений и предприятий находи-
лись в его составе.
Приказом Государственного комитета по управлению государственным
имуществом Ямало-Ненецкого автономного округа от 21.12.93 № 165 и
приказом генерального директора АООТ «Ноябрьскнефтегаз» от 11.02.94
№ 58 «О реорганизации производственного объединения Ноябрьскнефте-
газ» ПО «ННГ» преобразовано в акционерное общество открытого типа
«Ноябрьскнефтегаз» (АООТ «ННГ»), утверждены его Устав и план прива-
тизации. Структурные подразделения (единицы), входящие в состав АООТ
«ННГ» в своей деятельности руководствовались Уставом Общества, Поло-
жением о структурном подразделении (единице). Структурные подразде-
ления (единицы) не являлись юридическими лицами и выступали в граж-
данском обороте от имени, по поручению и под ответственность Обще-
ства. По состоянию на 01.01.1994, т. е. на начало первого отчетного года
акционерного общества, отчеты всех видов деятельности были консолиди-
рованы в единый отчет. Количество структурных подразделений насчиты-
валось всего 110 (Приложение № 1)
.
Численность работающих в АООТ
«Ноябрьскнефтегаз» на 01.01.95 – 47644 человека.
С этого времени в архиве центрального аппарата ОАО «Ноябрьскнеф-
тегаз» ведется прием документов по личному составу всех упраздн
е
нных
или переданных подразделений.
С 1994 года по 2003 год в структуре АООТ «ННГ» (далее

Общество)
произошли большие преобразования, связанные с выходом из состава ряда
предприятий, в первую очередь вспомогательного производства, в резуль-
тате которой
некоторые
структурны
е
подразделени
я
были переданы в му-
ниципальную собственность, другие упразднены. В этот период созданы
дочерние предприятия на базе бывших структурных подразделений Об-
щества.
Р
анее
д
окументы структурных подразделений передавались на хранение
в архив Общества, который входил в состав отдела делопроизводства. Таким
образом, в этот период архивный фонд по личному составу значительно
вырос. В общей сложности к 2003 году на хранение поступило 5780 дел
по
личному составу и образовано 19 фондов. Передаче также подлежали до-
кументы временного срока хранения по бухгалтерскому уч
е
ту на правах
правопреемственности и дальнейшей отч
е
тности Общества, что стало при-
чиной для создания отдельной структуры.
В
целях обеспечения задач и
функций Общества по сохранности, уч
е
ту, отбору и использованию доку-
ментов 22 августа 2003 года был создан Центральный архив Общества.
Сегодня «Ноябрьскнефтегаз» стал основным добывающим предприя-
тием «Газпромнефти»

пятой по объемам добычи нефти российской ком-
пании, которая входит в группу «Газпром», и является нефтяным подраз-
делением газового холдинга.
ОАО «Газпромнефть-Ноябрьскнефтегаз» осуществляет деятельность по
добыче нефти и газа в Ямало-Ненецком и Ханты-Мансийском автоном-
ных округах. С момента создания предприятия добыто более 700 млн. тонн
нефти. В промышленной эксплуатации «Газпромнефть-Ноябрьскнефте-
газа» находится 13 нефтяных месторождений, расположенных на террито-
рии Ямало-Ненецкого и Ханты-Мансийского автономных округов. Кол-
лектив ОАО «Газпромнефть-ННГ» составляет более 3000 человек.
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
216
217
С мом
ента решения об образовании Центрального архива Общества
была произведена централизация архивных функций действующих струк-
турных предприятий. Все документы по личному составу были переданы
на хранение, что составило около 25000 единиц хранения или 56 фондов.
Самые ранние документы в
Ц
ентральном архиве датируются 1975 го-
дом. Это объясняется тем, что предприятия, входившие в состав Произ-
водственных объединений «Сургутнефтегаз» и «Нижневартовскнефтегаз»,
вели свою деятельность на территории п.г.т. Ноябрьский (или будущего
города Ноябрьск, который получил статус в июне 1982 года). Документы
по личному составу не были завершены кадровым и бухгалтерским де-
лопроизводством и продолжали формироваться независимо от измене-
ния подчин
е
нности.
Архивный фонд ОАО «Газпромнефть-Ноябрьскнефтегаз» – целостная
система и совокупность документов, отражающих хозяйственную деятель-
ность Общества, является его интеллектуальной собственностью. Комп-
лектование, систематизация, обеспечение сохранности и учета

являются
условием для информационного обеспечения потребностей Общества.
Общество является собственником и правопреемником архивных доку-
ментов упраздненных структур на основании Устава Общества и Положе-
ний подведомственных структур.
Состав фондов
Ц
ентрального архива состоит из следующих видов ар-
хивных
комплексов:

документов по личному составу реорганизованных (закрытых) струк-
турных подразделений и ежегодно пополняемый фонд аппарата управле-
ния Общества;

техническ
ие
(геологические
)
документы, находящиеся в стадии комп-
лектования;
– управленческой документации п
остоянного срока хранени
я
(по основ-
ной деятельно
сти Общества);

временного срок
а
хранения (документы бухгалтерского и налогового
уч
е
та и отч
е
тности).
Количественный состав документов распределен следующим образом:

документы по личному составу – около 20000 ед. хранения;
– управленческие документы постоянного срока хранения – около
700 ед.
хранения;

временного срока хранения

около 30000 ед. хранения;
– технические (геологические) документы постоянного срока хранения –
около 200 ед. хранения.
С 2003 по 2009 годы центральный архив территориально располагался в
разных городах: Ноябрьск и Муравленко. Это связано с расположением
структурных подразделений и соответственно документальных фондов.
Работа по исполнению запросов была построена следующим образом:
при
е
м запросов, регистрация и выдача справок выполнял
и
сь в Ноябрьске,
по месту расположения основного состава работников архива. Зарегист-
рированные запросы в электронном виде переадресовывались работнику
архива в г. Муравленко. После подготовки архивные справки, выписки и
копии выводились на печать по сетевому принтеру в Ноябрьске и далее
шли по общей схеме подписания, регистрации и выдачи заявителям. Такое
исполнение позволило не увеличивать время подготовки и подписания
запросов.
В 2009 году в связи с образованием Филиала «Муравленковскнефть»
ОАО «Газпромнефть-ННГ» объ
е
м документов по предприятиям, терри-
ториально базировавшимся в г. Муравленко, был передан во вновь обра-
зованный центральный архив Филиала (объем составил 5000 ед. хранения).
Использование документов центрального архива традиционно, как и на
многих предприятиях: запросы социально-правового характера от бывших
работников Общества, пенсионного фонда, правоохранительных органов,
специалистов Общества, студентов
-
дипломников.
Резкое увеличение объ
е
мов хранения и пропорционально объ
е
мов ис-
полнения запросов явились причиной оптимизации и совершенствования
работы.
1.

Провед
е
н анализ поступающих запросов и разработаны бланки зап-
роса и заказа, шаблоны справок по различным видам запросов, которые
были согласованы с отделом по делам архивов МО г. Ноябрьск и ПФ п
о
г. Ноябрьску, сформированы краткие исторические справки по всем пред-
приятиям
-
фондообразователям.
2.

Организован и отлажен процесс при
е
ма и регистрации запросов, а
также выдачи справок (изначально регистрация велась в журнале ручным
способом). Из-за существенного роста количества запросов их регистра-
ция была переведена в электронный вид (в виде таблицы в Worde), а в
настоящее время вед
е
тся в программе Альфа-WEI (разработана и внедре-
на работником Общества), которая позволяет не только регистрировать
запросы и справки, а также связывать их со сканобразом бумажного но-
сителя. Таким образом, значительно был облегчен поиск поступивших
запросов, информации об исполнителе и отправке (выдаче) справки, а
в
ысвободившееся время работника направлено на подготовку писем, по
что
-
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
218
219
вых отправлений, заверенных копий документов. При
е
м запросов вед
е
тся
различными способами, в том числе и электронным сообщением.
3.

Создан раздел
Ц
ентрального архива на корпоративном сайте Обще-
ства, где размещена информация по следующим направлениям: методи-
ческие рекомендации; архив документов бухгалтерского уч
е
та; фоторе-
портаж о работе архива.
Методические рекомендации включают в себя информацию по норма-
тивным документам (государственным и локальным по Обществу), спра-
вочную информацию по вопросам ведения архивного дела, включая шаб-
лоны различных документов, в том числе бланк заявления на выдачу архи-
вной справки и бланк заказа на выдачу дел;
Архив документов бухгалтерского учета включает в себя сдаточные описи
дел, переданных на хранение в
Ц
ентральный архив департаментом по бух-
галтерскому и налоговому уч
е
ту и отчетности;
Ф
оторепортаж знакомит с работниками архива и наглядно показывает
кропотливый труд по реставрации, формированию дел, исполнению зап-
росов и хранению документов.
4.

Для более оперативного исполнения запросов социально-правового
характера, а также обеспечения сохранности, документы более поздних
периодов, переданны
е
без описания и с нарушениями в формировании,
приводятся в порядок. Кроме обязательных правил формирования дел по
личному составу, проводится работа по переводу в электронный вид лич-
ных карточек уволенных работников (ф. Т-2) и приказов с дополнитель-
ным поиском по закладкам.
5.

Для удобства поиска информации по фамилии работника формиру-
ются сводные внутренние описи дел за определ
е
нный или весь период
работы предприятия. Такие описи на бумажном носителе размещены не-
посредственно в хранилище, а в электронном виде

в деле фонда на серве-
ре центрального архива.
6.

Архив проводит экспертизу ценности производственных документов
и формирование описей для создания информационно-справочного ап-
парата с размещением на корпоративной странице. Такой подход сокра-
щает время приема заявок от работников Общества. Они самостоятельно
(на удал
е
нном расстоянии) по описям определяют необходимые им для
ра
боты дела, готовят заявку и отправляют е
е
на электронный адрес архива.
7.

В рамках утвержд
е
нной Политики документационного обеспечения
управления ОАО «Газпром нефть» в ОАО «Газпромнефть-ННГ» утверж-
д
е
н план стандартизации по разработке нормативно-методических локаль-
ных актов по всем направлениям деятельности Общества. По организации
и
обеспечению архивной деятельности разработаны стандарт «Документы
Общества. Порядок разработки, согласования и утверждения номенклату-
ры дел Общества. Порядок передачи документов на хранение или уничто-
жение» и инструкция «Составление и оформление номенклатуры дел.
Формирование и оформление дел, составление и оформление описей дел,
актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
8.

В компании принято решение о поэтапном внедрении модулей про-
граммы «Lotus notes». В этом направлении в архиве разрабатываются
предложения, проводится анализ существующих процессов работы, шаб-
лонов документов, мониторинг запросов. Проводится сверка наличия
фондов, переработка описей, сверка уч
е
тной документации, научно-тех-
ническая обработка документов (переформирование, реставрация и ска-
нирование документов по личному составу)
.

В
с
е
это является предвари-
тельным этапом работы по внедрению архивных модулей программы.
9.

Параллельно с упорядочением документов по личному составу про-
водится изучение и анализ производственных документов по направлени-
ям работы, имеющим свою специфику. Изучается объ
е
м количества об-
ращений к данным документам, характер запросов, наличие электрон-
ной версии, место е
е
хранения и доступ к ней.
В заключение хочется сказать, что с внедрением новых технологий по-
являются планы с новым видением и подходом к архивной работе на пред-
приятии. У работников Общества коренным образом меняется стереотип
восприятия архива.
Проблемы периода конца 1990х годов
:
В структурных предприятиях «Ноябрьскнефтегаз» документооборот и
хранение архивных документов было самостоятельным. В этот период от-
сутствовало централизованное методическое руководство в области веде-
ния делопроизводства и архива. Отсутствие квалифицированных специа-
листов, оборудованных хранилищ и непонимание проблем со стороны
руководящего состава, сказалось на формировании и сохранности доку-
ментов в подразделениях.
1. Проблема данного периода заключается в том, что документы пере-
давались на хранение без уч
е
та юридической правопреемственности. Та-
ким образом, существуют случаи различной разрозненности докумен-
тов, что приводит к поиску их местонахождения. (Например
,
при создании
предприятия ООО «Энерго-Газ» на базе предыдущего УТВиКа – струк-
турного подразделения ОАО «ННГ», документы по личному составу были
распределены следующим образом: кадровые документы остались во
вновь образовавшемся предприятии, а лицевые счета частично переданы
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
220
221
в вышестоящую (до момента реорганизации) организацию. Данная орга-
низация позднее была разделена на 2 структурных единицы, одна из кото-
рых была передана в муниципальную собственность.
Л
ицевые счета ра-
ботников УТВиКа оказались на хранении в тр
е
х организациях – ООО «Энер-
го-Газ» (частично они были там утрачены в результате затопления канали-
зационными стоками), ООО «НЖСК» (в результате неквалифицированно-
го формирования, без уч
е
та исторической справки предприятия, доку-
менты были сформированы и подшиты с документами ООО «НЖСК» по
алфавиту за все годы), в УУИСБО

структурном подразделении ОАО «Сиб-
нефть-ННГ»).
2. Другая проблема заключается в том, что многие подразделения име-
ли сложную («разветвленную») структуру, которая за период своего су-
ществования претерпевала как структурные, так и организационно
-
управ-
ленческие изменения (централизованное и децентрализованное управле-
ние кадровой и бухгалтерской служб). Данная ситуация отражается на
формировании документов и описей по фондообразователям. Проблема
передачи состояла в том, что документы подразделений со сложной струк-
турой передавались структурными единицами отдельно друг от друга, в
разное время, что усложняло формирование целостной картины истори-
ческого
развития данного подразделения и описей дел по личному соста
ву.
Дело в том, что при детальном изучении ведения управленческого и кад-
рового делопроизводства были выяснены следующие особенности: в раз-
личные периоды службы делопроизводства, кадров и бухгалтерии струк-
турных единиц вели свою работу как централизованно, так и децентрали-
зовано. В результате этого приказы по основной деятельности и по лично-
му составу формировались под единой регистрацией или отдельно по
структурам. Личные карточки и дела работников, лицевые счета, несмот-
ря на централизацию служб, формировались по структурным единицам
отдельно, но в ряде случаев отдельные документы работников «переме-
щались» от специалиста к специалисту разных структурных единиц, по
мере внутренних переводов работников. Данное нарушение осложняет
формирование дел и описей по структурам.
3. В 1999 году руководством Общества принято решение о реструкту-
ризации управленческих служб Общества (в том числе центрального ап-
парата и структурных единиц Общества) пут
е
м их централизации. Таким
образом, при централизации кадровых служб было создано Управление
по работе с персоналом. Структура Управления состояла из отдела кадро-
вого администрирования и планирования и секторов по работе с персона-
лом по структурным подразделениям Общества (всего 9 секторов). Функ-
ции по формированию документов по личному составу были распреде-
лены следующим образом
:


п
риказы о при
е
ме, увольнении и внешних переводах формировали и
хранили в отделе кадрового администрирования и планирования по ра-
ботникам всех структурных подразделений. В сектора по работе с персо-
налом структурных подразделений Общества передавали выписки из этих
приказов, соответственно
,
касающихся работников данного подразделе-
ния. Выписки первоначально перепечатывали с оригинала (в ходе подго-
товки одного из запросов социально-правового характера была обнару-
жена ошибка при перепечатке должности и места его перевода) и переда-
вали
различны
м способом (курьер, факс, почта). На выписках работники
проставляли свою подпись – ознакомление с приказом (на копии, выписке –
подлинная под
пись). Выписки формировали, подшивали, оформляли как
де
ло по лично
му составу данного подразделения со сроком хранения 75 лет
;


п
риказы по внутреннему перемещению работников внутри подразде-
ления (из цеха в цех) формировали и хранили в секторе по работе с персо-
налом конкретного структурного подразделения
;


л
ичные карточки работников (ф.

Т-2) и личные дела ИТР в случае
реорганизаций в Обществе (слияние, разделение служб, структур, подраз-
делений), если работник не увольнялся, а переводился, передавались в со-
ответствующий сектор по работе с персоналом по актам передачи доку-
ментов между работниками секторов по работе с персоналом. При этом в
личной карточке предыдущий период отделяли чертой красного цвета и
продолжали в ней записи. В том секторе, из которого были переданы доку-
менты, оставалась копия (по инициативе работника сектора), которая за-
тем формировалась в дело вместе с карточками уволенных работников за
данный год.
А.Г. Быкова
н
ачальник Центрального архива
ОАО «Газпромнефть-Ноябрьскнефтегаз»
г. Ноябрьск
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
222
223
Приложение № 1
Список предприятий
,
подчин
е
нных АООТ «Ноябрьскнефтегаз»
по состоянию на 01.01.1994
1. Нефтегазодобывающее управление «Холмогорнефть», в его составе
необособленные структурные подразделения:
1.1. Холмогорское управление по эксплуатации электрических сетей и
электрооборудования;
1.2. Ноябрьское управление по повышению нефтеотдачи пластов и ка-
питальному ремонту скважин;
1.3. Управление технологического транспорта № 5;
1.4. Строительно-монтажное управление.
2. Нефтегазодобывающее управление «Суторминскнефть», в его соста
ве
необособленные структурные подразделения:
2.1. Суторминское управление по эксплуатации электрических сетей и
электрооборудования;
2.2. Жилищно-коммунальная контора;
2.3. Управление технологического транспорта № 6;
2.4. Муравленковское управление тепловодоснабжения и канализации;
2.5. Суторминское управление по повышению нефтеотдачи пластов и
капитальном
у
ремонту скважин;
2.6. Хлебозавод;
2.7. Управление технологического транспорта № 9;
2.8. Передвижная механизированная колонна;
2.9. Строительно-монтажное управление;
2.10. Ремонтно-строительное управление;
2.11. Муравленковское предприятие по рабочему снабжению.
3. Нефтегазодобывающее управление «Заполярнефть», в его составе
необособленные структурные подразделения:
3.1. Вынгапуровское управление по эксплуатаци
и
электрических сетей
и электрооборудования;
3.2.

Управление технологического транспорта № 4;
3.3.

Строительно-монтажное управление;
3.4.

Вынгапуровское предприятие по рабочему снабжению.
4. Нефтегазодобывающее управление «Муравленковскнефть», в его
составе необособленные структурные подразделения:
4.1. Муравленковское управление по эксплуатации электрически
х
се-
тей и электрооборудования;
4.2. Управление технологического транспорта № 7;
4.3. Строительно-монтажное управление.
5. Холмогорское управление буровых работ № 1.
6. Суторминское управление буровых работ № 1.
7. Управление технологического транспорта № 1.
8. Управление технологического транспорта № 2.
9. Управление технологического транспорта № 3.
10. Трест
«
Ноябрьскнефтеспецстрой
»:
10.1. Специализированное управление механизированных работ.
11. Трест
«
Ноябрьскнефтедорстройремонт
»:
11.1. Управление по строительству дорог.
12. Ноябрьский строительно-монтажный трест, в его составе необособ-
ленные структурные подразделения:
12.1. Ноябрьское строительно-монтажное управление;
12.2. Управление механизированных работ;
12.3. Специализированное управление механизированных работ;
12.4. Передвижная механизированная колонна;
12.5. Передвижная механизированная колонна № 2;
12.6. Ноябрьское пусконаладочное и электромонтажное управление.
13. Управление производственно-технического обслуживания и комп-
лектации оборудования, в его составе необособленные структурные под-
разделения:
13.1. База производственно-технического обслуживания и комплекта-
ции оборудованием № 1;
13.2. База производственно-технического обслуживания и комплекта-
ции оборудованием № 2;
13.3. Ханымейская база производственно-технического обслуживания
и комплектации оборудованием;
13.4. Центральная трубная база;
13.5. База горюче-смазочных материалов и химреагентов.
14. Государственное торгово-производственное предприятие по рабо-
чему снабжению «Ноябрьскторгнефть».
15. Ноябрьское специализированное монтажно-наладочное предприятие.
16. Муравленковский строительно-монтажный трест в его составе нео-
бособленные структурные подразделения:
16.1. Строительно-монтажное управление № 1;
16.2. Строительно-монтажное управление № 2;
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
224
225
16.3. Строительно-монтажное управление № 3;
16.4. Управление механизированных работ;
16.5. Управление производственно-технической комплектации.
17. Ноябрьское нефтегазоразведочное предприятие, в его составе нео-
бособленные структурные подразделения:
17.1. Нефтегазоразведочная экспедиция № 1;
17.2. Нефтегазоразведочная экспедиция № 2;
17.3. Экспедиция по испытанию скважин;
17.4. Вышкомонтажная экспедиция;
17.5. Центральная база производственного обслуживания;
17.6. Тематическая экспедиция;
17.7. Предприятие тепловодоснабжения и инженерных сетей.
18. Ноябрьское пассажирское автотранспортное предприятие.
19. Вышкомонтажное управление № 1.
20. Вышкомонтажное управление № 2.
21. Тампонажное управление № 1.
22. Тампонажное управление № 2.
23. Ноябрьская центральная база производственного обслуживания по
прокату и ремонту бурового и нефтепромыслового оборудования.
24. Ноябрьская центральная база производственного обслуживания по
прокату и ремонту электропогружных установок.
25. Муравленковская центральная база производственного обслужива-
ния по прокату и ремонту нефтепромыслового оборудования.
26. Управление по повышению нефтеотдачи пластов.
27. Нормативно-исследовательская станция.
28. Школа по подготовке кадров.
29. Подсобное сельское хозяйство.
30. Пансионат «Горный».
31. Ноябрьское производственное управление по наладке и обслужива-
нию автоматизированных систем управления «НоябрьскАСУнефть».
32. Культурно-спортивный комплекс «Ямал».
33. Совхоз «Архангельский».
34. Колхоз имени Ленина.
35. Совхоз «Тюменский нефтяник».
36. Совхоз «Прогресс».
37. Фирма «Дюар» по выпуску товаров народного потребления.
38. Санаторий-профилакторий «Озерный».
39. Ноябрьский научно-исследовательский и проектный институт «Но-
ябрьскНИПИнефтегаз».
40. Завод керамических строительных материалов.
41. Служба безопасности «Альфа».
42. Ноябрьский нефтяной техникум.
43. Управление технологического транспорта № 10.
44. Малое предприятие «Гарант».
45. Трест «Ноябрьскспецстрой».
46. Ноябрьское управление технологического транспорта № 11.
47. Ноябрьское производственное управление по эксплуатации и ре-
монту объектов городского хозяйства, в его составе необособленные струк-
турные подразделения:
47.1. Ноябрьское ремонтно-строительное управление;
47.2. Ноябрьское управление по эксплуатации и ремонту

электричес-
ких сетей и электрооборудования;
47.3. Ремонтно-строительное управление № 3;
47.4. Управление тепловодоснабжения и канализации;
47.5.

Управление детских дошкольных учреждений, общежитий,
социально-культурных объектов и спортивных сооружений;
47.6. Ноябрьское производственное управление по эксплуатации и ре-
монту жилого фонда;
47.7. Управление технологического транспорта № 8;
47.8. Хлебозавод;
47.9. База производственного обслуживания.
48. Торговый дом «Нефтяник».
49. Информационно-издательское предприятие «Благовест».
50. Управление капитального ремонта скважин.
51. Ноябрьскюгнефть.
52. Ноябрьскагронефть.
53. НоябрьскАВИАнефть.
54. Пансионат «Эллада».
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
226
227
Эволюционное развитие негосударственных архивов в России.
Технология работы негосударственных архивов
Компания «ОСГ «Рекордз Менеджмент» уже более 12 лет является круп-
нейшей коммерческой архивной компанией в России. На сегодняшний день
в России открыто 26 архивных хранилищ в 24 городах. ОСГ предоставляет
полный спектр решений по хранению документов, организации докумен
то-
оборота, конфиденциальному уничтожению данных, созданию элект
рон-
ных архивов, курьерской доставке и транспортировк
е
документов. На хра-
нении в ОСГ Россия находится более 80 млн. единиц хранения.
ОСГ «Рекордз Менеджмент» сотрудничает с Федеральным архивным
агентством, Центральным Банком РФ,
я
вляется членом Ассоциации Рос-
сийских Банков (АРБ) и членом Московского банковского союза, лауреа-
том Национальной Банковской премии за 2009 год, членом РОО «Гильдия
Управляющих Документацией», членом Американской торговой палаты,
ассоциации Европейского бизнеса в России, Российско-британской тор-
говой палаты, международной ассоциации PRIZM.
Эволюционное развитие негосударственных архивов в России
Согласно действующему законодательству РФ все организации обяза-
ны хранить свои документы в течение установленных нормативными ак-
тами сроков хранения. На основании анализа действующих правил орга-
низации хранения, комплектования, учета и использования архивных до-
кументов можно сформулировать
базовые требования к системе хране-
ния (архиву организации)
:
– занесение документов в архив;
– классификация документов по логическим структурам;
– просмотр архивных документов;
– составление сводок и отчетов о документах, находящихся в архиве;
– изменение прав доступа к архивным документам;
– назначение и изменение сроков хранения архивных документов (со-
гласно перечню типовых управленческих документов и решений ЭК орга-
низации);
– удаление документов из архива;
– протоколирование основных действий с архивными документами.
В рыночной экономик
е
, при прочих равных условиях, данная система
должна обеспечивать минимальные затраты на организацию процесса хра-
нения и использования документов, которые в современных условиях в
основном складываются из затрат
,
связанных с арендой помещений, зат-
рат на техническое, кадровое и методическое обеспечение функциониро-
вания архива. Именно в этом контексте и появляются технологии аутсор-
синга ДОУ.
1998 год – дата рождения первого негосударственного архива в Рос-
сии.
В этом году была создана первая коммерческая организация, про-
фессионально занимающаяся депозитарным хранением документов. Ин-
тересно, что решение об открытии совпало, пожалуй, с самым острым в
истории России экономическим кризисом августа 1998 года. Курс рубля
по отношению к доллару упал за полгода более чем в 3 раза. Большое
количество малых предприятий и банков обанкротились или резко сокра-
тили объемы производства. На этом фоне компания ОСГ оказалась одной
из немногих, кому кризис помог закрепиться на российском рынке. Тогда
компаниям приходилось снижать издержки, сокращая арендуемые пло-
щади. Услуги внеофисного хранения оказались интересны бизнесу. Лю-
бой аутсорсинг подразумевает передачу «на сторону» непрофильных
функций. Естественно, торговой компании выгоднее освободить место от
бумаг, хранение которых предписано законодательно, и посадить на это
место менеджера по продажам.
Первыми компаниями, кто стал потребителями услуг внеофисного хра-
нения документов в России, стали, прежде всего, иностранные (преиму-
щественно западные) коммерческие организации уже знакомые с подоб-
ными технологиями. С течением времени менталитет Российских коммер-
ческих организаций стал меняться. Большое влияние на это оказало
Феде-
ральное архивное агентство РФ, публикуя разъяснения действующег
о зако-
нодательства, не запрещающего хранить документы вне офиса. Активно
велась работа во всевозможных общественных организациях и палатах:
Ассоциации российских банков, Гильдии Управляющих документацией,
торговых палатах, РСПП и др.
В 2004 году был принят
Закон об Архивном деле РФ
. С его принятием в
работу с документами прочно вошло понятие о владельцах архивных до-
кументов как о государственных органах, органах местного самоуправле-
ния либо юридических или физических лицах, осуществляющи
х
владение
и пользование архивными документами и реализующи
х
полномочия по
распоряжению и
ми в пределах, установленных законом (или договором).
Вместе с тем статьей 17 Закона установлено, что «государственные органы,
органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающие-
ся п
редпринимательской деятельностью без образования юридического
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
228
229
лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе
документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установ-
ленных федеральными законами, иными нормативными правовыми акта-
ми Российской Федерации, а также перечнями документов». Это дало до-
полнительный импульс развитию отрасли. Услугами коммерческих архи-
вов стали активно пользоваться и государственные организации, которым
необходимо было обработать и сохранить свои документы.
В 2009 году Федеральным законом № 9-ФЗ от 09.02.2009 в Кодекс Рос-
сийской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ)
была введена новая
статья 13.25 «Нарушение требований законодатель-
ства о хранении документов»
, которая установила весьма существенный
штрафы за нарушение сроков и условий хранения документов – до трех-
сот тысяч рублей для юридических лиц. Данное нововведение дало ком-
мерческим организациям дополнительное экономическое обоснование
передачи документов в коммерческие архивы.
О
рганизации стали анали-
зировать риски и последствия несоблюдения данной статьи. Ведь при пе-
редаче документов на внеофисное хранение собственник документов до-
говором полностью страхует свою ответственность за утерю, порчу, по-
вреждение, несвоевременное предоставление документов в органы над-
зора, перекладываю данную ответственность на хранителя.
На сегодняшний день только в Москве работают более 100 архивных
компаний, значительная часть которых, помимо архивной обработки до-
кументов, также занима
е
тся депозитарным хранением документов.
Общее количество хранимых в коммерческих архивах документов со-
ставляет десятки миллионов дел. Суммарный оборот только 4 ведущих
Российских архивных компаний за 2010 год превысил 1,5 млрд. рублей и
почти равен бюджету всей государственной архивной отрасли в РФ. Объем
рынка негосударственных архивных услуг только в центральной части РФ,
по оценкам экспертов, составляет более 30 млд. руб. и ежегодно возрастает
в геометрической прогрессии. На рынке, за небольшим исключением,
существует здоровая конкуренция, а здоровая конкуренция всегда во бла-
го потребителя. Появляются новые технологии, продукты, услуги.
В этом контексте крайне бизнес-ориентированной выглядит позиция
Федерального архивного агентства РФ, которое на протяжении несколь-
ких последних лет всячески способствует либерализации данной отрасли
и созданию рыночных конкурентных отношений.
Из выступления Руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Ар-
тизова
«Об итогах работы Федерального архивного агентства и подведом-
ственных ему учреждений за 2009 г. и задачах на 2010 г.» на расширенном
заседании коллегии Росархива 26 февраля 2010 г
ода
: «Из общего числа
функционирующих в Российской Федерации более чем 2 млн. организа-
ций разных форм собственности, включены в списки источников комп-
лектования государственных и муниципальных архивов и передают свои
документы на постоянное хранение лишь 110 тыс. организаций. Осталь-
ные организации – а это около 95% от их числа – как правило, не попадают
в орбиту внимания государственных и муниципальных архивов. Образую-
щиеся в деятельности этих организаций в огромном количестве докумен-
ты временных сроков хранения – весьма перспективное поле для частных
кампаний ... У нас общее дело. Для его будущего, как воздух, нужны но-
вые знания и технологии, которые лучше генерируются в условиях рыноч-
ной конкуренции, нужны понятные нормы и правила, единство предъяв-
ляемых требований и стандартов к услугам по архивному делу и делопро-
изводству».
Действительно, на формирование рынка в Европе потребовалось не ме-
нее 50 лет, на формирование рынка архивных услуг в России ушло 12 лет
.
Да, Российский рынок еще молод и только на начале своего пути. Отсут-
ствуют единые и признанные всеми участниками отраслевые стандарты и
правила, отсутствуют профильные объединения и ассоциации.
И сами участники рынка это понимают, в 2010 году руководством 4 веду-
щих
коммерческих архивных компаний было принято решение о создании
Некоммерческого партнерства «Национальное Архивное Объединение»,
с дальнейшей его трансформацией в СРО (саморегулируемая организа-
ция). Целью данной организации будет являться содействие в развитии
рынка архивных услуг в РФ, изменение и доработка действующего законо-
дательства РФ. В настоящее время документы о создании НП (некоммер-
ческое партнерство) уже переданы в государственный регистрирующий
орган.
На современном этапе развития «фокус» отрасли постепенно смеща
ет-
ся в сторону технологий оцифровки документов и создания информаци-
онно-поисковых систем организаций. Данные технологии позволяют син-
хронизировать управление бумажными документами и их скан-образами,
создавая единую информационную систему учета фондов хранимых и
используемых документов.
Технологии работы негосударственных архивов в России
Рассмотрим технологию внеофисного хранения и управления данными.
Сп
ециализированные компании, которые профессионально занима
ю
тся
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
230
231
хране
нием и архивной обработкой документов, хранят документы своих
клиентов в специализированных архивных хранилищах. Такие хранилища
обязательно оборудуются в соответствии с основными принципами безо-
пасности, а именно: системами пожарной сигнализации и пожаротуше-
ния в соответствии с требованиями пожарной службы РФ
,
а также систе-
мами, обеспечивающими поддержание температурно-влажностного ре-
жима, необходимого для длительного хранения документов
,
и круглосу-
точной охраной.
В архивных хранилищах документы хранятся в архивных коробах на спе-
циальных промышленных стеллажах, выдерживающих большой вес бума-
ги. Каждому коробу, а также папке, делу или файлу внутри короба присва-
ивается номер (в самых современных компаниях используется система
штрих

кодирования каждой единицы хранения), который заносится в си-
стему учета документов, поступивших в архивное хранилище. На каждый
короб составляется описание вложения документов. Если собственнику
документов необходимо поработать со своими документами, переданны-
ми на хранение в архивное хранилище, он делает через специальную про-
грамму заявку на изъятие документа. Далее документы либо выдаются из
архивного хранилища авторизованному представителю, либо хранитель
доставляет документы непосредственно в офис и на рабочее место Заказ-
чика. Срок выполнения заявки не более 1 рабочего дня.
При передаче документов на депозитарное (внеофисное) хранение сто-
ронней организации собственник документов полностью обеспечивает
надежную защиту информации: архивные хранилища устроены таким
образом, что абсолютно невозможно понять, что хранится в том или ином
коробе без соответствующего запроса информационной системы. Ответ-
ственные сотрудники, имеющие полномочия на формирование соответ-
ствующих запросов
,
не имеют свободного доступа в хранилища. И наобо-
рот: сотрудники хранилища, обслуживающие хранилища (авторизованный
персонал), не имеют доступа к информационной системе. Доступ пред-
ставителей клиентов в хранилище возможен только в сопровождении ав-
торизованного сотрудника аутсорсинговой компании.
Все архивные хранилища находится под круглосуточной охраной, обес-
печиваемой частными охранными агентствами. Помимо этого, хранили-
ща оснащены специальной охранной системой, которая в случае несанк-
ционированного доступа посылает сигнал тревоги не только на внешний
пункт охраны складского комплекса, но и в местное отделение полиции, и
на мобильный телефон ответственного сотрудника компании. В целях обес-
печения пожарной безопасности хранилища оснащены уникальной мно-
гоуровневой спринклерной (в некоторых случаях газовой) системой по-
жаротушения и системой дымодетекции. В случае возникновения пожара
сигнал тревоги посылается как на пульт охраны складского комплекса, так
и в ближайшую пожарную часть,
на
мобильный телефон ответственного
сотрудника компании. В каждой секции хранилища установлены огнету-
шители. В целях поддержания правильного температурно-влажностного
режима хранения документов в хранилищах устанавливаются системы кли-
мат-контроля. Уровень пола в хранилищах расположен на высоте 1 метра
над уровнем земли. Первый уровень стеллажей находится на высоте 10 см
от пола.
Все машины курьерской службы компании-хранителя должны быть
оборудованы GPS навигацией, что позволяет в режиме Online отслежи-
вать движение документов от собственника документов до хранилища.
Компании, которые профессионально занимаются депозитарным хра-
нением документов, оказывают широкий спектр дополнительных услуг
по «приведению документов в порядок», начиная от описания (каталоги-
зации), транспортировки, переплета, выделения к уничтожению и уничто-
жения документов, заканчивая созданием электронного архива хранимых
документов.
Такой подход позволяет синхронизировать все действия и управлять
документами в «одном пакете». Тогда не возникает проблема двух несвя-
занных между собой архивов: бумажного и электронного.
Сейчас технологии внеофисного хранения документов постепенно
трансформируются в широкий спектр услуг управления информацией –
records management. Прежде всего, речь идет, конечно, о технологиях уп-
равления документами на бумаге (i-Архив), необходимыми для предос-
тавления в органы надзора или судебные органы в случае возникновения
споров по предмету документа. В случае
,
если подлинник документа не
нужен, а нужна информация из документа, то проще обращаться не к
бумажным документам, а к их скан-копиям. Тогда данная система (e-Ар-
хив) уже, по сути, является инфомационно-поисковой системой организа-
ции с разграничением прав доступа пользователей. Комплексное реше-
ние по «back-up» всех данные на серверах и других носителях информа-
ции (IT-Архив) позволяет защищать данные от потери в случае форс-ма-
жора или внештатной ситуации.
В заключени
е
хочу отметить, что бурное изменение законодательства и
технологий документационного обеспечения управления требуют посто
-
Совещание-семинар по вопросам обеспечения конституционных прав граждан
на получение и использование информации, содержащейся в документах
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах
232
233
янного
вовлечение профильных специалистов в процесс работы с доку-
ментами. Для коммерческих организаций, уставная цель которых получе-
ние прибыли, очень важен фокус на развитие функциональной подсисте-
мы управления. Обеспечивающая же подсистема управления, как прави-
ло, передается на аутсорсинг. При четкой организации правовых отноше-
ний передачи документов на внеофисное хранение, собственник докумен-
тов полностью гарантирует себе договором четкую и бесперебойную ра-
боту всей обеспечивающей подсистемы упр
авления.
А.В. Рыков,
операционный директор
ОСГ «Рекордз Менеджмент»
Научно-методический совет
архивных учреждений Уральского федерального округа
Управление архивами Свердловской области
МАТЕРИАЛЫ
заседания и

семинара научно-методического совета
архивных учреждений
Уральского федерального округа
16
-17
июня 201
1
г.
г.
Тюмень
Компютерная верстка Э.А. Богомоловой
Сдано в набор 27.06.2011. Подписано в печать 29.07.2011
Тираж 100 экз.
Оригинал-макет изготовлен в Управлении архивами Свердловской области:
Екатеринбург, ул. Малышева, 101.

Приложенные файлы

  • pdf 11116145
    Размер файла: 973 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий