Затем акты визируются главным бухгалтером и / или другими лицами в соответствии с требованиями к оформлению документов, установленными 46. Приложение 16. Форма акта приема-передачи документов из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена.


Чтобы посмотреть этот PDF файл с форматированием и разметкой, скачайте его и откройте на своем компьютере.

ИНСТРУКЦИЯ ПО УЧЕТУ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА



Москва, 2007




3

Содержание

1. Определение понятий

................................
................................
................................
.......................

4

2. Общие положения

................................
................................
................................
.............................

5

3. Виды учета библиотечного фонда

................................
................................
................................
..

7

4. Единицы учета библиотечного фонда

................................
................................
...........................

11

5. Учет

документов по видам и категориям
................................
................................
......................

12

5.1. Печатные издания и неопубликованные документы

................................
.........................

12

5.2. Аудиовизуальные документы

................................
................................
..............................

16

5.3. Электронные документы

................................
................................
................................
......

16

6. Учет поступления документов в библиотечный фонд

................................
................................

18

7. Учет выбытия документов из библиотечного фонда

................................
................................
...

20

8. Учет перестановки, замены, реализации исключенных документов

................................
..

23

9. Итоги движения библиотечного фонда

................................
................................
.........................

24

10. Проверка библиотечного фонда

................................
................................
................................
..

24

11. Делопроизводство в организации учета ф
онда

................................
................................
..........

26

12. Ответственность работников библиотек за организацию учета библиотечного фонда

.......

28

ПРИЛОЖЕНИЯ.

Формы документации п
о учету библиотечного фонда

Приложение 1. Образец листа инвентарной книги*

................................
................................

31

Приложение 2. Образец листа актового учета

................................
................................
..........

31

Приложение 3. Образец карточки для регистрационной картотеки периодических

изданий

................................
................................
................................
................................
......................

32

Приложение 4. Форма индивидуального учета фонда сетевых документов удален
ного
доступа

................................
................................
................................
................................
......................

33

Приложение 5А. Образец формы суммарного учета поступления документов

в библиотеку

................................
................................
................................
................................
.............

34

Приложение 5Б. Образец фор
мы суммарного учета выбытия документов из библиотеки

.

35

Приложение 5В. Образец формы отражения суммарного учета итогов движения фонда
библиотеки за год

................................
................................
................................
................................
.....

36

Приложение 6А. Форма учета поступления в фонд сетевых документов удаленного
доступа

................................
................................
................................
................................
......................

37

Приложение 6Б. Форма учета выбытия из фонда сетевых документов удаленного

до
ступа

................................
................................
................................
................................
......................

37

Приложение 6В. Форма учета движения фонда сетевых документов удаленного доступа

37

Приложение 7. Форма акта о приеме до
кументов в библиотеку

................................
............

39

Приложение 8. Форма акта о поступлении периодических изданий в библиотеку

.............

40

Приложение 9. Форма акта п
ожертвования

................................
................................
..............

41

Приложение 10. Форма акта о недостаче документов в поступившей партии

.....................

42

Приложение 11. Форма акта об исключении

из библиотечного фонда документов
длительного хранения

................................
................................
................................
..............................

43

Приложение 12. Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов
временного хранения

................................
................................
................................
...............................

44

Приложение 13. Форма учета исключения из библиотечного фонда электронных сетевых
документов локального доступа

................................
................................
................................
.............

45

Приложение 14. Форма Журнала (тетради) учета книг
и других документов, принятых от
читателей взамен утерянных

................................
................................
................................
...................

45

Приложение 15. Форма акта об исключении из фонда утерянных читателями документов и
приеме в фонд документов, признанных равноценн
ыми

................................
................................
.....

46

Приложение 16. Форма акта приема
-
передачи документов из одной библиотеки в другую в
порядке книгообмена

................................
................................
................................
...............................

47

Приложение 17.

Форма акта о проверке библиотечного фонда

................................
.............

48





4



Настоящая Инструкция разработана на основании законодательства Российской
Ф
е
дерации о библиотеках и библиотечном деле, бюджетного законодательства,
государстве
н
ных стандарто
в, иных законов и нормативных правовых актов, имеющих
отношение к учету д
о
кументов, составляющих библиотечный фонд.

Инструкция определяет общие правила учета документов в библиотеках, органах
н
а
учно


технической информации, фондохранилищах, центрах докуме
нтации, иных
организ
а
циях и учреждениях, зарегистрированных на территории Российской Федерации,
незав
и
симо от их вида и типа, правового статуса, ведомственной подчиненности и формы
собственности.

1.

О
ПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЙ

Для целей настоящей Инструкции исполь
зуются следующие основные понятия:

Документ



информация, зафиксированная в виде текста, звукозаписи, изображения
или их сочетания, библиографически идентиф
и
цируемая, предназначенная для передачи во
времени и пр
о
странстве.

Книжные памятники



рукописные и
печатные книги, книжные коллекции и их
разновидности, обладающие выдающимися духо
в
ными, эстетическими и полиграфическими
или документирующими свойствами, представляющие общественно значимую научную,
и
с
тор
и
ческую или культурную ценность и охраняемые государ
ством (ГОСТ 7.87


2003).

Библиотечный фонд



упорядоченное собрание документов, предназначенное для
хранения и общественного использования в целях удовлетворения научных, культурных и
образовательных потребностей физических и юридич
е
ских лиц.

Фонд библио
теки


систематизированное собрание документов, формируемое в
с
о
ответствии с задачами библиотеки по удовлетвор
е
нию информационных потребностей ее
пользователей с учетом типа библиотеки на основе профиля комплектования.

Учет библиотечного фонда



совокупно
сть правил и процедур, обеспечивающих
р
е
гистрацию и обобщение сведений о величине, составе, движении фонда и его стоимости.

***

Балансовая стоимость фонда



стоимость библиотечного фонда, отражаемая в
бу
х
галтерском учете.

Выбытие из фонда



оформление в уч
етной документации библиотеки исключения
документов из библиотечного фонда.

Единица учета фонда



единичный документ или совокупность однотипных
док
у
ментов, выделенных для целей учета библиотечн
о
го фонда.



5

Индивидуальный (дифференцированный) учет



регистра
ция в учетной форме
ка
ж
дого экземпляра и/или каждого названия док
у
мента, поступающего в фонд библиотеки
или выб
ы
вающего из него.

Исключение документов



изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета
док
у
ментов, утративших для данной библиотеки потр
е
бител
ьские качества, с последующим
их перераспределением или утилизацией, а также списание утраченных по каким
-
либо
прич
и
нам.

Переоценочный коэффициент,
коэффициент переоценки



цифровой множитель,
применяемый при пересчете стоимости библи
о
течного фонда, отраж
енной в бухгалтерском
учете. (Устанавливается правительс
т
венным актом Российской Федерации).

Перестановка фонда



перемещение документов в пределах действующих фондов
одной библиотеки без изменений показателей общей статистики учета фонда библиот
е
ки.

Посту
пление в фонд



включение в фонд библиотеки и взятие на учет документов,
приобретенных в результате поставки обязательного экземпляра, покупки и подписки,
обм
е
на, п
о
жертвования, дарения, лицензирования и другим способом.

Проверка фонда



переучет документо
в в целях подтверждения их наличия,
соотве
т
ствия учетной документации и каталогам би
б
лиотеки.

Реализация документов



перераспределение исключенных из библиотеки
докуме
н
тов в соответствии с нормативными правовыми актами: безвозмездная передача
другим би
б
ли
отекам и организациям, книгообмен, продажа физическим и юридическим
лицам; сдача в м
а
кулатуру.

Суммарный (интегрированный) учет



регистрация в учетной форме документов
всех видов партиями (группами) с целью получ
е
ния точных сведений о величине, составе
фо
нда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, перемещении, выб
ы
тии).

2.

О
БЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Учет документов библиотечного фонда является основой государственной
стат
и
стики, отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует
обе
спечению с
о
хранности фонда.

2.2. Учет отражает поступление документов в библиотечный фонд, их выбытие из
фонда, величину (объем) всего библиотечного фонда и его подразделений, состав
докуме
н
тов по тематико
-
видовому, языковому и иным признакам.

2.3. Основн
ые требования к учету библиотечного фонда:

полнота и достоверность учетной информации;

оперативность;



6

документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из
фонда;

совместимость приемов и форм учета, их надежность при параллельном
ис
пользов
а
нии традиционной и автоматизированной технол
о
гий учета;

соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям
гос
у
дарственной библиотечной статистики.

2.4. Учету подлежат все документы,
независимо от вида материальной конструкц
ии
н
о
сителя и знаковой природы информации,
поступающие в библиотеку, в том числе в
о
б
менный и резервный фонды, и выбывающие из библиотеки.

Не подлежат учету документы вспомогательного назначения, являющиеся рабочим
инструментом библиотечного персонала (у
правленческая документация, программные
пр
о
дукты, материалы, приобретаемые для оформления библи
о
теки, других подсобных работ,
не св
я
занных с комплектованием библиотечного фонда); материалы, созданные библиотекой
на своем оборудовании без введения в законны
й гражданский оборот (тиражирования и
распр
о
стран
е
ния), кино
-

фото
-

и звукозаписи, предназначенные для проведения
библиотечно
-
информационных и культурных мероприятий;

документы личного и секретного
хара
к
тера
.

2.5. Учетная информация, представленная в маши
ночитаемой форме, используется на
равных правах с учетной информацией, пре
д
ставленной в традиционной форме.

При ведении суммарного и индивидуального учета в машиночитаемой форме
созд
а
ются копии на бумажном носителе.

2.6. Библиотечный (суммарный и индивиду
альный) учет фонда ведется структурными
подразделениями библиотеки, в ведении кот
о
рых находится комплектование фонда, а также
подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними
ча
с
тей общего фонда библиотеки.

2.7.

Бухгалтерский

(стоимостный) учет библиотечного фонда ведется бухгалт
е
рией.

2.8. Права и обязанности библиотек по учету библиотечного фонда.

2.8.1. Библиотека обязана:

осуществлять библиотечный (суммарный и индивидуальный) учет относительно
фондов постоянного (длительн
ого) и временного хранения;

осуществлять учет документов в составе фонда в установленных учетных единицах;

производить оценку документов, поступающих в библиотеку без оплаты их
стоим
о
сти (в порядке обязательного экземпляра, в кач
е
стве дара, пожертвования,
безвозмездно), а также переоценку отдельных документов


в соответствии с нормативными
правовыми а
к
тами Российской Федерации и настоящей Инстру
к
цией;



7

обеспечивать преемственность организации учета в целях сопоставимости его
да
н
ных;

обеспечивать возможность

долговечного хранения и воспроизведения учетной
док
у
ментации независимо от вида используемых для учета носителей информации.

2.8.2. Библиотека имеет право:

устанавливать порядок учета документов данной библиотеки, исходя из ее статуса,
особенностей органи
зации и структуры фонда с соблюдением требований законод
а
тельства,
нормативных и правовых актов Российской Федерации и положений настоящей Инструкции;

создавать и применять наиболее эффективные технологии (методы, способы и
при
е
мы) учета библиотечного фонд
а;

определять сроки хранения документов в фонде кроме документов, подлежащих
п
о
стоянному (бессрочному) хранению в соответствии с законодательством и нормативными
пр
а
вовыми актами Российской Федерации;

устанавливать порядок исключения документов из фонда;

в
водить нормативы списания документов, утраченных по неустановленным прич
и
нам

е
достача);

определять условия и формы реализации исключенных из фонда документов;

определять виды и размер компенсации ущерба, нанесенного фонду пользователями
би
б
лиотеки;

расши
рять набор учетных показателей, исходя из потребностей данной библиотеки,
сети или системы библиотек.

2.9. Разработанные библиотекой регламенты утверждаются в установленном порядке
со
б
ственником (учредителем) библиотеки или по согласованию с ним.

2.10. Учр
едитель, администрация и соответствующие службы библиотеки
обеспеч
и
вают условия, необходимые для соблюдения правил учета библиотечного фонда,
предусмо
т
ре
н
ных настоящей Инструкцией.

2.11. В зависимости от условий деятельности библиотеки может быть создано
с
пец
и
альное подразделение (или назначено ответс
т
венное лицо) с функциями
общебиблиотечного контроля за соблюдением учета на всем пути движения документов в
ходе их обработки, п
о
ступления в фонд и выбытия, хранения учетной документации в
библиотеке.

3.

В
ИДЫ

УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО
ФОНДА



8

Организационно упорядоченная совокупность видов, форм и методов учета
докуме
н
тов, дифференцированных в соответствии с их назначением, составляет систему
учета док
у
ментов би
б
лиотечного фонда.

По функциям и назначению различаются
следующие виды учета: библиотечный,
бу
х
галтерский, статистический, особый (специал
и
зированный).

3.1. Библиотечный
учет


учет документов всех подразделений библиотечного
фо
н
да, включая обменные, резервные, страховые, иные.

Библиотечный учет ведется в
индив
ид
у
альной и суммарной фо
р
мах.

3.1.1. Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого нового
н
а
звания документа осуществляется с помощью методов инвентаризации с присвоением
док
у
ме
н
ту инвентарного номера, иного знака в качестве инвентарного ном
ера (штрих
-
кода,
ISBN
) или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный
номер закрепляется за документом на все время его нахо
ж
дения в фонде библиотеки.
Инвентарные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вно
вь принятым
док
у
ментам.

3.1.2.

Индивидуальный учет, с присвоением

каждому документу инвентарного
ном
е
ра, обязателен для документов длительного и постоянного хранения. Необходимость
инд
и
видуального учета для документов временного хранения и порядок его вед
ения
определяю
т
ся н
е
посредственно библиотекой.

3.1.3. Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная
книга), карточная (карточка учетного каталога, регистрационная карточка на определенный
вид документа для газет, журналов, электро
нных, аудиовизуальных, других видов
докуме
н
тов), листовая (лист актового учета), допускается сочетание этих форм учета
(Прилож
е
ния 1, 2, 3).

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны
соде
р
жать следующие показатели: дата записи,
номер записи в «Книге суммарного учета
библи
о
течного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, место и год издания, цена,
отметка о пр
о
верке, номер акта исключения.

В «Примечании» указывается наличие и вид приложения к основному документу, а
также
особе
нности экземпляра ценных и редких документов (например, наличие
уникальн
о
го переплета, маргиналий, дефектов и т.п.).

При наличии паспорта д
о
кумента
дается отсылка к нему.

При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю
необход
и
мую информа
цию для формирования любой из форм индивидуального учета.



9

3.1.4. Индивидуальный учет документов, имеющих в своем оформлении драгоценные
металлы и
\

или драгоценные камни и отнесенных к категории сейфового хранения,
осущ
е
ствляется в специальной инвентарной

книге (описи), в которой кроме традиционных
показ
а
телей, д
а
ется описание внешнего оформления каждого документа. Каждый лист
инвентарной книги с
о
провождается итоговой записью с указанием даты её составления.

3.1.5. Индивидуальный учет баз данных ведется н
а регистрационных карточках или
др
у
гой применяемой в библиотеке форме учета. В учетных документах отражаются следующие
свед
е
ния:
дата поступления; название базы данных; наименование создателя (юридическое
или физическое лицо); дата создания ресурса; цена п
риобретения; носитель информации
(
CD
-
ROM
, жесткий диск, дискета); периодичность обновления.

3.1.6. Индивидуальный учет сетевых документов удаленного доступа осуществл
я
ется
путем регистрации пакетов без присвоения им инвентарного номера (Приложение 4).

Форм
а индивидуального учета сетевых документов включает основные
характер
и
стики пакета: название, данные о производителе и платформе и тип пакета.
Факультативно можно отражать в этой форме данные о количестве документов, входящих в
пакет.

Платформа понимается

как совокупность программных и аппаратных средств,
пре
д
назначенных для навигации и поиска документов, а также предлагающих особые
сервисы для р
а
боты с ними.

3.1.7. Суммарный учет всех поступающих в фонд и выбывающих из него документов
ведется в Книге сум
марного учета библиотечного фонда или в другой форме,
предназначе
н
ной для суммарного учета (журнал, листы суммарного учета библиотечного
фонда) в трад
и
ционном или машиночитаемом виде. Допускаются различные модификации
книги сумма
р
ного учета, отражающие спе
цифику библиотеки или системы библиотек
определе
н
ного типа.

Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о
движ
е
нии фонда фиксируются в 3
-
х частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда»
или другой форме суммарного учета:


час
ть 1


«Поступление в фонд» (Приложение 5А);


часть 2


«Выбытие из фонда» (Приложение 5Б);


часть 3


«Итоги движения фонда» (Приложение 5В).

Обобщенные статистические данные отражаются в каждой части Книги суммарного
учета, для части 1 и части 2 в показ
ателях «пер
е
нос к переносу», для части 3 в показателях
«состоит на начало______года, поступило в течение_____года, выбыло в течение _____года,
с
о
стоит на конец________года».



10

3.1.8. Суммарный учет сетевых документов удаленного доступа ведется в
предназн
а
чен
ной для этих целей книге, в кот
о
рую включаются три формы: форма учета
поступления документов в фонд (Приложение 6А); форма учета выбытия документов из
фонда (Прилож
е
ние 6Б); форма учета движения фонда сетевых документов удаленного
до
с
тупа (Приложение 6В).

В форме учета поступления в фонд регистрируются основные
пар
а
метры документов (договоров, контрактов, лицензионных соглашений), в которых
зафиксиров
а
но оформление в доступ для библиотеки определенных пакетов сетевых
документов, а также количество пак
е
тов.

Суммарному учету подлежат пакеты электронных
д
о
кументов, к которым библиотека имеет устойчивый доступ согласно лицензионным
соглашен
и
ям.

3.1.9. В «Книге учета библиотечного фонда Централизованной библиотечной системы
(ЦБС)» содержатся сведения о передаче
док
у
ментов из отдела комплектования и обработки в
структурные подразделения центральной библиотеки, в библиотеки
-
филиалы, из одних
структу
р
ных подразделений в другие.

3.2. Бухгалтерский

учет


учет балансовой стоимости документов библиотечного
фонда, осуще
ствляется по правилам ведения бухгалтерского учета на основе данных о
сто
и
мости отдельных партий документов.

3.2.1. Библиотеки производят оценку стоимости документов, поступающих и
выб
ы
вающих из фондов библиотеки, используя рыно
ч
ные цены, переоценочные
коэ
ффициенты, установленные Правительством Российской Федерации, а также
рекомендации оцено
ч
ных организаций, закупочных комиссий, каталоги


прейскуранты на
закупку и продажу букин
и
стических и антикварных книг.

3.3. Статистический

учет


учет количества докум
ентов в фонде по формам
госуда
р
ственного наблюдения, утвержденным Фед
е
ральной службой государственной
статистики (Росстатом
)
.
При отчетности по форме государственной статистической
отче
т
ности №6
-
НК сведения о р
е
зервных и обменных фондах не представляются.

3.4. Особый

(специализированный) государственный учет


учет отдельных
катег
о
рий документов: книжных памятников, архивных документов, музейных предметов и
ко
л
лекций, иных специальных собраний документов. Учет данных фондов регулируется
соо
т
ветствующими за
конами и иными нормативными правовыми актами Российской
Фед
е
рации:

3.4.1
.


Книжные памятники подлежат обязательной государственной регистрации и
отражению в общероссийском и (или) региональном сводах книжных памятников,
форм
и
руемых федеральным и региональ
ными центрами по работе с книжными памятниками
в с
о
ответствии с Положением о книжных памятниках Росси
й
ской Федерации.



11

3.4.2. Архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в библиотеках,
учитываются в соответствии с законодательством Российской Фед
ерации об архивах и
а
р
хивном деле в Российской Федерации, нормативными правовыми актами об учете
архивных документов и настоящей Инструкц
и
ей.

Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре
уникал
ь
ных документов Архивного фонда Российск
ой Ф
е
дерации.

3.4.3. Музейные предметы и музейные коллекции,
хранящиеся в библиотеках
,
учит
ы
ваются в соответствии с законодательством Российской Федерации о музеях и
Музейном фонде Ро
с
сийской Федерации и настоящей Инструкцией.

Музейные предметы и музейные
коллекции, включенные в состав государственной
части Музейного фонда Российской Федерации регистрируются в Государственном к
а
талоге
Музейного фонда Российской Федерации.

3.4.4. Документы, отнесенные к категории сейфового хранения, подлежат
специал
ь
ному уч
ету в соответствии с «Инструкцией по учету и хранению музейных
ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных
музеях СССР», утвержденной Приказом Министерства культуры СССР от 15. 12. 1987г.
№513.


Музеи, библиотеки,

хранящие в своих фондах документы, в оформлении которых
имеются драгоценные металлы и
\

или драгоценные камни обязаны зарегистрироваться в
госуда
р
ственных органах пробирного надзора.

3.4.5. Страховые копии микроформ учитываются в соответствии с нормативн
ыми
правовыми актами и государственными стандартами в библиотеках, где хранятся оригиналы
документов, и в хран
и
лищах страхового фонда.

Информация о наличии в библиотеке страховых документов (микрофильмов)
отраж
а
ется в Российском регистре страховых микр
о
фор
м.

3.4.6.

Базы данных учитываются по правилам ведения государственного учета и
рег
и
страции в соответствии с законодательством, а также по правилам ведения учета
библиоте
ч
ных фондов, установленных настоящей Инструкц
и
ей.

Государственный учет и регистрация ба
з данных осуществляется в Государстве
н
ном
регистре баз данных.

4.

Е
ДИНИЦЫ УЧЕТА БИБЛИОТ
ЕЧНОГО ФОНДА

4.1. В соответствии с ГОСТ 7.20

2000. « СИБИД. Библиотечная статистика» величина
(объем) и движение фонда измеряются в ун
и
фицированных единицах учета.



12

Основ
ными единицами учета объема фонда печатных изданий, неопубликованных,
аудиовизуальных, электронных документов за исключением сетевых документов удаленного
доступа являются
экземпляр

и
название
,

для газет


годовой комплект

и
название
; для
с
е
тевых документо
в уд
а
ленного доступа


пакет
:

экземпляр



каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или
выб
ы
вающая из него;

название



каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от
о
с
тальных именем автора, заглавием, выходными данными и
ли другими элементами
оформл
е
ния;

пакет



каждый сетевой удаленный ресурс, предлагаемый как отдельный продукт его
производителем, на который библиотека официал
ь
но оформляет доступ.

4.2. Дополнительными единицами учета фонда являются
годовой комплект

(кром
е
газет),
переплетный комплект

/
подшивка
,
метрополка,
для электронных документов



байт
:

годовой комплект



совокупность номеров (выпусков) периодического издания за год;

переплетный комплект

\
подшивка



совокупность номеров периодического изд
а
ния
(докумен
та), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в о
д
но целое;

метрополка



международная единица для сопоставимого измерения величины
фо
н
да, за которую принят 1 м стеллажной полки, занятой книгами и другими докуме
н
тами;

байт (килобайт, мегабайт,

терабайт и т.д.)



единица памяти данных, равная 8
битам.

Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделений учитывается в

экземплярах

и
названиях

(для новых поступлений
),
с дополнительным указанием
количес
т
ва пакетов
сетевых удаленных ресурсо
в, на которые библиотека официально оформила
до
с
туп.


5.

У
ЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ПО ВИ
ДАМ И КАТЕГОРИЯМ

5.1. Печатные издания и неопубликованные документы

Издание


документ, прошедший редакционно
-
издательскую обработку,
самосто
я
тельно оформленный, имеющий выходные

сведения и предназначенный для
передачи с
о
держащейся в нём информации.

Печатными являются издания, полученные печатанием или тиснением, прошедшие
редакционно
-
издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленные,
имеющие выходные сведения. К н
им относятся: книги, брошюры, журналы,


13

продолжающи
е
ся издания, листовые издания, газеты, изоиздания, нотные издания,
картографические изд
а
ния, нормативно


технические и технические документы, другие
документы. Принадле
ж
ность издания к определенному виду у
станавливается в соответствии
с государ
ственным стандартом 7.60
-
2003 «СИБИД. Издания. Основные виды. Термины и
определ
е
ния».

Неопубликованными являются рукописные или тиражированные в единичных
экзе
м
плярах документы, обладающие признаками интеллектуальной
собственности. К ним
отн
о
сятся депонированные научные работы, диссертации и авторефераты на правах
рукописей, пр
е
принты, отчеты о научно
-
исследовательских работах, переводы, описания
алгоритмов и программ ЭВМ, проектно
-
конструкторская док
у
ментация.

5.1.1.
Основными единицами учета новых поступлений печатных изданий и
неопу
б
ликованных документов являются
экземпляр и н
а
звание.

5.1.2. Учету в экземплярах подлежат все полиграфически самостоятельно
оформле
н
ные издания (кроме газет) или их копии.

5.1.3. Книги и б
рошюры.

Как отдельный экземпляр и как отдельное название учитываются:


каждое новое издание (книга, брошюра), изданное отдельно;


каждое входящее в конволют издание;


каждый отдельный том (выпуск, часть) многотомного издания, имеющий
и
н
дивидуальное заглавие;


каждая из брошюр, выпущенных в объединяющей их издательской папке,
о
б
ложке, манжетке;


каждая книга или брошюра, входящая в книжную серию (нумерованную или
ненумерованную);


отдельно изданные приложения к книгам и брошюрам, имеющие
индивид
у
альное заглавие и

самостоятельное значение.

5.1.4. Документы, выполненные рельефно


точечным (брайлевским) шрифтом
уч
и
тываются в экземплярах (комплектах) и названиях.

Экземпляром для данного вида изданий является комплект.

Как один экземпляр и одно название учитывается
комплект издания, независимо от
числа вх
о
дящих в него книг.

5.1.5. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях,
независимо от изменения заглавия издания. Экземпляром считается номер, том, выпуск,
и
з
данные по отдельности, а также

комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в
один блок изд
а
тельством.



14

Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие
инд
и
видуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные
экземпляры и отдел
ь
ные названия.

Каждая серия продолжающегося издания, имеющая индивидуальное заглавие и
со
б
ственную нумерацию выпусков, учитывается как отдельное название.

Каждый самостоятельный том (выпуск) продолжающегося издания учитывается как
отдельное название.

5.1.6. Газеты учиты
ваются в годовых комплектах и названии комплекта издания за все
годы его поступления в фонд, независимо от изм
е
нения заглавия газеты.

Исключение составляют однодневные (разовые) газеты, которые учитываются в
э
к
земплярах (номер, выпуск) и названии газ
е
ты.

Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное
заглавие и собственную нумерацию, учитыв
а
ются самостоятельно.

5.1.7. Изоиздания (альбомы, комплекты, отдельные листовые издания) учитываются в
экзе
м
плярах и названиях.

Как отдель
ный экземпляр и отдельное название учитываются:


каждый отдельно выпущенный том, выпуск альбома или продолжающегося
издания, имеющие индивидуальное заглавие;


каждый лист (выпуск) серии изоизданий, не объединенные издательской
па
п
кой (обложкой, манжеткой).

Л
истовые издания, объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой,
обер
т
кой) учитываются как один экземпляр и одно название.

5.1.8. Нотные издания учитываются в экземплярах и названиях.

Как отдельные экземпляры и отдельные названия учитываются:


самост
оятельные нотные издания, объединенные в одном переплете
(конвол
ю
те);


отдел
ь
ные партии (голоса) и партитура (клавир), изданные раздельно.

Как один экзе
м
пляр и одно название учитываются:


отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) в одн
ом
издании, а также партии, объединенные издательской па
п
кой (обложкой).

5.1.9. Картографические издания учитываются в экземпл
я
рах и названиях.

Как отдельный экземпляр и отдельное название учитыв
а
ются:


атласы, состоящие из отдельных нумерованных или датир
ованных в
ы
пусков;


каждый выпуск серийного издания карты или атласа.

Как один экземпляр и одно назв
а
ние учитывается:



15


карта, изданная на нескольких листах (подлежащих склейке), объединенных
общим заглавием.

Многотомные (многолистовые) картографические издани
я, объединенные общим
з
а
главием, учитываются по количеству томов и о
д
ному названию.

Отдельно изданные, но не имеющие самостоятельного значения картографические
приложения к различным изданиям (книгам, брошюрам, журналам и т.д.), отдельно не
уч
и
тываются. Он
и учитываются единым комплектом с основным изданием.

5.1.10. Нормативно


технические и технические документы (патентные документы,
типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий,
нормати
в
ные док
у
менты по стандартизации, техническ
ие условия, руководящие документы
и правила и т.п.) учит
ы
ваются в экземплярах и названиях.

Как один экземпляр и одно название учитываются:


стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, выпущенные в
объединяющей их издательской папке (обло
ж
ке)
при наличии на папке общей
цены, содерж
а
ния всего издания, единых выходных данных.

Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются:


стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, другие
спец
и
альные виды документов, выпущенные в виде от
дельных листов, если
каждый из них имеет свои выходные данные, цену, тираж, даже если они
объединены одной издател
ь
ской папкой (обложкой).

5.1.11. Неопубликованные документы учитываются в экземплярах и названиях.

Как один экземпляр и одно название учитываю
тся:


депонированная научная работа (работа в двух экземплярах) и
сопроводител
ь
ные документы, содержащиеся в отдельной па
п
ке;


неопубликованные документы, сброшюрованные или содержащиеся в
отдел
ь
ной папке.

Для конструкторской документации единицей учета явл
яется чертеж или полный
комплект конструкторских документов, относящи
х
ся к одному изделию (объекту).

5.1.12. Обновляемое печатное издание учитывается как отдельное название и
отдел
ь
ный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку. Последующие поступлен
ия
вкладных ли
с
тов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в
издании, отдельному учету не подл
е
жат.

5.1.13. Факсимильное издание учитывается как оригинал.



16

5.2. Аудиовизуальные документы

Аудиовизуальный документ


документ, содержа
щий изобразительную, звуковую,
текстовую информацию или их различные сочетания, воспроизведение которых требует
применения технических средств.

5.2.1. К аудиовизуальным документам относятся фонодокументы, видеодокументы,
фотодокументы, документы на микроф
ормах.

5.2.2. Единицами учета фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и
н
а
звание.

5.2.3. Как отдельный экземпляр учитываются:


диск для грампластинок;


катушка, кассета или бобина для магнитных фонограмм;


кассета для видеодокументов;


кадр для фот
одокументов (диапозитивов);


фиша


для микрофиш;


рулон


для микрофильмов, диафильмов;


бобина


для кинофильмов.

5.2.4. Как отдельное название учитываются:


отдельно выпущенная грампластинка, кассета, либо комплект (альбом)
гра
м
пластинок, кассет, объединен
ных общим назван
и
ем;


магнитная фонограмма на одной катушке (кассете), магнитная фонограмма на
нескол
ь
ких катушках (кассетах), объединенных общим названием;


отдельно изданный фонодокумент или комплект фонодокументов,
объедине
н
ных общим заглавием;


кинофильм,

диафильм независимо от числа составляющих частей или кадров
(для комплекта диапозитивов);


комплект фиш, объединенных общим назван
и
ем.

Примечание
: АВД, являющиеся приложением к различным изданиям и
выполня
ю
щие самостоятельные функции, а также используемые

в работе отдельно
от основн
о
го издания, могут учитываться как отдельные экзе
м
пляры.

5.3. Электронные документы

Электронный документ


документ на машиночитаемом носителе, для использования
которого необходимы средства вычислительной техники.

5.3.1. К элек
тронным документам относятся электронные документы на съемных
нос
и
телях, сетевые документы локального доступа, сетевые документы удаленного дост
у
па.



17

Документы на съемных носителях представляют собой автономные объекты,
предн
а
значенные для локального исполь
зования и выпускаемые (тиражируемые) в виде
определе
н
ного количества идентичных экземпляров (
CD
-
ROM
,
DVD

и т.п.).

Сетевые документы локального доступа


документы, находящиеся на жестком диске
компьютера библиотеки, в том числе входящие в электронную библ
иотеку.

Сетевые документы удаленного доступа


документы, получаемые библиотекой из
внешних источников, размещенных на удаленных технических средствах, во временное
пользование на условиях соглашений с поставщиками информации (ген
е
раторами доступа).

5.3.2.

Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются
э
к
земпляр и название.

5.3.2.1. Как отдельный экземпляр учитываются оптический диск и дискета.

Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям,
выполняющие само
стоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от
осно
в
ного изд
а
ния.

Как отдельные экземпляры не учитываются оптические диски, дискеты, если
пре
д
ставляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое прилож
е
ние.

5.3.2.2. Как одно наз
вание учитываются:


каждое отдельное издание, выпущенное на оптическом компакт
-
диске;


каждый локальный диск, входящий в нумерованную или ненумерованную
с
е
рию электронных изданий;


комплект компакт
-
дисков, объединенных общим названием;


изданные в качестве с
амостоятельных изданий приложения к изданиям
люб
о
го другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их
использ
о
вание без обращения к основному изд
а
нию.


пополняемые документы на съёмных носителях

5.3.3. Единицами учета сетевых документов локального

доступа являются название,
экзем
п
ляр.

Новым названием является каждое представление электронного документа в ином
формате.

5.3.3.1. Как одно название учитываются пополняемые электронные документы.

Как отдельные названия учитываются обновляемые электрон
ные документы с
указ
а
нием версии каждого о
б
новления.

Дополнительной единицей учета этих документов является объем занимаемой
диск
о
вой пам
я
ти


количество килобайт, занимаемое каждым
названием электронного
документа с указанием формата хранения да
н
ных.



18

5.3
.3.2. Перезапись электронного документа на другой компьютер или съемный
нос
и
тель в том же формате с уничтожением исходного документа, рассматривается как
перест
а
новка и не требует дополнительного оформления (поступления или исключения),
кроме см
е
ны адреса
(номера и иных атрибутов комп
ь
ютера или съемного диска).

5.3.3.3. Каждая электронная копия, полученная без уничтожения оригинала,
учитыв
а
ется как отдельный э
к
земпляр.

5.3.4. Единицей учета сетевых документов удаленного доступа является п
а
кет.

Пакет предст
авляет собой сетевой удаленный ресурс, на который можно оформить
о
т
дельный до
с
туп у его производителя (коммерческого или некоммерческого) на определенных
условиях, зафиксированных в соответствующем документе (договоре, контракте, лице
н
зии).

6.

У
ЧЕТ ПОСТУП
ЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В Б
ИБЛИОТЕ
Ч
НЫЙ ФОНД

6.1. Документы, поступающие в фонд библиотеки, принимаются по одному
сопровод
и
тельному документу (лист государственной регистрации, счет
-
фактура, накладная,
р
е
естр, акт).

В случае отсутствия сопроводительного документа
составляется Акт приема
док
у
ментов в библиотеку (Приложения 7, 8).

Документы, полученные библиотекой в качестве пожертвования (книги, альбомы,
другие издания), включаются в фонд библиотеки на основании Акта пожертвования о
бе
з
возмездной передаче (Приложени
е 9).

Допускается оформление Акта по упрощенной форме, в случае, если личное
прису
т
ствие дарителя (жертвователя) недоступно.

При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными
сопроводительн
о
го документа, а также присланных без заказа, не соответс
твующих
профилю комплектования библиотеки или дефектных экземпляров, организации
-
поставщику
предъявляются пр
е
тензии в течение 1 месяца с момента приема партии новых поступлений,
если иные условия не о
п
ределены договором о п
о
ставке (Приложение 10).

6.2. Док
ументы, подготовленные к приему, подвергаются первичной обработке и
и
н
дивидуальному учету. Учет поступлений документов в фонд осуществляется
дифференцир
о
ванно, путем
их подразделения на документы постоянного (в том числе
длительного) и време
н
ного хран
е
ния.

Документам постоянного хранения (обязательным экземплярам, архивным
докуме
н
там, книжным памятникам, изданиям краеведческой литературы), а также
документам дл
и
тельного хранения (предназначенным для удовлетворения текущего и
прогнозируемого ч
и
тательск
о
го сп
роса) присваиваются инвентарные номера.



19

Инвентарные номера присваиваются каждому экземпляру издания. Инвентарные
н
о
мера проставляются непосредственно на документах в установленном правилами
библиот
е
ки месте и отражаются в принятой для данной категории до
кументов форме
индивидуальн
о
го уч
е
та.

Документы временного хранения,
содержащие информацию краткосрочного значения,
в связи с чем исключаются из фонда библиот
е
ки через непродолжительный период времени
(от 1 года до 3 лет, если другие сроки не предусмотрены
), регистрируются в принятых
би
б
лиотекой формах индивидуального учета
без инвентарных номеров.


6.3. Оценка стоимости документов, поступивших в библиотеку без оплаты их
стоим
о
сти (в порядке обязательного экземпляра, книгообмена, в качестве дара,
пожертвова
ния, бе
з
возмездно) и принятых к учету, осуществляется библиотекой по их
реальной рыночной стоимости на момент приема. К оценке стоимости книжных памятников
и особо ценных п
о
жертвований могут привлекаться букинисты и другие эксперты.

6.4. Сведения о поступи
вших в библиотечный фонд документах фиксируются в
пе
р
вой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме
суммарного учета, принятой в библиотеке, под очередным порядковым номером.
Порядковый номер з
а
писи еж
е
годно начинается с № 1. Фикси
руются дата и № записи,
источник поступления, № и/или дата сопроводительного документа, количество
поступивших документов (всего, в том числе по в
и
дам, языкам и др.), стоимость
поступивших документов. Стоимость указывается только для документов, которым
пр
исваивается инвентарный номер и подлежащих пост
а
новке на бухгалтерский учет.
Введение дополнительных показателей и их дробность опред
е
ляется конкретной
библиот
е
кой.

Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарного учета
би
б
лиотечного фонда
» является Акт, составляемый получателем по мере завершения
поступл
е
ний периодических изданий текущего года, если не предусмотрен иной порядок
учета п
е
риодических изданий (Прилож
е
ние 8).

6.5. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом м
огут быть
использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые
к
о
ды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов:
об
о
значение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность
т
е
к
ста или другой знаковой информации.

На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемл
е
мой
частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном док
у
менте.



20

Электронные документы на съемных носителях подлежат маркировке мягкими
фл
о
мастерами: данные заносятся на верхнюю (не р
а
бочую) поверхность диска.

Электронные документы локального доступа идентифицируются

специальными
ко
м
пь
ю
терными программами, при этом обозначение принадлежности может быть
оформлено как самостоятельным файлом

в составе общей директории, так и включено в
«тело» самого электронного д
о
кумента.

6.6. После приема партии документов, записи ее в «Книге суммарного учета» и
и
н
вентаризации на сопроводительном документе или Акте приема документов производится
запись, под
тверждающая, что поступившие документы в количестве _____ экз. приняты и
зарегистрированы в «Книге суммарного учета библиотечного фонда» под № _____ и в
«И
н
вентарной книге» с № ____ по №____ инвентарный номер, на сумму ____ рублей. Кроме
т
о
го, получено ___
_ экз. документов временного хранения на сумму ____ рублей ____, не
по
д
лежащие принятию на бухгалте
р
ский учет.

Сопроводительные документы передаются в бухгалтерию для постановки получе
н
ной
партии на бухгалтерский учет.

7.

У
ЧЕТ ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТ
ОВ ИЗ БИБЛИОТ
ЕЧНОГО ФОНДА

7.1. Выбытие документов из фонда оформляется Актом об исключении (Приложение
11, 12). В Акте фиксируется количество исключаемых документов и указывается причина
и
с
ключения в словесном выражении и в виде цифрового кода. При исключении документо
в
постоянного или длительного хранения, состоящих на бухгалтерском учете, указывается
также их стоимость. Акт формируется на каждую причину исключения отдельно.
Количес
т
во книг и других документов, включаемых в Акт об исключении, определяется
би
б
лиотекой.

7.2. Исключение из фонда печатных изданий допускается по причинам: ветхость

и
зический износ)


01, дефектность


02, устарелость по содержанию


03, излишняя
дубле
т
ность


04, непрофильность


05, утрата (пропажа из фондов открытого доступа или
во время
п
е
ресылки по МБА, утеря или не возврат читателями, хищение, необратимая порча,
утрата в результате бедствий стихийного или техногенного характера)


06, недостача
(утрата по н
е
установленным причинам)

*



07, коррект
и
ровка учета


08.

7.3. Исключение из фо
нда звукозаписей и микроформ осуществляется в случаях их
непригодности для использования и невозможн
о
сти реставрации. Документы исключаются
по причинам: некачественного фотографического изображения


08; дефектов пленки



*

Понятия «ветхость», «дефектность», «устарелость», «дублетность», «не
профильность», «утрата»
определяю
т
ся в соответствии с терминологическими словарными нормами и стандартами СИБИД.



21

(скр
у
чивание, высыхание и т
.п.)


09; механических повреждений (ра
з
рывы, обломы и т.п.)


10.

7.4. Причинами для выбытия электронных документов являются: невозможность
с
а
мой библиотеки поддерживать документ в актуальном состоянии (трудности с
обновлением компьютерного па
р
ка, приобре
тения конверторов и т.д.)


11; несоответствие
программно
-
аппаратной среде библиотеки
-
12; перенос информации на другой носитель


13; физич
е
ский износ или повреждение съемного носителя
-
14; истечение срока
лицензионного соглашения


15; поступление кумуля
ции


16; замена фрагментов изданий
при получении более полной версии


17; замена изданий при поступлении документов в
более удобном формате и с лу
ч
шим качеством текста


18; устарелость содержания (отчеты
баз данных)


19; дефектность


20; замена
издани
я, заимствованного от частных лиц, при
получении экземпляра издателя


21;
потеря данных в резул
ь
тате вирусной или хакерской
атаки


22.

7.5. Исключение (стирание) файлов электронных документов локального доступа
оформляется актом с обоснованием причин (
Пр
и
ложение 13).

7.6. Выбытие сетевых документов удаленного доступа не оформляется специальным
документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа
(дог
о
вора или соглашения), оформленного на доступ к определенному пакету сетевых
до
куме
н
тов, и отсутствие договора или соглашения, оформленн
о
го на новый срок
(Приложение 6Б).

7.7. Акты об исключении изданий, утраченных в результате утери, порчи, хищения,
бедствий стихийного и техногенного характера, утверждаются на основании
соответству
ю
щих документов, подтверждающих утрату (протокол, акт, заключение
уполномоченных о
р
ганов и т.п.).

В случае, если читатель, получивший материалы (книги, журналы, альбомы, другие
документы) на дом не возвратил их и не посещает библиотеку, основанием для искл
ючения
этих материалов являются: зафиксированные в читательском формуляре напоминания о
во
з
врате документов (письменные, устные, по телефону); направленные библиотекой в адрес
читателя заказные письма или открытки с уведомлением; справки из адресного
(пасп
ортн
о
го) стола; отказ на взыскание по и
с
полнительному листу.

7.8. К Акту об исключении документов из фонда библиотеки прилагается список
д
о
кументов, подлежащих исключению. В списке выбывающих документов указывается
инве
н
тарный номер документа, краткое биб
лиографическое описание, цена документа,
зафиксир
о
ванная в инвентарной книге, стоимость издания после переоценки и общая
стоимость исключаемых документов.



22

Для печатных документов, не состоящих на бухгалтерском учете, допускается замена
списка книжными фо
р
м
улярами.

Для документов, обрабатываемых групповым способом, вместо списка дается
пер
е
чень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.

7.9. Исключение документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с
применением переоценочны
х коэффициентов или рыночной цены в случае, если фонд был
пер
е
оценен. В спорных случаях вопрос о стоимости утраченных книг и других документов
вын
о
сится на обсуждение комиссии по сохранности (или другого коллективного органа по
фондам).

Комиссия вправе при
менить все переоценочные коэффициенты, установленные
Пр
а
вительством Российской Федерации и рыночные цены, а также определить другие виды
и размеры компенсации ущерба в соответствии с действующим законодательством и
Правил
а
ми пользования би
б
лиотекой.

При у
тере или хищении ценных и редких книг для определения их реальной стоимости
комиссия может привлекать к своей работе соо
т
ветствующих экспертов, а также использовать
материалы научно
-
методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях
опр
е
деле
ние причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не
ограничивается.

Решение комиссии об оценке изданий и других материалов оформляется актом, кот
о
рый
служит основным документом, удостоверяющим их стоимость при осуществлении дальнейших
действий
со стороны библиотеки по взысканию с виновного мат
е
риального ущерба.

7.10. Акты об исключении документов подписываются лицами, их составившими, и
рассматриваются комиссией по сохранности фондов или другим коллегиальным о
р
ганом по
фондам при руководителе би
блиотеки. Затем акты визируются главным бухгалтером и / или
другими лицами в соответствии с требованиями к оформлению документов, установле
н
ными
библиотекой, и утверждаются директором библиотеки, за исключением случаев,
регламе
н
тированных законодател
ь
ством

(для архивных документов, книжных памятников,
музейных предметов и коллекций).

7.11. Акты об исключении документов из библиотечного фонда регистрируются в
«Книге суммарного учета библиотечного фонда» в части 2 «Выбытие из фонда» с указан
и
ем
цифрового код
а причины выбытия (Приложение 5Б).

7.12. В инвентарной книге (или другой форме индивидуального учета) в показателе о
выбытии проставляется номер и дата Акта об исключении (Прил
о
жение 1Б).



23

7.13. Все исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы
, другие
в
и
ды документов) должны быть соответствующим образом оформлены: специальным
штемп
е
лем должны быть погашены штампы библиотеки.

7.14. Сведения о документах, исключенных из фонда библиотеки, изымаются из всех
учетных форм, а также из каталогов, в том

чи
с
ле сводных, центральных и картотек.

8. Учет перестановки, замены, реализации исключенных документов

8.1. Перестановка документов (передача из одного подразделения библиотеки в
др
у
гое) осуществляется по распоряжению руководителя библиотеки (подразделени
я) и
офор
м
ляется в учетной документации подразделения (отдела). В суммарном учете
библи
о
течного фонда библиотеки данный процесс не отражается.

8.2. Документы, принятые от читателей взамен утерянных (идентичные издания или
иные, соответствующие профилю биб
лиотеки и признанные равноценными утраченному),
фиксируются в журнале или тетради учета книг и других документов, принятых от читателей
вз
а
мен утерянных. (Приложение 14).

На основании сделанных в ней записей составляются акты (или один акт) на
посту
п
ление
и выбытие, которые
регистрируются в соответствующих частях «Книги
суммарного учета библи
о
течного фонда» (Приложение 15).

На прием денег от читателей взамен утерянных книг или других документов
составляе
т
ся приходный ордер и читателю выдается квитанция уста
новленного образца или
касс
о
вый чек.

8.3. Документы, исключаемые как непрофильные, излишне дублетные и
малоиспол
ь
зуемые, могут быть безвозмездно переданы (или в порядке книгообмена) в
другие библиот
е
ки и организации (школам, детским домам, больницам и т.п.
) на основании
Акта приема
-
передачи, после прохождения процедуры исключения их из фонда библиотеки
(Прилож
е
ние

16).

8.4. Документы, исключаемые из фонда библиотеки как устаревшие по с
о
держанию и
ветхие, реализуются на переработку в качестве вторичного сыр
ья. При отсутствии пунктов
вторсырья или в случаях, когда сдача документов в макулатуру экономически
нецелесоо
б
разна, библиотеки утилизируют исключенные д
о
кументы на месте в присутствии
лиц (или одного лица), которые составляют Акт об исключении их из фонд
а.

Соответствующая запись об этом делается в Акте об исключении документов из
фо
н
да библи
о
теки.



24

8.5. Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке (нега
тив,
позитив) подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с нормативны
ми
пр
а
вовыми актами о порядке приемки и переработки лома и отходов драгоценных мета
л
лов.

8.6. Утилизация исключенных из фондов АВД и электронных документов
произв
о
дится в соответствии с у
с
тановленными правилами.

8.7. Продажа исключенных из фондов библиотек
и документов производится в
соо
т
ветствии с правовыми нормативными актами, а также порядком исключения
документов, с
о
гласованным с учредителем библиотеки. На изданиях, подготовленных к
продаже, проста
в
ляется штемпель «Разрешено к продаже» с реквизитами назв
ания
библиотеки, ном
е
ра и даты Акта исключения издания из фонда библиотеки.

Денежные средства за реализованные (проданные) издания поступают на счет
би
б
лиотеки и расходуются в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета и
уставной деятельностью б
ибли
о
теки.

9.

И
ТОГИ ДВИЖЕНИЯ БИБЛИО
ТЕЧНОГО ФОНДА

9.1. Итоги движения фондов библиотеки подводятся раздельно для действующих,
о
б
менных и резервных фондов, для сетевых эле
к
тронных документов удаленного доступа.

9.2. Итоги движения действующих фондов подводят
ся по данным «Книги суммарн
о
го
учета библиотечного фонда» (или другой форме суммарного учета, принятой в библиот
е
ке)
части 1 о числе включенных в состав библиотеки документах и части 2 о числе выбы
в
ших из
фонда документов. Итоги поступивших и выбывших доку
ментов отражаются в части 3
«Книги суммарного учета библиотечного фонда» (Приложение 5В). Данные итоги
фиксир
у
ются в форме 6
-
НК и представляются для целей государственной статистической
отчетн
о
сти.

9.3. Итоги движения обменных и резервных фондов формируют
ся на основе учета
п
о
ступлений в данные фонды и реализации исключенных документов, отражаются в
отдел
ь
ной Книге суммарного учета.

9.4. Итоги движения сетевых документов удаленного доступа подводятся на
основ
а
нии данных о поступлении и выбытии этих документ
ов в специальной форме учета
(Прил
о
жение

6В).

9.5. Итоги движения фондов подводятся в обязательном порядке за год. В
зависим
о
сти от принятого порядка учета в библиотеке регулярно проводится сверка данных
колич
е
ственных и стоимостных показателей Книги сумма
рного учета с данными
бухгалтерск
о
го учета.

10.

П
РОВЕРКА БИБЛИОТЕЧНОГ
О ФОНДА



25

10.1. В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации « О
бухгалте
р
ском учете» обязательная проверка фонда прои
з
водится:


при смене материально ответственного лица;


при в
ыявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи докуме
н
тов;


в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях,
вызванных экстремальными условиями;


при реорганизации или ликвидации библиотеки;


в других случаях, предусмотренных действ
ующим законодательством.

10.2. Проверка библиотечного фонда осуществляется в следующие сроки:


документы, находящиеся на сейфовом хранении


ежегодно;


фонд редких и ценных книг


один раз в 5
-
10 лет (в зависимости от объема);


фонды библиотек до 50 тыс. учет
ных единиц


один раз в 5 лет;


фонды библиотек от 50 до 100 тыс. учетных единиц


один раз в 7

10 лет;


фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц


один раз в 10

15 лет;


фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц поэтапно в теч
е
ние 15

20 л
ет;


фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц


поэтапно в выборочном
п
о
рядке с завершением проверки всего фонда в т
е
чение 20

25 лет.

Сроки и виды проведения проверки определяются по согласованию с учредителем и
предусматриваются Порядком (инструкцией) у
чета библиотечного фонда библиотеки.

Поэтапная проверка фонда библиотеки осуществляется в соответствии с графиком
проведения проверки всего фонда или его части с определением сроков и количества
план
и
руемого объема работы.

10.3. Для проведения финансовых
проверок назначается комиссия во главе с
предс
е
дателем, в состав комиссии должен входить пре
д
ставитель бухгалтерии.

10.4. При смене руководителя библиотеки передача библиотечного фонда и учетной
документации оформляется Актом сдачи
-
приемки. В случае несогл
асия одной из сторон
производится проверка фонда или его части. Проверка фонда при смене руководителя
пр
и
равнивается к срокам очередной проверки, предусмотренной графиком.

10.5. В случае ликвидации библиотеки проводится обязательная проверка фонда и
учетно
й документации. Порядок проведения ликвидации определяется действующим
зак
о
нодательством. В состав ликвидационной комиссии в обязательном порядке входит
руков
о
дитель (представитель) библиотеки. Преимущественным правом приобретения
фондов ли
к
видируемых библ
иотек обладают органы государственной власти, органы
местного самоуправления, библиотеки соответствующего профиля. Передача библиотечного


26

фонда и уче
т
ной документации, в том числе каталогов, оформляется Актом сдачи


приема.
В акте указывается общее количе
ство документов передаваемого фонда, зафиксированного в
уче
т
ной документации, перечень документов учета, сведения о стоимости фонда,
соответству
ю
щие данным бухгалте
р
ского учета, перечень каталогов.

10.6. Методика проведения проверки фондов регламентируетс
я инструктивно
-
методической и технологической документацией, разработанной библиотекой, а также
но
р
мативными документами вышестоящих организаций, определяющих общие треб
о
вания к
проведению пр
о
верки.

Для электронных документов на съёмных носителях проверка
осуществляется по
единицам учета и хранения при этом проверяется также сохранность информации в
эле
к
тронных документах. Для большинства
CD
-
ROM

применяется ручной просмотр,
возможна проверка и по контрольным су
м
мам.

Проверка электронных документов локальног
о доступа, осуществляется по
количес
т
венным показателям (количество файлов), а та
к
же по контрольным суммам,
позволяющим выявить измен
е
ния в документе.

Если в процессе проверки будут выявлены отсутствующие издания, принимаются
м
е
ры к их разысканию.

10.7. Пр
оверка всего фонда или его части (в соответствии с приказом о проверке
д
о
кументов) завершается составлением Акта и списком отсутствующих изданий
(Прилож
е
ние

17).

На каждую проверенную часть фонда в библиотеках, где проводится поэтапная
пр
о
верка всего фонда
, составляется промежуточный Акт проверки или иной документ, в
кот
о
ром указываются сведения о количестве проверенных документ. Акт или иной документ
о пром
е
жуточной проверке фонда подписывается всеми членами комиссии и председателем
или руковод
и
телем подра
зделения.

10.8. Результаты проверки, зафиксированные в Акте, рассматриваются комиссией по
сохранности или другим коллегиальным органом по фондам. На основании решения Акт
п
е
редается на утверждение.

10.9. В случае превышения утвержденного норматива утраты д
окументов по
неуст
а
новленным причинам принимаются меры к возмещению ущерба, при разногласиях
Акт п
е
редается учредителю.

Если виновные лица не установлены или суд отказал по взыскании убытков с них, то
убытки по недостачам списываются в соответствии с дейст
вующим законод
а
тельством.

11.

Д
ЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОР
ГАНИЗАЦИИ УЧЕТА ФОНД
А



27

11.1. Организация работы с документами по учету библиотечного фонда
осуществл
я
ется по правилам ведения делопроизводства. Оформление документов
производится в соо
т
ветствии с требования
ми, установленными ГОСТ Р 6.30
-
2003
«Унифицированная система о
р
ганизационно
-
распорядительной документации, требования к
оформлению документов».

11.2. Основные документы, в которых осуществляется учет (инвентарные книги,
кн
и
ги суммарного учета, другие учетн
ые документы), подлежат постоянному хранению как
д
о
кументы строгой отчетности. Доступ к ним ограничен, состав лиц, имеющих доступ к
уче
т
ным докуме
н
там, определяется распоряжением администрации библиотеки.

11.3. Сроки хранения управленческих документов, уст
анавливаются в соответствии с
правилами организации архивного дела в Ро
с
сийской Федерации. Для некоторых категорий
документов, обеспечивающих учет и сохранность фондов, устанавливаются следующие
ср
о
ки хранения:

Категории документов
*

Сроки хранения

1

2

Кн
иги и ведомости учета библиотечного
фо
н
да (Инвентарные книги. Книги
су
м
марного учета)

Постоянно, до ликвидации библиотеки

Учетный каталог

Постоянно, до ликвидации библиотеки

Описи инвентарных номеров

Постоянно, до ликвидации библиотеки

Сопроводительные

документы (накла
д
ные,
описи, счета, списки на поступающую
литер
а
туру)

5 лет
**

Акты на книги, журналы, брошюры и др.
д
о
кументы, полученные без
сопровод
и
тельного документа

5 лет

Заявления, докладные записки о получ
е
нии
документов в дар

5 лет

Акты о покуп
ке книг и др. документов у
час
т
ных лиц. Акты пожертвований

5 лет после проверки фонда

Книги (тетради) учета изданий, принятых от
читателей взамен утерянных

5 лет после проверки фонда

Акты на исключение печатных изданий или
других документов

Постоянно, до

ликвидации библиотеки

Акты проверки библиотечных фондов,
ка
р
точки учетного каталога на полностью
в
ы
бывшую литературу

5 лет после проверки фонда


11.4. При истечении сроков хранения учетные документы подлежат уничтожению в
установленном порядке.

В целях
квалифицированного решения вопросов о сроках хранения учетной
докуме
н
тации библиотеки вправе пользоваться услугами архивных служб.




*

В том числе на микроформах.

**

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего после завершения проверки библи
о
течного фонда.



28

11.5. Содержащаяся в учетных документах информация может быть перенесена на
микроносители или переведена в электронную форму.

11.6. Переписка Инвентарных книг, Книг суммарного учета не допускается. В особых
случаях, вызванных экстремальными услови
я
ми стихийного или техногенного характера,
письменное разрешение на переписку указанных учетных документов дает учредитель.

11.7. Изме
нения, вносимые в учетные документы (ошибочно проставленные номера,
замена проставленных на изданиях и других д
о
кументах инвентарных номеров новыми при
утере формы индивидуального учета, переписка регистрационных карточек на
периодич
е
ские и другие виды изд
аний и т.п.) производятся с разрешения должностного лица
(зав
е
дующего отделом комплектования или другого руководителя, в компетенции которого
нах
о
дятся эти вопросы).

12.

О
ТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТ
НИКОВ БИБЛИОТЕК


ЗА ОРГАНИЗАЦИЮ УЧЕТА

БИБЛИОТЕЧН
О
ГО ФОНДА

12.1.

Ответственность за правильность организации учета, выполнение требований к
нему несет администрация библиотеки и сотрудники в соответствии с должностными
об
я
занностями.

12.2. В трудовом договоре с работником библиотеки и/или в его должностной
инс
т
рукции д
олжны предусматриваться обязанности по выполнению требований
действующих нормативных актов к организации и ведению учета библи
о
течных фондов.

12.3. Работники библиотеки, виновные в причинении ущерба библиотечным фондам
несут ответственность в установленно
м действующим законодательством п
о
рядке.

12.4. Работник библиотеки, ответственный за вверенный ему фонд, возмещает
прич
и
ненный библиотеке ущерб, выявленный в р
е
зультате проверки в сумме, не
превышающей его среднемесячного заработка (ст. 241 Трудового кодек
са Российской
Ф
е
дерации).

На основании настоящей Инструкции величина допустимого норматива списания
д
о
кументов библиотечного фонда по неустановленным причинам (недостача) определяется
библиотекой по согласованию с учредителем. В случае превышения установле
нного
норм
а
тива принимаются меры к во
з
мещению ущерба.

12.5. Библиотечный работник вправе добровольно возместить выявленный
причине
н
ный ущерб, внеся соответствующую сумму в размере среднего месячного
заработка на счет библиотеки или заменить недостающие док
ументы равноценными
изд
а
ниями.

12.6. На основании ст. 244 Трудового кодекса Российской Федерации, Постановления
Минтруда Российской Федерации от 31.12.2002 г. № 85 «Об утверждении перечней


29

должн
о
стей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с котор
ыми работодатель
может з
а
ключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной
(бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной
материальной о
т
ветственности» с заведующими секторами библиотек, а также работни
ками
библиотек, в трудовые обязанности кот
о
рых входят работы по приему на хранение,
обработке, хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей (библиотечных
фондов), могут заключат
ь
ся письменные договоры о полной индив
и
дуальной материальной
ответс
твенности.

В случае причинения ущерба библиотечным фондам работники, с которыми
заключ
е
ны договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной
отве
т
ственности, возмещают причиненный библиотеке ущерб при недостаче вверенного
имущ
е
ства
в полном размере.

12.7. На основании ст. 243 Трудового кодекса Российской Федерации трудовым
дог
о
вором, заключаемым с руководителем библиот
е
ки, его заместителями, главным
бухгалтером за причиненный библиотечным фондам ущерб может быть установлена
материаль
ная отве
т
ственность в полном размере причиненного ущерба.

12.8. При отсутствии открытого доступа к фонду, если конкретный виновник не
уст
а
новлен, ответственность за недостачу и возмещение ущерба несут все работники
библиот
е
ки, имеющие доступ к фонду, на ос
новании договора о коллективной (бригадной)
матер
и
альной ответственности.

12.9. В случае причиненного ущерба в особо крупном размере руководители и
рабо
т
ники библиотек могут нести уголовную, административную и дисциплинарную
ответстве
н
ность в установленном

действующим законодательством порядке.




30


ПРИЛОЖЕНИЯ.


Ф
ОРМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПО УЧЕТУ БИБЛИОТЕЧНО
ГО ФОНДА





31

Приложение 1.

Образец листа инвентарной книги*

Дата
з
а
пи
си

Номер
записи в
КСУБФ
*

Инве
н
тар
ный
номер

Автор, загл
а
вие,
том, часть,
в
ы
пуск, место,
год и
зд
а
ния

Цена

Отме
т
ка
о
пр
о
верке

№ акта
и
с
ключени
я

Примеч
а
ние





руб
.

коп.





















































































*Книга суммарного учета библиотечного фонда


Приложение 2.

Образец листа актового учет
а
*


Акт № ___ от _____________20___ г.

Поступило всего __________ экз. с № ____ по № ____


Номер
записи в
КСУБФ

Инве
н
т
а
р
ный
н
о
мер

Автор, з
а
главие, том,
часть, в
ы
пуск, место,
год издания

Цена

Отметка о
пр
о
верке

№ акта
искл
ю
че
ния

Примеч
а
ние




руб.

коп.
















































































*

По усмо
трению библиотеки в формы листа акта и инвентарной книги могут быть внесены
дополн
и
тельные графы.



32


Приложение 3.

Образец карточки для регистрационной картотеки периодич
е
ских изданий



___________________________________________________________________________

(Наимен
ование периодического издания)

___________________________________________________________________________

(Дополнительные сведения: индекс по прейскуранту, место издания, изменение загл
а
вия и др.)

_________________________________________________________
__________________

___________________________________________________________________________


Прием издания

Отметки о проверке

Исключение издания

Год
и
з
да
ния


зап
и
си в
КСУБФ

Цена

№№
выпу
с
к
ов

Чи
с
ло
экзем
п
ля
ров






№№
выпу
с
к
ов

Число
экзе
м
п
ляров


зап
и
си в
КСУБФ

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13








































































































































33


Приложение 4.

Форма индивидуального учета фонда сетевых документов
удаленного дост
у
па


Номер записи по порядку

Дата записи

№ записи в

формах суммарного учета

Название

Производитель

Платформа и (или) а
д
рес входа

Тип пакета

Отметка о выб
ы
тии

Количество документов по типам изданий

Н
а
звание

Категория (отечес
т
венный или

зарубе
ж
ный)

Первичные документы

Вт
о
ричные

полноте
к
стовый

Реф.библиографиче
с
кий

книги

журн
а
лы

газеты

диссертации

патенты

Другие в
и
ды

Библиографич
е
ские/реферат
ивные БД

Фактографиче
с
кие БД

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18











































































34

Приложение 5А.

Образец формы суммарного учета поступления документов в библиот
е
ку




35

Приложение 5Б.

Образец формы суммарного учета выбытия документов из библиотеки




36

Приложение 5В.

Образец формы отражения суммарного учета итогов движения фонда библи
о
теки за год



37

Приложение 6А.

Форма учета поступления в фонд сетевых документов удаленн
о
го доступа



зап
и
си

Дата
зап
и
си

Реквизиты соглашения

Поста
в
щ
ик

Количес
т
во
пакетов


с
о
гл
а
шения

№ счета

Срок
де
й
ствия

Сто
и
м
ость,
руб.

1

2

3

4

5

6

7

8



















































Приложение 6Б.

Форма учета выбытия из фонда сетевых документов удаленного до
с
тупа


№ записи

Дата

записи

Выбыло кол
-
во
пак
е
тов

1

2

3




Итого в

(указать п
е
риод)
















Приложение 6В.

Форма учета движения фонда сетевых документов удаленного дост
у
па


Состояло на
(
ук
а
зать д
а
ту)

Кол
-
во

пакетов

Подписано в …..
году новых

Кол
-
во

пакетов

Выбыло в ……..
году

Кол
-
во

пакетов

Состоит на
(
ук
а
зать д
а
ту)
.

Кол
-
во

пакетов

1

2

3

4































39

Приложение 7.

Форма акта о приеме документов в библиотеку



Акт № ___

«___» _________ 20___ г

Настоящий акт составлен_
______________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)

___________________________________________________________________________

________________________________________________________
___________________

___________________________________________________________________________

о приеме в библиотеку _______________________________________________________

(вид документа и от кого получено)

_____________________________________________
______________________________

в количестве ______________ экземпляров на общую сумму _______________________

___________________________________________________________________________

(повторить сумму прописью)

Список книг (или других документов) прил
агается.


Подписи _____________________________

(руководителя)

_____________________________________

(сотрудника)

_____________________________________

(лица, сдавшего книги или другие документы)



Список книг или других документов к акту № ______
*


№№

Автор, заглавие книги или вид документа

Цена

Кол
-
во
экз.

Сумма



руб.

коп.






















*

При небольшом количестве принимаемых документов перечень включается в текст акта.



40

Приложение 8.

Форма акта о поступлении периодических изданий в библиотеку



Акт № ___

«___» _________ 20___ г.



Настоящий акт соста
в
лен______________________
_________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

в том, что за 20___ г. _________________________________________________________

(наименование структурного подразделения библиотеки)

поступило _______________ экземпляров журнал
ов, комплектов газет

(ненужное зачеркнуть)


Подписи
*

_____________________________

_____________________________________

_____________________________________







*

Акт подписывается руководителем структурного подразделения библиотеки.



41

Приложение 9.

Форма акта пожертвования


Акт пожертвования о безвозмездной передаче

«___» _
___________ 20 ___ г.

___________________________________________________________________________,

(наименование юридического лица)

именуемый в дальнейшем Жертвователь, в лице ______________________________

________________________________________________
___________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

действующего на основании __________________________________________________

(устав, доверенность и проч.)

с одной стороны, и Библиотека, в лице _________________________________________,

де
йствующего на основании доверенности № ____ от «___» ____________ 20___ г., с другой
стороны, составили настоящий акт о нижесл
е
дующем:

1. Жертвователь передал Библиотеке, а Библиотека приняла у Жертвователя безвозмездно в
качестве пожертвования следующее и
м
у
щество: _________________________

___________________________________________________________________________

(наименование имущества)

стоимостью_________________ руб. ___________________________________________

_______________________________________
____________________________________

2. Указанное в п. 1 Акта имущество (книги, альбомы, журналы и т.п.) передается
Жертвов
а
телем с целью его использования Библиотекой в соответствии с ее уставной
де
я
тельностью в качестве пополнения библиотечного фонда.

3
. Правоотношения Жертвователя и Библиотеки во всем, что не предусмотрено настоящим
актом, регулируются действующим законод
а
тельством, в том числе ст. 582 Гражданского
кодекса Российской Федерации и ст. 270 Налогового кодекса Российской Федерации.

4. Адреса

и реквизиты сторон:

Жертвователь

Библиотека

____________________________________

____________________________________

____________________________________

____________________________________

____________________________________

_________________________
___________

Передал

____________________________________

Принял

____________________________________










42


Приложение 10.

Форма акта о недостаче документов в поступившей партии



Акт № ___

«___» _________ 20___ г.



Настоящий акт составлен ___________
____________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________
_________

в том, что при приеме партии книг (или других документов), полученных от ________

___________________________________________________________________________

(наименование учреждения, от которого получены книги и другие документы)

____________
_______________________________________________________________

по _____________________ № __________________ 20___ г.

Обнаружено:

___________________________________________________________________________

_______________________________________________
____________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________


Подписи:

______________________

______________________

______________
________




43

Приложение 11.

Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов длител
ь
ного
хранения


Рассмотрено на комиссии

по сохранности фондов

УТВЕРЖДАЮ

_________________

(подпись лица, утвердившего акт)




«___» _______________ 20 ___ г.

Акт

№ ___

«___» _________ 20___ г.


Настоящий акт составлен _______________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)

___________________________________________________________________________


___________________________________________________________________________

об исключении из фонда _____________________________________________________

(наименование структурного подразделения библиотеки)

«________» экземпляров _______________________
______________________________

(указать вид документа)

на сумму ___________________ руб. По причине ________________________________

(указать причину исключения и цифровой код)

Список выбывших ___________________________________________________________

(указать вид документа)

на «______» ___________________ листах прилагается.


Список к акту № _____


№№

Инве
н
та
рный
номер

Автор, заглавие,
том, часть,
в
ы
пуск, год
изд
а
ния

Цена

Коэ
ф
фи
циент
пер
е
оце
нки

Колич
е
с
тво
э
к
земпл
я
ров

Сто
и
мос
ть




руб.

коп.













Члены комиссии:

________________________

________________________

________________________




44

Приложение 12.

Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов време
н
ного
хранения


Рассмотрено на комиссии

по сохранности фондов

УТВЕРЖДАЮ

______
___________

(подпись лица, утвердившего акт)




«___» _______________ 20 ___ г.



Акт № ___

«___» _________ 20___ г.



Настоящий акт составлен _______________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в сост
авлении акта)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

об исключении из фонда _____________________________________________________

(наименова
ние структурного подразделения библиотеки)

«________» экземпляров _____________________________________________________

(указать вид документа)

временного хранения ________________________________________________________

в количестве ________________ экз
. По причине ________________________________

(указать причину исключения и цифровой код)


Члены комиссии:

________________________

________________________

________________________




45


Приложение 13.

Форма учета исключения из библиотечного фонда

электр
онных сетевых документов локального доступа


Назв
а
ни
е

Фо
р
ма
т

Объем
диск
о
вой
п
а
мяти

Количес
т
в
о

фа
й
лов

Местонахожд
е
н
ие

(номер
компь
ю
тера и
т.д.)

Причины исключ
е
ния

(при перезаписи указывается
новый а
д
рес)









Приложение 14.

Форма Журнала (тетради) учет
а книг и других документов, принятых от
чит
а
телей взамен утеря
н
ных


Д
а
т
а

Фам
и
л
ия,
ин
и
ци
алы
чит
а
те
ля

Сведения об утерянных книгах или
др
у
гих документах

Сведения о принятых книгах
или других документах




Инв
. №

Автор,
загл
а
ви
е, год
изд
а
ния

Ц
е
на

О
т
де
л

Автор
,
загл
а
вие
, год
изд
а
ния

Ц
е
на

О
т
де
л

Распи
с
к
а
ч
и
тател
я





руб.

коп
.



руб.

коп.



















































46

Приложение 15.

Форма акта об исключении из фонда утерянных читателями документов и
приеме в фонд документов, признанных равн
оценными
*


Рассмотрено на комиссии

по сохранности фондов

УТВЕРЖДАЮ

_________________

(подпись лица, утвердившего акт)



«___» _______________ 20 ___ г.



Акт № ___


«___» _________ 20___ г.

Настоящий акт составлен _______________________________________
_____________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

об исключени
и из библиотечного фонда ________________________________________

(наименование структурного подразделения библиотеки)

«________» экз. книг (других документов) на сумму _____________________________

по причине утери читателями и приеме взамен их ________
__ экз. книг (других док
у
ментов)
на сумму _____________________________.

Список книг (других документов) прилагается.

Подписи

________________________

________________________

Список изданий и других документов к Акту № ______


Утеряны читателями

Заменен
ы


Инв. №

Автор,
заглавие,
год
и
з
дания
докуме
н
т
а

Цена

Инв. №

Автор,
заглавие,
год
и
з
дания
докуме
н
т
а

Цена

Фамилия
читателя



руб.

коп.



руб.

коп.
























*

Библиотека вправе составлять раздельные акты об исключении утерянных читателями документов и
при
е
ме документов взамен утерянных.



47

Приложение 16.

Форма акта приема
-
передачи документов из одной библиотеки в другую в
п
о
рядке книгообмена


Рассмотрено на комиссии

по сохранности фондов

УТВЕРЖДАЮ

_________________

(подпись лица, утвердившего акт)



«___» _______________ 20 ___ г.


Акт № ___

«___» _________ 20___ г.


Настоящий акт составлен в том, ________________________
_______________________

(наименование передающей библиотеки )

___________________________________________________________________________

передала в _________________________________________________________________

(наименование библиотеки получателя)

п
риняла документы, отобранные представителем библиотеки _____________________

(фамилия, имя, отчество)

на основании доверенности № ____ от _____________________ в количестве _________

________________________________________________________________________
___

книг __________________________ экз., АВД ______________________________ экз.,

журналов ______________________ экз., газет _____________________ комплектов.

Общей стоимостью __________________________________________________________

(прописью)

в том

числе стоимость документов, состоящих на бухгалтерском учете ______________

___________________________________________________________________________

(прописью)

Согласно прилагаемому списку документы сдал _________________________________

(подпись)

п
ринял _________________________________

(подпись)

Список к Акту № ____

№№

Автор,
загл
а
ви
е

Место и
год издания

Количество
э
к
зем
п
ляров

Цена

Коэффиц
и
е
нт
пер
е
оценки

Сто
и
мост
ь





руб.

коп.

















48


Приложение 17.

Форма акта о проверке библиотечного ф
онда


Рассмотрено на комиссии

по сохранности фондов

УТВЕРЖДАЮ

_________________

(подпись лица, утвердившего акт)



«___» _______________ 20 ___ г.


Акт № ___

«___» _________ 20___ г.

Мы, нижеподписавшиеся, председатель комиссии по проверке _____________
________

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

и члены комиссии
*

__________________________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности)

____________________________
_______________________________________________

___________________________________________________________________________

составили настоящий акт в том, что нами в период с «___» _______________ 20 ____ г.

по «___» ______________ 20 ___ г. была проведе
на проверка библиотечного фонда

___________________________________________________________________________

(наименование библиотеки или ее структурного подразделения)

методом _____________________________________________________________________

(указат
ь способ проверки, для электронных документов указать способ проверки и используемое программное обеспечение для подсчета и
проверки контрольных сумм)

Проверены следующие документы:

а) Акт предыдущей проверки фонда _(указать число и
год)___________________
_____________________

б) Книги суммарного учета библиотечного фонда ________________________________

в) Формы индивидуального учета (указать какие) ________________________________

г) Акты исключения (списания ) книг и других документов между предыдущ
ей и н
а
стоящей
проверками _________________________________________________________

д) Документы, удостоверяющие выдачу книг и других документов читателям ________

е) _________________________________________________________________________

ж) _________
________________________________________________________________

В результате проверки документов и сверки контрольных талонов
*
* с формами
индивид
у
ального учета, установлено:





В состав комиссии должны входить бухгалтер или финансист.




49

1. По учетным документам числится:

_________________________ экз. книг _________
__________________________ АВД

___________________________________________________ электронных документов

2. Имеется в наличии:

_________________________ экз. книг ___________________________________ АВД

___________________________________________________
электронных документов

3. Недостает:

_________________________ экз. книг ___________________________________ АВД

___________________________________________________ электронных документов

на общую сумму _______________ руб. _______________________________
__________

(сумма прописью)

Список недостающих книг, АВД, электронных и других документов прилагается к
Акту.

4. Из выданных читателям до 20 ___ г. книг не возвращено ___________________ экз.

5. Обнаружено неучтенных в формах индивидуального учета _______
__________ экз.

6. Выводы комиссии по проверке (о ведении учета, состоянии учетных документов, о
недо
с
тающих документах, о задержанных книгах и других документов)

___________________________________________________________________________

7. Предложения к
омиссии:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Подписи:

Председатель комиссии: _______________________

Члены комиссии _____________________
_________








*
** Если иные методы проверки, то указать какие.



Содержание

1.

Определение п
о
нятий ………………………………………………………………… 5

2.

Общие положения ……………………………………………………………………..6

3.

Виды учета библиотечного фонда…………………………………………………….8

4.

Единицы учета библиотечного фонда……………………………………………… 12

5.

Учет документов по видам
и категориям……………………………………………13

5.1.

Печатные издания и неопубликованные документы………………………… 13

5.2.

Аудиовизуальные документы……………………………………………………16

5.3.

Электронные документы…………………………………………………………17

6.

Учет поступления документов в библиотечный фонд………………………………18

7.

Учет выб
ытия документов из библиотечного фонда……………………………… 20

8.

Учет перестановки, замены, реализации исключенных документов……………… 23

9.

Итоги движения библиотечного фонда……………………………………………… 24

10.

Проверка библиотечного фонда……………………………………………………… 25

11.

Делопроизводство
в организации учета фонда……………………………………… 27

12.

Ответственность работников библиотек за организацию учета фонда…………… 28


Приложения. Формы документации по учету библиотечного фонда

Приложение 1. Образец листа инвентарной книги……………………………………….31

Приложение 2.

Образец листа актового учета…………………………………………….31

Приложение 3. Образец карточки для регистрационной картотеки периодических

изданий……………………………………………………………………………………….32

Приложение 4. Форма индивидуального учета фонда сетевых документов удаленного
доступа……
…………………………………………………………………………………..33

Приложение 5А. Образец формы суммарного учета поступления документов

в библиотеку………………………………………………………………………………….35

Приложение 5Б. Образец формы суммарного учета выбытия документов

из библиотеки………………………………………………………………
…………………36

Приложение 5В. Образец формы отражения суммарного учета итогов движения фонда
библиотеки за год…………………………………………………………………………….37


Приложение 6А. Форма учета поступления в фонд сетевых документов удаленного


доступа……………………………………………………
…………………………………39

Приложение 6Б. Форма учета выбытия из фонда сетевых документов удаленного

доступа…………………………………………………………………………………………39

Приложение 6В.
Форма учета движения фонда сетевых документов удаленного




дост
у
па………………………………………………………………………………………...39

П
риложение 7. Форма акта о приеме документов в библиотеку………………………..41

Приложение 8. Форма акта о поступлении периодических изданий в библиотеку…….42

Приложение 9. Форма акта пожертвования………………………………………………...43

Приложение 10. Форма акта о недостач
е документов в поступившей

па
р
тии…………………………………………………………………………………………..45

Приложение 11. Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов
дл
и
тельного
хранения……………………………………………………………………………..46

Приложение 12. Форма акта об исключении из библиотечног
о фонда документов
вр
е
менного
хран
е
ния……………………………………………………………………………...47

Приложение 13. Форма учета исключения из библиотечного фонда электронных
док
у
ментов локального
дост
у
па…………………………………………………………………..48

Приложение 14. Форма Журнала (тетради) учета книг и

других документов, принятых от
читателей взамен утерянных…………………………………………………………………48

Приложение 15. Форма акта об исключении из фонда утерянных читателями документов
и приеме в фонд документов, признанных равноценными…………………………………49

Приложение 16. Форма а
кта приема
-
передачи документов из одной библиотеки в другую
в порядке книгообм
е
на………………………………………………………………………..50

Приложение 17. Форма акта о проверке библиотечного фонда……………………………51





Приложенные файлы

  • pdf 10498510
    Размер файла: 560 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий